Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodów z umowy zlecenia

Wydawnictwo bierze udział w różnych targach i kiermaszach książek, które odbywają się poza siedziba firmy np. w Warszawie czy Krakowie. Do obsługi stoiska (organizacja stoiska, prezentacja i sprzedaż książek) zatrudnia osoby na podstawie umowy cywilno-prawnej zlecenie. Wydawnictwo jako zleceniodawca zapewnia dojazd (który odbywa się łącznie z książkami), zakwaterowanie oraz pokrywa koszty wyżywienia. Czy te koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu Wydawnictwa? Jak prawidłowo udokumentować (opisać w umowie) te wydatki, aby dla zleceniobiorców nie stanowiły przychodu do opodatkowania?