RADA UNII EUROPEJSKIEJ

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając Umowę o Partnerstwie między członkami Grupy Państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku z jednej strony a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi, z drugiej strony, podpisaną w Cotonou w dniu 23 czerwca 2000 r. (¹) (zwaną dalej „Umową AKP-WE”),

uwzględniając decyzję Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską („Decyzja o Stowarzyszeniu Zamorskim”) (²),

uwzględniając Umowę wewnętrzną między przedstawicielami rządów Państw Członkowskich, zebranymi w Radzie, w sprawie finansowania i zarządzania pomocą Wspólnoty na mocy Protokołu finansowego do Umowy o Partnerstwie między Państwami Afryki, Karaibów i Pacyfiku a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi, podpisanej w Cotonou (Benin) dnia 23 czerwca 2000 r. oraz przyznania pomocy finansowej przeznaczonej dla krajów i terytoriów zamorskich, do których stosują się przepisy czwartej części Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (³) (zwaną dalej „Umową wewnętrzną”) w szczególności jej art. 31,

uwzględniając wniosek Komisji (⁴);

uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego (⁵),

uwzględniając opinię Europejskiego Banku Inwestycyjnego,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Niezbędne jest ustalenie szczegółowych zasad płatności składek przez Państwa Członkowskie na rzecz 9 Europejskiego Funduszu Rozwoju (zwanego dalej „EFR”), ustanowionego przez Umowę wewnętrzną, oraz na rzecz przyznania pomocy finansowej przeznaczonej dla krajów i terytoriów zamorskich terytoria zamorskie, do których stosują się przepisy czwartej części Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

(2) Niezbędne jest ustanowienie warunków, zgodnie z którymi Trybunał Obrachunkowy ma wykonywać swoje kompetencje w odniesieniu do EFR.

(3) Przepisy dotyczące przeprowadzanej przez Trybunał Obrachunkowy kontroli zasobów zarządzanych przez EBI są zgodne z charakterem umownym Umowy trójstronnej przewidzianej w art. 248 Traktatu.

(4) Należy ustanowić zasady odnoszące się do postępowania ze wszystkimi saldami pozostałymi z poprzednich EFR, w szczególności odnoszące się do szczegółowych regulacji ich przeniesienia do 9. EFR, ich podziału między różne instrumenty współpracy przewidziane w Umowie AKP-WE lub w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, a także zasady mające zastosowanie do ich wykonania.

(5) Niezbędne jest zapewnienie spójności między niniejszym rozporządzeniem i środkami przyjętymi przez Komisję w celu wykonania Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

(6) Właściwe jest zapewnienie odpowiedniego, szybkiego i skutecznego wykonywania programów i projektów finansowanych w ramach Umowy AKP-WE oraz ustanowienie przejrzystych i łatwych w stosowaniu procedur zarządzania, które ułatwiają decentralizację zadań i obowiązków.

(7) Decyzja 2/2002 Rady Ministrów AKP-WE z dnia 7 października 2002 r. w sprawie wykonania art. 28, 29 i 30 załącznika IV do Umowy Cotonou (⁶) określiła ogólne przepisy i ogólne warunki mające zastosowanie do umów na roboty budowlane, dostawy i usługi, finansowanych przez EFR, a także zasad regulujących procedury, postępowanie pojednawcze i arbitrażowe w stosunku do takich umów.

(8) Niezbędne jest ustanowienie szczegółowych zasad, zgodnie z którymi główny intendent EFR, mianowany przez Komisję, odpowiedzialny między innymi za rozliczanie wydatków w ramach EFR, musi, w ścisłej współpracy z krajowym intendentem, udowodnić, że są one konieczne do zapewnienia właściwej realizacji działań.

(9) Tak dalece, jak to możliwe, rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁷) (zwane dalej „Ogólnym Rozporządzeniem Finansowym”), powinno, jako podstawa reformy wewnętrznego zarządzania w Komisji, być wzięte pod uwagę przy opracowywaniu rozporządzenia finansowego EFR, szczególnie z myślą o możliwym włączeniu środków EFR do ogólnego budżetu Wspólnot. W świetle doświadczeń nabytych z wykonywania tego rozporządzenia, Komisja może zaproponować jego zmiany,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE FINANSOWE:

CZĘŚĆ PIERWSZA
PRZEPISY PODSTAWOWE

TYTUŁ I:

PRZEPISY OGÓLNE

ROZDZIAŁ 1

PRZEDMIOT I ZAKRES

Artykuł 1

1. Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady utworzenia i realizacji finansowej środków 9 EFR.

2. Komisja podejmuje obowiązki Wspólnoty określone w art. 57 Umowy AKP-WE oraz w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim. W tym celu, podejmuje realizację finansową działań realizowanych przy pomocy środków EFR, przydzielonych w formie pomocy bezzwrotnej, wyłączając dotacje na spłatę oprocentowania, oraz dokonuje płatności zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

Stosując niniejsze rozporządzenie, Komisja działa na własną odpowiedzialność i w granicach przydzielonych środków.

3. EBI, działając w imieniu Wspólnoty, zarządza instrumentem inwestycyjnym, a także dotacjami na spłatę oprocentowania oraz prowadzi działania w jego ramach, zgodnie z zasadami określonymi w części drugiej. W tym kontekście, EBI działa w imieniu i na ryzyko Wspólnoty.

EBI podejmuje się finansowej realizacji operacji przeprowadzanych w drodze pożyczek z jego środków własnych, w odpowiednim przypadku połączonych z dotacjami na spłatę oprocentowania pozyskiwanymi ze środków EFR.

4. Przepisy niniejszej części, razem z przepisami części trzeciej, stosuje się wyłącznie do realizacji finansowej środków EFR zarządzanych przez Komisję. Przepisy te nie mogą być interpretowane w sposób stanowiący podstawę do jakichkolwiek zobowiązań ze strony Komisji w odniesieniu do realizacji finansowej środków EFR, zarządzanych przez EBI.

5. Jeżeli nie ustalono inaczej, odniesienia w niniejszym rozporządzeniu do państw AKP uważa się również za odniesienia do organów lub przedstawicieli określonych w art. 13 i 14 załącznika IV do Umowy AKP-WE, których mogą one należycie upoważnić do wykonywania ich obowiązków w ramach tej Umowy.

6. Rok budżetowy zaczyna się dnia 1 stycznia, a kończy dnia 31 grudnia.

ROZDZIAŁ 2

ZASADA JEDNOSTKI ROZLICZENIOWEJ

Artykuł 2

Środki EFR określane i realizowane są w euro; także rozliczenia przedstawiane są w euro.

Jednakże, do celów zarządzania skarbowego, określonego w art. 26, księgowy może przeprowadzać operacje w euro, w innych walutach i w walutach krajowych.

ROZDZIAŁ 3

ZASADA SPECYFIKACJI

Artykuł 3

Środki EFR są przeznaczone do szczególnych celów zgodnie z głównymi instrumentami współpracy, opisanymi w protokole finansowym Umowy AKP-WE i w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

W odniesieniu do państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku (zwanych dalej „państwami AKP”), instrumenty te zostały ustanowione w protokole finansowym określonym w załączniku I do Umowy AKP-WE. Przeznaczenie środków jest również oparte o przepisy umowy wewnętrznej i uwzględnia nie przyznaną rezerwę przewidzianą w art. 2 ust. 2 tej umowy oraz środki przeznaczone na koszty związane z realizacją na mocy jego art. 4.

W odniesieniu do krajów i terytoriów zamorskich, (zwanych dalej „KTZ”), instrumenty te są ustanowione w załączniku II A do Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim. Przeznaczenie tych środków uwzględnia nie przyznaną rezerwę przewidzianą w art. 3 ust. 3 tego załącznika oraz środki przeznaczone na badania i pomoc techniczną na mocy jego art. 1 ust. 1 lit. c).

ROZDZIAŁ 4

ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI

Artykuł 4

1. Środki EFR są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, to znaczy, zgodnie z zasadami gospodarności, wydajności i skuteczności.

2. Zasada gospodarności wymaga, aby środki wykorzystywane w celu umożliwienia prowadzenia działalności były udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.

Zasada wydajności związana jest z optymalną zależnością pomiędzy poniesionymi nakładami a osiągniętym wynikiem.

Zasada skuteczności związana jest z osiąganiem poszczególnych celów oraz z uzyskaniem założonych efektów.

3. Cele są ustalane, a osiągnięcie tych celów jest monitorowane poprzez mierzalne wskaźniki. W tym celu, wykorzystanie środków EFR musi być poprzedzone oceną ex-ante działań, które mają zostać podjęte oraz muszą one również zostać poddane ocenie ex-post, w celu zapewnienia, że zamierzone wyniki uzasadniają wykorzystane środki.

4. Programy lub działania są okresowo badane, szczególnie w stosunku do szacunków wezwań do płacenia składek, określonych w art. 38 ust. 1, tak aby można było stwierdzić, że są one uzasadnione.

ROZDZIAŁ 5

ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI

Artykuł 5

1. Środki EFR są określane i realizowane, a rozliczenia są przedstawiane zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Roczne szacunki zobowiązań i płatności na mocy art. 10 umowy wewnętrznej, łącznie z rozliczeniami EFR określonymi w art. 96 niniejszego rozporządzenia, zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

TYTUŁ II:

ŚRODKI I WYDATKI ADMINISTRACYJNE

ROZDZIAŁ 1

SKŁAD ŚRODKÓW EFR

Artykuł 6

1. EFR składa się z:

a) kwoty ustanowionej w art. 1 umowy wewnętrznej;

b) zgodnie z art. 1 ust. 2 lit. b) umowy wewnętrznej, wszystkie salda pozostałe z poprzednich EFR, których definicję przedstawiono w części trzeciej tytuł I niniejszego rozporządzenia.

2. Przychód uzyskany z odsetek z funduszy określonych w ust. 1 złożonych do depozytu agentom rozliczeniowym w Europie, określonym w art. 37 załącznika IV do Umowy AKP-WE zapisuje się na dobro jednego lub więcej rachunków bankowych otwartych w imieniu Komisji i wykorzystuje się zgodnie z przepisami art. 9 Umowy wewnętrznej oraz z niniejszym rozporządzeniem.

3. Struktura przydziałów przewidzianych w Umowie AKP-WE oraz w umowie wewnętrznej jest określona w Załączniku do niniejszego rozporządzenia do celów informacyjnych.

Artykuł 7

Kwota ustanowiona w art. 4 Umowy wewnętrznej jest zarezerwowana na finansowanie kosztów poniesionych przez Komisję, które powstały przy realizacji Umowy AKP-WE. Jest ona wykorzystywana zgodnie z zasadami określonymi w art. 9 umowy wewnętrznej.

Środki te są wykorzystywane między innymi w celu wzmocnienia możliwości administracyjnych Komisji i jej delegacji, aby zapewnić sprawne przygotowanie i realizację działań finansowanych z EFR.

ROZDZIAŁ 2

SKŁADKI NA EFR

Artykuł 8

1. Każdego roku Komisja ustala i przekazuje Radzie, najpóźniej do dnia 15 października, oświadczenie o płatnościach, które mają zostać zrealizowane w następnym roku budżetowym oraz harmonogram wezwań do płacenia składek. Czyniąc to Komisja bierze pod uwagę szacunki dostarczone jej przez EBI, zgodnie z przepisami art. 121, dotyczącymi działań zarządzanych przez EBI, włączając w to dotacje na spłatę oprocentowania.

Komisja uzasadnia żądaną kwotę na podstawie swojej możliwości skutecznego przekazania proponowanego poziomu środków. EBI uzasadnia żądaną kwotę na podstawie swoich potrzeb operacyjnych. Rada podejmuje decyzję w sprawie tych uzasadnień i w sprawie każdego wezwania do płacenia składek zgodnie z zasadami określonymi w art. 10 umowy wewnętrznej i ustanowionymi w art. 38 niniejszego rozporządzenia.

2. W odniesieniu do sald pozostających z poprzednich EFR, które są przeniesione do 9 EFR zgodnie z przepisami art. 6, składki każdego Państwa Członkowskiego są obliczane proporcjonalnie do składek tego państwa płaconych do danego EFR.

3. Roczne szacunki składek przygotowywane przez Komisję obejmują:

a) jej szacunki zobowiązań na następny rok budżetowy, jak również szacunki EBI;

b) jej szacunki zobowiązań i płatności na każdy rok z czterech lat następujących po roku odnoszącym się do wezwania do płacenia składek jak również szacunki EBI. Rada corocznie zatwierdza i poddaje przeglądowi harmonogram.

Informacje finansowe dotyczące EFR przygotowywane przez Komisję dla władzy budżetowej w kontekście rocznej procedury budżetowej, włącznie z szacunkami składek na obecny i następny rok budżetowy, zostają udostępnione Radzie do 15 czerwca. Informacje te stanowią podstawę do średniookresowej prognozy zobowiązań i płatności.

4. W przypadku, gdy składki okażą się niewystarczające, by sprostać rzeczywistym potrzebom EFR w danym roku budżetowym, można zadecydować o dodatkowych płatnościach zgodnie z przepisami art. 10 ust. 4 umowy wewnętrznej.

5. Płatności składek przez Państwa Członkowskie dokonuje się zgodnie z przepisami art. 38.

TYTUŁ III:

REALIZACJA ŚRODKÓW EFR

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 9

Komisja może, w ramach swoich służb, przekazać swoje kompetencje realizacji środków EFR, zgodnie z warunkami przewidzianymi w niniejszym rozporządzeniu oraz w granicach ustanowionych przez Komisję w dokumencie delegującym. Delegowani mogą działać jedynie w granicach kompetencji wyraźnie im powierzonych.

Artykuł 10

Wszystkim podmiotom finansowym, których definicję przedstawiono w rozdziale 3 zakazuje się podejmowania jakichkolwiek środków realizacji EFR, które mogą spowodować, że ich własne interesy są sprzeczne z interesami Wspólnoty. Jeżeli taki przypadek ma miejsce, dany podmiot musi powstrzymać się od podejmowania takich środków i przekazać sprawę właściwemu organowi.

Artykuł 11

1. Zgodnie z procedurami ustanowionymi dla propozycji finansowych w art. 24 ust. 1 i 3 umowy wewnętrznej, oraz w celu przyspieszenia tych procedur, Komisja składa propozycje finansowe dotyczące upoważnień co do całkowitych kwot przydzielonych na finansowanie działań określonych w art. 16 ust. 7 załącznika IV do Umowy AKP-WE. Po przyjęciu propozycji, Komisja może podjąć decyzje finansowe na podstawie globalnego upoważnienia.

2. Propozycje finansowe określone w ust. 1 określają cele i w odpowiednim przypadku zamierzony wpływ wkładu wspólnotowego. Opisują one również efektywność działań, poprzednie doświadczenia i wcześniejsze oceny oraz koordynację z działaniami innych dawców.

ROZDZIAŁ 2

METODY REALIZACJI

Artykuł 12

Komisja podejmuje finansową realizację środków EFR poprzez zarządzanie zdecentralizowane z państwami AKP, zgodnie z warunkami określonymi w Umowie AKP-WE oraz stosując podział obowiązków przewidziany w art. 57 tej Umowy oraz w art. 34, 35, i 36 jej załącznika IV.

Komisja podejmuje finansową realizację środków EFR poprzez zarządzanie zdecentralizowane z KTZ zgodnie z warunkami wymienionymi w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz w środkach wdrażających tę decyzję.

W przypadkach przewidzianych w Umowie AKP-WE, w umowie wewnętrznej, w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz w środkach wdrażających tę decyzję, Komisja może podjąć finansową realizację środków EFR poprzez zarządzanie zdecentralizowane.

W niektórych szczególnych przypadkach przewidzianych w Umowie AKP-WE, w umowie wewnętrznej, w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz w środkach wdrażających tę decyzję, Komisja może podjąć finansową realizację środków EFR poprzez wspólne zarządzanie z organizacjami międzynarodowymi.

Środki EFR mogą być również połączone z funduszami z innych źródeł w celu osiągnięcia wspólnego celu.

Artykuł 13

1. [1] W kontekście zarządzania zdecentralizowanego Komisja podejmuje finansową realizację środków EFR zgodnie ze szczegółowymi zasadami ustanowionymi w ust. 2, 3 i 4 bez uszczerbku dla przekazywania pozostałych zadań organom, o których mowa w art. 14 ust. 3.

