Komentarz do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Dokumenty w języku polskim

Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy ani komentowanego rozporządzenia tego nie regulują, ale co do zasady dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracownika powinny być sporządzone w języku polskim. Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się bowiem języka polskiego (art. 1 pkt 3 i art. 8 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim - Dz.U. z 2018 r. poz. 931).

Natomiast dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Jeżeli jednak osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim, podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim. Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem i niebędącej obywatelem polskim (art. 8 ust. 1a i ust. 1b ustawy o języku polskim).

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 komentowanego rozporządzenia). Warto zwrócić uwagę, że prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy nie jest tożsame z prowadzeniem przez pracodawcę akt osobowych pracowników. Rozporządzenie ściśle bowiem określa sposób prowadzenia akt osobowych.

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy).