§ 5. 1. [4] Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wspiera działania podejmowane na rzecz zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych, w tym ich monitorowanie i ocenę.

2. Do zadań komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) realizacja, co najmniej 1 raz w roku, samooceny kontroli zarządczej, zwanej dalej „samooceną”, przy wykorzystaniu dedykowanego kwestionariusza samooceny;

2) pozyskiwanie od osób określonych w § 3 ust. 1 informacji o stopniu zapewnienia osiągania celów kontroli zarządczej;

3) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

4) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu planu usprawnienia kontroli zarządczej w danym roku oraz sprawozdania z jego wykonania.

3. Źródłami informacji na temat stanu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych są w szczególności: [5]

1) wnioski z monitorowania realizacji celów i zadań Ministerstwa, w szczególności w zakresie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, w planach wydatków w układzie zadaniowym oraz w planach działania komórek organizacyjnych;

2) wyniki samooceny;

3) sprawozdanie z wykonania planu usprawnienia kontroli zarządczej, o którym mowa w § 7 ust. 2;

4) wyniki zadań audytowych;

5) ustalenia kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne;

6) wyniki analizy skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

4. Osoby wymienione w § 3 ust. 1 przekazują dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu samooceny przez tę komórkę organizacyjną, wraz z informacją na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i propozycjami wdrożenia adekwatnych środków zaradczych.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach kontroli, audytu wewnętrznego oraz koordynacji załatwiania petycji, skarg i wniosków przygotowuje informacje w zakresie określonym w ust. 3 pkt 4–6 w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§ 5. 1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wspiera działania podejmowane na rzecz zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych, w tym ich monitorowanie i ocenę.

2. Do zadań komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) realizacja, co najmniej 1 raz w roku, samooceny kontroli zarządczej, zwanej dalej „samooceną”, przy wykorzystaniu dedykowanego kwestionariusza samooceny;

2) pozyskiwanie od osób określonych w § 3 ust. 1 informacji o stopniu zapewnienia osiągania celów kontroli zarządczej;

3) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

4) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu planu usprawnienia kontroli zarządczej w danym roku oraz sprawozdania z jego wykonania.

3. Źródłami informacji na temat stanu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw zagranicznych są w szczególności:

1) wnioski z monitorowania realizacji celów i zadań Ministerstwa, w szczególności w zakresie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, w planach wydatków w układzie zadaniowym oraz w planach działania komórek organizacyjnych;

2) wyniki samooceny;

3) sprawozdanie z wykonania planu usprawnienia kontroli zarządczej, o którym mowa w § 7 ust. 2;

4) wyniki zadań audytowych;

5) ustalenia kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne;

6) wyniki analizy skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

4. Osoby wymienione w § 3 ust. 1 przekazują dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu samooceny przez tę komórkę organizacyjną, wraz z informacją na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i propozycjami wdrożenia adekwatnych środków zaradczych.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach kontroli, audytu wewnętrznego oraz koordynacji załatwiania petycji, skarg i wniosków przygotowuje informacje w zakresie określonym w ust. 3 pkt 4–6 w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.