1. Należy odwołać się do Komitetu w przypadkach i zgodnie z procedurami ustanowionymi w Umowie wewnętrznej między przedstawicielami rządów Państw Członkowskich, zebranymi w Radzie, w sprawie finansowania i zarządzania pomocą wspólnotową udzielaną na mocy Protokołu finansowego do Umowy o partnerstwie między państwami Afryki, Karaibów i Pacyfiku a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi, podpisaną w Kotonu (Benin) dnia 23 czerwca 2000 r. oraz przydzielenia pomocy finansowej dla krajów i terytoriów zamorskich, do których stosuje się Część Czwartą Traktatu WE(¹), podpisaną w Brukseli dnia 18 września 2000 r. (zwanej dalej „Umową wewnętrzną”) oraz, gdzie właściwe, w decyzji Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską („decyzja o stowarzyszeniu zamorskim”)(²). W odniesieniu do obowiązków nałożonych na niego na mocy decyzji, Komitet określa się jako „Komitet EFR - KTZ”.

2. Poza przypadkami odwołania się, przewidzianymi w ust. 1:

1. Komitet zwoływany jest przez przewodniczącego, stanowiącego z jego własnej inicjatywy lub na wniosek Państwa Członkowskiego.

2. Wspólne posiedzenia Komitetu z innymi komitetami mogą być zwoływane w celu omówienia spraw będących przedmiotem wspólnego zainteresowania, należących do ich odnośnych obszarów odpowiedzialności.

1. Przewodniczący opracowuje projekt porządku dziennego i przedkłada go Komitetowi.

2. W porządku dziennym rozróżnia się:

— projektowane środki, w odniesieniu do których Komitet proszony jest o wydanie opinii zgodnie z warunkami Umowy wewnętrznej,

— inne kwestie przedstawione Komitetowi zgodnie z warunkami Umowy wewnętrznej.

3. Każda delegacja może złożyć wniosek o włączenie pozycji do porządku dziennego posiedzeń Komitetu. Istotne informacje dotyczące tych pozycji mogą być przedstawiane ustnie.

4. Porządek dzienny zawiera zatwierdzenie Protokołu z poprzedniego posiedzenia.

1. Przewodniczący przesyła zaproszenie na posiedzenie, projekt porządku dziennego i projektowane środki, w odniesieniu do których wymagana jest opinia Komitetu oraz wszelkie inne dokumenty robocze do członków Komitetu za pośrednictwem sekretariatu w językach urzędowych Wspólnoty, z reguły nie później niż 15 dni roboczych przed terminem posiedzenia.

2. W nagłych wypadkach oraz w sytuacjach, gdy środki, które mają być przyjęte muszą być zastosowane niezwłocznie, przewodniczący może, na wniosek członka Komitetu lub z jego własnej inicjatywy, skrócić okres ustanowiony w ust. 1 do sześciu dni roboczych przed terminem posiedzenia.

3. Na zasadzie wyjątku, we właściwie umotywowanych przypadkach szczególnie pilnych (np. poważne okoliczności ekonomiczne, społeczne lub polityczne, klęski żywiołowe dotykające kraj przyjmujący lub inne okoliczności wymagające bardzo szybkiej reakcji), przewodniczący może odstąpić od okresów ustanowionych w ust. 1 i 2.

4. W przypadku wniosków składanych do Komitetu w drodze procedury ustnej na mocy Umowy wewnętrznej, delegacje informują sekretariat Komitetu w formie pisemnej, co najmniej trzy dni robocze przed terminem posiedzenia o:

— tych pozycjach, na które zasadniczo wyrazili już zgodę i które proponują wpisać jako pozycje A (z uwagą lub bez lub z wnioskiem o dalsze informacje) do porządku dziennego określonego w art. 4 ust. 1, oraz

— tych pozycjach, które uważają za wymagające omówienia i które proponują wpisać jako pozycje B.

Delegacje przygotowują również uwagi i wnioski o dalsze informacje w formie pisemnej w tym samym terminie.

Komisja dostarcza dalszych informacji i odpowiada na uwagi, w każdym przypadku, kiedy to możliwe w formie pisemnej oraz przed posiedzeniem Komitetu.

1. Komitet wydaje opinię w przypadkach i zgodnie z procedurami, przewidzianymi w Umowie wewnętrznej. W przypadku, gdy sprawa zostaje przedłożona Komitetowi w celu uzyskania jego opinii, zostaje ona omówiona zgodnie z warunkami i z procedurą określoną odpowiednio w art. 21 i 27 Umowy wewnętrznej.

2. W przypadku zastosowania procedury ustnej i wprowadzenia znaczących zmian lub dodania nowego stanu faktycznego do projektowanych środków w trakcie posiedzenia, przewodniczący, z jego własnej inicjatywy lub na wniosek Państwa Członkowskiego, może odroczyć głosowanie w sprawie poszczególnej pozycji porządku dziennego na koniec posiedzenia lub na kolejne posiedzenie.

