Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Wstęp

Działania skoncentrowane na obniżeniu wydatków związanych z zatrudnieniem są uznawane za optymalizację kosztów z tym związanych. Ma to szczególne znaczenie w okresach, kiedy podmioty zatrudniające poszukują rozwiązań, które pozwolą im przetrwać w trudniejszej biznesowo rzeczywistości. Towarzyszy temu przede wszystkim wybór najkorzystniejszej formy współpracy lub jej zmiana, ale też możliwość czasowego ograniczenia uprawnień osób już zatrudnionych (m.in. przez zawieszenie przepisów wewnątrzzakładowych) czy korzystania z pracowników zewnętrznych (najczęściej w ramach pracy tymczasowej lub outsourcingu).

Podmiot zatrudniający może w każdym czasie optymalizować koszty zatrudnienia. Najczęściej jednak dochodzi do tego w sytuacji wystąpienia niekorzystnych trendów rynkowych. Przedsiębiorca powinien podejmować takie działania restrukturyzacyjne kosztów zatrudnienia, które pomogą przetrwać jego firmie w trudnych czasach. Zwykle bierze się wówczas pod uwagę zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia i o dzieło.

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób zarządzających lub kierujących zakładem pracy może być kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilnoprawnej w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością.

Innym sposobem na ograniczenie kosztów zatrudnienia jest korzystanie z pracy przedsiębiorców – osób prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie umowy o świadczenie usług (do której mają zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia).

1. Umowy cywilnoprawne

Umowy cywilnoprawne nadal są najbardziej opłacalną formą zatrudnienia dla podmiotów powierzających pracę. Do najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych należą: umowa zlecenia, umowa agencyjna, umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (np. kontrakt menedżerski), a także umowa o dzieło. Ponieważ są to pozapracownicze (i jednocześnie bardzo elastyczne) formy zatrudnienia, osobom wykonującym pracę na tej podstawie nie przysługują uprawnienia pracownicze, tj. m.in. urlop wypoczynkowy, rekompensata za pracę nadliczbową i w porze nocnej, wynagrodzenie za przestój, odprawa czy uprawnienia w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu. Nie jest też sztywno sformalizowana forma prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem cywilnoprawnym, z wyjątkiem konieczności gromadzenia dokumentów potwierdzających, że z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług zleceniodawca zapewnił minimalną stawkę godzinową.

Atrakcyjność umów cywilnoprawnych wynika przede wszystkim z niższych kosztów zatrudnienia na tej podstawie oraz możliwości łatwiejszego zakończenia takiej współpracy.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby osobie zatrudnionej zapewnić w takiej umowie prawo do dodatkowych świadczeń, jak np. premie, dodatki, inne gratyfikacje, odprawy czy dodatkowe dni wolne. Te kwestie powinny jednak regulować wprost postanowienia umowy i dopiero wówczas przywileje te będą mogły być skutecznie dochodzone przez zleceniobiorcę.

Podejmując decyzję o nawiązaniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, należy w pierwszej kolejności ocenić, czy powierzona praca nie będzie miała cech charakterystycznych dla stosunku pracy, tzn. czy nie będzie:

● wykonywana:

– na rzecz pracodawcy,

– pod kierownictwem pracodawcy,

– w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,

● miała charakteru wyłącznie odpłatnego.

Jeżeli wszystkie ww. warunki zostaną łącznie spełnione, będzie to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu wskazanych warunków wykonywania pracy (art. 22 § 1–1² Kodeksu pracy). Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Sankcję w tym zakresie ponosi pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

1.1. Obowiązki w zakresie bhp

Podmiot zlecający pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek zapewnienia osobom zatrudnionym w ten sposób bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jeżeli wykonują pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez przedsiębiorcę (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). Zatem taki podmiot musi zapewnić warunki gwarantujące ochronę życia i zdrowia zatrudnionych osób zagrożonych w procesie pracy, a także bezpieczne i higieniczne warunki pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki osobom świadczącym pracę na podstawie umowy zlecenia. Osoba zatrudniona w ramach umowy cywilnoprawnej nie musi być w każdym przypadku kierowana na badania lekarskie. Obowiązujące przepisy nie nakazują bowiem wprost takiej praktyki, ale podmiot powierzający pracę może zdecydować, czy rodzaj wykonywanych przez te osoby prac oraz skala zagrożeń występująca przy wykonywaniu danych czynności wskazywałyby na celowość dopuszczania do pracy wyłącznie osób z odpowiednim stanem zdrowia.

W wyroku z 2 grudnia 2003 r. (III CK 430/03, OSNC 2005/1/100) Sąd Najwyższy uznał, że:

Zalecane jest także przeszkolenie w zakresie bhp osób wykonujących umowy cywilnoprawne. Powinien je przeprowadzić podmiot zatrudniający. Natomiast w przypadku wymogu posiadania badań lekarskich dopuszczających do wykonywania pracy koszty tych badań osoby zatrudnione mogą ponosić we własnym zakresie. Aby nie było wątpliwości, strony powinny to uregulować w umowie będącej podstawą wykonywania pracy. Ponadto jeżeli z charakteru powierzonej pracy wynika, że konieczne jest używanie odzieży czy obuwia ochronnego, jak również innych środków ochrony indywidualnej, a także zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, podmiot zatrudniający powinien je zagwarantować.

1.2. Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734–751 Kodeksu cywilnego). Zawierając ten rodzaj umowy, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego), np. zawarcia umowy w imieniu zleceniodawcy czy jego reprezentacji przed organem państwowym. Najczęściej w obrocie prawnym zawierane są umowy o świadczenie usług (wykonywanie czynności faktycznych), do których zastosowanie mają przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Do takich czynności należą często proste prace, np. konserwacja, naprawa czy sprzątanie.

Umowa zlecenia jest uważana za umowę starannego działania. Celem tej umowy jest wykonywanie określonych czynności, które nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. W zobowiązaniach starannego działania podjęcie przez zleceniobiorcę wymaganych czynności przy zachowaniu wiążącego go stopnia staranności oznacza, że wykonał swoje zobowiązanie, mimo iż nie osiągnięto określonego celu umowy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 21 listopada 2019 r., III AUa 2290/18). Osiągnięcie okreś­lonego celu jest charakterystyczne dla umowy o dzieło.

Nie ma szczególnej formy, w jakiej (dla swej ważności) umowa zlecenia powinna zostać zawarta. Zatem może być nawiązana tylko przez czynność dopuszczającą do jej wykonywania, np. ustnie. Jednak do celów dowodowych oraz egzekwowania wzajemnych praw i obowiązków stron (zwłaszcza jeżeli strony umówiły się na niestandardowe działania) zalecane jest, aby została sporządzona na piśmie.

Wzór 1. Umowa zlecenia

Rozwiązanie umowy zlecenia jest stosunkowo proste i może nastąpić w wyniku zakończenia okresu wykonywania pracy, dla której umowa została zawarta, czy przez wypowiedzenie, które z woli stron może trwać przez określony czas, np. kilka tygodni. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Zleceniodawca, tak jak i zleceniobiorca, może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie.

Jeżeli wypowiedzenia dokonuje zleceniodawca – powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Natomiast w sytuacji odpłatnego zlecenia ma obowiązek wypłacić zleceniobiorcy część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

W razie wypowiedzenia przez zleceniobiorcę, bez ważnego powodu, w sytuacji gdy zlecenie jest odpłatne – zleceniobiorca jest odpowiedzialny za szkodę.

Rozwiązanie zlecenia jest też możliwe za porozumieniem stron w terminie uzgodnionym przez strony.

Tak jak przy zawieraniu umowy zlecenia jej skuteczne rozwiązanie czy wypowiedzenie nie wymaga zachowania szczególnej formy. O ile w przypadku upływu okresu, do którego umowa miała trwać, nie jest wymagany żaden dokument, o tyle przy jej wypowiadaniu lub rozwiązaniu rekomenduje się jego utworzenie do celów dowodowych. Rozwiązanie czy wypowiedzenie to oświadczenie woli. Oświadczenie, które ma być złożone innej osobie, jest złożone wówczas, gdy doszło do niego w taki sposób, że osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło do niego jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego).

Wzór 2. Wypowiedzenie umowy zlecenia

1.3. Wynagrodzenie dla zleceniobiorcy

Z tytułu wykonania umowy zlecenia zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie, chyba że strony wprost postanowią o braku odpłatności w treści umowy lub będzie to wynikało z okoliczności towarzyszących przy jej zawieraniu. Do celów dowodowych zobowiązanie zleceniobiorcy do nieodpłatnego wykonywania pracy powinna zawierać umowa. W przypadku odpłatnych umów zlecenia i o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wysokość wynagrodzenia nie może być niższa niż minimalna stawka za godzinę. Wysokość stawek obowiązujących w 2024 r. przedstawia tabela.

Tabela 1. Minimalne stawki za godzinę w 2024 r.

Stawka musi mieć postać pieniężną i zleceniobiorca nie ma możliwości zrzeczenia się do niej prawa ani przeniesienia tego prawa na inną osobę. Jeżeli umowa jest zawarta na okres dłuższy niż 1 miesiąc, wynagrodzenie w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej zleceniobiorca musi otrzymać co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), a zatem:

● wynagrodzenie przekraczające minimalną stawkę godzinową może zostać wypłacone w innej formie niż pieniężna (np. w postaci towarów lub usług),

● zleceniobiorca może zrzec się wynagrodzenia powyżej stawki minimalnej lub przenieść prawo do nadwyżki na inną osobę.

