KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Obecnie to od podatnika zależy, czy korzysta z KSeF. Mimo że pozostał jeszcze niespełna rok – należy zainteresować się tematem i poznać zasady nowego fakturowania. Od 1 września 2023 r. obowiązuje wersja (2) faktury ustrukturyzowanej. W publikacji omawiamy zasady jej uzupełniania.

1. Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Obecnie trwa okres przejściowy, w którym wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne.

1.1. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych do 30 czerwca 2024 r. 

Do 30 czerwca 2024 r. funkcjonują nadal, niezależnie od siebie, trzy sposoby fakturowania, tj.:

1) fakturowanie papierowe,

2) fakturowanie elektroniczne „zwykłe”,

3) fakturowanie elektroniczne ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF.

To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

Gdy wybierzemy wystawianie faktury w KSeF, od 1 września 2023 r. należy stosować drugą wersję faktury ustrukturyzowanej.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu własnych, komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te są przesyłane do KSeF przez API. Można również korzystać z bezpłatnych narzędzi MF. 

1.1.1. Zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych 

Do 30 czerwca 2024 r., aby dostarczać kupującemu faktury za pomocą KSeF, należy mieć jego zgodę.

KSeF nie obsługuje procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. To oznacza, że nie można tego zrobić, korzystając z systemu. Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych może być wyrażona w dowolny sposób. Dla celów dowodowych najlepiej, aby miała formę pisemną. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca mimo to zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w formie elektronicznej lub w formie papierowej. Taka faktura zachowuje walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).