Przedawnione należności, od których nie dokonano odpisów aktualizujących, trzeba wyksięgować

Mamy problem z ujmowaniem przedawnionych rozrachunków. Jak powinno się postępować w takich sytuacjach? Czy zawsze trzeba wyksięgować przedawnioną należność od kontrahenta? W jakim terminie mamy to zrobić – na 31 grudnia czy na 1 stycznia?

Przedawnienie rozrachunków między kontrahentami budzi wiele emocji. Jest to obszar w którym rachunkowość ma odzwierciedlić regulacje prawa cywilnego. Należy zatem – po pierwsze – wskazać, że do przeoczenia momentu przedawnienia należności nie powinno dochodzić. Po to m.in. na koniec każdego roku obrotowego inwentaryzuje się należności – te od kontrahentów, którzy prowadzą księgi rachunkowe, w drodze potwierdzenia sald. I tu należy zaznaczyć, że jeśli potwierdzenie salda zostanie podpisane przez samego dłużnika lub przez upoważnionego jego przedstawiciela (np. księgową, która ma to wpisane w zakres obowiązków), wywoła to efekt w postaci przerwania biegu przedawnienia, a po przerwaniu termin przedawnienia biegnie od nowa. Jeśli zinwentaryzowanie należności drogą potwierdzenia salda nie jest możliwe, np. wobec braku kontaktu z dłużnikiem czy istnienia sporu między nim a wierzycielem, to należy przeprowadzić jej weryfikację. Oznacza to, że jednostka powinna na bieżąco monitorować stan należności i odpowiednio reagować w sytuacji, gdy należność może się przedawnić.