Do zadań zleceniodawcy należy dokumentowanie wywiązania się z obowiązku zapewnienia zleceniobiorcy minimalnej stawki godzinowej. Przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, zleceniodawca przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Prawa do minimalnej stawki godzinowej nie mają m.in. osoby fizyczne zatrudnione na podstawie umów zlecenia oraz samozatrudnieni, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:

● o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi oraz

● przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Przez wynagrodzenie prowizyjne, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w zakresie obowiązku zapewnienia minimalnej stawki godzinowej, należy rozumieć wynagrodzenie uzależnione od wyników:

● uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług bądź

● działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi

– takich jak liczba zawartych umów, ich wartość, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.

1.4. Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia zleceniobiorcy

Z tytułu zawarcia umowy zlecenia zleceniobiorca może podlegać ubezpieczeniom w ZUS obowiązkowo lub dobrowolnie albo wcale nie będzie do nich zgłoszony.

Tabela 2. Warunki obejmowania zleceniobiorcy ubezpieczeniami w ZUS

Najbardziej atrakcyjne pod względem opłacalności w zakresie kosztów jest zawieranie zleceń z osobami, które:

● mają inny jednocześnie trwający tytuł do ubezpieczeń społecznych oraz

● uzyskują z tego tytułu co do zasady przychody podlegające oskładkowaniu na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe przynajmniej w wysokości minimalnej płacy – wówczas z zawartej umowy podlegają tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu – albo

● są uczniami lub studentami w wieku do 26 lat.

Kosztem dla podmiotu zatrudniającego jest w takim przypadku wyłącznie kwota brutto wynagrodzenia. Zatrudnianie emerytów czy rencistów co do zasady nie wpływa na oszczędności w kosztach zatrudnienia, jeżeli osoby te nie mają innych równolegle trwających tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, o których była mowa wyżej. W przypadku zawarcia z emerytem (rencistą) umowy zlecenia, która stanowi dla niego jedyny przychód, podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (z wyjątkiem ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne i stanowi obciążenie dla osoby zatrudnionej) i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wyjątkiem są aktywni zawodowo emeryci od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego, którzy nie pobierają świadczenia mimo nabycia do niego prawa. Osobom tym przysługuje zwolnienie z podatku przychodów osiąganych m.in. z umów zlecenia do kwoty nieprzekraczającej rocznie 85 528 zł, pod warunkiem podlegania z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy systemowej. Podleganie tym ubezpieczeniom może być obowiązkowe albo dobrowolne. Oszczędnością podmiotu zatrudniającego jest w tym przypadku możliwość wypłaty wyższego wynagrodzenia przy zachowaniu dotychczasowej kwoty brutto, a także pozostałych kosztów wynagrodzenia (składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe). Istotna jest tu informacja o takiej możliwości skierowana do tej grupy podatników. Ze zwolnienia przychodów z podatku do rocznej kwoty wynoszącej 85 528 zł mogą korzystać (oprócz wymienionych wcześniej podatników do 26 lat) również inne grupy osób zatrudnionych, tj.:

● przenoszący miejsce zamieszkania do Polski,

● wychowujący co najmniej 4 dzieci.

W przypadku gdy podatnicy z ww. grup (z wyjątkiem 26-latków) będą zainteresowani korzystaniem ze zwolnienia przychodów z podatku, muszą złożyć wniosek płatnikowi podatku. Powstaje tu analogiczna opcja czasowej oszczędności jak w przypadku aktywnych zawodowo seniorów.

Rodzajem preferencji podwyższającym wysokość wynagrodzenia bez podwyżki i stanowiącym rodzaj okresowej oszczędności w przypadku podmiotów, których nie stać w danej chwili na podwyższenie wynagrodzeń, jest skierowanie do osób zatrudnionych propozycji skorzystania z kwoty zmniejszającej podatek. Z tego rozwiązania mogą też korzystać m.in. zleceniobiorcy, a także wykonawcy umowy o dzieło.

Zastosowanie przez płatnika miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek, wynoszącej 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), jest możliwe wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego przez podatnika. Oświadczenie płatnik uwzględni najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

Wzór 3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie pomniejszenia podatku o kwotę zmniejszającą

Kwota zmniejszająca podatek może być zastosowana wyłącznie do dochodów opodatkowanych według skali podatkowej.

Tabela 3. Skala podatkowa obowiązująca w 2024 r.

Omawiana preferencja obejmuje przychody:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy;

● z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;

● z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi;

● otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek;

● osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej;

● otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;

● otrzymywane przez członków Rady Mediów Narodowych;

● z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło – z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej;

● uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej;

● z praw majątkowych, za które uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw;

● będące świadczeniami pieniężnymi wypłacanymi z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Oświadczenie o stosowaniu miesięcznego pomniejszenia podatku podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom. Takie uprawnienie ma także podatnik, który uzyskuje od tego samego podmiotu przychody z różnych źródeł, np. zawarł umowę o pracę i jednocześnie na rzecz tego samego podmiotu wykonuje umowę o dzieło lub zlecenia.

W przypadku podatnika uzyskującego w danym miesiącu przychody od więcej niż jednego płatnika złożenie oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia podatku jest możliwe, jeżeli:

● łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł) oraz

● w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym (jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych – według skali podatkowej, nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł).

W oświadczeniu podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą pełne miesięczne pomniejszenie (300 zł) lub jego część (150 zł lub 100 zł). Jak już wcześniej wspomniano, w przypadku gdy podatnik uzyskuje od tego samego płatnika przychody z różnych tytułów, płatnik stosuje do tych przychodów zmniejszenie podatku. Łączna kwota zmniejszenia zastosowana w danym miesiącu przez płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w oświadczeniu i nie może być łącznie wyższa niż 300 zł.

Tabela 4. Wysokość kwoty zmniejszającej podatek w 2024 r.

W zakresie oskładkowania przychodów z umowy zlecenia zasadniczo nie ma wyłączeń. Wyjątek stanowią przychody wymienione w § 2 w zw. z § 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. m.in. świadczenia bhp, ekwiwalenty pieniężne za używanie własnych narzędzi lub sprzętu, diety z tytułu podróży służbowej, a także inne niż ww. przychody uzyskiwane przez osoby, które nie ukończyły 26 lat.

Przychody z umowy zlecenia co do zasady podlegają opodatkowaniu. Wyjątek stanowią niektóre świadczenia wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o pdof, w tym przychody uzyskiwane przez ww. osoby, a także przenoszące miejsce zamieszkania do Polski, wychowujące co najmniej 4 dzieci oraz od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego i niepobierające emerytury – w łącznej wysokości nieprzekraczającej rocznie 85 528 zł.

Tabela 5. Porównanie kosztów wynagrodzeń zleceniobiorców (bez uwzględniania: wpłat na PPK, kwoty zmniejszającej podatek i preferencji dla podatników zwolnionych z podatku innych niż w wieku do 26 lat)

* Do obliczeń przyjęto składkę wypadkową w wysokości 0,93%.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa zlecenia została zawarta przez pracodawcę z własnym pracownikiem. Warunkiem uznania takiego działania za prawidłowe jest jednak to, aby czynności wykonywane na podstawie umowy zlecenia nie pokrywały się z tymi, które pracownik realizuje w ramach stosunku pracy. Tak zawarta umowa zlecenia podlega jednak obowiązkowemu oskładkowaniu w pełnym zakresie, a to oznacza, że obowiązkowe staje się również ubezpieczenie chorobowe. Korzyścią dla pracodawcy zawierającego zlecenie z własnym pracownikiem jest to, że wynagrodzenie z tej umowy nie jest wliczane do podstawy wymiaru należności pracowniczych, np. wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, odpraw i odszkodowań.

Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia jest jednak wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.

1.5. Kontrakt menedżerski

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób zarządzających lub kierujących zakładem pracy może być kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilnoprawnej w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością. Jest to elastyczna formuła zatrudnienia, będąca pewną oszczędnością dla powierzającego pracę i jednocześnie stwarzająca możliwość pełniejszego wykorzystania potencjału takich osób. Ponadto daje to więcej opcji ich dyscyplinowania, co jest ograniczone w ramach stosunku pracy. Istotą kontraktu jest zarządzanie przedsiębiorstwem przez wykwalifikowanego menedżera w imieniu oraz na rzecz i ryzyko podmiotu zatrudniającego.

1.6. Forma kontraktu

Kontrakt menedżerski jest umową nienazwaną, co oznacza, że przepisy nie regulują wprost tej formy powierzenia pracy. Jednak zastosowanie mają do niej odpowiednio regulacje dotyczące umowy zlecenia (art. 750 Kodeksu cywilnego). Jest to umowa starannego działania, a więc zarządca nie zobowiązuje się do uzyskania konkretnego efektu w wyniku podjętych działań, lecz ma dołożyć wszelkich starań przy wykonywaniu powierzonych mu zadań. Zasadniczo prowadzi on bowiem sprawy podmiotu, w którym jest zatrudniony, i reprezentuje go na zewnątrz. Celem podstawowym kontraktu jest w szczególności podniesienie efektywności zarządzania, restrukturyzacja podmiotu czy zwiększenie jego wartości.

Na obowiązki stron kontraktu wpływa charakter pracy powierzonej menedżerowi. Należą do nich w szczególności:

● ścisłe współdziałanie menedżera z organami podmiotu, na rzecz którego praca jest wykonywana,

● zapewnienie menedżerowi dostępu do niezbędnych dokumentów, środków, narzędzi itp.,

● zapewnienie menedżerowi odpowiednich warunków bhp,

● wypłata wynagrodzenia.

Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy kontraktu menedżerskiego. Biorąc jednak pod uwagę cel kontraktu i zakres obowiązków zarządcy, wymagania i oczekiwania stron, rekomenduje się sporządzenie go w formie pisemnej. Kontrakt powinien zawierać, oprócz daty jego sporządzenia i określenia jego stron, w szczególności:

● obowiązki menedżera, w tym związane z prowadzeniem spraw podmiotu, wprowadzeniem zmian i usprawnień, dotyczące zakazu konkurencji i zakresu tajemnicy obowiązujących menedżera,

● wynagrodzenie,

● zasady oceny pracy menedżera, w tym jej wyników,

● czas trwania umowy,

● przesłanki rozwiązania umowy przed terminem, na jaki została zawarta, w tym związane z tym ewentualne odszkodowanie.

Kontrakt nie pozwala zarządcy na podejmowanie wszystkich działań niezależnie od organów zarządzających danym podmiotem. Warto zatem określić w umowie, w jakim obszarze jest to możliwe, a gdzie będzie wymagana zgoda tych organów.

Wzór 4. Kontrakt menedżerski

Tak jak w przypadku zleceniobiorców i przedsiębiorców niezatrudniających pracowników ani zleceniobiorców do menedżerów należy stosować przepisy o minimalnym wynagrodzeniu gwarantowanym za każdą przepracowaną godzinę (od 1 stycznia 2024 r. – 27,70 zł brutto, a od 1 lipca 2024 r. – 28,10 zł brutto) (art. 8a ust. 1 w zw. z art. 1 pkt 1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Podstawą odpowiedzialności wynikającej z kontraktu menedżerskiego są przepisy Kodeksu cywilnego. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o odpowiedzialność za wyrządzenie szkody wskutek popełnienia czynu niedozwolonego lub niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania. Menedżer odpowiada całym swoim majątkiem za faktycznie poniesione straty oraz utracone przez przedsiębiorstwo korzyści, które zostałyby osiągnięte przy zachowaniu należytej staranności w realizowaniu przedmiotu kontraktu.

1.7. Obowiązek ubezpieczeń społecznych kontraktu menedżerskiego

Umowa kontraktu menedżerskiego, która ma charakter umowy zlecenia, powoduje obowiązek ubezpieczeń, jaki powstaje przy umowie zlecenia. Zatem osoba realizująca tę umowę podlega ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak zleceniobiorca. Według organu rentowego umowa kontraktu menedżerskiego zawarta z przedsiębiorcą jest traktowana jako tytuł do ubezpieczeń społecznych, a nie jak umowa wykonywana w ramach działalności gospodarczej.

W interpretacji indywidualnej z 24 lutego 2017 r. (WPI/200000/43/238/2017) ZUS uznał, że:

W uchwale z 17 czerwca 2015 r. (III UZP 2/15, OSNP 2015/12/163) Sąd Najwyższy uznał, że tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym przez członka zarządu spółki akcyjnej, który zawarł z tą spółką umowę o świadczenie usług w zakresie zarządzania w ramach prowadzonej przez siebie pozarolniczej działalności gospodarczej, jest umowa o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Sąd Najwyższy nadał uchwale moc zasady prawnej, a przedstawiona w niej wykładnia wiąże od dnia podjęcia uchwały. SN stwierdził w powołanej uchwale, że skoro umowa, której przedmiotem jest świadczenie usług, najbardziej odpowiada faktycznym czynnościom wykonywanym przez usługodawcę na rzecz spółki kapitałowej, to ta właśnie umowa, a nie prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej przez członka zarządu spółki, stanowi tytuł do podlegania ubezpieczeniom społecznym.

1.8. Umowa o dzieło

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 Kodeksu cywilnego). Jest to powierzenie pracy, w wyniku wykonywania której strony umowy spodziewają się uzyskać określony, konkretny rezultat (wynik, efekt). Dla ważności takiej umowy nie ma zastrzeżonej określonej formy, w jakiej powinna zostać zawarta. Zatem współpraca na tej podstawie może zostać nawiązana w każdy sposób, tj. dorozumiany, ustnie lub na piśmie. Jednak w celu ochrony interesów obu stron zaleca się zawarcie takiej umowy w formie pisemnej.

Wykonawca dzieła dysponuje w zasadzie nieograniczoną swobodą środków, aby uzys­kać zamierzony umownie efekt. Rezultat takiej umowy może być zarówno materialny, np. wykonanie rzeźby, mebla czy namalowanie obrazu, jak i niematerialny, np. napisanie aplikacji na telefon czy scenariusza filmu.

Często zdarza się, że strony nieprawidłowo zawierają umowę o dzieło zamiast umowy zlecenia. Co prawda umowa o dzieło jest najtańszą formą powierzenia pracy (od przychodu z tej umowy nie nalicza się składek ZUS), i jest to nierzadko wiodące przy podejmowaniu decyzji o nawiązaniu współpracy na tej podstawie, jednak wiąże się z ryzykiem zakwestionowania jej przez ZUS podczas kontroli i uznania za umowę zlecenia (o świadczenie usług) ze wszystkimi tego konsekwencjami (w szczególności dopłatą zaległych składek łącznie z odsetkami). Dlatego tego rodzaju umowy należy zawierać w przypadku wykonywania prac, co do których nie ma wątpliwości (lub są one minimalne), że spełniają warunki umowy o dzieło.

Należy zadbać o to, aby:

● opis dzieła do wykonania był na tyle precyzyjny, że nie będzie budził wątpliwości,

● dysponować potwierdzeniem powstania dzieła i jego odebrania (protokół odbioru), z uwidocznionym osiągniętym rezultatem w postaci np. zdjęć czy nagrań,

● istniała możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych.

Podjęcie decyzji o zawarciu umowy o dzieło powinna poprzedzać analiza prac do wykonania i celu, w jakim strony chcą zawrzeć ten rodzaj umowy. Aktualne orzecznictwo wyklucza określone prace z istoty umowy o dzieło. Do najczęściej kwestionowanych należą:

● wykłady (Autorskiego charakteru dzieła nie ma zwykle wykład, którego przedmiot sprowadza się do powielenia treści ogólnie znanych i powszechnie dostępnych – wyrok Sądu Najwyższego z 21 maja 2019 r., I UK 75/18);

● nauka języków obcych (W wypadku przeprowadzania zajęć nauczania języka obcego, nawet w oparciu o samodzielnie przygotowany program i pomoce naukowe, nie występuje rezultat tych czynności ucieleśniony w konkretnej postaci. Jest to wyłącznie staranne zachowanie wykonawcy umowy (lektora), który stosownie do posiadanej wiedzy, świadczy usługi starannej nauki, które przekazuje nauczanym. Dlatego usługi nauczycieli lub inne nauczanie noszą konstrukcyjne cechy umów (czynności) starannego działania, a nie umów rezultatu, bo nie przynoszą konkretnych, mierzalnych lub pewnych indywidualnych rezultatów niematerialnych, także wtedy gdy były prowadzone według indywidualnych programów nauczyciela – postanowienie Sądu Najwyższego z 20 lipca 2018 r., II UK 401/17);

● organizacja i przeprowadzenie egzaminu, prowadzenie zajęć sportowych i treningów, zajęć terapeutycznych, zajęć z nauki pływania czy kurs nauki jazdy (Proces dydaktyczny prowadzony w ramach kursów, szkoleń, wykładów nie sprowadza się do indywidualnej i twórczej działalności, a jedynie do przekazania wiedzy z danej dziedziny. Proces nauczania sprowadza się do prezentacji wiedzy przy zastosowaniu określonych metod i procedur przekazu – wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 27 września 2016 r., III AUa 42/16);

● przygotowanie prelekcji reklamowych (Przeprowadzenie prelekcji nie należy do kategorii „rezultatu” charakteryzującego umowę o dzieło – wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 17 kwietnia 2013 r., III AUa 1385/12);

● sprzątanie budynków i terenów wokół nich (Trudno (...) mówić o samoistności rezultatów pracy (...), ponieważ stan rzeczy istniejący po wykonaniu (...) określonych umową czynności nie miał charakteru stałego i podlegał dalszym zmianom. Jak już zostało wyżej wyjaśnione, samoistność rezultatu, przez co rozumie się jego niezależność od dalszego działania twórcy, jest konstytutywną cechą dzieła. Przemijalność efektu pracy zainteresowanej ma zatem znaczenie dla kwestii jego oceny jako dzieła w rozumieniu art. 627 k.c. – wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 30 lipca 2015 r., III AUa 346/15);

● aktualizacja i dostosowanie materiałów szkoleniowych (Analiza treści (...) umów w cytowanym zakresie prowadzi do wniosku, że nie zawierają one określenia indywidualnych cech „rezultatu”, jaki miałby być osiągnięty w wyniku umów, pozwalających na jego weryfikację w kontekście ewentualnych wad fizycznych. (...) „za rezultat umowy traktowano nabycie umiejętności radzenia sobie w określonych sytuacjach na egzaminie”. Z kolei przesłuchany w charakterze strony prezes Fundacji (...) zeznał, że „dla nas rezultatem było zadowolenie uczestników, którzy uznali, że są wystarczająco przygotowani”. Wskazany „rezultat” z całą pewnością nie poddaje się sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych, a zatem nie stanowi dzieła w rozumieniu powołanego wyżej art. 627 k.c. – wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 18 września 2014 r., III AUa 543/14).

Płatnicy składek lub osoby fizyczne zlecające dzieło mają obowiązek informowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli taka umowa zostanie zawarta z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy osoba ta nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy (art. 36 ust. 17 ustawy systemowej). Zatem ZUS już wcześniej wie o zawarciu takich umów przez płatnika, co ułatwia ich kontrolę w zakresie prawidłowości zawierania.

Tabela 6. Najczęściej występujące przedmioty umów zgłaszane w formularzu ZUS RUD w 2021 r.

