Na podstawie art. 9 ust. 5 pkt 1–3 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka (Dz. U. Nr 180, poz. 1280) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa:

1) wewnętrzną organizację i tryb pracy Rady do Spraw Polaków na Wschodzie, zwanej dalej „Radą”;

2) tryb wyboru, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego Rady;

3) wysokość wynagrodzenia przysługującego członkom Rady za udział w pracach Rady oraz sposób pokrywania pozostałych wydatków związanych z pracami Rady.

§ 2.1. Rada dokonuje wyboru przewodniczącego Rady spośród swoich członków w głosowaniu tajnym, większością głosów, w obecności co najmniej połowy składu Rady. W tym samym trybie Rada dokonuje odwołania z funkcji przewodniczącego Rady.

2. Rada i przewodniczący Rady pełnią swoje obowiązki do czasu pierwszego posiedzenia Rady nowej kadencji.

3. Pierwsze posiedzenie Rady nowej kadencji zwołuje dotychczasowy przewodniczący Rady, w terminie 14 dni od dnia powołania członków Rady nowej kadencji.

§ 3.1. Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady i reprezentuje Radę na zewnątrz.

2. Przewodniczący Rady:

1) ustala plan pracy Rady;

2) zwołuje posiedzenia Rady, przewodniczy im oraz ustala ich porządek dzienny;

3) wyznacza, spośród członków Rady, sprawozdawców dla spraw rozpatrywanych przez Radę;

4) reprezentuje Radę przed innymi organami i instytucjami;

5) reprezentuje Radę w postępowaniu przed sądem administracyjnym lub wyznacza w tym celu innego członka Rady;

6) wyznacza członkom Rady zadania związane z działalnością Rady;

7) w uzasadnionych przypadkach może zlecać wykonanie tłumaczeń na potrzeby postępowania toczącego się przed Radą;

8) w uzasadnionych przypadkach może powoływać biegłych lub ekspertów do udziału w postępowaniu toczącym się przed Radą;

9) wykonuje inne zadania przewidziane w przepisach prawa.

3. W czasie nieobecności przewodniczącego Rady jego zadania wykonuje, na podstawie pisemnego upoważnienia, wyznaczony członek Rady.

§ 4.Rada obraduje na posiedzeniach. Posiedzenia odbywają się co najmniej dwa razy w miesiącu, w obecności co najmniej połowy ustawowego składu Rady.

§ 5.1. Przewodniczący Rady zawiadamia na piśmie członków Rady o terminie, miejscu i porządku dziennym posiedzenia, nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem, załączając materiały, które mają być przedmiotem obrad.

2. W posiedzeniu, na pisemne zaproszenie przewodniczącego Rady lub na wniosek członków Rady, mogą uczestniczyć, w charakterze doradczym bez prawa do głosowania, eksperci lub biegli.

3. W razie nieobecności na posiedzeniu przewodniczącego Rady posiedzeniu przewodniczy wskazany przez niego członek Rady.

§ 6.1. Przewodniczący posiedzenia otwiera posiedzenie i prowadzi obrady po stwierdzeniu obecności co najmniej połowy ustawowego składu Rady.

2. Sprawę przeznaczoną do rozpoznania przez Radę referuje sprawozdawca.

3. Z ważnych przyczyn Rada może postanowić o odroczeniu posiedzenia, z równoczesnym wyznaczeniem nowego terminu posiedzenia. Członków Rady obecnych na posiedzeniu uznaje się za zawiadomionych, a nieobecnych zawiadamia się na piśmie.

§ 7.1. Po rozpoznaniu sprawy przewodniczący posiedzenia zarządza naradę, a po jej zakończeniu zarządza głosowanie nad orzeczeniem.

2. Podczas narady i głosowania obecni mogą być tylko członkowie Rady.

3. Orzeczenie zapada większością głosów, a w razie równej liczby głosów przesądza głos przewodniczącego posiedzenia.

4. Orzeczenie podpisują wszyscy członkowie Rady obecni na posiedzeniu.

5. Uzasadnienie orzeczenia sporządza sprawozdawca.

§ 8.1. Posiedzenia Rady są protokołowane.

2. Protokół posiedzenia zawiera w szczególności:

1) datę, miejsce i czas trwania posiedzenia;

2) listę członków Rady i innych osób obecnych na posiedzeniu;

3) informację na temat przebiegu obrad i rozpatrywanych spraw;

4) informację o orzeczeniu wydanym przez Radę;

5) inne sprawy, których odnotowanie zarządza przewodniczący posiedzenia.

3. Protokół podpisują przewodniczący posiedzenia oraz protokolant, pracownik komórki organizacyjnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, wykonującej obsługę administracyjną i kancelaryjną Rady.

§ 9.Orzeczenie wraz z uzasadnieniem, aktami sprawy i protokołem przebiegu posiedzenia przewodniczący Rady przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, wykonującej obsługę administracyjną i kancelaryjną Rady.

§ 10.1. Wydatki związane z pracami Rady są pokrywane ze środków, o których mowa w art. 9 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka.

2. Do wydatków, o których mowa w ust. 1, należą:

1) wynagrodzenie członków Rady;

2) koszty diet oraz podróży i zakwaterowania;

3) koszty tłumaczeń;

4) koszty ekspertyz i opinii;

5) zasądzone koszty postępowania sądowo-administracyjnego.

3. Wydatkowanie środków następuje na wniosek przewodniczącego Rady.

§ 12.Wydatki na diety oraz zwrot kosztów podróży i zakwaterowania członków Rady są pokrywane na zasadach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.¹⁾).

§ 13.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 29 marca 2008 r.