§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, danych osobowych, w tym danych osobowych uzyskanych lub przetwarzanych przez organy innych państw lub organizacje międzynarodowe, służących rozpoznawaniu, zapobieganiu lub wykrywaniu przestępstw;

2) sposób oceny danych pod kątem ich przydatności do realizacji zadań Służby Ochrony Państwa;

3) wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych.

§ 2. [Definicje] Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) Komendant – Komendanta Służby Ochrony Państwa;

2) funkcjonariusz – funkcjonariusza Służby Ochrony Państwa;

3) ustawa – ustawę z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa.

§ 3.[Prowadzenie zbiorów danych] Zbiory danych, w których Służba Ochrony Państwa gromadzi lub przetwarza informacje, w tym dane osobowe, są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, teczek, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji.

§ 4.[Tworzenie zbiorów danych] Zbiory danych tworzy w drodze decyzji Komendant, który ustala ich zakres informacyjny i rzeczowy, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę i przeznaczenie, a także dostosowuje procedury przetwarzania w nich informacji, w tym danych osobowych, do rodzaju zadań wykonywanych przez Służbę Ochrony Państwa.

§ 5. [Wprowadzanie informacji do zbioru danych] 1. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa wprowadzają informacje, w tym dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.

2. Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już do niego wprowadzona.

3. W przypadku dokonania oceny, że informacje, w tym dane osobowe, są nieprzydatne lub nieadekwatne do realizacji celów określonych w art. 3 ustawy albo że ich gromadzenie byłoby nadmierne z punktu widzenia realizacji tych celów, funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa odstępują od wprowadzenia do zbioru takich informacji.

§ 6.[Zaznajomienie z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji] Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.

§ 7. [Mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych] 1. Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2. Dla każdego użytkownika systemu teleinformatycznego, po zweryfikowaniu jego uprawnienia do dostępu do danego systemu, ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3. Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym następuje wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

§ 8. (uchylony).

§ 9. [Indywidualny identyfikator zbioru] 1. Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator tego zbioru.

2. W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej niż jednym zbiorze danych lub w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych w jednym zbiorze, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

§ 10.[Przetwarzanie informacji przy użyciu wprowadzonych przez administratora danych formularzy rejestracyjnych] Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu wprowadzonych przez administratora danych formularzy rejestracyjnych, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

§ 11. [Ocena danych zgromadzonych pod kątem ich przydatności] Oceniając dane zgromadzone pod kątem ich przydatności, uwzględnia się w szczególności:

1) znaczenie informacji dla realizacji zadania polegającego na ochronie osób i obiektów określonych w art. 3 pkt 1 ustawy;

2) znaczenie informacji dla oceny, czy osoba, której informacja dotyczy:

a) zmierza do popełnienia lub popełniła w przeszłości przestępstwa, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

b) czyni przygotowania do popełnienia przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,

c) podżega lub udziela pomocy w popełnieniu przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy;

3) znaczenie informacji dla rozpoznawania przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy;

4) inne zgromadzone lub dostępne informacje o osobie, której informacja dotyczy, lub innych osobach;

5) ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych do zbioru danych.

§ 12. [Ocena] 1. Oceny, o której mowa w § 11, dokonuje się z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:

1) zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Służbie Ochrony Państwa, powiązanych z danymi wytypowanymi do oceny;

2) zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 22 ust. 4, art. 23 ust. 1 lub art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125 oraz z 2022 r. poz. 1700);

3) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

2. Przy ocenie danych, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o działaniach antyterrorystycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2632), Komendant lub osoba przez niego upoważniona może zwrócić się do organów, które przekazały dane osób, o aktualizację tych danych.

§ 13. [Komisja do usunięcia ze zbioru danych uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku oceny] 1. Komendant lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia ze zbioru danych uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku oceny, o której mowa w § 12. Komisja sporządza protokół usunięcia danych ze zbioru danych.

2. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych jest określony w załączniku do rozporządzenia.

§ 14.[Sposób oceny i usuwania danych] Dane pobrane, uzyskane lub zgromadzone od organów innych państw ocenia się i usuwa w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku gdy nie został on określony – w sposób wskazany w § 11–13.

§ 15. [Usuwanie danych osobowych znajdujących się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych] Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się:

1) przy użyciu technik programowych,

2) przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe

- w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych.

§ 16. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.