Źródło: www.zus.pl

W wyroku z 26 września 2019 r. (III UK 252/18) Sąd Najwyższy wypowiedział się w kwestii różnic pomiędzy umową zlecenia a umową o dzieło:

Zakończenie umowy o dzieło wyznacza termin oddania dzieła. Zamawiający może jednak odstąpić od tej umowy w następujących przypadkach:

● jeżeli wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak bardzo, że nie jest prawdopodobne, aby ukończył je w umówionym czasie; odstąpienie może nastąpić przed upływem terminu do wykonania dzieła bez wyznaczenia dodatkowego terminu (art. 635 Kodeksu cywilnego), lub

● dopóki dzieło nie zostanie ukończone, ale płacąc wykonawcy umówione wynagrodzenie z możliwością odliczenia tego, co wykonawca oszczędził z powodu niewykonania dzieła (art. 644 Kodeksu cywilnego).

1.9. Wynagrodzenie dla wykonawcy

Umowa o dzieło w odróżnieniu od umowy zlecenia zawsze jest odpłatna, przy czym nie obowiązuje tu minimalna stawka. Nie ma też obowiązku, aby wynagrodzenie zostało określone tylko w postaci pieniężnej. Jeżeli jednak strony postanowią, że wynagrodzenie w całości lub części zostanie wypłacone w innej formie niż pieniężna, muszą to zastrzec w umowie.

Wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła strony mogą określić:

● przez wskazanie podstaw do jego ustalenia (wynagrodzenie ryczałtowe); w przypadku gdy strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, należy przyjąć w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju. Jeżeli także w ten sposób nie można ustalić wysokości wynagrodzenia, przysługuje wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie (art. 628 § 1 Kodeksu cywilnego). Taki sposób ustalania wynagrodzenia jest zwykle przyjmowany przy wycenie dzieła o mniej skomplikowanym charakterze;

● na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe); w sytuacji gdy w toku wykonywania dzieła zarządzenie właściwego organu państwowego zmieniło wysokość cen lub stawek obowiązujących dotychczas w obliczeniach kosztorysowych, każda ze stron może żądać odpowiedniej zmiany umówionego wynagrodzenia. Nie dotyczy to jednak należności uiszczonej za materiały lub robociznę przed zmianą cen lub stawek. Ten sposób ustalania wynagrodzenia jest zwykle przyjmowany przy wycenie dzieła o bardziej skomplikowanym charakterze, jeżeli nie można dokładnie określić, jakie wynagrodzenie będzie odpowiadać wykonawcy (art. 628 § 1 i art. 629 Kodeksu cywilnego).

Jeżeli strony nie postanowią w umowie inaczej, wynagrodzenie przysługuje wykonawcy w chwili oddania dzieła. W przypadku gdy dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie przysługuje wykonawcy z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych. Umowa powinna określać, czym jest świadczenie częściowe w konkretnym przypadku, sposób odbioru świadczenia częściowego oraz termin wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.

Zamawiający nie może odmówić zapłaty wynagrodzenia mimo niewykonania dzieła, jeżeli przyjmujący zamówienie był gotów je wykonać, lecz doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego. Jednak w takim przypadku zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

1.10. Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia wykonawcy

Wynagrodzenie za wykonanie umowy o dzieło nie jest oskładkowane (ten rodzaj umowy nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego), lecz wyłącznie opodatkowane. Jest to duża oszczędność dla podmiotu zatrudniającego, o ile faktycznie mamy do czynienia z pracą kwalifikującą się do uznania jej za dzieło, a nie wynika to wyłącznie z nazwy umowy. Jednak w przypadku gdy taka umowa zostanie zawarta z własnym pracodawcą, oprócz opodatkowania podlega także obowiązkowemu oskładkowaniu w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Przychód z umowy o dzieło jest wówczas sumowany z przychodem z umowy o pracę i składki ZUS należy naliczyć od łącznej kwoty. Koszt wynagrodzenia z umowy o dzieło jest taki sam jak w przypadku umowy o pracę.

2. Samozatrudnienie

Innym sposobem na ograniczenie kosztów zatrudnienia w czasach kryzysu jest korzystanie z pracy przedsiębiorców – osób prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie umowy o świadczenie usług (do której mają zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia). Tak jak umowa zlecenia jest to współpraca swobodna, niepracownicza, bez elementu podporządkowania. Zatem decydując się na tę formę współpracy, tak jak w przypadku umowy zlecenia czy o dzieło, należy w pierwszej kolejności przeanalizować, czy jest ona odpowiednia do warunków i rodzaju pracy, która ma być wykonywana.

Obowiązki związane z zapewnieniem samozatrudnionemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz dotyczące badań lekarskich tych osób są takie same jak w przypadku umowy zlecenia. Zawierając umowę z samozatrudnionym, warto precyzyjnie (w razie sporu) określić zakres czynności, odpowiedzialność stron, ich prawa i obowiązki.

Ta forma zatrudnienia może jednak zostać zakwestionowana (najczęściej będzie uważana za przyjętą w celu ominięcia przepisów Kodeksu pracy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy), jeżeli przedsiębiorca spełni następujące warunki (tzw. katalog negatywny określony w art. 5b ust. 1 ustawy o pdof):

● odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

● czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego te czynności;

● wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Niekorzystna dla podmiotu zlecającego pracę przedsiębiorcy będzie też okoliczność, gdy osoba ta świadczy pracę w ramach działalności wyłącznie dla jednego podmiotu i przez dłuższy czas. Istnieje wówczas domniemanie, że działalność została założona pozornie, a przedsiębiorca w czasie kontroli z dużą dozą prawdopodobieństwa zostanie uznany za pracownika ze wszystkimi tego konsekwencjami w zakresie praw dla tej grupy zatrudnionych wynikających z przepisów Kodeksu pracy.

W wyroku z 26 marca 2019 r. (III AUa 547/18) Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał, że:

Jednak przy założeniu, że współpraca z samozatrudnionym została nawiązana prawidłowo, podmiot powierzający pracę odnosi te same korzyści, które są związane z zawarciem umowy zlecenia czy o dzieło, przy czym jest on jedynie zobowiązany do wypłaty umówionej kwoty wynagrodzenia. Natomiast w zakresie rozliczeń z tytułu składek ZUS i podatku odpowiedzialność ponosi wyłącznie samozatrudniony.

3. Zawieszenie lub rezygnacja z przepisów wewnątrzzakładowych

Porozumienie o zawieszeniu stosowania postanowień wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy jest uwarunkowane jego sytuacją finansową i powinno mieć na celu ochronę miejsc pracy. Nie istnieją jednak kodeksowe kryteria, zgodnie z którymi można ustalić tę sytuację i uznać za zasadną do wprowadzenia zawieszenia regulacji zakładowych. Należy jednak przyjąć, że chodzi o okoliczności, które mogą prowadzić do redukcji zatrudnienia, ograniczenia działalności przedsiębiorstwa czy nawet jego zamknięcia. Zawiesić można te przepisy prawa pracy, tj. postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, które mają niekorzystny wpływ na sytuację finansową pracodawcy. Chodzi o świadczenia fakultatywne, tj. inne lub wyższe niż gwarantowane w ogólnie obowiązujących przepisach, m.in. premie, nagrody, inne gratyfikacje, ale też o te zapewnione ustawowo, które mogą zostać obniżone (np. diety – dieta za podróż zagraniczną nie może być niższa niż za podróż krajową – obecnie 45 zł), jak również o dodatkowe fundusze tworzone przez pracodawcę (np. zfśs czy premiowania).

W wyroku z 6 grudnia 2005 r. (III PK 91/05, OSNP 2006/21–22/316) Sąd Najwyższy uznał, że sytuacja finansowa pracodawcy, ze względu na którą zostają zawieszone postanowienia wewnątrzzakładowe, nie podlega kontroli sądu.

Sytuacja finansowa pracodawcy uprawniająca do zawieszenia postanowień wewnątrzzakładowych nie podlega kontroli sądu, ale podlega jej legalność zawarcia porozumienia o ich zawieszeniu. Procedura zawieszenia przepisów wewnątrzzakładowych została przedstawiona w dalszej części książki.

Pracodawca zobowiązany do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs), którego kondycja finansowa ze względu np. na niekorzystne warunki rynkowe lub sytuację w kraju została osłabiona, może zoptymalizować koszty związane z zatrudnianiem pracowników przez obniżenie wysokości odpisu na ten fundusz lub rezygnację z prowadzenia działalności socjalnej.

Należy przypomnieć, że zfśs mają obowiązek utworzyć pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, oraz pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku:

● co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

● co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej

– przy czym układ zbiorowy pracy w przypadku ww. pracodawców może dowolnie kształtować wysokość odpisu na zfśs, jak również postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs na ogólnych zasadach lub wypłacać świadczenie urlopowe. Wskazani pracodawcy mogą też z tego zrezygnować w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka nie działa u pracodawcy – z przedstawicielem pracowników. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie powinien zawierać układ zbiorowy pracy, a w przypadku jego braku – regulamin wynagradzania. Zmiany dotyczące rezygnacji z tworzenia zfśs lub wypłaty świadczeń urlopowych zaczną obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Za okres, przez który fundusz nie istnieje, nie należy naliczać odpisu. Dotychczas zgromadzone środki nie tracą jednak swojego charakteru i należy je do wyczerpania wydatkować na działalność socjalną. W sytuacji zawieszenia funkcjonowania zfśs (co również wymaga konsultacji ze stroną pracowniczą i wprowadzenia stosownych postanowień do przepisów wewnątrzzakładowych) odpisy na ten fundusz nadal są dokonywane, przy czym nie są z niego udzielane świadczenia.

