§ 1.[Dokumenty mające znaczenie dla kontroli celnej] Dokumentami mającymi znaczenie dla kontroli celnej są:

1) dokumenty wydawane lub potwierdzane przez organy celne, a w szczególności:

a) pozwolenia,

b) zezwolenia,

c) świadectwa,

d) zawiadomienia,

e) powiadomienia,

f) zaświadczenia,

g) pokwitowania, w tym dowód uiszczenia kwoty wynikającej z długu celnego, potwierdzenie złożenia zabezpieczenia oraz dokonania innych wpłat na rzecz organów celnych,

h) protokoły,

i) dokumenty potwierdzające dokonanie zgłoszenia celnego,

j) korespondencja mogąca mieć znaczenie dla kontroli;

2) inne niż określone w pkt 1 lit. a i b decyzje, oraz postanowienia wydawane przez organy celne;

3) orzeczenia wydawane w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;

4) złożone wnioski oraz wydane decyzje związane z przywozem towarów objętych kontyngentem taryfowym;

5) świadectwa pochodzenia oraz inne dokumenty potwierdzające pochodzenie lub status celny towarów;

6) faktury, kontrakty, umowy lub inne dokumenty służące w szczególności do ustalania wartości celnej, kraju pochodzenia towarów, warunków dostawy oraz klasyfikacji taryfowej;

7) deklaracje skrócone lub inne dokumenty, które były wykorzystane w charakterze deklaracji skróconej;

8) regulaminy, których obowiązek sporządzenia wynika z przepisów prawa celnego;

9) dane z ewidencji i rejestrów, których obowiązek prowadzenia wynika z przepisów prawa celnego, a w szczególności z:

a) ewidencji towarów składowanych w magazynie czasowego składowania,

b) ewidencji towarów prowadzonej przez prowadzącego skład celny,

c) ewidencji towarów prowadzonej w związku z korzystaniem z gospodarczej procedury celnej, jeżeli taki obowiązek został określony przez organ celny,

d) ewidencji prowadzonych przez osoby prowadzące działalność w wolnym obszarze celnym lub składzie wolnocłowym,

e) ewidencji i rejestrów prowadzonych przez osoby zarządzające magazynami żywnościowymi;

10) wydruki z ewidencji i rejestrów, o których mowa w pkt 9, i ich zapis na elektronicznym nośniku informacji, jeżeli ewidencje i rejestry są prowadzone z zastosowaniem technik elektronicznego przetwarzania danych;

11) wydruki komunikatów informujących o dostarczeniu towaru oraz uwagach rozładunkowych, przesyłanych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w ramach procedury tranzytu, i ich zapis na elektronicznym nośniku informacji;

12) złożone wnioski oraz wydane decyzje związane z ochroną praw własności intelektualnej;

13) dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów dotyczących posiadania, obrotu lub rozpowszechniania towarów, od których umowy międzynarodowe lub przepisy odrębne uzależniają przywóz lub wywóz tych towarów;

14) dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wymaganych do korzystania ze zwolnień z należności celnych przywozowych;

15) zgłoszenia celne, w tym także zgłoszenie celne uzupełniające oraz dokumenty wymagane do objęcia towaru procedurą celną;

16) wydruki komputerowe zgłoszenia celnego, jeżeli zgłoszenie celne zostało dokonane z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, i jego zapis na elektronicznym nośniku informacji;

17) dokumenty potwierdzające nadanie przeznaczenia celnego;

18) dokumenty handlowe lub urzędowe, przedkładane przy objęciu towaru procedurą uproszczoną;

19) pozwolenia na wykonanie prac budowlanych na terenie wolnego obszaru celnego oraz składu wolnocłowego;

20) upoważnienia do działania jako przedstawiciel;

21) zaświadczenia o wpisaniu na listę agentów celnych;

22) dokumenty określające status prawny osoby wprowadzającej towar lub wyprowadzającej towar podlegający kontroli celnej;

23) dokumenty bankowe oraz inne dokumenty potwierdzające rozliczenie należności i zobowiązań z kontrahentami;

24) międzynarodowe dokumenty gwarancyjne;

25) dokumenty dotyczące transportu i spedycji, a w szczególności umowa przewozu, dokumenty przewozowe, faktury lub inne dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty za przewóz;

26) księgi podatkowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, z późn. zm.²⁾), oraz dokumenty stanowiące podstawę dokonanych w nich zapisów, a także dokumentacja i sprawozdania finansowe, o których mowa w art. 10 i rozdziałach 5, 6 i 7 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.³⁾);

27) [1] księgi rachunkowe, o których mowa w art. 496 lit. i rozporządzenia Komisji (EWG) nr 2454/93 z dnia 2 lipca 1993 r. ustanawiającego przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. WE L 253 z 11.10.1993, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. WE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 2, t. 6, str. 3, z późn. zm.), zwanego dalej „Rozporządzeniem Wykonawczym”;

28) dokumenty dotyczące towarów objętych Wspólną Polityką Rolną;

29) dokumenty dotyczące badań laboratoryjnych;

30) ewidencje i rejestry, których obowiązek prowadzenia wynika z przepisów odrębnych;

31) [2] dokumenty związane z uzyskaniem i późniejszym stosowaniem świadectw upoważnionych przedsiębiorców, o których mowa w art. 14a Rozporządzenia Wykonawczego (świadectwo AEO).

§ 2.[Przechowywanie dokumentów] Dokumenty, o których mowa w § 1, przechowują:

1) zgłaszający i osoba upoważniona do korzystania z procedury celnej – dokumenty związane z dokonanym zgłoszeniem celnym oraz z korzystaniem z procedury;

2) przedstawiciel, o którym mowa w przepisach prawa celnego – dokumenty potwierdzające uprawnienie do działania jako przedstawiciel;

3) prowadzący skład celny, magazyn czasowego składowania lub magazyn żywnościowy – dokumenty związane z prowadzeniem składów celnych, magazynów czasowego składowania lub magazynów żywnościowych;

4) zarządzający wolnym obszarem celnym, składem wolnocłowym lub prowadzący działalność w wolnym obszarze celnym – dokumenty związane z zarządzaniem wolnym obszarem celnym, składem wolnocłowym lub związane z prowadzoną działalnością;

5) przewoźnicy i spedytorzy – dokumenty związane z dokonanym przewozem lub spedycją;

6) dłużnik – dokumenty związane z powstaniem długu celnego i pokryciem kwoty wynikającej z długu celnego;

7) osoba pośrednio lub bezpośrednio uczestnicząca w operacjach dokonywanych w ramach wymiany towarowej – dokumenty związane ze stosowaniem przepisów prawa celnego;

8) prowadzący skład podatkowy – dokumenty związane z prowadzeniem składu podatkowego;

9) korzystający z prefinansowania towarów objętych Wspólną Polityką Rolną – dokumenty związane z zatwierdzeniem i wykorzystaniem miejsc, w których towary objęte Wspólną Polityką Rolną mogą być przetwarzane lub składowane w ramach prefinansowania;

10) producenci korzystający z refundacji eksportowych dla towarów przetworzonych – dokumenty związane z dostosowaniem możliwości wytwórczych producenta do zgłoszonej i zarejestrowanej receptury oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wytwarzanego towaru, wynikających z receptury;

11) kierownik jednostki, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – wszelkie dokumenty wytwarzane lub otrzymywane przez kontrolowaną jednostkę, mogące mieć znaczenie dla kontroli celnej;

12) [3] przedsiębiorca posiadający świadectwo AEO lub jego przedstawiciel, o którym mowa w przepisach prawa celnego – dokumenty, o których mowa w § 1 pkt 31.