RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając art.30 i art. 34 ust. 2 lit. c) Traktatu o Unii Europejskiej,

uwzględniając art. 2 protokołu włączającego dorobek Schengen w ramy Unii Europejskiej,

uwzględniając inicjatywę Republiki Portugalskiej(¹),

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego(²),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Konwencja w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (Konwencja o Europolu)(³), Konwencja w sprawie wykorzystania technologii informatycznych dla potrzeb celnych(⁴) oraz Konwencja wykonawcza do Układu z Schengen w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (Konwencja z Schengen)(⁵) stworzyły wspólne organy nadzoru mające na celu kontrolę poprawnego stosowania przepisów o ochronie danych w odnośnych instrumentach.

(2) w celu zwiększenia efektywności działania i zmniejszenia kosztów, odnośne do organów nadzoru powinny być obsługiwane przez jeden niezależny sekretariat ochrony danych, który, wykonując swoje zadania związany jest tylko instrukcjami tych organów.

(3) do celów praktycznych administracja sekretariatu ochrony danych powinna być ściśle związana z Sekretariatem Generalnym Rady, zachowując przy tym niezależność w wykonywaniu swoich zadań.

(4) w celu zapewnienia niezależności, decyzje o mianowaniu i przymusowej dymisji szefa sekretariatu ochrony danych podejmowane są przez zastępcę sekretarza generalnego Rady, działającego na propozycję wspólnych organów nadzoru, a pozostali urzędnicy przydzieleni do sekretariatu ochrony danych podlegają wyłącznie instrukcjom szefa sekretariatu ochrony danych.

(5) wydatki administracyjne Sekretariatu ochrony danych powinny być ponoszone przez ogólny budżet Unii Europejskiej. Europol przyczynia się do finansowania wydatków w związku ze spotkaniami odnoszącymi się do spraw wprowadzania w życie Konwencji o Europolu.

(6) ponieważ decyzja Rady 1999/438/UE z dnia 20 maja 1999 r. dotycząca wspólnego organu nadzoru ustanowionego na mocy artykułu 115 Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r., w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach, podpisanego w dniu 19 czerwca 1990 r.(⁶), zostaje zastąpiona niniejszą decyzją, zostaje ona uchylona w dniu, w którym niniejsza decyzja wchodzi w życie.

(7) istniejące wspólne organy nadzoru wyraziły swoją aprobatę dla zasad wymienionych w niniejszej decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Ustanowienie i zadania sekretariatu ochrony danych

1. Niniejszym ustanowiony zostaje sekretariat (dalej zwany „sekretariatem ochrony danych”) dla wspólnych organów nadzoru na podstawie Konwencji w sprawie ustanawienia Europejskiego Urzędu Policji (Konwencja o Europolu), Konwencji w sprawie stosowania technologii informatycznych dla potrzeb celnych oraz Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (Konwencja z Schengen).

2. Sekretariat ochrony danych spełnia zadania przeznaczone dla sekretariatów wspólnych organów nadzoru, ustanowionych w odpowiednich regulaminach tych organów.

Artykuł 2

Sekretarz ochrony danych

1. Sekretariat ochrony danych działa pod kierownictwem sekretarza ochrony danych, którego niezależność w wykonywaniu swoich zadań jest chroniona w przedmiocie instrukcji tylko od wspólnych organów nadzoru i ich przewodniczących. Zastępca sekretarza generalnego Rady, na propozycję wspólnych organów nadzoru mianuje sekretarza ochrony danych na okres trzech lat. Sekretarz ochrony danych może być mianowany ponownie.

2. Sekretarz. ochrony danych wybierany jest spośród osób będących obywatelami krajów Unii Europejskiej, mających pełne prawa obywatelskie i polityczne, właściwie wykorzystujących swoje doświadczenie i umiejetności w wykonywania swoich obowiązków i zapewniających wszelkie gwarancje niezależności. Powstrzymuje się on od wszelkich czynności sprzecznych ze swymi obowiązkami i nie wykonuje żadnej innej zarobkowej lub niezarobkowej działalności zawodowej podczas swojej kadencji. Po zakończeniu kadencji postępuje uczciwie i roztropnie w zakresie przyjmowania stanowisk i korzyści.

3. Sekretarz ochrony danych zostaje odwołany ze stanowiska przez zastępcę sekretarza generalnego Rady, na propozycję wspólnych organów nadzoru, jeśli przestaje spełniać warunki niezbędne do wykonywania swych funkcji lub jeśli powinny jest poważnego uchybienia.

4. Poza przypadkami normalnej rotacji po zakończeniu swojej kadencji lub w przypadku jego smierci lub przymusowej dymisji na mocy ust. 3, kadencja sekretarza. ochrony danych kończy się wraz z jego rezygnacją. W przypadku zakończenia kadencji oraz w przypadku rezygnacji, na żądanie wspólnych organów nadzoru sekretarz pełni swoją funkcję do czasu jego zastąpienia.