Natomiast pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania informację w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez ogłoszenie w intranecie, na tablicy ogłoszeń, w komunikacie przesłanym w e-mailu.

Wzór 5. Informacja o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego

Pracodawca, wydatkując środki zfśs, powinien przy udzielaniu świadczeń wziąć pod uwagę kryterium socjalne. Jest to rodzaj również optymalizacji, ale ryzyka związanego z dystrybucją środków funduszu. Nieprawidłowe rozdysponowanie środków z zfśs oznacza, że ich wartość traci charakter socjalny i stają się one zwykłym przychodem z tytułu zatrudnienia. Powoduje to dla podmiotu zatrudniającego konieczność naliczenia składek ZUS i podatku od pełnej wartości świadczenia bez względu na przewidziane przepisami zwolnienia składkowo-podatkowe. Zatem przy przyznawaniu środków funduszu istotne jest ich zróżnicowanie.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2014 r. (I UK 202/13):

Postanowienia regulaminu zfśs mogą określać, że przy ustalaniu prawa do świadczeń z funduszu pracownik musi przedstawić dochody np. za 3 lub 6 miesięcy. Okres, jaki powinien zostać uwzględniony przy ocenie sytuacji socjalnej osoby uprawnionej, jest kwestią uznaniową i wymaga wskazania w regulaminie zfśs po uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników. Okresy, z których dochód jest uwzględniany przy ustalaniu prawa do świadczeń z zfśs, mogą być różne i mogą zależeć od rodzaju świadczenia, o jakie występuje pracownik. Należy jednak pamiętać, aby do wszystkich beneficjentów funduszu stosować te same kryteria przyznawania świadczeń.

Praktyka pokazuje, że przy przyznawaniu wsparcia z zfśs pracodawcy najczęściej uwzględniają dochód pracownika pochodzący z roku poprzedzającego wnioskowanie o świadczenie. Jest to jednak okres przyjęty uznaniowo, a nie narzucony przez przepisy ustawy o zfśs, które w tym zakresie wskazują, aby zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu zostały określone w regulaminie funduszu.

4. Zmiana indywidualnych warunków wynagradzania na podstawie Kodeksu pracy

Pracodawca, który w wyniku pogorszenia sytuacji finansowej jest zmuszony obniżyć swoim pracownikom wynagrodzenia, może dokonać zmian w tym zakresie na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Ze względu na pogorszenie sytuacji finansowej pracodawca może zawrzeć ze stroną społeczną porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami.

W zakresie i przez czas określony w takim porozumieniu nie są stosowane, wynikające z zawieszonych regulacji, warunki umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy, np. prawo do premii regulaminowej czy nagrody jubileuszowej. W tym przypadku nie wprowadza się zmian w trybie indywidualnych porozumień z pracownikami czy wypowiedzeń zmieniających.

Z porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z zawartych z nimi umów o pracę może skorzystać, jeżeli uzasadnia to jego sytuacja finansowa, pracodawca, który:

● nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub

● zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Zawieszenie przepisów wewnątrzzakładowych na podstawie wskazanych porozumień nie może trwać dłużej niż 3 lata.

Zawierając porozumienie o zawieszeniu zarówno regulacji wewnątrzzakładowych, jak i warunków zatrudnienia wynikających z umów o pracę, pracodawca ma obowiązek przekazać je właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Nie obowiązuje sztywny termin na dopełnienie tego obowiązku. Należy jednak przyjąć, że pracodawca powinien uczynić to bez zbędnej zwłoki.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (I PK 168/17, OSNP 2018/11/149) Sąd Najwyższy uznał, że:

Procedura zawieszenia przepisów wewnątrzzakładowych i wprowadzenia warunków zatrudnienia mniej korzystnych niż wynikające z umów o pracę:

Krok 1. Pracodawca przygotowuje porozumienie o zawieszeniu wybranych postanowień wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania (przez okres nie dłuższy niż 3 lata).

Krok 2. Porozumienie pracodawca przekazuje:

● reprezentującym pracowników związkom zawodowym, a w przypadku ich braku

● przedstawicielowi pracowników wyłonionemu w trybie przyjętym u pracodawcy.

Krok 3. Przedstawicielstwo pracowników – związkowe lub pozazwiązkowe – wyraża swoje stanowisko w zakresie treści porozumienia. W przypadku wyrażenia zgody (jeżeli pracowników reprezentuje więcej niż jedna organizacja związkowa, wymagana jest zgoda każdej z nich na zawarcie porozumienia) strony podpisują porozumienie. W przeciwnym razie porozumienie nie wchodzi w życie (pracodawca nie może wprowadzić go samodzielnie). Strony mogą nadal negocjować warunki porozumienia.

Krok 4. Uzgodnione i podpisane porozumienie pracodawca przekazuje stronie społecznej i właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Wzór 6. Porozumienie w sprawie stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę

Pracodawca, który znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, ale w żaden z ww. sposobów nie dojdzie do porozumienia z podmiotem reprezentującym załogę, może zaproponować pracownikom obniżenie ich wynagrodzeń na podstawie indywidualnych uzgodnień. Ponieważ zgoda pracownika na zmianę jest wiążąca tylko dla stron stosunku pracy, obowiązuje wyłącznie w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Natomiast brak zgody pracownika na obniżenie jego wynagrodzenia w wyniku porozumienia zmieniającego oznacza, że pracodawcy pozostaje tylko złożenie mu wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Ponieważ jest to jednostronna czynność prawna, dla swej skuteczności wymaga od pracodawcy:

● przedstawienia pracownikowi na piśmie propozycji nowych warunków oraz

● zastosowania okresu wypowiedzenia odpowiedniego dla zawartej z pracownikiem umowy o pracę, po upływie którego nowe warunki wejdą w życie.

Co istotne, w przypadku wypowiadania warunków pracy i płacy umów zawartych na czas nieokreślony wymagane jest podanie przez pracodawcę uzasadnienia tej decyzji.

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki (pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie). Natomiast złożenie przez pracownika oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków w tym terminie skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę po upływie okresu wypowiedzenia.

5. Zatrudnianie osób w wieku powyżej 50 lat

Przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewidują możliwość uzyskania dofinansowania w razie zatrudnienia osób bezrobotnych. Pracodawca, którego budżet nie pozwala na podwyżki wynagrodzeń pracowników albo oferujący niskie stawki wynagrodzenia, może skorzystać z pracy osób bezrobotnych, które ukończyły 50 lat, skierowanych do pracy przez urząd pracy.

Zatrudnienie osoby w tym wieku pozwala pracodawcy otrzymać miesięczne dofinansowanie w wysokości maksymalnej, wynoszącej 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę przez okres:

● 12 miesięcy – w przypadku bezrobotnych w wieku 50–60 lat,

● 24 miesięcy – w przypadku bezrobotnych, którzy ukończyli 60 lat.

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do dalszego, po zakończeniu dofinansowania, zatrudniania skierowanego do pracy bezrobotnego, przez okres równy co najmniej połowie okresu dofinansowania, tj.:

● przez 6 miesięcy w przypadku 12-miesięcznego dofinansowania wynagrodzenia osób w wieku 50–60 lat,

● przez 12 miesięcy w przypadku 24-miesięcznego dofinansowania wynagrodzenia osób w wieku powyżej 60 lat.

Dofinansowanie wynagrodzenia za zatrudnienie bezrobotnego, który ukończył 50 rok życia, jest udzielane zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis. Przyznanie dofinansowania wynagrodzenia za zatrudnienie bezrobotnego odbywa się na podstawie umowy między starostą a pracodawcą lub przedsiębiorcą.

W przypadku nieutrzymania zatrudnienia skierowanego bezrobotnego w okresie przysługiwania dofinansowania wynagrodzenia lub rezygnacji z dalszego zatrudnienia po zakończeniu dofinansowania podmiot zatrudniający musi zwrócić całość otrzymanych środków wraz z odsetkami ustawowymi.

6. Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

Pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne może ubiegać się o dofinansowanie do ich wynagrodzeń ze środków PFRON. Warunkiem otrzymania wsparcia jest to, aby pracownik został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez PFRON. Miesięczne dofinansowanie przysługuje w wysokości:

● 2400 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● 1350 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

● 500 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Powyższe kwoty w odniesieniu do osób niepełnosprawnych, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych, PFRON zwiększa o:

● 1200 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

● 900 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

● 600 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Omawiane dofinansowanie jest wypłacane proporcjonalnie do wymiaru etatu tych pracowników.

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje:

● pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%;

● na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury;

● do wynagrodzeń wypłaconych po dniu złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc;

● jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych;

● jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni.

Miesięczne dofinansowanie jest limitowane do 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą – do 75% tych kosztów.

Natomiast pracodawcy, którzy są zobowiązani do dokonywania wpłat na PFRON (zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i niezapewniający 6% wskaźnika wszystkich osób zatrudnionych), mogą obniżyć wpłaty na PFRON z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez:

● zakłady aktywności zawodowej,

● przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub

● innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy

– jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych wynosi co najmniej 30%.

7. Środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Pracodawca, który chce podnieść kwalifikacje zawodowe swoich pracowników, ale nie ma odpowiedniego budżetu, może do tego celu wykorzystać środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego (dalej: KFS). KFS jest wyodrębnioną częścią Funduszu Pracy i stanowi wsparcie dla pracowników, zapobiegające utracie przez nich zatrudnienia z powodu posiadanych kompetencji nieadekwatnych do zmieniających się wymagań rynku.

Aby pracodawca mógł skorzystać z tej formy pomocy, kształcenie pracowników musi zostać podjęte z jego inicjatywy lub za jego zgodą. Pracodawca starający się o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego musi ponieść 20% tych kosztów, a KFS sfinansuje 80% wydatków na kształcenie.

