§ 6. 1. W celu zabezpieczenia i ochrony zapisów księgowych zgromadzonych na informatycznym nośniku danych, na koniec każdego okresu sprawozdawczego, dokonuje się przewidzianych ustawą o rachunkowości wydruków z ksiąg rachunkowych za dany okres i narastająco za rok budżetowy.

2. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

3. Ochrona zapisów księgowych na informatycznym nośniku danych, realizowana jest przez ochronę hasłem, uprawnienia do dokonywania określonych czynności oraz zatwierdzanie operacji i nieodwracalność księgowań.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów – na koniec każdego dnia pracy, tygodnia pracy, miesiąca pracy;

2) profilaktykę antywirusową – programy zabezpieczające, regularnie aktualizowane o nowe sygnatury wirusowe;

3) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls.

5. System umożliwia prowadzenie kontroli ewidencjonowanych operacji gospodarczych między innymi poprzez:

1) kontrolę z planem finansowym w module Asystent Zarządzania Finansowaniem;

2) zatwierdzanie do wypłaty w module Asystent Zarządzania Finansowaniem;

3) akceptację dokumentu w module Księgowość, co blokuje możliwość dokonywania zmian;

4) zatwierdzanie dokumentu w module Księgowość, tj. trwałe uniemożliwienie dokonywania w nich zmian;

5) blokadę rejestrów w okresach księgowych w module Księgowość.

6. [8] Ustala się następujące zasady wykonywania kontroli zapisów księgowych oraz etapy zamknięcia miesiąca:

1) zapisy księgowe danego miesiąca podlegają bieżącej weryfikacji ich prawidłowości oraz akceptacji w systemie przez naczelnika wydziału albo głównego księgowego albo osoby zastępujące;

2) zapisy księgowe po ich zaakceptowaniu podlegają zatwierdzeniu w systemie przez głównego księgowego albo osobę zastępującą, najpóźniej w momencie przekazania sprawozdań budżetowych za dany okres;

3) po zatwierdzeniu, główny księgowy albo osoba zastępująca dokonuje blokady okresu odpowiednich rejestrów celem uniemożliwienia wprowadzenia zapisów księgowych do danego okresu.

7. System informatyczny zapewnia automatyczną ciągłość zapisów księgowych w dzienniku. Zapisom w księgach rachunkowych system automatycznie nadaje kolejne numery pozycji. Numeracja jest odrębna dla każdego rejestru, który definiowany jest jako zbiór dokumentów posiadających wspólne cechy. Numer dokumentu księgowego w rejestrze ma następującą strukturę: czterocyfrowy numer roku kalendarzowego / dwucyfrowy numer miesiąca / numer kolejny dokumentu.

8. [9] Księgi rachunkowe zamyka się nie wcześniej niż po wprowadzeniu wszystkich zapisów dotyczących danego okresu, w tym w szczególności w zakresie budżetu zadaniowego, i nie później niż do 30 kwietnia roku następującego, po roku budżetowym.

9. [10] Dla zachowania ciągłości w prowadzeniu ewidencji księgowej, uzgodnienie bilansu otwarcia następuje nie później niż do dnia 31 marca.

§ 6. 1. W celu zabezpieczenia i ochrony zapisów księgowych zgromadzonych na informatycznym nośniku danych, na koniec każdego okresu sprawozdawczego, dokonuje się przewidzianych ustawą o rachunkowości wydruków z ksiąg rachunkowych za dany okres i narastająco za rok budżetowy.

2. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

3. Ochrona zapisów księgowych na informatycznym nośniku danych, realizowana jest przez ochronę hasłem, uprawnienia do dokonywania określonych czynności oraz zatwierdzanie operacji i nieodwracalność księgowań.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów – na koniec każdego dnia pracy, tygodnia pracy, miesiąca pracy;

2) profilaktykę antywirusową – programy zabezpieczające, regularnie aktualizowane o nowe sygnatury wirusowe;

3) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls.

5. System umożliwia prowadzenie kontroli ewidencjonowanych operacji gospodarczych między innymi poprzez:

1) kontrolę z planem finansowym w module Asystent Zarządzania Finansowaniem;

2) zatwierdzanie do wypłaty w module Asystent Zarządzania Finansowaniem;

3) akceptację dokumentu w module Księgowość, co blokuje możliwość dokonywania zmian;

4) zatwierdzanie dokumentu w module Księgowość, tj. trwałe uniemożliwienie dokonywania w nich zmian;

5) blokadę rejestrów w okresach księgowych w module Księgowość.

6. Zapisy w ewidencji księgowej po ich weryfikacji przez osobę upoważnioną, tj. głównego księgowego albo osobą zastępującą albo naczelnika wydziału podlegają akceptacji, o której mowa w ust. 5 pkt 3. Zatwierdzenie zapisów księgowych, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, następuje w momencie przekazania sprawozdań budżetowych za dany okres do Ministerstwa Finansów.

7. System informatyczny zapewnia automatyczną ciągłość zapisów księgowych w dzienniku. Zapisom w księgach rachunkowych system automatycznie nadaje kolejne numery pozycji. Numeracja jest odrębna dla każdego rejestru, który definiowany jest jako zbiór dokumentów posiadających wspólne cechy. Numer dokumentu księgowego w rejestrze ma następującą strukturę: czterocyfrowy numer roku kalendarzowego / dwucyfrowy numer miesiąca / numer kolejny dokumentu.

8. Księgi rachunkowe zamyka się nie wcześniej niż po wprowadzeniu wszystkich zapisów dotyczących danego okresu, w tym w szczególności w zakresie budżetu zadaniowego i kategorii wydatków strukturalnych, i nie później niż do 30 kwietnia roku następującego, po roku budżetowym.

9. Dla zachowania ciągłości w prowadzeniu ewidencji księgowej, uzgodnienie bilansu otwarcia następuje nie wcześniej niż po sporządzeniu łącznego sprawozdania finansowego za poprzedni rok i nie później niż do 31 maja.