5. Sekretarz. ochrony danych podczas trwania i po zakończeniu swojej kadencji objęty jest obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej w odniesieniu do informacji poufnych, w których posiadanie wchodzi podczas wykonywania swoich obowiązków.

6. Podczas swojej kadencji sekretarz. ochrony danych, jeśli nie zostanie to stwierdzone inaczej w niniejszej decyzji, objęty jest zasadami mającymi zastosowanie do osób o statusie przedastawiciel tymczasowy rozumieniu art. 2 lit. a) warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich(⁷), uwzględniając art. 12-15 i art. 18 Protokółu o przywilejach i immunitetach Wspólnot Europejskich. sekretarz. ochrony danych zaliczany jest do szczebla A, zaś poziom i stopień, na którym jest zatrudniony ustalane są na podstawie kryteriów stosowanych wobec urzędników i innych przedstawicieli Wspólnot. Jeśli mianowana osoba jest już urzędnikiem Wspólnot, zostaje oddelegowana na czas trwania kadencji w interesie służby na mocy art. 37 lit. a), tiret pierwsze, regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich (regulamin pracowniczy)(⁸). Pierwsze zdanie ostatniego akapitu art. 37 regulaminu pracowniczego stosuje się nie naruszając ust. 1 niniejszego artykułu.

Artykuł 3

Personel

1. Sekretariat ochrony danych posiada personel niezbędny do wykonywania swoich zadań. Członkowie personelu przydzieleni do sekretariatu ochrony danych zajmują etaty znajdujące się na wykazie etatów załączonej do sekcji budżetu ogólnego Unii Europejskiej dotyczącej Rady.

2. Wykonując swoje obowiązki członkowie personelu określeni w ust. 1 wykonują wyłącznie polecenia sekretarza ochrony danych i wspólnych organów nadzoru i ich przewodniczących. W związku z tym nie mogą ani występować o, ani przyjmować poleceń od jakiegokolwiek rządu, władz, organizacji lub osób poza sekretarzem ochrony danych i wspólnymi organami nadzoru oraz ich przewodniczącymi.

3. Nie naruszając ust. 2, personel wyznaczony do sekretariatu ochrony danych objęty jest przepisami i zasadami mającymi zastosowanie do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich. W zakresie kompetencji przyznanych im przez regulamin pracowniczy organu właściwego do powołania i kompetencji na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich, personel podlega tym samym regułom co urzędnicy i inni przedstawiciele Wspólnot Europejskich.

Artykuł 4

Wsparcie administracyjne

1. Sekretariat generalny Rady zapewnia przestrzeń biurową i wyposażenie niezbędne do wykonywania obowiązków sekretariatu ochrony danych. Zapewnia urządzenia do prowadzenia spotkań wspólnych organów nadzoru w lokalach Rady, w tym urządzeń do tłumaczenia.

2. Dla spotkań zwołanych w lokalach należących do Rady przewodnictwo wspólnych organów nadzoru ustali ich daty, uzgadniając je uprzednio z Prezydencją Rady.

Artykuł 5

Finansowanie

1. Ogólne koszty administracyjne sekretariatu ochrony danych (w szczególności wyposażenia, wynagrodzenia dodatki i inne koszty osobowe) ponoszone są przez sekcję ogólnego budżetu Unii Europejskiej dotyczącą Rady.

2. Koszty bezpośrednio związane ze spotkaniami ponoszone są

— przez Radę, za spotkania odbywające się w lokalach Rady i dotyczących spraw wprowadzenia w życie postanowień Konwencji z Schengen, jak również koszty podróży w celu przeprowadzenia kontroli w C.SIS oraz spotkań odnoszących się do spraw wprowadzania w życie postanowień Konwencji o wykorzystywaniu technologii informatycznych do celów celnych,

— przez Europol, za spotkania dotyczące wprowadzania w życie postanowień Konwencji o Europolu.

Artykuł 6

Przepisy końcowe

1. Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej przyjęciu przez Radę.

Niniejsza decyzję stosuje się od dnia 1 września 2001 r.

2. Od daty wejścia w życie niniejszej decyzji mogą być podejmowane decyzje i czynności niezbędne do wprowadzenia w życie jej przepisów. Nie mają one skutku przed dniem, w którym niniejsza decyzja wchodzi w życie.

3. W dniu, w którym niniejsza decyzja wchodzi w życie, decyzja 1999/438/UE traci moc. Pozostaje ona jednakże w mocy jeśli chodzi o wydatki powstałe w wyniku wydarzeń, które miały miejsce przed odnośną datą.

Sporządzono w Luksemburgu, dnia 17 października 2000 r.