W przypadku mikroprzedsiębiorstwa ze środków KFS można sfinansować 100% kosztów kształcenia ustawicznego. Jednak całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika szkolenia (art. 69b ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Wsparcie kształcenia ustawicznego środkami KFS jest udzielane na zasadach pomocy de minimis.

O wsparcie ze środków KFS pracodawca powinien ubiegać się w styczniu danego roku. Budżet tego funduszu jest bowiem niewielki i coraz więcej firm zgłasza zapotrzebowanie na jego środki.

7.1. Koszty kształcenia finansowane z KFS

Środki KFS otrzymane z powiatowego urzędu pracy pracodawca może przeznaczyć na kształcenie ustawiczne pracowników, na które składają się:

● określenie potrzeb firmy w zakresie kształcenia ustawicznego, które ma być dofinansowane,

● kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,

● egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,

● badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,

● ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem

– art. 69a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

7.2. Wniosek o dofinansowanie kształcenia

Aby uzyskać dofinansowanie, pracodawca musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności. Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej (powinien być dostępny na stronie internetowej urzędu).

Wniosek o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego powinien zawierać:

1) dane pracodawcy:

● nazwę pracodawcy,

● adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,

● numer identyfikacji podatkowej,

● numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON oraz oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej według PKD,

● informację o liczbie zatrudnionych pracowników,

● imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów,

● numer telefonu oraz

● adres poczty elektronicznej;

2) wskazanie:

● działań obejmujących kształcenie ustawiczne,

● liczby osób według grup wieku 15–24 lata, 25–34 lata, 35–44 lata, 45 lat i więcej, których dotyczy wydatek,

● form kształcenia ustawicznego,

● kosztów kształcenia ustawicznego na jednego uczestnika oraz

● terminu realizacji wskazanych działań;

3) określenie:

● całkowitej wysokości wydatków na działania dotyczące kształcenia ustawicznego,

● wnioskowanej wysokości środków z KFS oraz

● wysokości wkładu własnego wnoszonego przez pracodawcę;

4) uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS, a w przypadku środków z rezerwy KFS – dodatkowo priorytetów wydatkowania środków rezerwy KFS;

5) uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z następującymi informacjami:

● nazwa i siedziba realizatora usługi kształcenia ustawicznego,

● posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego, a w przypadku kursów – posiadanie dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego, jeżeli informacja ta nie jest dostępna w publicznych rejestrach elektronicznych,

● nazwa i liczba godzin kształcenia ustawicznego,

● cena usługi kształcenia ustawicznego w porównaniu z ceną podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne;

6) informację o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS

– § 5 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Do wniosku o dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracodawca dołącza:

1) dokumenty pozwalające na ocenę spełniania warunków dopuszczalności pomocy de minimis,

2) kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

3) program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu,

4) wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

Wnioski pracodawców o dofinansowanie kształcenia ustawicznego są przyjmowane i rozpatrywane przez starostę. W przypadku gdy wniosek jest wypełniony nieprawidłowo, starosta wyznacza pracodawcy termin, nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni, na jego poprawienie. W razie niepoprawienia wniosku we wskazanym terminie lub niedołączenia wymaganych załączników wniosek pozostawia się bez rozpatrzenia i informuje o tym pracodawcę.

Realizacja wniosków jest możliwa do wysokości środków KFS, jakie posiada powiatowy urząd pracy.

7.3. Obowiązki pracodawcy

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku pracodawcy o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego ze środków KFS dochodzi do zawarcia umowy ze starostą. Umowa szczegółowo reguluje warunki udzielenia wsparcia oraz związane z tym obowiązki stron.

W umowie należy określić:

1) strony umowy oraz datę i miejsce jej zawarcia;

2) okres obowiązywania umowy;

3) wysokość środków z KFS na finansowanie działań, o których mowa we wniosku;

4) numer rachunku bankowego pracodawcy, na który będą przekazywane środki z KFS, oraz termin ich przekazania;

5) sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków;

6) warunki wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy;

7) warunki zwrotu przez pracodawcę środków w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika;

8) warunki zwrotu przez pracodawcę środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;

9) sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;

10) odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis;

11) zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty danych dotyczących liczby osób:

a) objętych działaniami finansowanymi z udziałem środków KFS, w podziale według tematyki kształcenia ustawicznego, płci, grup wieku: 15–24 lata, 25–34 lata, 35–44 lata, 45 lat i więcej, poziomu wykształcenia oraz liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze,

b) które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu – finansowane z udziałem środków z KFS,

c) które ukończyły z wynikiem pozytywnym kurs, studia podyplomowe lub zdały egzamin – finansowane z udziałem środków z KFS

– § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Realizacja postanowień umowy podlega kontroli starosty (powiatowego urzędu pracy).

Starosta może przeprowadzać kontrolę u pracodawcy w zakresie przestrzegania postanowień umowy o dofinansowanie kształcenia ustawicznego, wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem, właściwego dokumentowania oraz rozliczania otrzymanych i wydatkowanych środków. W tym celu może żądać od pracodawcy danych, dokumentów i udzielania wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli (art. 69b ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Z pracownikiem, który uczestniczy w kształceniu dofinansowanym środkami KFS, pracodawca musi podpisać umowę (art. 69b ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Pracownik, który nie ukończył kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków KFS z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, jest zobowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych kosztów, na zasadach określonych w umowie z pracodawcą. Z tego względu umowa powinna określać m.in. zobowiązanie pracownika do zwrotu dofinansowania – nieukończenie kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS skutkuje dla pracodawcy koniecznością zwrotu otrzymanych środków.

8. Pracownicy tymczasowi

Jeśli zachodzi konieczność redukcji zatrudnienia przez pracodawcę, ale po pewnym czasie występuje potrzeba uzupełnienia braków kadrowych, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. Pracodawcy mogą w ten sposób zwiększyć zatrudnienie tylko w pewnych okresach, korzystając z pracy obcych pracowników. Taka praca jest wykonywana na rzecz i pod kierownictwem tych pracodawców (użytkowników) wyłącznie na podstawie umowy terminowej i z możliwością jej wypowiedzenia przez każdą ze stron z zastosowaniem, w zależności od długości zawartej umowy, 3-dniowego lub 1-tygodniowego okresu.

W odniesieniu do zleceniobiorców, którzy również mogą być wynajmowani tymczasowo do pracy, należy przyjąć, że pracodawca powinien mieć uprawnienie wyłącznie do wyznaczania im zadań i kontrolowania ich realizacji. Nie jest to bowiem stosunek pracy.

Wykonywanie pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika jest jednak ograniczone. Co do zasady okres ten nie może przekraczać łącznie 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Wyjątkowo, w przypadku zastępstwa za nieobecnego pracownika, okres zatrudnienia tymczasowego może trwać 36 miesięcy.

W zatrudnienie tymczasowe są zaangażowane 3 podmioty:

● pracownik lub zleceniobiorca zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej,

● agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracownika lub zleceniobiorcę i kieruje go do pracy do pracodawcy użytkownika,

● pracodawca użytkownik, na rzecz którego pracownik lub zleceniobiorca świadczy pracę.

8.1. Zakres prac możliwych do wykonywania i zabronionych

Na rzecz danego pracodawcy użytkownika pracownik tymczasowy może wykonywać prace:

● o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub

● których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe bądź

● których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika (art. 2 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Istnieją też pewne ograniczenia w zakresie rodzaju pracy, którą pracodawca użytkownik może powierzyć pracownikowi w ramach tymczasowego zatrudnienia. Zabronione, pod karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, jest zlecanie pracy:

● szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237¹⁵ Kodeksu pracy (np. związanej z narażeniem na pole elektromagnetyczne, w odlewniach stopów żelaza i metali nieżelaznych);

● na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku;

● tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik;

● wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia, o którym mowa w ustawie z 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (art. 8 ustawy o pracownikach tymczasowych).

8.2. Obowiązki pracodawcy użytkownika

Pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z pracy pracowników tymczasowych, ma też obowiązki i korzysta z praw przysługujących mu w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem tych pracowników.

Do obowiązków pracodawcy w tym przedmiocie należą:

● zapewnienie pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej;

● prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników;

● dostarczanie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnianie napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego oraz informowanie o tym ryzyku.

Pracodawca użytkownik nie może powierzać pracownikowi tymczasowemu innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 Kodeksu pracy) ani powierzać mu wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu.

Ponadto musi prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego, w postaci papierowej lub elektronicznej, dla każdej osoby odrębnie i przechowywać ją przez okres jej prowadzenia oraz przez 36 miesięcy przypadających bezpośrednio po tym okresie.

W czasie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Zatem pracodawca użytkownik musi przestrzegać zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

8.3. Zatrudnienie pracownika tymczasowego – KROK PO KROKU

KROK 1 – wybór agencji pracy tymczasowej do współpracy

Pracodawca sam podejmuje decyzję, z którą agencją pracy tymczasowej nawiąże współpracę. Przy wyborze powinien przede wszystkim zweryfikować:

● czy agencja pracy tymczasowej jest wpisana do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ i czy posiada wymagany dla agencji certyfikat,

● cenę usługi (warto sprawdzić, jakie wynagrodzenie faktycznie trafia do pracowników tymczasowych, a ile wynosi marża agencji),

● zakres oferowanej usługi (czy agencja realizuje większość obowiązków sama, czy przekazuje je pracodawcy użytkownikowi),

● jaki okres potrzebny jest agencji na zrekrutowanie potrzebnych pracowników i na oddelegowanie ich do pracodawcy użytkownika,

● czy agencja ma możliwość zrekrutowania i oddelegowania odpowiedniej liczby pracowników o kompetencjach, jakich potrzebuje pracodawca użytkownik.