2. Komisja oraz beneficjenci - państwa AKP lub KTZ:

a) sprawdzają regularnie czy działania finansowane z EFR zostały poprawnie zrealizowane;

b) podejmują właściwe środki aby zapobiec nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym, oraz w razie potrzeby podejmują kroki prawne w celu uzyskania zwrotu nieprawidłowo wypłaconych funduszy.

3. W celu zapewnienia, że fundusze są wykorzystywane zgodnie ze stosowanymi zasadami i w granicach powierzonych jej kompetencji, Komisja wykonuje procedury rozliczania wydatków lub mechanizmy korekty finansowej umożliwiające jej dokonanie płatności w ramach Umowy AKP-WE, w szczególności na mocy art. 34 ust. 1 jej załącznika IV, oraz na mocy Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, w szczególności na mocy jej art. 20 i 32, w celu rozliczania wydatków finansowanych ze środków EFR.

Realizacja przez państwa AKP i KTZ działań finansowanych ze środków EFR podlega kontroli Komisji, która może być przeprowadzona po uprzedniej zgodzie, na zasadach kontroli ex-post, lub procedury połączonej, zgodnie z przepisami Umowy AKP-WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz środkami wdrażającymi tę decyzję.

4. W zależności od stopnia decentralizacji przewidzianej w Umowie AKP-WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz środkach wdrażających tę decyzję, Komisja zachęca beneficjentów - państwa AKP i KTZ podczas wykonywania kompetencji powierzonych im na mocy Umowy AKP-WE i na mocy decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, do przestrzegania zasad należytego zarządzania finansami, określonych w art. 4, w szczególności stopniowego stosowania następujących kryteriów:

a) skutecznego podziału obowiązków intendenta i księgowego;

b) istnienie skutecznego systemu kontroli wewnętrznej działań zarządczych;

c) osobne procedury przedstawiania rozliczeń, pokazujące sposób wykorzystania środków EFR;

d) istnienie niezależnego publicznego lub prywatnego zewnętrznego systemu audytu;

e) przejrzyste, niedyskryminujące procedury udzielania zamówień publicznych, które zapobiegają jakimkolwiek konfliktom interesów;

f) w przypadku realizacji bezpośredniego zarządu własnego zgodnie z art. 80 ust. 2, odpowiednie przepisy dotyczące zarządzania i kontroli rachunków zaliczkowych oraz określenie obowiązków dysponenta zaliczek i księgowego.

Do celów stosowania akapitu pierwszego, Komisja, w porozumieniu z beneficjentami- państwami AKP i KTZ, wprowadzi właściwe przepisy w umowach finansowych, określonych w art. 51 ust. 3.

Artykuł 14

1. W przypadku, gdy Komisja realizuje środki EFR w sposób scentralizowany, zadania dotyczące realizacji wykonywane są bezpośrednio przez jej służby lub pośrednio zgodnie z ust. 2-7 niniejszego artykułu oraz z art. 16 i 17.

Pośrednia realizacja zgodnie z ust. 2-7 niniejszego artykułu oraz zgodnie z art. 15 ma również zastosowanie w przypadku przekazywania pozostałych zadań organom, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, w przypadku zarządzania zdecentralizowanego. [2]

2. Komisja nie może powierzyć swoich kompetencji wykonawczych stronom trzecim w ramach Umowy AKP-WE lub Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, w przypadku gdy kompetencje te zawierają szeroki zakres swobodnego uznania odnoszący się do wyboru opcji polityczych.

Pierwszy akapit stosuje się w szczególności do decyzji finansowych przewidzianych w art. 51 ust. 2.

W przypadku stosowania pośrednich metod realizacji, przewidzianych w ust. 3, delegowane zadania dotyczące realizacji muszą być wyraźnie określone i nadzorowane.

3. W granicach ustanowionych w ust. 2, Komisja może powierzyć zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej, w szczególności zadania realizacji finansowej:

a) agencjom wykonawczym, określonym w art. 15;

b) krajowym podmiotom sektora państwowego lub podmiotom prawa prywatnego, które świadczą usługi użyteczności publicznej i posiadającym odpowiednie gwarancje finansowe w celu realizacji zadań powierzonych im w granicach określonych w niniejszym ustępie.

W przypadku, o którym mowa w pierwszym akapicie lit. b), odnoszącym się do programów lub projektów współfinansowanych przez Państwa Członkowskie lub ich organy wykonawcze i odzwierciedlających priorytety ustanowione w krajowych strategiach współpracy, przewidzianych w rozdziale III umowy wewnętrznej i w art. 20 Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, Komisja może powierzyć obowiązki zarządzania pomocą wspólnotową Państwom Członkowskim lub ich organom wykonawczym. Komisja może korzystać ze środków EFR przewidzianych w art. 1 ust. 2 lit. a) (i) oraz (ii) umowy wewnętrznej w celu rekompensaty finansowej za poniesione koszty administracyjne.

Zadania dotyczące realizacji mogą być powierzone organom określonym w pierwszym akapicie lit. b) tylko w przypadku, gdy przekazanie zadań realizacji finansowej jest reakcją na wymagania należytego zarządzania finansami, jak wykazano we wcześniejszej analizie, oraz gdy zapewnia zgodność z zasadą niedyskryminacji i zauważalność działania Wspólnoty. Żadne zadania dotyczące realizacji powierzone w ten sposób nie mogą prowadzić do konfliktu interesów. W przypadku, gdy analiza wskazuje, że przekazanie uprawnień najlepiej realizuje wymagania należytego zarządzania finansami, Komisja zwraca się o opinię do Komitetu EFR przewidzianego w art. 21 Umowy wewnętrznej przed rozpoczęciem postępowania realizującego przekazanie uprawnień. Komitet EFR może także wydać swoją opinię w sprawie planowanego stosowania kryteriów wyboru.

Gwarancje finansowe określone w akapicie pierwszym lit. b) stosuje się w szczególności w odniesieniu do pełnego odzyskania kwot należących się Komisji.

Komisja co roku informuje Radę o takich przypadkach i organach, przedstawiając odpowiednie uzasadnienie wykorzystania agencji krajowych. [3]

4. W przypadku wykorzystywania pośrednich metod realizacji, przewidzianych w ust. 3, organy odpowiedzialne za realizację:

a) prowadzą regularne kontrole do zapewnienia, że działania, które mają być finansowane są prawidłowo realizowane;

b) podejmują właściwe środki zapobiegające nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym a w razie potrzeby podejmują kroki prawne w celu uzyskania zwrotu funduszy nieprawidłowo wypłaconych lub źle wykorzystanych.

5. Decyzje, określone w ust. 3, powierzające zadania dotyczące realizacji, obejmują wszystkie odpowiednie uzgodnienia zapewniające przejrzystość prowadzonych działań i muszą zawierać:

a) niezależny audyt zewnętrzny;

b) skuteczny system kontroli wewnętrznej działań zarządczych;

c) ustalenia księgowe dotyczące tych działań i procedur w celu przedstawienia rozliczeń, które umożliwią właściwe wykorzystanie środków EFR oraz odzwierciedlenie prawdziwego zakresu wykorzystywania środków na rachunkach;

d) procedury udzielania zamówień publicznych i przyznawania dotacji, które są zgodne z przepisami tytułów IV i VI.

Komisja może przyjąć, że systemy audytu, księgowości i zamówień publicznych organów krajowych określonych w ust. 3 są równoważne jej systemom, z należytym uwzględnieniem międzynarodowo uznanych norm.

6. Komisja zapewnia okresowy nadzór, ocenę i kontrolę realizacji zadań powierzonych organom określonym w ust. 3. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) posiada takie same kompetencje w odniesieniu do tych organów, jak w przypadku służb Komisji. Dane organy przyjmują niezbędne środki aby pomóc OLAF przeprowadzać dochodzenia wewnętrzne. Każde działanie podjęte przez taki organ w celu realizacji finansowej środków EFR, w szczególności każda decyzja lub każda zawarta przez nie umowa musi wyraźnie przewidywać takie same kontrole jak art. 51 ust. 4.

7. Komisja nie może powierzyć działań realizujących fundusze pochodzące ze środków EFR, takich jak płatności lub zwrotu należności, zewnętrznym podmiotom lub jednostkom sektora prywatnego innym niż te określone w ust. 3 akapit pierwszy lit. b).

Zadania, które Komisja może powierzyć w ramach umowy zewnętrznym podmiotom lub jednostkom sektora prywatnego innym niż te określone w ust. 3 akapit pierwszy lit. b), to zadania z zakresu technicznej wiedzy fachowej oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze, nie obejmujące ani sprawowania władzy publicznej ani wykorzystywania władzy uznaniowej.

Artykuł 15

Agencje wykonawcze są osobami prawnymi zgodnie z prawem wspólnotowym, utworzonymi na podstawie decyzji wspólnotowej, którym można przekazać uprawnienia wykonawcze w całości lub w części w imieniu Komisji i na jej odpowiedzialność, zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 58/2003 z dnia 19 grudnia 2002 r. ustanawiającym statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi (⁸) i określającym warunki i uzgodnienia dotyczące ich stworzenia i działania.

Artykuł 16

W kontekście wspólnego zarządzania z organizacjami międzynarodowymi, te ostatnie w swoich procedurach rachunkowości, audytu, kontroli i udzielania zamówień publicznych, stosują normy, które oferują gwarancje równoważne do międzynarodowo uznanych norm. Realizacja działań finansowanych ze środków EFR przez organizacje międzynarodowe podlega kontroli Komisji. Taka kontrola jest wykonywana po uprzedniej zgodzie, na zasadach kontroli ex-post lub procedury połączonej.

ROZDZIAŁ 3

PODMIOTY FINANSOWE

Sekcja 1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 17

1. Obowiązki intendenta i księgowego są rozdzielone i nie można ich ze sobą łączyć.

2. Jeżeli nie wskazano inaczej, odniesienia w niniejszym rozporządzeniu do intendenta lub intendenta odpowiedzialnego uważa się za odnoszące się do intendentów Komisji określonych w sekcji 2. Odniesienia do księgowych uważa się za dotyczące księgowych Komisji określonych w sekcji 3.

Sekcja 2

Intendent

Artykuł18

1. W kontekście realizacji finansowej działań określonej w art. 1 ust. 2, Komisja wykonuje obowiązki intendenta.

2. Komisja ustala personel na odpowiednim poziomie, któremu przekaże obowiązki intendenta oraz rozgranicza przekazane kompetencje i określa okoliczności, w których delegowani mogą subdelegować te kompetencje.

3. Zgodnie z przepisami art. 34 załącznika IV do Umowy AKP-WE, Komisja mianuje intendenta przez delegację jako głównego intendenta EFR. Określa również jego obowiązki w odniesieniu do wykonywania decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim. Główny intendent może przekazać swoje kompetencje intendentom przez subdelegację.

4. Kompetencje intendenta są przekazywane lub subdelegowane wyłącznie osobom, o których mowa w regulaminie pracowniczym urzędników i warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanym dalej „regulaminem pracowniczym”).

5. Zasady dotyczące sfer kompetencji przyjętych w niniejszym tytule mają zastosowanie do intendentów w drodze przekazania uprawnień lub subdelegacji. Intendenci w drodze przekazania uprawnień lub subdelegacji mogą działać wyłącznie w granicach ustanowionych w dokumencie przekazania uprawnień lub subdelegacji. Każda decyzja przekazania uprawnień lub subdelegacji wskazuje granicę oraz w odpowiednim przypadku okres przekazania uprawnień. Intendentowi, w drodze przekazania uprawnień lub subdelegacji, w wykonywaniu jego zadań, szczególnie niektórych działań wymaganych przy realizacji EFR i opracowaniu sprawozdań, może pomagać jeden lub więcej upoważnionych pracowników, działających na odpowiedzialność tego pierwszego.

6. O decyzjach podjętych na podstawie ust. 2, 3 i 5 informuje się delegowanych, księgowego, wewnętrznego biegłego rewidenta oraz Trybunał Obrachunkowy.

Artykuł 19

Intendent upoważniony do zarządzania środkami EFR jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie, że spełnione są wymogi legalności i prawidłowości.

Artykuł 20

1. W celu realizacji wydatków, główny intendent i intendenci w drodze subdelegacji podejmują zobowiązania, zatwierdzają wydatki i zezwalają na dokonanie płatności oraz podejmują działania wstępne odnoszące się do realizacji środków EFR.

2. Realizacja przychodu obejmuje opracowanie szacunków należnych kwot, ustalenie tytułów do należności, które mają być uzyskane i wydawanie poleceń pobrania. Obejmuje to również zrzeczenie się ustalonych tytułów przychodów budżetowych, w odpowiednim przypadku.

Artykuł 21

1. Z wyjątkiem przypadków zarządzania scentralizowanego, działania odnoszące się do realizacji programów lub projektów są prowadzone przez krajowego lub regionalnego intendenta, zgodnie z definicją zawartą w art. 35 załącznika IV do Umowy AKP-WE oraz w środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim, w ścisłej współpracy, w państwach AKP, z przewodniczącym delegacji, zgodnie z art. 35 i 36 załącznika IV do Umowy AKP-WE.

2. Przewodniczący delegacji jest intendentem w drodze subdelegacji i w wykonywaniu przekazanych mu uprawnień podlega niniejszemu rozporządzeniu. Otrzymuje on niezbędne instrukcje i kompetencje aby wykonywać swoje obowiązki, określone w art. 36 załącznika IV do Umowy AKP-WE i środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim.

Artykuł 22

1. Główny intendent podejmuje środki niezbędne dla wykonania załącznika IV do Umowy AKP-WE oraz art. 18 i 33 Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim i jej załączników IIA-IID.

2. Główny intendent podejmuje środki niezbędne do zapewnienia, że krajowi, regionalni lub lokalni intendenci wykonują zadania, za które są odpowiedzialni na mocy Umowy AKP-WE, w szczególności jej załącznika IV, oraz na mocy Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim lub środków wdrażających tę decyzję. W ścisłej współpracy z krajowym intendentem, podejmuje on takie decyzje dotyczące zobowiązań oraz środki finansowe, które okażą się niezbędne z ekonomicznego i technicznego punktu widzenia do zapewnienia właściwego wykonywania działań.

Artykuł 23

W przypadku, gdy główny intendent stwierdza problemy w realizacji procedur odnoszących się do zarządzania środkami EFR, w powiązaniu z krajowym lub regionalnym intendentem nawiązuje wszystkie niezbędne kontakty aby zaradzić sytuacji i podjąć wszystkie niezbędne kroki. Na przykład, w przypadkach, gdy krajowy lub regionalny intendent nie wykonuje lub nie jest w stanie wykonywać spoczywających na nim obowiązków w ramach Umowy AKP-WE, główny intendent może czasowo zająć jego miejsce, a Komisja w takim przypadku może otrzymać ze środków przyznanych danemu państwu AKP, rekompensatę finansową za powstałą dodatkową pracę administracyjną.

Wszelkie środki podjęte przez głównego intendenta na podstawie akapitu pierwszego są podejmowane w imieniu danego krajowego lub regionalnego intendenta.

Artykuł 24

1. Zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez Komisję oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z zarządzaniem środowiskiem i charakterem finansowanych działań, główny intendent wprowadza strukturę organizacyjną i wewnętrzny system zarządzania i kontroli oraz procedury dostosowane do wykonywania jego obowiązków, włączając w odpowiednim przypadku kontrolę ex-post. Przez zatwierdzeniem działania, pracownicy, inni niż ci, którzy podjęli działanie, sprawdzają aspekty operacyjne i finansowe. Rozpoczęcie działania oraz sprawdzenie ex-ante i ex-post tego działania są osobnymi funkcjami.

2. Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kontrolę zarządzania operacji finansowych mają niezbędne umiejętności zawodowe. Przestrzegają oni szczególnego kodeksu norm zawodowych ustanowionego przez Komisję.