3. Jeżeli, w przypadku określonym w ust. 2, przewodniczący nie podejmie decyzji o odroczeniu głosowania wnioskowanego przez delegacje, ta delegacja może wnieść zastrzeżenie, które powinno zostać wycofane najpóźniej w ciągu trzech dni roboczych począwszy od dnia następującego po posiedzeniu. Opinia Komitetu uważana jest jako ostateczna w chwili upłynięcia tego terminu. Komisja informuje Państwa Członkowskie o swoim ostatecznym stanowisku, przyjętym przez Państwo Członkowskie, którego delegacja wniosła zastrzeżenie do Komitetu.

1. Delegacja każdego Państwa Członkowskiego traktowana jest jako jeden członek Komitetu. Każde Państwo Członkowskie podejmuje decyzję dotyczącą składu swojej delegacji oraz informuje o tym przewodniczącego.

Za zgodą przewodniczącego, delegacjom mogą towarzyszyć eksperci spoza rządu, na koszt danego Państwa Członkowskiego.

2. Delegacja Państwa Członkowskiego może, jeśli to konieczne, reprezentować maksymalnie jedno Państwo Członkowskie. Przewodniczący Komitetu jest informowany w formie pisemnej przez reprezentowaną delegację.

3. Wymagane kworum dla ważności obrad Komitetu musi umożliwiać wydanie opinii większościowej zgodnie z Umową wewnętrzną.

1. Przewodniczący może podjąć decyzję o wysłuchaniu ekspertów w konkretnych sprawach na wniosek członka lub z jego własnej inicjatywy.

2. Wspomniani eksperci oraz ci, określeni w art. 7 ust. 1 nie są obecni lub nie biorą udziału w chwili przystępowania Komitetu do głosowania.

1. W przypadku, gdy projektowane środki są przedmiotem procedury pisemnej, delegacje mają 15 dni roboczych od dnia przesłania propozycji o przyjęciu stanowiska. Każdy członek Komitetu, który nie wyrazi swojego sprzeciwu lub zamiaru wstrzymania się od głosu w terminie ustanowionym w liście, uważany jest za wyrażający milczącą zgodę na propozycję.

W nagłych lub wyjątkowo nagłych przypadkach, terminy ustanowione w art. 5 ust. 2 i 3 mają zastosowanie. Wyjątkowo nagły przypadek musi zostać właściwie umotywowany i zgoda delegacji zostaje wydana wyłącznie, jeżeli został on wyraźnie notyfikowany.

2. Jednakże, jeżeli członek Komitetu wnioskuje o rozważenie projektowanych środków w trakcie posiedzenia Komitetu, procedura pisemna zostaje w ten sposób zakończona; projektowane środki zostają przeniesione na następne posiedzenie Komitetu.

1. Na każdym posiedzeniu, przewodniczący sporządza listę obecności, określającą władze lub organy, do których należą uczestnicy.

2. Członkowie delegacji, którzy nie należą do konkretnej władzy lub organizacji Państwa Członkowskiego muszą podpisać deklarację, stwierdzającą, że ich udział nie powoduje konfliktu interesów.

W przypadku takiego konfliktu interesów, zainteresowany członek musi się wycofać w trakcie omawiania odnośnej pozycji porządku dziennego, na wniosek przewodniczącego.

1. Korespondencja odnosząca się do Komitetu kierowana jest do Komisji, do wiadomości sekretariatu Komitetu.

2. Korespondencja kierowana do członków Komitetu przez sekretariat przesyłana jest również do Stałego Przedstawiciela zainteresowanego Państwa Członkowskiego.

3. Poza szczególnymi okolicznościami, korespondencja między Komisją a członkami Komitetu przesyłana jest w obu kierunkach drogą elektroniczną przewidzianą w tym celu.

1. Zasady i warunki dotyczące publicznego dostępu do dokumentów, mających zastosowanie do Komisji, stosują się do Komitetu EFR - KTZ. Jeżeli wniosek taki przesyłany jest do Państwa Członkowskiego, musi ono stanowić zgodnie z art. 5 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji(³).

2. Postępowania przed Komitetem są poufne dla wszystkich uczestników.

1. Koszty bieżące Komitetu, włączając koszty podróży dla jednego uczestnika z jednego Państwa Członkowskiego, ponosi Komisja.

Jeżeli przyznane środki finansowe na to pozwalają oraz w granicach tych środków, Komisja pokrywa koszty podróży dwóch członków delegacji, którzy przedłożą w tym celu wniosek.

2. Komisja jest upoważniona do zwrotu kosztów zakwaterowania i podróży ekspertów, wezwanych na mocy art. 8 ust. 1.

3. Komisja udostępnia Komitetowi pomieszczenia i zasoby materialne niezbędne do jego pracy.