KROK 2 – ustalenie warunków współpracy i treści umowy pomiędzy agencją pracy tymczasowej i pracodawcą

Pracodawca, który chce skorzystać z pracowników tymczasowych, powinien dokładnie ustalić treść umowy z agencją pracy tymczasowej w celu uniknięcia późniejszych nieporozumień w trakcie współpracy. W umowie należy określić wzajemne prawa i obowiązki, a także wskazać obowiązki stron umowy wobec pracowników tymczasowych lub wykonawców oddelegowanych do pracodawcy użytkownika. W umowie przede wszystkim należy ustalić:

● formę zatrudnienia osób delegowanych przez agencję pracy tymczasowej

Agencja może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 7 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

● limit czasowy świadczenia pracy tymczasowej

Agencja pracy tymczasowej może skierować daną osobę do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), chociaż od tej reguły są wyjątki. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę, że zgodnie z przepisami to na agencji spoczywa obowiązek pilnowania łącznego okresu pracy dotychczas wykonywanej przez taką osobę na rzecz danego pracodawcy użytkownika (art. 11a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak żeby to zrobić, agencja musi pozyskać informację o tym, czy pracownik tymczasowy wykonywał już pracę na rzecz danego pracodawcy użytkownika np. za pośrednictwem innej agencji. Zgodnie z przepisami pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego na jego rzecz w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.

● obowiązki pracodawcy użytkownika w zakresie bhp

Na pracodawcy użytkowniku spoczywa większość obowiązków względem pracowników tymczasowych w zakresie bhp. To on powinien:

1) dostarczyć pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnić napoje i posiłki profilaktyczne,

2) przeprowadzić szkolenia w zakresie bhp,

3) ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy,

4) przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego oraz informować o nim pracowników tymczasowych (art. 9 ust. 2a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Jednak coraz częstszą praktyką na rynku jest ustalanie podziału niektórych obowiązków między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą. Najczęściej to agencja przeprowadza ogólne szkolenia bhp, pracodawcom użytkownikom pozostawiając wyłącznie szkolenia stanowiskowe. Warto jednak wziąć pod uwagę, że takie postępowanie nie jest zgodne z opinią PIP, która wskazuje, że nie ma możliwości, aby pracodawca użytkownik zlecił agencji pracy tymczasowej przeprowadzenie szkoleń wstępnych dla swoich pracowników tymczasowych.

● ewidencję pracy tymczasowej

Przepisy nakładają na pracodawcę użytkownika obowiązek ewidencjonowania czasu pracy tymczasowej. Nie regulują jednak, jak powinna dokładnie wyglądać taka ewidencja oraz w jakim trybie należy ją przekazywać agencji. Rozwiązania szczegółowe w tym zakresie strony regulują w umowie, w tym sposób przesyłania ewidencji agencji pracy tymczasowej, tak aby zagwarantować bezpieczeństwo danych.

● zasady wynagradzania pracownika tymczasowego

Strony ustalają zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika.

● podróże służbowe pracowników tymczasowych

Pracodawca użytkownik i agencja pracy tymczasowej zgodnie z przepisami mają obowiązek ustalić między sobą na piśmie zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 9 ust. 3 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

● obowiązki agencji w zakresie prowadzenia dokumentacji pracownika tymczasowego

Przepisy o pracy tymczasowej regulują obowiązki agencji pracy tymczasowej w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej czy wypełniania obowiązków informacyjnych wobec pracownika tymczasowego. Nie ma więc potrzeby dublowania ich w umowie. Natomiast istotnym elementem jest ustalenie między stronami sposobu udostępniania pracodawcy użytkownikowi kopii niektórych dokumentów.

● proces delegowania pracownika tymczasowego

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik sami ustalają proces delegowania pracownika tymczasowego. Zazwyczaj obejmuje on ustalenia dotyczące składania zamówienia na zapotrzebowanie na takich pracowników, terminy, w jakich agencja powinna zapewnić pracowników tymczasowych, a także ustalenia dotyczące logistyki tego procesu, osób odpowiedzialnych po obu stronach za poszczególne czynności, jak również ustalenie sposobu rezygnacji z zamówienia lub zmiany zapotrzebowania na daną liczbę pracowników tymczasowych.

● możliwość przejęcia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika

Ustalenie między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem warunku niezatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika po zakończeniu wykonywania pracy tymczasowej jest nieważne (art. 12 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak w praktyce agencja, chcąc zabezpieczyć sobie zwrot kosztów, jakie poniosła w związku z rekrutacją i zatrudnieniem pracownika tymczasowego, wprowadza w umowach obowiązek zapłaty dodatkowego wynagrodzenia na rzecz agencji za takie przejęcie.

● przetwarzanie danych osobowych przy pracy tymczasowej

Zgodnie ze stanowiskiem UODO administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych jest agencja pracy tymczasowej. Jednak niektóre uprawnienia i konieczność wykonywania przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy powodują, że w tym wąskim zakresie jemu także będzie przysługiwał status administratora danych. Z uwagi na dominujący charakter agencji jako administratora danych wymagane jest, aby zawarła ona z pracodawcą użytkownikiem umowę powierzenia przetwarzania danych osób świadczących pracę tymczasową, która określałaby zakres i cel przetwarzania przez niego danych.

KROK 3 – podpisanie umowy

Formalne podpisanie umowy wymaga zweryfikowania, czy osoby składające swoje podpisy są uprawnione do tego rodzaju czynności. Dopiero po sprawdzeniu pełnomocnictw (najlepiej dołączyć je do umowy) można złożyć podpisy.

KROK 4 – zgłoszenie zapotrzebowania na pracownika zgodnie z ustaloną w umowie procedurą

Pracodawca w zależności od umowy zawartej z agencją pracy tymczasowej albo już przy jej podpisywaniu zgłasza swoje zapotrzebowanie na danego pracownika i jego warunki zatrudnienia (wskazuje np. rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy). W praktyce strony stosują najczęściej rozwiązanie, w którym pracodawca użytkownik na bieżąco zgłasza e-mailem lub za pośrednictwem formularza zapotrzebowanie konsultantowi opiekującemu się po stronie agencji pracodawcą. Sposób zgłoszenia strony ustalają na etapie kroku 2.

KROK 5 – rekrutacja lub selekcja z już zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej pracowników tymczasowych

Najczęściej to agencja pracy tymczasowej zajmuje się nadaniem ogłoszeń i weryfikacją kandydatów. Jednak niewykluczona jest sytuacja, kiedy pracodawca użytkownik „podsyła” agencji kandydatów, którzy zgłosili się bezpośrednio do niego, aby to agencja sfinalizowała proces rekrutacji, a następnie zatrudnienia.

KROK 6 – skierowanie kandydata do pracy tymczasowej i wykonanie mu badań medycyny pracy

Jeśli rodzaj pracy i forma zatrudnienia tego wymagają, pracownik tymczasowy również powinien poddać się badaniu medycyny pracy, podczas którego lekarz orzeknie jego zdolność do wykonywania zleconych mu zadań. Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić, że to pracodawca użytkownik bierze na siebie obowiązek skierowania pracownika tymczasowego na badania okresowe z uwagi na to, że to on jest w stanie najlepiej wskazać ryzyka i opisać rodzaj pracy.

KROK 7 – zawarcie umowy o pracę tymczasową lub zlecenia pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym

Agencja pracy tymczasowej może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę tymczasową lub na podstawie umowy prawa cywilnego (np. umowy zlecenia). Przepisy nie wprowadzają szczególnych wymogów w zakresie umowy zlecenia dla pracownika tymczasowego.

Umowa o pracę tymczasową zawarta pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym powinna natomiast określać:

● strony umowy,

● datę zawarcia umowy,

● pracodawcę użytkownika i ustalony okres wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej,

● warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, w szczególności: rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, wymiar czasu pracy pracownika tymczasowego, miejsce wykonywania pracy tymczasowej,

● wynagrodzenie za pracę oraz termin i sposób jego wypłacania przez agencję pracy tymczasowej.

W umowie tej strony mogą przewidzieć możliwość wcześniejszego jej rozwiązania przez każdą ze stron:

● za 3-dniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,

● za 1-tygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Umowę o pracę tymczasową zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, agencja pracy tymczasowej potwierdza pracownikowi tymczasowemu w formie pisemnej warunki zawartej umowy o pracę, nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej.

KROK 8 – oddelegowanie pracownika tymczasowego do pracodawcy użytkownika

Po zawarciu umowy pracownik tymczasowy jest kierowany do pracodawcy użytkownika.

8.4. Koszty pracy tymczasowej

Koszty związane z udostępnieniem pracowników przez agencję pracy tymczasowej zasadniczo zależą od wielkości zapotrzebowania (liczby pracowników) i jego zróżnicowania (ze względu na rodzaj wykonywanej pracy).

Agencja pracy tymczasowej pokrywa w zasadzie wszystkie koszty związane z faktycznym zatrudnieniem pracowników tymczasowych (nie tylko wynagrodzenia, w tym chorobowe czy urlopy, ale też świadczenia okołowynagrodzeniowe, np. różnego rodzaju benefity, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej), w tym obsługę formalną tych osób. Koszty te są powiększane o honorarium dla agencji.