3. Każdy członek personelu zaangażowany w zarządzanie finansami i kontrolę działań, który uważa, że decyzja, której zastosowania wymaga od niego jego przełożony lub na którą jego przełożony wymaga jego zgody, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub z zasadami wykonywania zawodu, którymi jest on związany, informuje pisemnie głównego intendenta i jeśli ten ostatni nie podejmie działań komitet określony w art. 35 ust. 5. W przypadku nadużyć finansowych, korupcji lub innych nielegalnych działań, które mogą zaszkodzić interesowi Wspólnoty, informuje on OLAF oraz władze wyznaczone przez regulamin pracowniczy.

Artykuł 25

Główny intendent składa Komisji sprawozdanie z wykonywanych obowiązków w formie rocznego sprawozdania z działalności, który zawiera informacje finansowe i zarządcze. Sprawozdanie obejmuje wyniki jego działań w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka towarzyszącego tym działaniom, wykorzystania dostępnych środków oraz funkcjonowania wewnętrznego systemu kontroli. O rocznym sprawozdaniu z działalności lub o innych szczegółowych informacjach powiadamia się wewnętrznego biegłego rewidenta Komisji. Komisja, najpóźniej do 15 czerwca każdego roku, wysyła do Parlamentu Europejskiego i do Rady streszczenie rocznego sprawozdania z działalności za rok poprzedni.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 26

1. Księgowy jest odpowiedzialny za:

a) prawidłową realizację płatności, gromadzenie przychodu i uzyskiwanie kwot ustalonych jako należności;

b) przygotowywanie i przedstawianie deklaracji i sprawozdań finansowych dotyczących realizacji finansowej zgodnie z art. 100 i 101;

c) prowadzenie rachunków dla:

(i) przydziałów określonych w art. 6, za wyjątkiem tych dla Instrumentu Inwestycyjnego oraz dotacji na spłatę oprocentowania;

(ii) zobowiązań określonych w art. 51;

(iii) płatności, przychodu i długów;

d) ustanawianie, zgodnie z tytułem VII, zasad rachunkowości oraz metod i plany kont;

e) określanie i zatwierdzanie systemów rachunkowości i w odpowiednim przypadku zatwierdzanie systemów określonych przez głównego intendenta do celów dostarczania lub wyjaśniania informacji księgowych;

f) zarządzanie środkami finansowymi.

2. Księgowy otrzymuje od głównego intendenta oraz od EBI wszystkie informacje, których wiarygodność została przez nich z osobna zagwarantowana, konieczne do utworzenia rachunków, dających prawdziwy obraz realizacji finansowej środków EFR.

3. Księgowy jest jedynym upoważnionym do operowania środkami pieniężnymi i pozostałymi aktywami. Jest on odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

Artykuł 27

Księgowy jest mianowany przez Komisję. Księgowy może do wykonywania swoich obowiązków, przekazać niektóre zadania podwładnym, którzy podlegają regulaminowi pracowniczemu. Dokument przekazujący zadania określa zadania powierzone delegowanemu.

O decyzjach podjętych na podstawie pierwszego akapitu zawiadamia się delegowanych, głównego intendenta, wewnętrznego biegłego rewidenta oraz Trybunał Obrachunkowy.

Sekcja 4

Agent rozliczeniowy

Artykuł 28

W celu dokonania płatności, przewidzianych w art. 37 ust. 1 i 4 załącznika IV do Umowy AKP-WE lub w środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim, dla płatności w walutach krajowych państw AKP lub walutach lokalnych KTZ, księgowy otwiera rachunki w instytucjach finansowych państw AKP i KTZ, a dla płatności w euro i innych walutach – w instytucjach finansowych Państw Członkowskich. Zgodnie z art. 37 ust. 2 załącznika IV do Umowy AKP-WE, lokaty na rachunkach instytucji finansowych państw AKP i KTZ nie przynoszą odsetek, a te ostatnie nie otrzymują wynagrodzenia za swoje usługi. Zgodnie z art. 1 ust. 3 umowy wewnętrznej, lokaty na rachunkach instytucji finansowych Państw Członkowskich przynoszą odsetki, a odsetki te zapisuje się na dobro jednego z rachunków przewidzianych w tym artykule.

Artykuł 29

Stosunki między Komisją a agentami rozliczeniowymi, przewidziane w art. 37 załącznika IV do Umowy AKP-WE lub w środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim są przedmiotem umów. Po podpisaniu, kopie umów są przesyłane do celów informacyjnych do Trybunału Obrachunkowego.

Artykuł 30

1. Komisja przekazuje ze specjalnego rachunku otwartego na podstawie art. 40 ust. 3 kwoty potrzebne do uzupełnienia rachunków otwartych w jej imieniu zgodnie z art. 28. Takie przekazy są dokonywane w oparciu o potrzeby pieniężne wynikające z projektów i programów.

2. Komisja dokłada wszelkich starań w celu dokonywania wypłat z rachunków specjalnych wymienionych w pierwszym akapicie art. 40 ust. 3, w taki sposób, aby zachować dystrybucję swoich aktywów na tych rachunkach proporcjonalnie do składek poszczególnych Państw Członkowskich do EFR.

Artykuł 31

Podpisy urzędników Komisji oraz przedstawicieli upoważnionych do prowadzenia czynności związanych z rachunkami EFR, zostają złożone w bankach, których to dotyczy, w momencie otwierania rachunku lub w przypadku urzędników i przedstawicieli upoważnionych później w momencie gdy są wyznaczeni. Procedura ta ma zastosowanie również do składania podpisów krajowych i regionalnych intendentów, a także ich zastępców do prowadzenia czynności na rachunkach agentów rozliczeniowych zakładanych w państwach AKP lub KTZ oraz, gdzie sytuacja tego wymaga, na rachunkach otwieranych w Państwach Członkowskich.

ROZDZIAŁ 4

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODMIOTÓW FINANSOWYCH

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 32

1. Bez uszczerbku dla wszelkich postępowań dyscyplinarnych, organ przekazujący uprawnienia lub subdelegację głównemu intendentowi i intendentom, może w dowolnym momencie wycofać czasowo lub ostatecznie to przekazanie uprawnień lub subdelegację.

2. Bez uszczerbku dla wszelkich postępowań dyscyplinarnych, Komisja może w dowolnym momencie zawiesić czasowo lub ostatecznie księgowego w jego obowiązkach.

Artykuł 33

1. Przepisy niniejszego rozdziału są stosowane bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, którą mogą ponieść osoby określone w art. 32, na mocy obowiązującego prawa krajowego oraz obowiązującego prawodawstwa w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich i w sprawie walki z korupcją wśród urzędników Wspólnot Europejskich lub urzędników Państw Członkowskich,.

2. Każdy intendent lub księgowy podlegają postępowaniu dyscyplinarnemu oraz wypłaceniu odszkodowania przewidzianego w regulaminie pracowniczym, bez uszczerbku dla art. 34, 35 lub 36 niniejszego rozporządzenia. W przypadku nadużycia finansowego, korupcji lub innych nielegalnych działań, które mogą narazić interes Wspólnoty, informuje się OLAF oraz władze wyznaczone przez regulamin pracowniczy.

Sekcja 2

Zasady mające zastosowanie do intendentów

Artykuł 34

Intendenci są zobowiązani do wypłacenia odszkodowania zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, na mocy którego od urzędnika wymaga się naprawienia w całości lub częściowo szkód wyrządzonych Wspólnotom w wyniku poważnych wykroczeń służbowych z jego strony powstałych w ramach lub w związku z wykonywaniem jego obowiązków, w szczególności w przypadku nie stosowania się do niniejszego rozporządzenia finansowego przy ustalaniu tytułów do należności i wydawanie poleceń pobrania, zaciąganiu zobowiązań finansowych lub podpisywaniu poleceń zapłaty. Te same przepisy stosuje się w przypadku, gdy nie sporządzą oni dokumentu ustanawiającego dług, lub gdy zaniechają wydania poleceń pobrania albo bez uzasadnienia opóźniają ich wydanie, lub gdy zaniechają wydania polecenia zapłaty albo bez uzasadnienia opóźniają ich wydanie, przez co instytucja została narażona na wytoczenie powództwa cywilnego ze strony osób trzecich.

Artykuł 35

1. W przypadku gdy główny intendent lub intendent powołany w drodze subdelegacji uważa, że decyzja, której podjęcie należy do jego obowiązków, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, informuje o tym na piśmie organ, który przekazał uprawnienia. Jeżeli organ przekazujący uprawnienia wyda po tym głównemu intendentowi lub intendentowi powołanemu w drodze subdelegacji, pisemną, uzasadnioną instrukcję do podjęcia danej decyzji to ten ostatni nie może być pociągnięty do odpowiedzialności.

2. W przypadku wewnętrznej subdelegacji, główny intendent jest nadal odpowiedzialny za skuteczność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór intendenta w drodze subdelegacji.

3. Specjalistyczny komitet powołany przez Komisję zgodnie z ogólnym rozporządzeniem finansowym posiada kompetencje do określania w stosunku do EFR czy nastąpiły nieprawidłowości finansowe, oraz jeśli tak, powstałe skutki. W odniesieniu do zarządzania środkami EFR przez Komisję, przypadki przewidziane w szczegółowych zasadach wykonania ogólnego rozporządzenia finansowego odnosi się do tego komitetu.

Na podstawie opinii komitetu Komisja podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub procedury wypłacenia odszkodowania. W przypadku gdy komitet wykryje problemy uwarunkowane systemem przesyła głównemu intendentowi oraz wewnętrznemu biegłemu rewidentowi sprawozdanie wraz z zaleceniami.

Sekcja 3

Zasady mające zastosowanie do księgowych

Artykuł 36

Księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnym i jest zobowiązany do wypłacenia odszkodowania, przewidzianych w i zgodnie z procedurami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, w szczególności w przypadku, gdy:

a) zmarnotrawi środki pieniężne lub zniszczy aktywa i dokumenty powierzone jego pieczy;

b) w niewłaściwy sposób zmienia rachunki bankowe lub pocztowe rachunki żyro;

c) odzyska lub wypłaci kwoty, które nie są zgodne z odpowiednimi poleceniami pobrania lub zapłaty;

d) nie zbierze należnych przychodów.

ROZDZIAŁ 5

OPERACJE PO STRONIE PRZYCHODÓW

Sekcja 1

Udostępnianie środków EFR

Artykuł 37

Śeodki EFR składają się z płatności dokonanych przez Państwa Członkowskie zgodnie z umową wewnętrzną i niniejszym rozporządzeniem, dochód uzyskany z lokat zgodnie z przepisami art. 6 ust. 2 niniejszego rozporządzenia oraz wszystkich pozostałych kwot, których przyjęcie ustanowiła Rada.

Artykuł 38

1. Roczna składka Państw Członkowskich jest na wniosek Komisji ustalona przez Radę, stanowiącą kwalifikowaną większością przewidzianą w art. 21 i składa się z trzech rat płatnych zgodnie z następującymi procedurami.

2. Propozycja pierwszej raty na następny rok jest przedstawiana przez Komisję w tym samym czasie, co komunikat określony w art. 8 ust. 1. Rada podejmuje decyzję w sprawie tej raty najpóźniej do końca bieżącego roku a Państwa Członkowskie opłacają należną składkę najpóźniej do dnia 21 stycznia następnego roku.

Propozycja drugiej raty na rok bieżący jest przedstawiana przez Komisję w tym samym czasie co komunikat określony w art. 8 ust. 3. Rada podejmuje decyzję w sprawie tej raty najpóźniej w ciągu 21 dni kalendarzowych następujących po przedstawieniu propozycji Komisji. Państwa Członkowskie opłacają należną składkę w ramach tej raty najpóźniej w ciągu 21 dni od daty zawiadomienia ich o decyzji Rady.

Propozycja trzeciej raty na rok bieżący jest przedstawiana przez Komisję do dnia 10 października. Rada podejmuje decyzję w sprawie tej raty najpóźniej w ciągu 21 dni kalendarzowych następujących po przedstawieniu propozycji Komisji. Państwa Członkowskie opłacają należną składkę w ramach tej raty najpóźniej w ciągu 21 dni od daty zawiadomienia ich o decyzji Rady.

Składki uzupełniające na dany rok budżetowy, o których decyduje Rada zgodnie z art. 10 ust. 4 umowy wewnętrznej, stają się wymagalne i są dokonywane, chyba, że Rada postanowi inaczej, w okresie najkrótszym z możliwych, określonym w decyzji wzywającej do takiej składki, określającej termin, który nie może przekroczyć trzech miesięcy.

3. Każda rata składki proponowanej przez Komisję i przyjętej przez Radę określa, zgodnie z art. 1:

a) kwoty składek wymagane na finansowanie działań EFR zarządzanych przez Komisję;

b) kwoty składek wymagane na finansowanie działań EFR zarządzanych EBI, łącznie z dotacjami na spłatę oprocentowania.

4. Kwoty, które mają być zapłacone przez każde Państwo Członkowskie i określone w ust. 3 są ustalone w sposób proporcjonalny do składek tego państwa na EFR ustalonych w art. 1 ust. 2 umowy wewnętrznej oraz wskazane w Załączniku do niniejszego rozporządzenia, dla każdej z kwot określonych w ust. 3 tego artykułu.

Artykuł 39

Ta część i część trzecia mają zastosowanie wyłącznie do przychodów uzyskanych przez Komisję na podstawie art. 40.

Artykuł 40

1. Składki finansowe Państw Członkowskich określane są w euro.

2. Każde Państwo Członkowskie wpłaca kwotę swojej składki w euro.

3. W odniesieniu do kwot należnych Komisji na mocy art. 38 ust. 2 lit. a), składki finansowe są zapisywane przez każde Państwo Członkowskie na dobro specjalnego rachunku zatytułowanego „Komisja Wspólnot Europejskich - Europejski Fundusz Rozwoju” otwartego w banku emisyjnym tego Państwa Członkowskiego lub w instytucji finansowej przez niego wyznaczonej. Kwoty takich składek pozostają na tych specjalnych rachunkach do czasu kiedy trzeba dokonać płatności przewidzianych w art. 37 załącznika IV do Umowy AKP-WE lub w środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim.

W odniesieniu do kwot należnych EBI na mocy art. 38 ust. 2 lit. b) składki finansowe są zapisywane przez każde Państwo Członkowskie zgodnie ze szczegółowymi zasadami ustanowionymi w art. 122 na dobro rachunku otwartego w EBI w imieniu każdego Państwa Członkowskiego.

W miarę potrzeby Komisja dostarcza właściwą pomoc techniczną przy wykonywaniu decyzji Rady określonych w art. 38.

4. W przypadku gdy rata składki płatnej na mocy niniejszego artykułu nie jest zapłacona do terminu płatności określonego w art. 38 ust. 1 od danego Państwa Członkowskiego wymaga się zapłacenia odsetek od niezapłaconej kwoty. Odsetki te pobiera się w wysokości dwóch punktów procentowych powyżej stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny w stosunku do jego głównych operacji refinansowych w pierwszym dniu roboczym miesiąca w którym kwota staje się wymagalna, jak opublikowano w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Za każdy miesiąc zwłoki stopa ta jest podwyższana o ćwierć punktu procentowego. Odsetki płatne są za cały okres zwłoki i oblicza się je od pierwszego dnia kalendarzowego następującego po terminie płatności raty zgodnie z art. 38.

W odniesieniu do kwoty należnej Komisji na mocy art. 38 ust. 2 lit. a), takie odsetki od płatności ze zwłoką są zapisywane na dobro jednego z rachunków przewidzianych w art. 6 ust. 2.

W odniesieniu do kwot należnych EBI na mocy art. 38 ust. 2 lit. b), takie odsetki od płatności ze zwłoką są zapisywane na dobro na rachunku EBI.

5. Po wygaśnięciu Protokołu finansowego określonego w załączniku I do Umowy AKP-WE, Komisja, zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu, wzywa Państwo Członkowskie do zapłacenia pozostałej wymagalnej części składki, zgodnie z art. 38 niniejszego rozporządzenia.

Sekcja 2

Szacunki należności

Artykuł 41

Właściwy intendent przygotowuje najpierw prognozę należności w odniesieniu do każdego środka lub sytuacji, które mogą je uzasadnić lub zmienić, kwoty należne EFR, o których poinformuje Komisję krajowy intendent lub które Komisja sama ustali. Takie szacunki są przesyłane księgowemu w celu zapisania na rachunkach. Szacunki te informują o rodzaju przychodu, pozycji księgowej, na której zostanie to zaksięgowane oraz, o ile to możliwe, szacowaną kwotę oraz nazwę i opis dłużnika. Podczas sporządzania szacunków należności, księgowy sprawdza, czy:

a) dochód zaksięgowano na właściwej pozycji;

b) szacowana należność jest prawidłowa i zgodna z odnośnymi przepisami dotyczącymi zarządzania EFR i z wszystkimi aktami przyjętymi na ich podstawie oraz z zasadą należytego zarządzania finansami określoną w art. 4.

Sekcja 3

Określenie należnych kwot

Artykuł 42

Określenie należnych kwot jest czynnością, w ramach której właściwy intendent:

a) sprawdza czy dług istnieje;

b) określa i sprawdza istnienie i wysokość długu;

c) sprawdza warunki, w których dług jest należny.

Sekcja 4

Zasada zwrotu

Artykuł 43

1. Kwoty nieprawidłowo wypłacone są zwracane.

2. Komisja określa warunki, w których Wspólnotom należą się odsetki za płatność ze zwłoką.

Sekcja 5

Zarządzenie uzyskania zwrotu

Artykuł 44

1. Zarządzenie uzyskania zwrotu jest działaniem, w ramach którego właściwy intendent udziela instrukcji księgowemu poprzez wydanie polecenia uzyskania zwrotu, w celu uzyskania zwrotu należności, którą ustalił.

2. Bez uszczerbku dla obowiązków państw AKP lub KTZ, Komisja może formalnie określić kwotę należną od podmiotów innych niż państwa poprzez decyzję, która podlega wykonaniu na takich samych warunkach, jak ustanowione w art. 256 Traktatu.

Artykuł 45

Każdy dług, który został określony jako pewny, o stałej kwocie i należny w kontekście realizacji środków EFR jest ustalony poprzez polecenie uzyskania zwrotu wystawione księgowemu, po którym do dłużnika wysłana zostaje nota debetowa; oba dokumenty wystawia właściwy księgowy. Poleceniu uzyskania zwrotu towarzyszą dokumenty uzupełniające poświadczające powstanie należności. Przy sporządzaniu polecenia uzyskania zwrotu właściwy intendent zapewnia, aby:

a) dochód zaksięgowano na właściwej pozycji;

b) polecenie uzyskania zwrotu jest prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami;

c) dokumenty towarzyszące są prawidłowe;

d) dane dłużnika są poprawne;

e) termin płatności został wskazany;

f) polecenie jest zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami określoną w art. 4;

g) kwota i waluta sumy podlegającej zwrotowi są prawidłowe

Takie polecenia uzyskania zwrotu są zapisane na rachunkach przez księgowego.

Sekcja 6

Uzyskanie zwrotu

Artykuł 46

1. Księgowy działa na podstawie poleceń uzyskania zwrotu kwot należnych, które zostały należycie ustalone przez właściwego intendenta. Z należytą starannością zapewnia, że EFR otrzymuje swoje przychody w terminach płatności wskazanych w poleceniach uzyskania zwrotu oraz zapewnia, że właściwe prawa Wspólnoty są zabezpieczone.

2. Jeśli uzyskanie zwrotu nie miało rzeczywiście miejsca przed terminem płatności określonym w poleceniu uzyskania zwrotu, księgowy informuje właściwego intendenta i niezwłocznie wszczyna procedurę ściągania należności wszelkimi dostępnymi środkami prawnymi, łącznie, w odpowiednim przypadku, przez kompensację. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, księgowy wprowadza w życie decyzję uzyskania zwrotu zabezpieczoną albo zgodnie z przepisami art. 44 ust. 2 albo postępowaniami sądowymi.

3. Księgowy dokonuje uzyskania zwrotu należności poprzez ich kompensację z równoważnymi roszczeniami, które EFR lub Wspólnoty posiadają względem dłużnika, który z kolei posiada roszczenie względem EFR lub Wspólnot, które jest pewne, o ustalonej kwocie i wymagalne.

4. W związku z bezpośrednim zarządem własnym określonym w tytule V, w przypadku gdy roszczenia, które EFR ma w stosunku do krajowego intendenta przez instytucje publiczne lub półpubliczne albo urzędy zainteresowanych państw AKP lub KTZ, nie są odzyskane w ciągu określonych terminów, właściwy intendent podejmuje niezbędne środki w celu uzyskania rzeczywistej spłaty należnych sum, w odpowiednim przypadku łącznie z zawieszeniem przez głównego intendenta korzystania z tego rodzaju postanowień przez państwa lub KTZ.

Artykuł 47

1. W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić od uzyskania zwrotu ustalonej należności, zapewnia on, że odstąpienie jest właściwe i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami i proporcjonalności zgodnie z procedurami i kryteriami ustanowionymi przez Komisję w tym celu. Decyzja dotycząca odstąpienia musi być uzasadniona. Intendent może przekazać uprawnienia związane z podjęciem tej decyzji wyłącznie w sposób ustanowiony przez Komisję w zasadach określonych w ust. 2.

2. Szczegółowe zasady wykonania ogólnego rozporządzenia finansowego mają zastosowanie mutatis mutandis do wykonania niniejszego artykułu.

ROZDZIAŁ 6

OPERACJE PO STRONIE WYDATKÓW

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 48

1. Każda pozycja wydatków jest przyznawana, uznana, zatwierdzona i wypłacona.

2. Decyzje i procedury przyznania, uznania, zatwierdzenia i wypłaty wydatków przez Komisję są określone w niniejszym rozdziale.

Sekcja 2

Przyznanie wydatków: zasady i definicje

Artykuł 49

Przyznanie wydatków jest poprzedzane decyzją w sprawie finansowania przyjętą przez Komisję lub organy, którym Komisja przekazała uprawnienia.

Artykuł 50

1. Zobowiązanie finansowe Komisji jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.

Zobowiązanie prawne Komisji jest czynnością, poprzez którą właściwy intendent zaciąga zobowiązanie, w odniesieniu do stron trzecich, którego skutkiem mogą być wydatki poniesione w ramach EFR.

Zobowiązania finansowe oraz zobowiązania prawne zaciąga ten sam intendent. Od tej zasady można odstąpić:

a) w przypadku wydatków administracyjnych poniesionych przez Komisję w rozumieniu ust. 4, w odniesieniu do których zobowiązania finansowe zostały podzielone zgodnie ust. 3;

b) w przypadku globalnych zobowiązań odnoszących się do finansowania umów na mocy art. 51 ust. 3.

2. Zobowiązanie finansowe Komisji ma charakter indywidualny wówczas, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są znane.

Zobowiązanie finansowe Komisji ma charakter globalny wówczas, gdy przynajmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego nie jest wciąż znany.

3. Zobowiązania finansowe dotyczące wydatków administracyjnych Komisji mogą być podzielone na roczne raty, płatne przez kilka lat. Odpowiednie zobowiązania prawne przewidują ten podział.

4. Następujące wydatki uważa się za wydatki administracyjne do celów ust. 1 akapit trzeci lit. a):

a) wydatki na zasoby ludzkie inne niż stały personel;

b) wydatki na szkolenia;

c) wydatki na wykonanie określonego zadania,

d) wydatki reprezentacyjne,

e) wydatki związane z posiedzeniami,

f) wydatki odnoszące się do tłumaczy ustnych i pisemnych, wykonujących wolny zawód;

g) wydatki odnoszące się do wymiany urzędników;

h) koszty stałe wynajmu mienia nieruchomego i ruchomego;

i) koszty różnych ubezpieczeń;

(j) koszty sprzątania i utrzymania;

k) koszty odnoszące się do korzystania z usług telekomunikacyjnych;

(l) koszty wody, gazu oraz energia elektrycznej;

(m) koszty publikacji okresowych.

Artykuł 51

1. Właściwy intendent musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie finansowe zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich, wiążące Komisję.

2. Decyzje finansowe podejmowane przez Komisję, zgodnie z Umową AKP-WE lub Decyzją o Stowarzyszeniu Zamorskim, które uprawniają ją do przyznania pomocy finansowej z EFR, stanowią podstawę zobowiązania finansowego Komisji.

3. Następujące działania stanowią zobowiązania prawne Komisji:

a) umowa finansowa między Komisją działającą w imieniu Wspólnoty a beneficjentami – państwem lub państwami AKP lub beneficjentami - KTZ lub organami, które one powołały;

b) umowa lub umowa w sprawie przyznania dotacji między Komisją a krajowymi lub międzynarodowymi organami sektora publicznego lub osobami fizycznymi albo prawnymi odpowiedzialnymi za realizację działania.

4. Każda umowa finansowa, umowa lub umowa w sprawie przyznania dotacji wyraźnie stwierdzają, że Komisja, OLAF i Trybunał Obrachunkowy wykonują swoje kompetencje kontrolne w odniesieniu do dokumentów i kontroli dokonywanych na miejscu, w stosunku do wszystkich wykonawców i podwykonawców, którzy otrzymali finansowanie ze środków EFR.

Artykuł 52

W chwili zaciągania zobowiązania finansowego, właściwy intendent zapewnia, aby:

a) wydatki zostały prawidłowo uwzględnione w pozycji budżetowej;

b) środki są dostępne;

c) wydatki są zgodne z odpowiednimi przepisami, w szczególności Umową AKP-WE, Decyzją o Stowarzyszeniu Zamorski, umową wewnętrzną, niniejszym rozporządzeniem oraz wszystkimi aktami przyjętymi w drodze wykonywania tych przepisów;

d) zasada należytego zarządzania finansami jest przestrzegana.

W przypadku, gdy zobowiązanie finansowe jest zaciągnięte, intendent zapewnia, że:

a) zobowiązanie ma pokrycie w odpowiadającym mu zobowiązaniu finansowym;

b) wydatki są zgodne z odpowiednimi przepisami, w szczególności z Umową AKP-WE, Decyzją o Stowarzyszeniu Zamorskim, umową wewnętrzną, niniejszym rozporządzeniem oraz wszystkimi aktami przyjętymi w drodze wykonywania tych przepisów;

c) istnieje zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami.

Sekcja 3

Zobowiązania w zarządzaniu scentralizowanym

Artykuł 53

1. W przypadku gdy środki EFR są zarządzanie przez Komisję na płaszczyźnie scentralizowanej lub wspólnie zobowiązania podlegają przepisom niniejszej sekcji.

2. Z zastrzeżeniem art. 50 ust. 3, indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych zobowiązań finansowych podejmowane są przez Komisję najpóźniej do dnia 31 grudnia roku N, gdzie rok N to rok, w którym Komisja przyjęła indywidualne zobowiązanie finansowe.

Co do zasady, z zastrzeżeniem art. 50 ust. 3, globalne zobowiązania finansowe pokrywają koszt całkowity odpowiadającego indywidualnego zobowiązania prawnego zawartego przez Komisję do dnia 31 grudnia roku N+1, gdzie rok N to rok, w którym Komisja przyjęła globalne zobowiązanie finansowe.

Jednakże, w przypadku gdy zobowiązania globalne określone w art. 51 ust. 3 są wykonywane, Komisja zawiera odpowiadające indywidualne umowy i porozumienia nie później niż 3 lata od daty zobowiązania finansowego. Indywidualne umowy i porozumienia odnoszące się do audytu i oceny mogą być zawarte później.

Pod koniec okresów określonych w pierwszym i drugim akapicie właściwy intendent umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań finansowych.

3. Kwota każdego indywidualnego zobowiązania prawnego przyjętego przez Komisję w następstwie zobowiązania globalnego, przed podpisaniem, podlega rejestracji przez właściwego intendenta na kontach finansowych EFR oraz wpisaniu do zobowiązań globalnych.

4. Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań finansowych, z wyjątkiem wydatków administracyjnych określonych w art. 50 ust. 3, ustala się zgodnie z wymogami należytego zarządzania finansami.

Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym terminie zostają umorzone, a odpowiednie środki unieważnione.

W przypadku gdy zobowiązanie prawne nie zostało opłacone w okresie trzech lat intendent wszczyna postępowanie umarzające zobowiązanie finansowe i unieważnia środki.

5. Zakończenie projektu oraz umorzenie środków przyznanych zgodnie z ust. 1-4 następuje w przypadku, gdy zobowiązania prawne podjęte przez Komisję w związku z tym projektem odnoszące się do stron trzecich zostały zawarte a odnośne płatności i wpływy zostały odnotowane na rachunkach.

6. Przepisy ust. 4 mają zastosowanie bez uszczerbku dla decyzji, które mogą być przyjęte przez Radę na mocy art. 96 i 97 Umowy Partnerskiej AKP-WE.

Sekcja 4

Zobowiązania w zarządzaniu zdecentralizowanym

Artykuł 54

1. W przypadku gdy środki EFR są zarządzane na płaszczyźnie zdecentralizowanej, zobowiązania Komisji podlegają przepisom niniejszej sekcji.

2. Umowy w sprawie finansowania z beneficjentami – państwami AKP lub KTZ zawierane są najpóźniej do dnia 31 grudnia roku N+1, gdzie rok N oznacza rok, w którym przyjęto zobowiązanie finansowe Komisji.

W przypadku, gdy umowy w sprawie finansowania nie zostały zawarte w nieprzekraczalnym terminie ustanowionym w pierwszym akapicie, odpowiadające środki zostają umorzone.

3. Komisja ma obowiązek dokonywać płatności ze środków EFR w każdym przypadku, gdy właściwy intendent:

a) zatwierdza umowy i prognozy programu określone w art. 80 ust. 4;

b) zatwierdza umowy w sprawie przyznania dotacji. [4]

W odniesieniu do każdego zatwierdzenia właściwy intendent zapisuje na rachunku wartość umowy, prognozę programu lub daną dotację. Taki zapis nazywa się „przyznane fundusze”.

Zapisane przyznane fundusze są zaliczane przez Komsję na poczet zobowiązań globalnych odpowiadających danym decyzjom w sprawie finansowania.

4. Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami określoną w art. 4 oraz działając w ramach swoich kompetencji Komisja podejmuje starania aby ustalić czy:

a) indywidualne zobowiązania prawne wykonujące umowy w sprawie finansowania, określone w ust. 2 zostały zawarte nie później niż 3 lata od daty odpowiadającego zobowiązania finansowego Komisji;

b) przyznane fundusze odpowiadające indywidualnym zobowiązaniom prawnym zaciągniętym w celu wykonania umowy w sprawie finansowania, określonej w ust. 2, które nie spowodowały powstania żadnych płatności w okresie trzech lat, są umorzone.

Indywidualne zobowiązania prawne wskazane w pierwszym akapicie to umowy, umowy w sprawie dotacji lub szacunki programów zawarte przez państwa AKP, KTZ lub ich władze albo przez Komisję działającą w ich imieniu i na ich rzecz.

Do celów stosowania pierwszego i drugiego akapitu, Komisja w porozumieniu z beneficjentami - państwami AKP i KTZ, włączy odpowiednie przepisy do umów w sprawie finansowania, określonych w ust. 2.

5. Zakończenie projektu oraz umorzenie środków przyznanych zgodnie z ust. 1-4 następuje po zakończeniu zobowiązań prawnych podjętych przez państwa AKP lub KTZ lub ich władze lub/i przez Komisję działającą w ich imieniu i na ich rzecz przy tym projekcie, w odniesieniu do stron trzecich oraz po odnotowaniu na rachunkach odnośnych płatności i wpływów.

6. Przepisy ust. 4 mają zastosowanie bez uszczerbku dla decyzji, które mogą być przyjęte przez Radę na mocy art. 96 i 97 Umowy Partnerskiej AKP-WE.

Sekcja 5

Stwierdzanie prawidłowości wydatków

Artykuł 55

Stwierdzanie prawidłowości wydatków jest działaniem, w ramach którego właściwy intendent:

a) sprawdza istnienie tytułu wierzyciela do należności;

b) określa lub sprawdza istnienie i kwotę roszczenia.

c) sprawdza warunki, w których płatność jest należna;

Artykuł 56

1. Stwierdzanie prawidłowości wydatków oparte jest na dokumentach uzupełniających, potwierdzających tytuł wierzyciela do należności, na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie świadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach faktycznie wykonanych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność. Rodzaj dokumentów uzupełniających dołączonych do zleceń płatności oraz dane szczegółowe, musi umożliwiać przeprowadzenie kontroli przewidzianych w art. 55, 58 i 60.