Podstawą do skierowania pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika będzie umowa z agencją o warunkach współpracy, którą tak jak każdą umowę warto negocjować. Zanim pracodawca zdecyduje się na skorzystanie z tych usług (zawarcie umowy), powinien przeanalizować opłacalność tego przedsięwzięcia, czyli:

● posiadany budżet,

● wielkość zapotrzebowania na pracowników w rozbiciu na stanowiska pracy lub zakres prac (w przypadku zleceniobiorców) i wymiar etatu,

● okres zatrudnienia (nie dłuższy niż dopuszczalny),

Sąd Najwyższy w wyroku z 19 marca 2019 r. (III UK 84/18) uznał, że:

● koszty wynagrodzeń pracowników na stanowiskach, na których chce zatrudnić pracowników tymczasowych (wynagrodzenie nie może być niższe niż oferowane pracownikom na tych samych stanowiskach lub wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości).

W wyroku z 7 marca 2012 r. (II PK 161/11) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

Zawarcie umowy o dostarczenie pracowników tymczasowych jest rozwiązaniem optymalizującym koszty pracy. Reżim, jaki wiąże się z zatrudnianiem pracowników (limity okresu próbnego, umowy na czas określony – z wyjątkiem dotyczącym m.in. zastępstwa, pracy dorywczej czy sezonowej, uzasadnionych potrzeb pracodawcy – stosowanie okresów wypowiedzenia uzależnionych od długości zawartej umowy lub stażu pracy, a także konieczność uzasadnienia wypowiedzenia w przypadku umowy na czas nieokreślony, ryzyko redukcji zatrudnienia i wypłaty odpraw), powoduje, że zatrudnianie tymczasowe jest rozwiązaniem, które warto uwzględnić przy planowaniu budżetu wynagrodzeń.

Jak wcześniej wspomniano, wykonywanie pracy tymczasowej jest okresowe i nigdy nie przekształci się w bezterminowe. Ponadto do pracowników tymczasowych nie ma zastosowania ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Natomiast w przypadku rezygnacji pracodawcy użytkownika z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego przed upływem okresu uzgodnionego z agencją pracy tymczasowej konieczne będzie tylko zawiadomienie tej agencji na piśmie o przewidywanym terminie zakończenia wykonywania pracy tymczasowej, w miarę możliwości z wyprzedzeniem uwzględniającym obowiązujący strony umowy o pracę okres wypowiedzenia tej umowy (art. 18 ust. 2 ustawy o pracownikach tymczasowych).

Wzór 7. Rezygnacja z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego

9. Outsourcing pracowniczy

Rozwiązaniem dla pracodawców, którzy nie chcą korzystać z pracy tymczasowej lub których nie zadowala ta forma zatrudnienia albo którzy wyczerpali limity związane z zatrudnianiem tymczasowym, ale poszukują rozwiązań obniżających koszty pracy, jest outsourcing pracowniczy. Ta forma powierzenia pracy nie została uregulowana w żadnych przepisach.

9.1. Na czym polega outsourcing pracowniczy

Istotą outsourcingu jest zlecenie przez korzystającego (insourcer) podmiotowi zewnętrznemu (outsourcer), na podstawie umowy cywilnoprawnej, wykonania określonej pracy przez jego pracowników. Strony tej relacji – podmiot zlecający i osoby wykonujące pracę – nie łączy żaden stosunek prawny. Umowa outsourcingu powinna zostać zawarta na piśmie (wyrok Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2016 r., I PK 21/15).

Wzór 8. Umowa outsourcingu pracowniczego

Sąd Najwyższy w ww. wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 21/15) wyodrębnił różnice między outsourcingiem pracowniczym a zatrudnieniem pracowników własnych lub świadczeniem pracy przez pracowników tymczasowych, wskazując, że:

W outsourcingu pracowniczym nie może być bezpośredniego i stałego podporządkowania pracowników outsourcera w stosunku do podmiotu, u którego jest wykonywana praca (insourcera).

Kluczowe w przypadku tej formy współpracy jest zatem kierownictwo nad pracownikami podmiotu, który ich udostępnia, a nie podmiotu, który korzysta z usługi outsourcingu. Nie ma, tak jak w przypadku pracowników tymczasowych, przymiotu zarządzania nimi przez pracodawcę, na rzecz którego praca jest wykonywana (użytkownika). Jednocześnie nie można przyjąć, że przy nawiązaniu tego rodzaju umowy następuje przejście pracowników na innego pracodawcę (art. 23¹ Kodeksu pracy).

Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 2010 r. (I PK 210/09, OSNP 2011/19–20/249) wyraził pogląd, że powierzenie przez pracodawcę wykonywania zadań pomocniczych podmiotowi zewnętrznemu świadczącemu usługi w tym zakresie (outsourcing) nie może stanowić przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, jeżeli nie przemawia za tym kompleksowa ocena takich okoliczności jak: rodzaj zakładów, przejęcie składników majątkowych i niematerialnych, przejęcie większości pracowników, przejęcie klientów, a zwłaszcza stopień podobieństwa działalności prowadzonej przed przejęciem zadań i po przejęciu.

Odpowiedzialność za wszelkie rozliczenia dotyczące zatrudnienia osób użyczonych do pracy na podstawie umowy outsourcingu ponosi podmiot będący ich pracodawcą czy zleceniodawcą. Podmiot korzystający z pracy tych osób ponosi tylko koszty określone w umowie. Tak jak w przypadku pracy tymczasowej podmiot, który decyduje się na korzystanie z pracy innych osób, powinien przeanalizować opłacalność takiego przedsięwzięcia.

9.2. Zagrożenia outsourcingowe

ZUS kontroluje firmy zajmujące się outsourcingiem. Kontrole są wszczynane w zakresie ustalania faktycznego płatnika składek. W wielu bowiem przypadkach na podstawie umów o outsourcing jest realizowana wyłącznie obsługa kadrowo-płacowa, polegająca na wypłacie pracownikom wynagrodzenia przez firmy oferujące taką możliwość. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z 12 czerwca 2018 r. (I SA/Rz 242/18) wskazał, na czym polega pozorny outsourcing pracowniczy:

Prawomocna decyzja ZUS, ustalająca, że płatnikiem składek jest płatnik wskazany przez ZUS, a nie podmiot, który dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, powoduje, że ZUS sporządza za ustalonego płatnika pełną dokumentację z urzędu za okres wskazany w decyzji. Skutkiem uznania przez ZUS za płatnika składek innego podmiotu niż zgłaszający do ubezpieczeń społecznych jest przeksięgowanie składek z konta w ZUS tego ostatniego, a następnie zaliczenie ich na konto ustalonego płatnika składek.

10. Praktyki absolwenckie

Sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia w czasie pogorszenia sytuacji ekonomicznej pracodawcy może być zatrudnianie absolwentów. Praktyka ma na celu ułatwienie tym osobom uzyskiwania doświadczenia i nabywania umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy. Osoby te mogą być zatem początkowo angażowane do wykonywania prostych czynności.

Zasadniczo nie ma obowiązku wypłaty z tego tytułu wynagrodzenia, choć przepisy przewidują, że praktyka może być też odbywana odpłatnie. Absolwent nie jest pracownikiem podmiotu, który przyjmuje na praktykę, nawet jeżeli strony postanowią o jej odpłatności. Wówczas wysokość świadczenia pieniężnego nie może przekroczyć 2-krotności minimalnej płacy (8484 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. i 8600 zł od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r.).

Istnieją pewne ograniczenia dotyczące osób, które mogą odbywać taką praktykę. Praktykantem może być bowiem osoba, która ukończyła co najmniej gimnazjum lub 8-letnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 lat. Osiągnięcie tego wieku już w czasie odbywania praktyki nie ma wpływu na jej realizację.

Praktyka odbywa się na podstawie pisemnej umowy między podmiotem przyjmującym na praktykę a praktykantem i może być zawarta na okres wynoszący maksymalnie 3 miesiące. Umowa ta może być ponawiana, jeżeli nie został wykorzystany ww. okres i zostaną spełnione pozostałe warunki. Mimo że taka umowa nie jest umową o pracę ani zleceniem, należy do niej stosować niektóre przepisy Kodeksu pracy (art. 4 ustawy o praktykach absolwenckich) w zakresie:

● obowiązku równego traktowania w zatrudnieniu,

● dobowych i tygodniowych norm czasu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie

40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy,

● odpoczynku dobowego, wynoszącego co najmniej 11 godzin, oraz tygodniowego, który wynosi co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu,

● prawa do 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy, gdy dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin,

● pory nocnej.

Ponadto podmiot przyjmujący na praktykę:

● nie może powierzać pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237¹⁵ Kodeksu pracy,

● ma obowiązek zapewnienia praktykantowi bezpiecznych i higienicznych warunków odbywania praktyki, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z odbywaniem praktyki – odpowiednich środków ochrony indywidualnej.

Umowę o praktyki absolwenckie można z łatwością rozwiązać, bez podawania przyczyny. Jeżeli praktyki są odbywane:

● nieodpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie w każdym czasie (niezwłocznie),

● odpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie z zachowaniem 7-dniowego terminu wypowiedzenia (art. 5 ust. 6 ustawy o praktykach absolwenckich).

Wzór 9. Umowa o praktykę absolwencką

Po zakończeniu praktyki podmiot przyjmujący na praktykę, na wniosek praktykanta, jest zobowiązany wystawić mu na piśmie zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

11. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Wypożyczenie pracownika tylko za porozumieniem między pracodawcami i za zgodą zainteresowanego

PROBLEM

Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174¹ Kodeksu pracy, a więc w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na okres 1 roku. Jeśli pracodawca wyraziłby zgodę, ale nie zawarł porozumienia z pracodawcą, u którego pracownik wykonywałby pracę, to czy pracownik w takiej sytuacji zachowałby uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy wynikające z art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy? Czy wyłącznie pracodawca może wyjść z inicjatywą wysłania pracownika na urlop bezpłatny w swoim zakładzie pracy, w celu wykonywania przez niego pracy u innego pracodawcy?