2. Przed podjęciem decyzji stwierdzającej prawidłowość wydatków, właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty uzupełniające lub na własną odpowiedzialność stwierdza, że zostało to zrobione.

3. Decyzja o stwierdzeniu prawidłowości wydatków wyrażona jest poprzez podpisanie przez właściwego intendenta dowodu kasowego „zatwierdzono do dokonania płatności”.

Artykuł 57

Główny intendent ustanawia kryteria podpisania dowodu kasowego „zatwierdzono do dokonania płatności” przez analogię z odpowiednimi przepisami szczegółowych przepisów wykonawczych ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł 58

W systemach nieskomputeryzowanych, „zatwierdzono do dokonania płatności” ma formę pieczęci, której towarzyszy podpis właściwego intendenta. W systemach skomputeryzowanych, „zatwierdzono do dokonania płatności” ma formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła właściwego intendenta.

Sekcja 6

Zatwierdzenie wydatków

Artykuł 59

Zatwierdzenie wydatków jest działaniem, w ramach którego właściwy intendent, poprzez wydanie polecenia zapłaty, zleca księgowemu dokonanie płatności pozycji wydatków, która została przez niego zatwierdzona.

Artykuł 60

Przy sporządzaniu zlecenia płatności, właściwy intendent zapewnia, aby:

a) polecenie zapłaty zostało poprawnie wystawione, to znaczy, że podjęta została odpowiednia decyzja zatwierdzająca w formie „zatwierdzono do dokonania płatności”;

b) zgodność polecenia zapłaty ze zobowiązaniem finansowym w odniesieniu do którego jest zapisane;

c) wydatek został zaliczony do prawidłowej pozycji na rachunkach,

d) dysponowanie środkami,

e) dane szczegółowe odbiorcy płatności są poprawne.

Artykuł 61

Polecenie zapłaty musi określać:

a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;

b) instrument i alokację, w odniesieniu do których wydatki mają być zapisane zgodnie z art. 3;

c) odniesienia do zobowiązania prawnego, stanowiącego podstawę tytułu do płatności;

d) odniesienia do zobowiązania finansowego, w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;

e) sumę, która ma zostać wypłacona, ze wskazaniem waluty, w jakiej ma zostać wypłacona;

f) nazwę i adres odbiorcy płatności,

g) rachunek bankowy, na który ma zostać dokonana płatność;

h) przedmiot wydatków;

i) środki płatności.

Polecenie zapłaty opatrzone jest datą i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesłane księgowemu.

Artykuł 62

Dokumenty uzupełniające są przechowywane przez właściwego intendenta.

Sekcja 7

Płatność na rzecz wydatków

Artykuł 63

1. Płatności dokonuje się wyłącznie po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami zawartymi w akcie podstawowym lub w umowie i obejmuje przynajmniej jedną z następujących operacji:

a) płatność całej kwoty należnej;

b) płatność całej kwoty należnej na jeden z następujących sposobów:

(i) finansowanie wstępne, które może być podzielone na kilka płatności;

(ii) jedna lub kilka płatności przejściowych;

(iii) płatność salda kwot należnych.

2. Na rachunkach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności określone w ust. 1, w momencie gdy są dokonywane.

3. Finansowanie wstępne ma na celu wyposażenie beneficjenta początkową wypłacalność. Może ono być podzielone na szereg płatności.

4. Płatność przejściowa, która może się powtarzać, ma na celu zwrócenie wydatków poniesionych przez beneficjenta na podstawie zestawienia wydatków w trakcie trwania działań. Może ono rozliczyć finansowanie wstępne w całości lub częściowo, bez uszczerbku dla przepisów aktu podstawowego lub umowy.

5. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtórzyć i rozlicza wszystkie poprzedzające płatności lub polecenie pobrania.

Artykuł 64

Płatność na rzecz wydatków dokonywana jest przez księgowego w granicach dostępnych środków finansowych.

Artykuł 65

Płatności dokonuje się na rachunki bankowe określone w art. 28. Szczegółowe zasady otwierania, zarządzania i korzystania z takich rachunków ustala Komisja.

Zasady te wymagają w szczególności wspólnych podpisów dwóch należycie upoważnionych urzędników na poleceniach przelewu i wszystkich płatnościach bankowych.

Artykuł 66

1. W przypadku gdy przewodniczący delegacji wykonuje obowiązki intendenta w drodze subdelegacji zgodnie z art. 21 ust. 2, odpowiadające płatności mogą by dokonane przez księgowego w drodze subdelegacji, w odpowiednim przypadku na miejscu.

Księgowy może dokonać płatności w walucie lokalnej z rachunku agenta rozliczeniowego w państwie AKP lub KTZ oraz płatności w walucie obcej z jednego lub więcej rachunków agenta rozliczeniowego we Wspólnocie.

2. Właściwy intendent zapewnia, że dla wypłat dokonanych przez księgowego w drodze subdelegacji, kontrole są prowadzone albo przed albo po ich realizacji lub ich zaksięgowaniu.

Sekcja 8

Terminy dotyczące wydatków

Artykuł 67

Stwierdzenie prawidłowości, zatwierdzenie i realizacja wydatków musi zostać zakończona w terminie nie dłuższym niż 90 dni od dnia, w którym płatność staje się wymagalna. Krajowy intendent zatwierdza wydatki i informuje o nich przewodniczącego delegacji odpowiednio nie później niż 45 dni przed wygaśnięciem tego terminu.

Roszczenia z tytułu opóźnionych płatności, za które odpowiada Komisja zgodnie z art. 37 załącznika IV do Umowy AKP-WE są pokrywane z rachunku lub rachunków określonych w art. 6 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 7

SYSTEMY KOMPUTEROWE

Artykuł 68

1. W przypadku gdy zarządzanie w zakresie przychodów i wydatków dokonywane jest przy pomocy systemów komputerowych, dokumenty mogą być podpisywane przy użyciu procedury komputerowej lub elektronicznej.

2. W przypadku gdy systemy i podsystemy komputerowe są wykorzystywane do wykonywania operacji realizacji finansowej, wymagany jest pełny opis każdego systemu lub podsystemu.

Każdy opis określa zawartość wszystkich obszarów danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki kontrolnej dla każdej operacji.

3. Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zabezpieczane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.

ROZDZIAŁ 8

WEWNĘTRZNY BIEGŁY REWIDENT

Artykuł 69

Wewnętrznym biegłym rewidentem EFR jest wewnętrzny biegły rewident Komisji. Wykonuje on swe obowiązki zgodnie z odpowiednimi międzynarodowymi normami. Jest on odpowiedzialny przed Komisją za sprawdzenie poprawnego działania systemów i procedur realizowania środków EFR zarządzanych przez Komisję na mocy art. 1. Wewnętrzny biegły rewident nie może być ani intendentem ani księgowym.

Artykuł 70

1. Wewnętrzny biegły rewident doradza Komisji w sprawach związanych z ryzykiem, poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości zarządzania i systemów kontrolnych oraz przez wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami. Może on być skierowany do doradzania w tych samych sprawach władzom państw AKP i KTZ.

W szczególności jest odpowiedzialny za:

a) ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb odnośnie realizacji polityk, programów i działań poprzez odniesienie do związanych z nimi zagrożeń;

b) ocenę stosowności i jakości wewnętrznych systemów kontroli mających zastosowanie do każdej operacji realizacji środków EFR.

2. Wewnętrzny biegły rewident korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków, w razie potrzeby na miejscu, także w Państwach Członkowskich oraz w państwach trzecich.

3. Wewnętrzny biegły rewident składa Komisji sprawozdanie w sprawie ustaleń i zaleceń. Komisja podejmuje działania w sprawie zaleceń wynikających z przeprowadzonego audytu. Wewnętrzny biegły rewident składa również sprawozdanie roczne Komisji dotyczące audytu wewnętrznego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, przedstawione zalecenia i działania podjęte odnośnie tych zaleceń.

4. Każdego roku Komisja przesyła organowi udzielającemu absolutorium sprawozdanie podsumowujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, przedstawione zalecenia i działania podjęte odnośnie tych zaleceń.

Artykuł 71

Szczególne zasady mające zastosowanie do wewnętrznego biegłego rewidenta to te ustanowione w szczegółowych zasadach wykonania ogólnego rozporządzenia finansowego, w szczególności w zakresie jego niezależności w wykonywaniu obowiązków i okoliczności, w których może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

TYTUŁ IV:

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

ROZDZIAŁ 1

ZAKRES OBOWIĄZYWANIA

Artykuł 72

1. Zamówienia publiczne są umowami o charakterze pieniężnym zawieranymi na piśmie przez zamawiającego w rozumieniu art. 73, w celu uzyskania, po dokonaniu opłaty w całości lub w części ze środków EFR, ruchomości lub nieruchomości, realizacji robót lub świadczenia usług.

Umowy te obejmują:

a) umowy dostawy;

b) umowy dotyczące realizacji robót;

c) umowy o świadczenie usług.

2. Niniejszy tytuł nie stosuje się do dotacji.

Artykuł 73

1. Zamawiającymi do celów niniejszego tytułu są:

a) beneficjent- państwo lub państwa AKP lub należycie przez nie umocowane organy lub ich przedstawiciele;

b) Komisja w przypadku umów przyznawanych na własny rachunek;

c) Komisja w imieniu i na rachunek jednego lub więcej beneficjentów- państw AKP;

d) podmiot krajowego lub międzynarodowego sektora publicznego lub osoby fizyczne lub prawne, które podpisały umowy o finansowaniu lub umowę o dotacji z jednym lub więcej państw AKP lub z Komisją na rzecz realizacji programu lub projektu.

2. Procedury udzielania zamówień publicznych są ustanawiane w umowach o finansowaniu określonych w art. 51 ust. 3.

ROZDZIAŁ 2

PROCEDURY I ZASADY DOTYCZĄCE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

Artykuł 74

1. Procedury udzielania zamówień, odnoszące się do działań finansowanych przez EFR w celu udzielenia pomocy państwom AKP, to procedury określone w załączniku IV do umowy AKP-WE. [5]

Procedury udzielania zamówień odnoszące się do działań finansowanych przez EFR w celu udzielenia pomocy KTZ to procedury określone w środkach wdrażających Decyzję o Stowarzyszeniu Zamorskim.

2. W przypadku gdy Komisja działa jako zamawiający na rzecz wdrożenia pomocy humanitarnej lub pomocy nadzwyczajnej w ramach Umowy AKP-WE lub Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, wymaga się dostosowania do odpowiednich zasad wspólnotowych dotyczących zamówień publicznych.

ROZDZIAŁ 3

UCZESTNICTWO W UMOWACH

Artykuł 75

1. Uczestnictwo w procedurach przetargowych w odniesieniu do umów finansowanych przez EFR jest dozwolone na jednakowych warunkach zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 20 załącznika IV do Umowy AKP-WE.

2. Obywatele państw innych niż państwa AKP i Państwa Członkowskie, łącznie z KTZ, mogą być upoważnieni do uczestniczenia w procedurach przetargowych zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 22 załącznika IV do Umowy AKP-WE.

Artykuł 76

[6] W granicach kompetencji powierzonych jej przez umowę AKP-WE oraz zgodnie z warunkami określonymi w załączniku IV do tej umowy Komisja zapewnia jak najszersze uczestnictwo, na równych warunkach, w procedurach przetargowych dotyczących umów finansowanych przez EFR oraz zapewnia zgodność z zasadami przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji.

Artykuł 77

[7] W granicach kompetencji powierzonych jej przez umowę AKP-WE Komisja podejmuje kroki w celu ustanowienia, poprzez analogię do odpowiednich zasad ogólnego rozporządzenia finansowego, centralnej bazy danych zawierającej szczegółowe informacje dotyczące kandydatów i oferentów, którzy znajdują się, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku IV do umowy AKP-WE, w sytuacji, która wyklucza ich z uczestnictwa w procedurach udzielania zamówień odnoszących się do działań finansowanych przez EFR.

ROZDZIAŁ 4

PUBLIKACJA

Artykuł 78

[8] W granicach kompetencji powierzonych jej przez umowę AKP-WE oraz zgodnie z warunkami określonymi w załączniku IV do tej umowy Komisja podejmuje niezbędne kroki w celu ogłoszenia międzynarodowych procedur przetargowych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz w Internecie.

Artykuł 79

1. W granicach kompetencji powierzonych jej przez Umowę AKP-WE, Komisja podejmuje właściwe środki dla zapewnienia skutecznego rozpowszechniania informacji wśród zainteresowanych podmiotów gospodarcze, szczególnie poprzez okresową publikację programów i projektów, które mają być finansowane ze środków EFR.

2. Komisja zapewnia zwłaszcza, że następujące informacje są ogłaszane w najbardziej odpowiednich mediach, z podaniem przedmiotu, zawartości oraz wartości proponowanych umów:

a) arkusze informacyjne identyfikujące projekt;

b) podsumowanie propozycji finansowych przyjętych przez Komisję po konsultacji Komitetu EFR.

3. W granicach kompetencji powierzonych jej przez Umowę AKP-WE, Komisja zapewnia, że wyniki procedur przetargowych są ogłaszane w możliwie najkrótszym czasie.

TYTUŁ V

BEZPOŚREDNI ZARZĄD WŁASNY I POŚREDNIE ZARZĄDZANIE ZDECENTRALIZOWANE

Artykuł 80

[9] 1. Niniejszy tytuł reguluje bezpośredni zarząd własny i pośrednie zarządzanie zdecentralizowane określone w art. 24 załącznika IV do umowy AKP-WE. Niniejszy tytuł ma zastosowanie mutatis mutandis do współpracy finansowej z krajami i terytoriami zamorskimi.

2. W przypadku bezpośredniego zarządu własnego projekty i programy są realizowane bezpośrednio przez służby publiczne danego państwa lub państw AKP.

Wspólnota partycypuje w kosztach zaangażowanego organu administracyjnego poprzez dostarczanie wyposażenia lub materiałów, których mu brakuje, lub środków umożliwiających mu zatrudnienie dodatkowego wymaganego personelu, takiego jak eksperci z danego państwa AKP lub z innego państwa AKP. Udział Wspólnoty pokrywa wyłącznie koszty poniesione w związku ze środkami uzupełniającymi oraz okresowe wydatki odnoszące się do realizacji, które są ściśle ograniczone do wymagań danego projektu.

Zarządzanie finansami projektu realizowanego przez bezpośredni zarząd zgodnie z akapitami pierwszym i drugim jest dokonywane przez konta zaliczkowe administrowane przez administratora środków zaliczkowych oraz księgowego, wyznaczonych przez krajowego intendenta za uprzednią zgodą właściwego intendenta Komisji.

3. W przypadku pośredniego zarządzania zdecentralizowanego zamawiający w rozumieniu art. 73 ust. 1 lit. a) powierza zadania odnoszące się do realizacji projektów lub programów podmiotom prawa publicznego danego państwa lub państw AKP lub podmiotom prawa prywatnego, które są prawnie wydzielone z danego państwa lub państw AKP. W takich przypadkach dana instytucja przejmuje od krajowego intendenta odpowiedzialność za zarządzanie programem lub projektem i ich realizację. Zadania przekazane w ten sposób mogą obejmować kompetencje do zawierania umów oraz zarządzania umowami, a także nadzór nad pracami w imieniu lub na rachunek danego państwa lub państw AKP.

4. Bezpośredni zarząd własny i pośrednie zarządzanie zdecentralizowane są realizowane na podstawie programu realizowanych środków oraz prognozy ich kosztów, zwanych dalej „prognozą programu”. Prognoza programu jest dokumentem określającym wymagane zasoby ludzkie i materialne, budżet i szczegółowe techniczne i administracyjne uzgodnienia wykonawcze dotyczące realizacji projektu w określonym terminie poprzez bezpośredni zarząd własny i, o ile to możliwe, poprzez zamówienia publiczne i przyznanie szczególnych dotacji. Każda prognoza programu jest przygotowywana przez administratora środków zaliczkowych i księgowego, o których mowa w ust. 2, w przypadku bezpośredniego zarządu własnego, lub przez organ, o którym mowa w ust. 3, w przypadku pośredniego zarządzania zdecentralizowanego, i jest następnie zatwierdzana przez krajowego intendenta oraz przez właściwego intendenta Komisji przed rozpoczęciem działań, które taka prognoza przewiduje.

5. W kontekście realizacji prognoz programów, o których mowa w ust. 4, procedury udzielania zamówień publicznych i przyznawania dotacji są zgodne z procedurami ustanowionymi, odpowiednio, w tytułach W i VI.

6. Umowy o finansowaniu, o których mowa w art. 51 ust. 3, muszą ustanawiać przepisy dotyczące wykonywania bezpośredniego zarządu własnego lub pośredniego zarządzania zdecentralizowanego.

Artykuł 81

W przypadku pośredniego zarządzania zdecentralizowanego zamawiający, o którym mowa w art. 73 ust. 1 lit. a), zawiera umowę o przekazaniu uprawnień w przypadku powierzania zadań związanych z realizacją projektu podmiotowi prawa publicznego danego państwa lub państw AKP lub podmiotowi prawa prywatnego, który wykonuje zadania służby publicznej, oraz umowę o świadczeniu usług w przypadku powierzenia powyższych zadań podmiotom prawa prywatnego. Komisja zapewnia, aby umowa o przekazaniu uprawnień lub umowa o świadczeniu usług określała: [10]

a) odpowiednie przepisy dotyczące kontroli wykorzystania środków EFR przez głównego intendenta, przewodniczącego delegacji, OLAF, krajowego intendenta, Trybunał Obrachunkowy oraz krajowe instytucje przeprowadzające audyt danego państwa lub państw AKP;

b) [11] wyraźne określenie i dokładne rozgraniczenie uprawnień przekazywanych danemu podmiotowi, jak również uprawnień zachowywanych przez krajowego intendenta;

c) procedury, które mają być przestrzegane w wykonywaniu w ten sposób przekazanych kompetencji, takich jak wybór działań, które mają być finansowane, udzielenie zamówień lub nadzór prac;

d) [12] możliwość przeglądu ex post oraz sankcji finansowych, w przypadku gdy przyznawanie środków finansowych lub udzielanie zamówień przez dany podmiot nie odpowiada procedurom określonym w lit. c);

e) efektywny podział obowiązków intendenta i księgowego;

f) istnienie efektywnego systemu wewnętrznej kontroli działań zarządczych;

g) istnienie systemu rachunkowości dla działań zarządczych i osobnych procedur dla przedstawiania sprawozdań, umożliwiających zapewnienie właściwego korzystania ze środków EFR.

TYTUŁ VI

DOTACJE

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 82

1. W kontekście zarządzania scentralizowanego dotacje są bezpośrednimi składkami finansowymi, przyznawanymi przez Komisję w drodze darowizny ze środków EFR w celu finansowania:

a) działania zmierzającego do osiągnięcia celu Umowy AKP-WE lub Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim lub programu czy projektu przyjętego zgodnie z tą Umową lub decyzją; lub

b) funkcjonowania organu, który dąży do osiągnięcia takiego celu.

Dotacje są przedmiotem umowy pisemnej.

2. W rozumieniu niniejszego tytułu dotacjami nie są:

a) umowy o finansowaniu określone w art. 51 ust. 3 lit. a);

b) zamówienia publiczne określone w tytule IV lub bezpośredni zarząd własny określony w tytule V;

c) pożyczki, gwarancje, składki, zamówienia publiczne, dotacje na spłatę oprocentowania lub wszystkie inne operacje finansowe, którymi zarządza EBI;

d) bezpośrednie lub pośrednie wsparcie budżetowe lub pomoc mająca na celu zmniejszenie długu lub wsparcie przychodów z wywozu w przypadku krótkoterminowych wahań;

e) dokonane wypłaty na rzecz organów, do których zostały przekazane przez Komisję kompetencje przewidziane w art. 14 i 15 lub w ramach wspólnego zarządzania określonego w art. 16.

ROZDZIAŁ 2

ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI

Artykuł 83

1. Przyznawanie dotacji podlega zasadom przejrzystości i równości traktowania. Dotacje nie mogą się kumulować ani też zostać przyznane z mocą wsteczną, a ponadto muszą pociągać za sobą współfinansowanie.

2. Celem ani też skutkiem dotacji nie może być osiągnięcie korzyści przez beneficjenta.

Artykuł 84

1. W przypadku gdy w kontekście zarządzania scentralizowanego działanie przewiduje finansowanie w formie dotacji, plan operacyjny dla tego działania zawiera program, z wyjątkiem środków pomocowych przeznaczonych na zarządzanie kryzysami lub działania pomocy humanitarnej.

Ten program realizowany jest poprzez ogłaszanie zaproszeń do składania ofert, z wyjątkiem właściwie uzasadnionych, nagłych przypadków lub jeżeli sytuacja beneficjenta nie pozostawia innego wyboru dla danego działania.

2. Przyznane dotacje podlegają opublikowaniu corocznie z należytym przestrzeganiem wymogów zachowania poufności i bezpieczeństwa.

Artykuł 85

1. Jedno działanie może spowodować przyznanie tylko jednej dotacji ze środków EFR jednemu beneficjentowi.

2. W ciągu roku budżetowego można przyznać beneficjentowi tylko jedną dotację operacyjną ze środków EFR.

Artykuł 86

1. Dotację można przyznać na działanie, które już się rozpoczęło jedynie w przypadku gdy ubiegający się o nią wykaże konieczność rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy.

W takich przypadkach, wydatków kwalifikujących się do finansowania nie można ponieść przed dniem przedłożenia wniosku o przyznanie dotacji, z wyjątkiem należycie umotywowanych wyjątkowych przypadków lub wydatków niezbędnych do właściwej realizacji pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysami lub pomocy humanitarnej przewidzianych w Umowie AKP-WE lub Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

Nie można przyznać z mocą wsteczną dotacji na działania już zakończone.

2. Nie można podpisać umowy w sprawie dotacji operacyjnej później niż w ciągu czterech miesięcy po rozpoczęciu roku budżetowego beneficjenta. Wydatki kwalifikujące się do finansowania nie mogły zostać poniesione przed terminem, w których złożono wniosek o przyznanie dotacji ani też przed rozpoczęciem roku budżetowego beneficjenta.

Artykuł 87

Działanie może być w pełni finansowane ze środków EFR jedynie wówczas, gdy jego realizacja okaże się istotna.

ROZDZIAŁ 3

PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

Artykuł 88

1. Wnioski o dotacje kwalifikują się w przypadku, gdy podlegają Umowie AKP-WE lub Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim lub programowi czy projektowi przyjętemu zgodnie z tą Umową lub Decyzją oraz gdy zostały złożone na piśmie przez osoby prawne. Na zasadzie wyjątku, w zależności od charakteru działania lub celu realizowanego przez ubiegającego się, osoby fizyczne mogą otrzymać dotacje zgodnie z warunkami ustanowionymi w Umowie lub Decyzji.

2. Dotacji nie można przyznać wnioskodawcom, których sytuacja, w trakcie procedury przyznawania dotacji, jest taka, iż nie zostają uznani jako kwalifikujący się na podstawie wspólnotowych zasad mających zastosowanie do zamówień publicznych.

Wnioskodawcy muszą zaświadczyć, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w pierwszym akapicie.

3. Skuteczne, proporcjonalne i odstraszające kary administracyjne i finansowe mogą zostać nałożone przez głównego intendenta na wnioskodawców, którzy zostali wykluczeni na mocy ust. 2.

Artykuł 89

1. Kryteria wyboru są takie, że umożliwiają ocenę możliwości spełnienia proponowanego działania lub programu pracy przez wnioskodawcę.

2. Kryteria przyznawania dotacji są takie, że umożliwiają ocenę jakości przedłożonych wniosków w świetle wyznaczonych celów i priorytetów.

Artykuł 90

1. Wnioski są oceniane na podstawie wcześniej ogłoszonych kryteriów wyboru i przyznawania dotacji, przez komitet oceniający w tym celu powołany, aby wyłonić wnioski, które mogą podlegać finansowaniu.

2. Następnie właściwy intendent, na podstawie oceny określonej w ust. 1, sporządza listę beneficjentów oraz przyznane kwoty.

3. Właściwy intendent powiadamia na piśmie wnioskodawców o decyzji w sprawie ich wniosków. W przypadku gdy dotacja, o którą się ubiegano nie została przyznana, podaje on powody odrzucenia wniosku, odnosząc się w szczególności do wcześniej ogłoszonych kryteriów wyboru i przyznawania dotacji. Wnioskodawcy są powiadamiani w ciągu 15 dni od przekazania decyzji o przyznaniu dotacji beneficjentom.

ROZDZIAŁ 4

PŁATNOŚĆ

Artykuł 91

Tempo dokonywania płatności określane jest przez istniejące ryzyko finansowe, okres trwania i postęp w realizacji działania lub kosztów poniesionych przez beneficjenta.

Artykuł 92

Właściwy intendent może zażądać, aby beneficjent złożył gwarancję z wyprzedzeniem, w celu ograniczenia ryzyka finansowego łączącego się z płatnością finansowania wstępnego.

Uwzględniając trudności w dostępie do lokalnych usług bankowych, dla podmiotów niepaństwowych gwarancji tej wymaga się w odniesieniu do finansowania wstępnego przekraczającego jednen milion EUR lub stanowiącego ponad 90% całkowitej kwoty dotacji. Jednakże właściwy intendent może zwolnić z tego zobowiązania beneficjentów, którzy zawarli ramowe umowy o partnerstwie.

Artykuł 93

1. Kwota dotacji nie jest ostatecznie określona do momentu zatwierdzenia przez Komisję końcowych sprawozdań i rozliczeń, bez uszczerbku dla dalszych kontroli przeprowadzanych przez Komisję.

2. Jeżeli beneficjent nie wywiąże się ze zobowiązań prawnych lub wynikających z umowy, dotacja ulega zawieszeniu i zmniejszeniu lub przerwaniu, po umożliwieniu beneficjentowi przedstawienia swoich uwag.

ROZDZIAŁ 5

REALIZACJA

Artykuł 94

1. W przypadku gdy realizacja działania wymaga od beneficjenta udzielenia zamówienia, umowa o dotacji określona w art. 82 ust. 1 przewiduje procedury, które są zgodne ze wspólnotowymi zasadami zamówień publicznych mającymi zastosowanie do współpracy z państwami trzecimi.

2. Każda umowa o przyznaniu dotacji wyraźnie przewiduje, że Komisja, OLAF i Trybunał Obrachunkowy wykonują swoje kompetencje kontrolne w odniesieniu do dokumentów i na miejscu, w stosunku do wszystkich wykonawców i podwykonawców, którzy otrzymali pomoc finansową ze środków EFR.

Artykuł 95

W kontekście zarządzania zdecentralizowanego, określonego w art. 13, Komisja stara się wspierać zarządzanie przez beneficjentów – państwa AKP i KTZ, które jest skierowane na stosowanie przepisów równoważnych do tych ustanowionych w niniejszym tytule.

TYTUŁ VII

SPRAWOZDANIE RACHUNKOWE

ROZDZIAŁ 1

PRZEDŁOŻENIE SPRAWOZDANIA RACHUNKOWEGO

Artykuł 96

1. Komisja opracowuje, najpóźniej do dnia 31 lipca każdego roku, sprawozdania rachunkowe EFR, opisujące sytuację finansową Funduszu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Sprawozdania rachunkowe EFR obejmują:

a) sprawozdania finansowe określone w art. 100;

b) sprawozdania z realizacji finansowej określone w art. 101;

c) sprawozdania finansowe oraz informacje dostarczone przez EBI zgodnie z przepisami art. 125 ust. 2.

2. Sprawozdaniom rachunkowym EFR towarzyszy sprawozdanie o zarządzaniu finansami podczas poprzedniego roku zawierające dokładny opis:

a) osiągnięcia celów na dany rok budżetowy, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

b) sytuację finansową oraz wydarzenia, które miały istotny wpływ na działania prowadzone podczas roku budżetowego.

Artykuł 97

Sprawozdania muszą być zgodne z zasadami, muszą być dokładne i wyczerpujące oraz muszą przedstawiać prawdziwy i rzetelny obraz:

a) w zakresie sprawozdań finansowych, aktywów i pasywów, nakładów i dochodów, wierzytelności oraz zobowiązań nie wykazanych jako aktywa lub pasywa oraz przepływu środków pieniężnych;

b) w zakresie sprawozdań z realizacji finansowej, operacje po stronie dochodów i wydatków ze środków EFR.

Artykuł 98

Sprawozdania finansowe określone w art. 100 sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, a mianowicie:

a) kontynuacji działalności;

b) ostrożnej wyceny;

c) jednolitych metod rachunkowości;

d) porównywalności informacji;

e) istotności;

f) niesaldowania;

g) nadrzędności treści ekonomicznej nad formą prawną;

h) w ujęciu memoriałowym.

Artykuł 99

1. Zgodnie z zasadą rozliczania przyszłych okresów sprawozdania finansowe określone w art. 100 wykazują wydatki i dochody na rok budżetowy, bez względu na termin zapłaty lub otrzymania kwoty.

2. Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny przewidzianymi w art. 111.

Artykuł 100

1. Sprawozdania finansowe są sporządzane przez księgowego i przedstawiane w milionach euro. Obejmują one:

a) bilans, który przedstawia aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny EFR na dzień 31 grudnia roku poprzedniego; sporządza się go według struktury przewidzianej w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych typów spółek, z uwzględnieniem szczególnego charakteru działalności EFR;

b) tabelę przepływu środków wykazującą kwoty otrzymane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową oraz sprawozdanie o źródłach i wykorzystaniu funduszy obejmujące poprzedni rok budżetowy;

c) tabelę pozycji płatnych na rzecz EFR wykazującą:

(i) kwoty pozostające jeszcze do pobrania na początku roku budżetowego;

(ii) należności ustalone w trakcie roku budżetowego;

(iii) kwoty odzyskane w trakcie roku budżetowego;

(iv) anulowanie ustanowionych należności;

(v) kwoty pozostające jeszcze do pobrania na koniec roku budżetowego,

2. Załącznik do sprawozdania finansowego uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w sprawozdaniach określone w ust. 1 oraz zawiera uwagi wskazujące, które zasady rachunkowości zostały zastosowane przy przygotowaniu i przedstawieniu sprawozdań.

Artykuł 101

1. Sprawozdania dotyczące realizacji finansowej są przygotowywane przez księgowego i przedstawione w milionach euro. Obejmują one rachunek wyniku finansowego, który określa wszystkie operacje finansowe w danym roku pod względem dochodów i wydatków. Załącznik do rachunku wyniku finansowego uzupełnia i objaśnia informacje w nim przedstawione.

2. Sprawozdania dotyczące realizacji finansowej obejmują następujące tabele przedstawione w milionach euro oraz przygotowane przez głównego intendenta w powiązaniu z księgowym:

a) tabelę opisującą zmiany, które zaszły w poprzednim roku budżetowym w przyznanych środkach wskazanych w Załączniku;

b) tabelę przedstawiającą sumę z podziałem na środki przyznane na zobowiązania, przekazane fundusze i płatności zrealizowane podczas roku budżetowego oraz łączną sumę od otwarcia EFR;

c) tabele przedstawiające z podziałem na środki przyznane, państwo, terytorium, region lub subregion, całkowitą wysokość zobowiązań, przekazane fundusze i płatności zrealizowane w roku budżetowym oraz łączną sumę od początku EFR.

Artykuł 102

Komisja przesyła tymczasowe sprawozdania do Trybunału Obrachunkowego najpóźniej do dnia 31 marca następnego roku budżetowego. Do dnia 30 kwietnia przesyła sprawozdanie do Parlamentu Europejskiego, Rady oraz Trybunału Obrachunkowego, określone w art. 96, dotyczące zarządzania finansami w ciągu roku.

Artykuł 103

1. Trybunał Obrachunkowy, najpóźniej do dnia 15 czerwca, przedstawia swoje uwagi w sprawie tymczasowych sprawozdań w części dotyczącej środków EFR, dla których Komisja jest odpowiedzialna za zarządzanie finansami na mocy art. 1 ust. 2, tak, aby Komisja mogła wprowadzić poprawki uważane za niezbędne przy sporządzaniu ostatecznych sprawozdań.

2. Komisja zatwierdza końcowe sprawozdania i przesyła je do Parlamentu Europejskiego, Rady i Trybunału Obrachunkowego najpóźniej do dnia 31 lipca następnego roku budżetowego.

3. Końcowe sprawozdania są publikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich najpóźniej do dnia 31 października następnego roku budżetowego wraz z poświadczeniem o wiarygodności przedłożonym przez Trybunał Obrachunkowy w odniesieniu do części dotyczącej środków EFR, dla których Komisja jest odpowiedzialna za zarządzanie finansami na mocy art. 1 ust. 2.

ROZDZIAŁ 2

INFORMACJA NA TEMAT REALIZACJI ŚRODKÓW EFR

Artykuł 104

1. Komisja i EBI monitorują, każdy w zakresie, który go dotyczy, wykorzystanie pomocy EFR przez państwa AKP, KTZ lub innych beneficjentów oraz realizację projektów finansowanych przez EFR, uwzględniając w szczególności cele określone w art. 55 i 56 Umowy AKP-WE oraz w odpowiednich przepisach Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

2. EBI okresowo informuje Komisję odnośnie realizacji projektów finansowanych ze środków EFR, którymi zarządza, zgodnie z procedurami określonymi w wytycznych działania Instrumentu Inwestycyjnego.

3. Komisja i EBI dostarczają Komitetowi EFR informacji dotyczących realizacji działań finansowanych ze środków EFR poprzez krajowy i regionalny przydział wymieniony w Załączniku. Takie informacje obejmują również projekty i programy finansowane przez Instrument Inwestycyjny. Komisja wysyła te informacje do Trybunału Obrachunkowego zgodnie z art. 32 ust. 4 umowy wewnętrznej.

ROZDZIAŁ 3

RACHUNKOWOŚĆ

Artykuł 105

1. System rachunkowości jest systemem służącym do organizacji informacji finansowych w taki sposób, aby dane mogły być wprowadzane, klasyfikowane i rejestrowane.

2. Konta dzielą się na konta główne i finansowe. Konta te prowadzone są w euro według roku budżetowego.

3. Dane liczbowe na kontach głównych i finansowych są przyjmowane z końcem roku budżetowego, tak aby można był przygotować sprawozdania określone w rozdziale 1.

4. Nie naruszając ust. 2 i 3, główny intendent przez delegację może prowadzić konta analityczne.

Artykuł 106

Księgowy odpowiada za nadzorowanie i zapisywanie na kontach wpłat dokonywanych przez Państwa Członkowskie oraz innych dochodów.

Artykuł 107

Na kontach głównych księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację ekonomiczną i finansową oraz aktywa i pasywa EFR i te, które składają się na bilans EFR.

Artykuł 108

1. Operacje na rachunkach i salda wpisywane są do ksiąg rachunkowych.

2. Wszystkie wpisy rachunkowe, włączając zmiany na rachunkach, oparte są na dokumentach uzupełniających, do których się odnoszą.

3. System rachunkowości musi umożliwiać pozostawianie w nim śladu po każdym wpisie rachunkowym.

Artykuł 109

Po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przedstawienia sprawozdań księgowy wprowadza wszelkie zapisy korygujące, nie pociągające za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, które są niezbędne do prawidłowego, rzetelnego i zgodnego z zasadami przedstawienia sprawozdań.

Artykuł 110

1. Konta finansowe umożliwiają szczegółowy monitoring realizacji finansowej środków EFR.

Pokazują one wszystkie:

a) alokacje;

b) zobowiązania;

c) przyznane fundusze;

d) płatności i stwierdzone zadłużenie oraz czynności inkasa należności za rok budżetowy w pełnej kwocie, bez wzajemnego saldowania.

2. W przypadku gdy zobowiązania, płatności i zadłużenie podawane są w walutach krajowych, system księgowy powinien umożliwić, w miarę potrzeby, ich księgowanie w walutach krajowych, a także w euro.

3. Zobowiązania określone w art. 51 księgowane są w euro, w wartości określonej w decyzjach finansowych podjętych przez Komisję.

Przekazane fundusze określone w art. 54 ust. 3 księgowane są w euro jako ekwiwalent wartości kontraktów, dotacji i prognoz programów zawartych przez beneficjanta, którym jest kraj AKP lub KTZ lub przez Komisję przy realizacji projektu. Wartość ta obejmuje w odpowiednim przypadku:

a) rezerwę na płatność z tytułu wydatków podlegających zwrotowi po przedstawieniu dokumentów towarzyszących;

b) rezerwę na zmiany cen i wydatki nieprzewidziane określone w umowach finansowanych z funduszy EFR;

c) rezerwę finansową na wahania kursów walutowych.

4. Kursy przeliczeniowe stosowane do końcowego księgowania wypłat dokonanych w ramach projektów lub programów wymienionych w części 4 Umowy AKP-WE i jej z załączniku IV lub w Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim stanowią kursy stosowane w dniu, w którym rachunki Komisji określone w art. 28 niniejszego rozporządzenia zostały obciążone.

5. Cała dokumentacja księgowa dotycząca wypełniania zobowiązań jest przechowywana przez okres pięciu lat od dnia decyzji o udzieleniu absolutorium z finansowej realizacji środków EFR, wymienionej w art. 119, w odniesieniu do roku budżetowego, w którym zawarte zostało zobowiązanie do celów księgowych.

Artykuł 111

1. Księgowy przyjmuje metody i reguły rachunkowości. Przygotowuje i po konsultacji z głównym intendentem przyjmuje plan kont mający zastosowanie do działań EFR. Czyniąc to księgowy kieruje się przyjętymi w skali międzynarodowej normami rachunkowości dla sektora publicznego, ale może odstąpić od nich w przypadku gdy jest to uzasadnione szczególnym charakterem działań EFR.

2. Księgowanie na rachunkach przeprowadzane jest na podstawie systemu księgowości obejmującego nomenklaturę, która dokonuje wyraźnego podziału między kontami głównymi i kontami finansowymi. Plan kont zostaje wysłany do Trybunału Obrachunkowego.

TYTUŁ VIII

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 112

Działania finansowane ze środków EFR i zarządzane przez EBI zgodnie z art. 1 ust. 3 podlegają procedurom audytu i udzielenia absolutorium, ustanowionym w Statucie EBI dla wszystkich jego działań. Szczegółowe zasady rewizji ksiąg przez Trybunał Obrachunkowy są wymienione w Umowie trójstronnej. Są one wynikiem wspólnego porozumienia między EBI, Komisją oraz Trybunałem Obrachunkowym w Umowie obecnie obowiązującej lub w nowej Umowie lub każdej innej umowie, która może ją zastąpić.

W zakresie zadań finansowanych ze środków EFR zarządzanych przez Komisję zgodnie z art. 1 ust. 5, Trybunał Obrachunkowy wykonuje swoje uprawnienia działając zgodnie z niniejszym tytułem.

ROZDZIAŁ 2

AUDYT ZEWNĘTRZNY

Artykuł 113

Komisja zawiadamia Trybunał Obrachunkowy, tak szybko, jak to możliwe, o wszystkich decyzjach i zasadach przyjętych na mocy niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 114

Wykonując swoje zadania, Trybunał Obrachunkowy Trybunał zawiadamia Komisję oraz władze, do których stosuje niniejsze rozporządzenie, o nazwiskach członków jego personelu, którzy są upoważnieni do kontrolowania ich oraz o zadaniach powierzonych tym osobom.

Artykuł 115

1. W odniesieniu do współpracy z państwami AKP, Trybunał Obrachunkowy kontrolując czy wszystkie dochody zostały osiągnięte i wszystkie wydatki poniesione zgodnie z prawem i prawidłowo, uwzględnia przepisy Umowy AKP-WE, niniejsze rozporządzenie, oraz wszystkie inne akty przyjęta na podstawie tych dokumentów.

W odniesieniu do współpracy z KTZ, Trybunał Obrachunkowy, kontrolując, czy wszystkie dochody zostały osiągnięte i wszystkie wydatki poniesione zgodnie z prawem i prawidłowo, uwzględnia przepisy Traktatu WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, niniejsze rozporządzenie oraz wszystkie inne akty mające zastosowanie.

2. Wykonując swoje zadania, Trybunał Obrachunkowy ma prawo zapoznać się, w sposób przewidziany w ust. 6, ze wszystkimi dokumentami i informacjami dotyczącymi zarządzania finansami służb lub organów w odniesieniu do działań finansowanych lub współfinansowanych ze środków EFR. Ma on uprawnienia do zasięgania informacji u każdego urzędnika odpowiedzialnego za operacje po stronie dochodów lub wydatków oraz do stosowania dowolnych procedur kontroli właściwych dla tych służb lub instytucji.

W celu uzyskania wszystkich informacji niezbędnych do wykonania zadania, Trybunał Obrachunkowy może brać udział, na swoje żądanie, w działaniach kontrolnych przeprowadzanych w ramach realizacji finansowej przez Komisję lub w jej imieniu.

3. Trybunał Obrachunkowy ustala czy wszystkie papiery wartościowe i środki pieniężne w banku lub w kasie są sprawdzane z dowodami podpisanymi przez depozytariuszy lub z notami dotyczącymi posiadanych środków pieniężnych i papierów wartościowych. Trybunał może przeprowadzać te kontrole we własnym zakresie.

4. Na żądanie Trybunału Obrachunkowego, Komisja upoważnia instytucje finansowe posiadające depozyty EFR aby umożliwiały Trybunałowi ustalenie, czy dane zewnętrzne są zgodne z księgami rachunkowymi.

5. Komisja zapewnia Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkie udogodnienia oraz udziela mu wszelkich informacji, jakie Trybunał uzna za niezbędne do wykonania swoich zadań. Obowiązana jest udostępnić do dyspozycji Trybunału Obrachunkowego wszystkie dokumenty dotyczące udzielania i wykonywania zamówień oraz wszystkie rozliczenia środków pieniężnych i materiałów, wszystkie rejestry księgowe i dokumenty pomocnicze oraz związane z nimi dokumenty administracyjne, wszystkie dokumenty dotyczące dochodów i wydatków, wszystkie spisy inwentarza, wszystkie schematy organizacyjne komórek organizacyjnych, które Trybunał Obrachunkowy uzna za niezbędne do kontroli sprawozdań finansowych dotyczących wyniku na podstawie dokumentów oraz kontroli na miejscu, jak również do tych samych celów wszystkie dokumenty i dane stworzone lub przechowywane na nośnikach magnetycznych.

Urzędnicy, których działania są kontrolowane przez Trybunał Obrachunkowy obowiązani są do:

a) okazania prowadzonej przez siebie ewidencji środków pieniężnych w kasie, innych środków pieniężnych, papierów wartościowych i wszelkiego rodzaju materiałów oraz dokumentów towarzyszących dotyczących gospodarowania powierzonymi im środkami, jak również wszystkie księgi, rejestry i inne związane z nimi dokumenty;

b) przedstawienia korespondencji oraz wszelkich innych dokumentów niezbędnych do pełnej realizacji kontroli określonej w ust. 1.

Informacji określonych w akapicie drugim lit. b) może żądać tylko Trybunał Obrachunkowy.

Trybunał Obrachunkowy ma prawo badać pod kątem dochodów i wydatków EFR dokumenty będące w posiadaniu właściwych służb Komisji.

6. Zadanie ustalenia czy uzyskanie dochodów i poniesienie wydatków nastąpiło zgodnie z prawem i prawidłowo oraz czy zarządzanie finansami było prawidłowe obejmuje wykorzystanie przez jednostki spoza Komisji środków EFR otrzymanych i zarządzanych na zasadzie dotacji zgodnie z tytułem VI. Całe finansowanie ze środków EFR udzielane beneficjentom spoza Komisji podlega wyrażeniu na piśmie zgody przez beneficjentów lub w przypadku braku zgody z ich strony przez wykonawców lub podwykonawców, na przeprowadzenie przez Trybunał Obrachunkowy kontroli wykorzystania udzielonych środków finansowych.

7. Wykorzystanie zintegrowanych systemów komputerowych nie może mieć wpływu na ograniczenie dostępu Trybunału Obrachunkowego do dokumentów towarzyszących.

8. Krajowe władze kontrolne państwa beneficjenta zachęca się do uczestniczenia w pracach Trybunału Obrachunkowego.

Artykuł 116

1. Po zamknięciu każdego roku budżetowego Trybunał Obrachunkowy sporządza roczne sprawozdanie zgodnie z ust. 2-6.

2. Trybunał Obrachunkowy przekazuje Komisji, nie później niż do dnia 15 czerwca, wszelkie uwagi, których charakter wymaga jego zdaniem zamieszczenia ich w sprawozdaniu rocznym. Uwagi te muszą pozostać poufne. Komisja kieruje swoje odpowiedzi do Trybunału Obrachunkowego nie później niż do dnia 30 września.

3. Sprawozdanie roczne zawiera ocenę prawidłowości zarządzania finansami.

4. Trybunał Obrachunkowy może dodać sprawozdanie podsumowujące lub ogólne uwagi, które uważa za stosowne.

5. Trybunał Obrachunkowy podejmuje wszelkie niezbędne czynności w celu zapewnienia opublikowania odpowiedzi Komisji na jego uwagi niezwłocznie po uwagach, do których się odnoszą.

6. Trybunał Obrachunkowy przekazuje władzom odpowiedzialnym za udzielenie absolutorium oraz Komisji, nie później niż do dnia 31 października, swoje sprawozdanie roczne wraz z odpowiedziami Komisji oraz zapewnia ich opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Artykuł 117

1. Trybunał Obrachunkowy zawiadamia Komisję o wszelkich uwagach, których charakter wymaga jego zdaniem zamieszczenia ich w sprawozdaniu specjalnym. Uwagi te muszą pozostać poufne.

Komisja w terminie dwóch i pół miesiąca zawiadomi Trybunał Obrachunkowy o wszelkich komentarzach, jakie pragnie poczynić względem uwag, o których mowa.

Trybunał Obrachunkowy przyjmuje ostateczną wersję odnośnego sprawozdania specjalnego w ciągu następnego miesiącu.

2. Sprawozdanie specjalne, o którym mowa w ust. 1 wraz z odpowiedziami Komisji, jest niezwłocznie przekazywane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, z których każdy zadecyduje, w odpowiednim przypadku wspólnie z Komisją, jakie działania należy podjąć w odpowiedzi.

W przypadku podjęcia przez Trybunał Obrachunkowy decyzji o opublikowaniu tych specjalnych sprawozdań w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, do sprawozdań tych zostaną załączone odpowiedzi Komisji.

3. Trybunał Obrachunkowy może, na wniosek jednej z innych instytucji, wydawać opinie w sprawach odnoszących się do EFR.

Artykuł 118

Jednocześnie ze sprawozdaniem rocznym określonym w art. 116 Trybunał Obrachunkowy przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oświadczenie o wiarygodności dotyczące rzetelności rachunków oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw.

ROZDZIAŁ 3

ABSOLUTORIUM

Artykuł 119

1. Parlament Europejski, na zalecenie Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, w terminie do dnia 30 kwietnia roku N + 2 udziela Komisji absolutorium z realizacji finansowej w roku n środków EFR, którymi zarządza zgodnie z art. 1 ust. 2. Jeżeli termin ten nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia Komisję o przyczynach odroczenia. W przypadku gdy Parlament Europejski odracza swą decyzję w sprawie udzielenia absolutorium, Komisja dokłada wszelkich starań zmierzających do podjęcia kroków mających jak najszybciej ułatwić usunięcie przeszkód do podjęcia tej decyzji.

2. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje księgi rachunkowe określone w art. 96, za wyjątkiem części dostarczanej prze EBI zgodnie z przepisami art. 125 ust. 2. Decyzja o absolutorium zawiera ocenę odpowiedzialności Komisji w zakresie zarządzania finansami w okresie poprzedzającym.

3. W celu udzielenia absolutorium, Parlament Europejski, po dokonaniu tego przez Radę, sprawdza rachunki EFR określone w art. 96. Sprawdza również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami Komisji, wszelkie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz oświadczenie o wiarygodności Trybunału Obrachunkowego, potwierdzające rzetelność oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u ich podstaw.

4. Komisja podejmuje wszelkie działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o absolutorium oraz komentarzy towarzyszących zaleceniu o absolutorium przyjętemu przez Radę.

5. Na żądanie Parlamentu Europejskiego lub Rady, Komisja składa sprawozdanie w sprawie środków podjętych w kontekście tych uwag i komentarzy, a w szczególności w sprawie instrukcji udzielonych służbom odpowiedzialnym za realizację finansową środków EFR. Raport ten jest przesyłany także do Trybunału Obrachunkowego.

6. Decyzja o udzieleniu absolutorium zostaje opublikowana Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 120

Komisja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje za dany rok niezbędne do kontroli realizacji środków EFR zarządzanych przez Komisję zgodnie art. 1 ust. 2. Dostęp do poufnych informacji oraz uzgodnienia dotyczące posługiwania się nimi są zgodne z podstawowymi prawami człowieka, ochroną tajemnicy handlowej, przepisami dotyczącymi postępowania sądowego i dyscyplinarnego oraz z interesami Wspólnoty.

CZĘŚĆ DRUGA

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE ŚRODKÓW EFR ZARZĄDZANYCH PRZEZ EBI

Artykuł 121

Co roku, przed dniem 1 września EBI przesyła Komisja swoje szacunki zobowiązań i płatności, które są niezbędne do sporządzenia komunikatu określonego w art. 8 ust. 1, w odniesieniu do działań Instrumentu Inwestycyjnego, łącznie z dotacjami na spłatę oprocentowania, zgodnie z Umową wewnętrzną.

Co roku, przed dniem 1 maja, EBI przesyła Komisji uaktualnione szacunki zobowiązań i płatności, które są niezbędne do sporządzenia komunikatu określonego w art. 8 ust. 3.

Artykuł 122

1. Składki określone w art. 39 i przyjęte przez Radę są wpłacane przez Państwa Członkowskie do EBI przez specjalny rachunek otwarty w imieniu każdego Państwa Członkowskiego.

2. Z wyjątkiem przypadków gdy Rada zadecyduje inaczej w odniesieniu do wynagrodzenia EBI zgodnie z art. 8 Umowy wewnętrznej, wpływy otrzymane przez bank przez saldo kredytowe specjalnych rachunków określonych w ust. 1 niniejszego artykułu zostają zaksięgowane na rachunku w imieniu Komisji i są wykorzystywane do celów określonych w art. 9 Umowy.

3. Wszystkie prawa wynikające z działań prowadzonych przez EBI przy wykorzystaniu środków EFR, w szczególności prawa wierzyciela lub właściciela, nabywają Państwa Członkowskie.

4. EBI podejmuje się zarządzania środkami pieniężnym składek określonych w ust. 1 zgodnie ze szczegółowymi zasadami ustanowionymi w umowie o zarządzaniu środkami przewidzianej w art. 128.

5. Instrument Inwestycyjny jest zarządzany zgodnie z warunkami ustanowionymi w Umowie AKP-WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim i Umowie wewnętrznej.

Artykuł 123

EBI otrzymuje wynagrodzenie na zasadzie pełnej rekompensaty za zarządzanie operacjami Instrumentu Finansowego. Rada podejmuje decyzje w sprawie środków i mechanizmów wynagrodzenia banku zgodnie z przepisami art. 8 ust. 2 Umowy wewnętrznej. Środki służące do wykonania tej decyzji są włączone do umowy o zarządzaniu środkami przewidzianej w art. 128.

Artykuł 124

EBI regularnie powiadamia Komisję o działaniach prowadzonych w ramach Instrumentu Inwestycyjnego, łącznie z dotacjami na spłatę oprocentowania, o wykorzystaniu każdego wezwania do wnoszenia składek do EBI oraz, szczególnie, o całkowitych kwartalnych kwotach zobowiązań, umów i płatności, zgodnie z szczegółowymi zasadami ustanowionymi w umowie o zarządzaniu środkami przewidzianej w art. 128.

Artykuł 125

1. EBI prowadzi rachunkowość Instrumentu Inwestycyjnego, łącznie z dotacjami na spłatę oprocentowania, finansowanymi z EFR w celu śledzenia całego cyklu przepływu funduszy, od otrzymania do rozchodu środków pieniężnych, a następnie od uzyskanego przychodu do wszystkich kolejnych wpłat. EBI oraz Komisja opracowują odpowiednie zasady i metody rachunkowości za wspólnym porozumieniem i stosowanie informują Państwa Członkowskie.

2. Co roku EBI przesyła Radzie i Komisji sprawozdanie z realizacji działań finansowanych ze środków EFR zarządzanych przez niego, łącznie ze sprawozdaniami finansowymi przygotowanymi zgodnie z zasadami i metodami określonymi w ust. 1 oraz informacjami określonymi w art. 101 ust. 2.

Dokumenty te zostają złożone w wersji projektu nie później niż 28 lutego oraz w wersji ostatecznej nie później niż 30 czerwca następnego roku budżetowego, tak aby mogły być wykorzystane przez Komisję przy opracowywaniu sprawozdań określonych w art. 96 niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 32 ust. 1 Umowy wewnętrznej. Sprawozdanie z finansowej realizacji środków zarządzanych przez EBI zostaje złożone przez niego Komisji nie później niż 31 marca następnego roku budżetowego.

Artykuł 126

Własne zasady EBI mają zastosowanie do umów finansowanych ze środków EFR, którymi zarządza.

Artykuł 127

W przypadku gdy programy lub projekty są współfinansowane przez Państwa Członkowskie lub ich agendy wykonawcze i odpowiadają priorytetom ustanowionym w Krajowych Strategiach Współpracy przewidzianym w rozdziale III Umowy wewnętrznej oraz w art. 20 Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, EBI może powierzyć odpowiedzialność za zarządzanie pomocą wspólnotową Państwom Członkowskim lub ich agendom wykonawczym.

Artykuł 128

Szczegółowe zasady wykonania tej części są przedmiotem umowy o zarządzaniu środkami między Komisją, działającą w imieniu Wspólnoty a EBI.

CZĘŚĆ 3

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

TYTUŁ I

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

ROZDZIAŁ 1

TRANSFER SALD POZOSTAŁYCH Z POPRZEDNICH EFR

Artykuł 129

1. Przepisy niniejszego tytułu regulują transfer do 9 EFR sald pozostałych ze środków
utworzonych na mocy Umów wewnętrznych odnoszących się do 6 (⁹), 7 (¹⁰) i 8 (¹¹) EFR (zwanych dalej „poprzednie EFR”).

2. Salda pozostałe z poprzednich EFR są wykorzystywane do finansowanie projektów, programów i innych form działań, które mogą się przyczynić do osiągnięcia celów Umowy AKP-WE oraz Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim, zgodnie z przepisami tej Umowy i Decyzji oraz z warunkami ustanowionymi w niniejszym tytule.

W tym celu, wszystkie salda pozostałe z poprzednich EFR w dniu wejścia w życie Protokołu Finansowego określonego w załączniku I do Umowy AKP-WE, w przypadku państw AKP, lub w dniu wejścia w życie Umowy wewnętrznej, w przypadku KTZ, razem ze wszystkimi kwotami, które mają być wycofane później z bieżących projektów w ramach tych EFR, zostają przetransferowane do 9 EFR. Niniejszy ustęp ma zastosowanie bez uszczerbku dla decyzji nr 2/2000 Rady Ministrów AKP-WE (¹²).

Artykuł 130

1. Wszystkie środki przetransferowane do 9 EFR, które poprzednio były przyznane indykatywnemu programowi państwa AKP lub regionu AKP przed wejściem w życie Protokołu Finansowego wymienionego w załączniku I do Umowy AKP-WE pozostają przyznane temu państwu lub regionowi.

2. Środki, które były przyznane KTZ przed wejściem w życie Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim pozostają im przyznane. Wszystkie środki w ten sposób przetransferowane do 9 EFR po poprzednim przyznaniu indykatywnemu programowi KTZ lub regionu, pozostają przyznane temu KTZ lub na cele współpracy regionalnej w kontekście wykonania Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim.

3. Saldo przychodów powstałych z odsetek od środków z poprzednich EFR zostaje przetransferowane do 9 EFR i przyznane na te same cele jak przychód przewidziany w art. 1 ust. 3 Umowy wewnętrznej. To samo ma zastosowanie do pozostałych przychodów poprzednich EFR zawierających na przykład odsetki za zwłokę otrzymane w przypadku opóźnionej płatności wkładu do tych EFR dokonanej przez Państwa Członkowskie oraz odsetki wygenerowane przez środki EFR zarządzane przez EBI, które są płatne na rzecz Wspólnoty.

Artykuł 131

1. W odniesieniu do państw AKP wszelkie salda, które nie są przyznane krajowi lub regionowi z uwzględnieneim środków przejściowych stosowanych do czasu wejścia w życie Umowy AKP-WE, zostają przyznane 9 EFR w ramach kwoty nieprzyporządkowanej, zgodnie z decyzją określoną w art. 132 niniejszego rozporządzenia.

Pierwszy akapit stosuje się w szczególności do:

a) wszelkich sald pozostałych ze środków poprzednich EFR, które poprzednio nie były przyznane danemu państwu AKP lub danemu regionowi, łącznie ze środkami dostępnymi na pomoc nadzwyczajną, pomoc dla uchodźców lub na dostosowania strukturalne;

b) wszelkich sald pozostałych ze środków instrumentów Stabex i Sysmin.

2. W odniesieniu do KTZ, wszystkie salda, które nie są przyznane programowi indykatywnemu w dniu wejścia w życie Umowy wewnętrznej są przypisane kwocie nieprzyporządkowanej 9 EFR.

Pierwszy akapit stosuje się w szczególności do wszystkich sald pozostałych z kwot ogólnych, określonych w art. 118 i 142 decyzji Rady 91/482/WE (¹³), które dotyczą, odpowiednio, instrumentów Stabex i Sysmin. Jednakże, decyzje w sprawie finansowania dotyczące sald w ramach Sysmin mogą być przyjęte do dnia wejścia w życie Umowy wewnętrznej, jeśli wniosek o finansowanie został złożony przed wygaśnięciem decyzji 91/482/WE.

Artykuł 132

Komisja przyjmuje szczegółowe regulacje w celu wykonania niniejszego tytułu w odniesieniu do ostatecznego traktowania na mocy 9 EFR pozostałych sald i kwot, które mają być wycofane i transferowane do 9. EFR.

Te szczegółowe regulacje przyjmuje się po konsultacji z EBI, w odniesieniu do środków przez niego zarządzanych i zgodnie z regułami ustanowionymi w Umowie AKP-WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim oraz w niniejszym rozporządzeniu.

ROZDZIAŁ 2

ZASADY MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO REALIZACJI POPRZEDNICH EFR ORAZ SALD TRANSFEROWANYCH

Artykuł 133

1. Salda pozostałe z poprzednich EFR, które są transferowane do 9 EFR są zarządzane zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym tytule oraz w odpowiednich przepisach Umowy AKP-WE, Decyzji o Stowarzyszeniu Zamorskim lub Umowie wewnętrznej.

2. W odniesieniu do państw AKP, zobowiązania odnoszące się do poprzednich EFR zaciągnięte przed wejściem w życie Umowy AKP-WE są nadal realizowane zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do tych EFR, z wyjątkiem obowiązków kontrolera finansowego, przedłożenia sprawozdania rachunkowego i procedury wezwania do wpłacania wkładów, do których mają zastosowanie przepisy niniejszego rozporządzenia. Z mocą od dnia, w którym Umowa AKP-WE wchodzi w życie, salda transferowane do 9 EFR są wykorzystywane zgodnie z warunkami ustanowionymi w Umowie AKP-WE, Umowie wewnętrznej i w niniejszym rozporządzeniu.

Jednakże, w przypadku gdy transferów z poprzednich EFR dokonuje się na rzecz krajowych lub regionalnych programów indykatywnych, przewidzianych w art. 130:

a) jeżeli kwoty przekraczają 10 mln EUR na kraj lub region, te środki są zarządzane zgodnie z regułami pochodzenia EFR w zakresie kwalifikowania się do udziału w przetargach i udzielania zamówień;

b) jeżeli przekazywane środki są równe lub mniejsze niż 10 mln EUR, stosuje się zasady kwalifikowania się mające zastosowanie do przetargów w ramach 9 EFR.

3. W związku z KTZ zobowiązania odnoszące się do poprzednich EFR zaciągnięte przed wejściem w życie Umowy wewnętrznej oraz niniejszego rozporządzenia są nadal realizowane zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do tych EFR, z wyjątkiem obowiązków kontrolera finansowego, przedłożenia sprawozdania rachunkowego i procedury wezwania do wpłacania wkładów, do których mają zastosowanie przepisy niniejszego rozporządzenia. Środki z poprzednich EFR są nadal stosowane zgodnie z odnośnymi przepisami decyzji 91/482/WE, która ma zastosowanie do tego celu do wejścia w życie Umowy wewnętrznej.

4. Decyzje odnoszące się do poprzednich EFR, dla których EBI podejmuje się realizacji finansowej są nadal wykonywane zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do tych EFR, z wyjątkiem obowiązków kontrolera finansowego i przedłożenia sprawozdania rachunkowego. W przypadku działań zarządzanych przez Komisję procedura wezwania do wpłacania wkładów wymagana do wykonania tych decyzji jest ustanowiona w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 134

Aby zapewnić, że zobowiązania zaciągnięte w ramach poprzednich EFR są zakończone zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, Komisja wdraża procedury, które zapewniają, w szczególności, że po wejściu niniejszego rozporządzenia w życie, umowa o finansowaniu może być odnowiona tylko jednorazowo i nie może pod żadnym względem być odnowiona na okres dłuższy niż trzy lata od nieprzekraczalnego terminu ustanowionego od momentu wspomnianego wejścia w życie w celu zakończenia programu lub projektu finansowanego przez daną umowę.

ROZDZIAŁ 3

OKRES PRZEJŚCIOWY

Artykuł 135

1. Procedury dotyczące wkładów Państw Członkowskich ustanowionych w art. 8, 38 i 40 mają zastosowanie po raz pierwszy w odniesieniu do pierwszej raty, która zostanie zaproponowana po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia.

2. Nieprzekraczalne terminy określone w art. 102, 103, 116 i 125 mają zastosowanie po raz pierwszy w odniesieniu do roku budżetowego 2005.

Dla wcześniejszych lat tymi nieprzekraczalnymi terminami są:

a) 30 kwietnia i 31 maja dla art. 102;

b) 15 lipca dla art. 103 ust. 1;

c) 15 października dla art. 103 ust. 2;

d) 30 listopada dla art. 103 ust. 3;

e) 15 lipca i 31 października dla art. 116 ust. 2;

f) 30 listopada dla art. 116 ust. 6;

g) 31 marca, 15 września i 30 kwietnia dla akapitu drugi art. 125 ust. 2.

3. Przepisy części pierwszej tytułu VII mają zastosowanie stopniowo, w zależności od możliwości technicznych aby było skuteczne w roku budżetowym 2005.

TYTUŁ II:

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 136

1. Zgodnie z art. 2 i 34 Umowy wewnętrznej, Państwa Członkowskie oceniają stopień, do którego zobowiązania oraz wypłaty zostały dokonane przed wygaśnięciem EFR. W tym przypadku oceniają one również potrzeby Komisji pod względem środków zarezerwowanych na koszty związane z wdrażaniem na mocy art. 4 i 9 Umowy wewnętrznej. Potrzeba nowych środków mających wspierać współpracę finansową i koszty związane z wdrażaniem na mocy art. 9 Umowy wewnętrznej są ustalane w świetle tej oceny. Należycie uwzględnia się również niezaangażowane i niewypłacone środki w ramach EFR.

Komisja całkowicie uwzględnia tą ocenę wykonania przy uaktualnianiu przyznawania środków na mocy art. 16 Umowy wewnętrznej i podejmuje decyzję o każdym ponownym rozdzieleniu środków, które jest niezbędne w celu zagwarantowania optymalnego wykorzystania dostępnych środków.

2. Przed wygaśnięciem 9 EFR Państwa Członkowskie wyznaczają datę, po której nie można angażować funduszy 9 EFR.

Artykuł 137

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie jest stosowane w tym samym okresie co Umowa wewnętrzna.

Sporządzono w Brukseli, dnia 27 marca 2003 r.