§ 3. 1. [1] Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych, jej monitorowanie i ocenę, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, odpowiadają sekretarze stanu, podsekretarze stanu, Szef Służby Zagranicznej, dyrektor generalny służby zagranicznej, pełnomocnicy Ministra Spraw Zagranicznych, dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych.

2. Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej prowadzone jest przez osoby wymienione w ust. 1. i polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania jednostek organizacyjnych oraz podległych pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz pracowników zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są wykorzystywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie chronione i nadzorowane;

5) cele i zadania ujęte w planach działalności, programach, planach działania i w innych dokumentach planistycznych są osiągalne, a ich realizacja jest właściwie nadzorowana;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane w celu zapewnienia realizacji celów i zadań ministerstwa oraz poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) identyfikowane są przyczyny nieprawidłowości i problemów w funkcjonowaniu Ministerstwa, a realizowane działania w celu jego poprawy są oceniane pod kątem skuteczności i efektywności.

4. Osoby wymienione w ust. 1 wdrażają na bieżąco środki zaradcze wobec zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie swojej właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących we właściwości innych podmiotów.

5. Osoby wymienione w ust. 1 przekazują, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, informację na temat stopnia zapewnienia celów kontroli zarządczej w terminie określonym we wniosku.

§ 3. 1. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych, jej monitorowanie i ocenę, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, odpowiadają sekretarze stanu, podsekretarze stanu, dyrektor generalny służby zagranicznej, pełnomocnicy Ministra Spraw Zagranicznych, dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych.

2. Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej prowadzone jest przez osoby wymienione w ust. 1. i polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania jednostek organizacyjnych oraz podległych pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz pracowników zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są wykorzystywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie chronione i nadzorowane;

5) cele i zadania ujęte w planach działalności, programach, planach działania i w innych dokumentach planistycznych są osiągalne, a ich realizacja jest właściwie nadzorowana;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane w celu zapewnienia realizacji celów i zadań ministerstwa oraz poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) identyfikowane są przyczyny nieprawidłowości i problemów w funkcjonowaniu Ministerstwa, a realizowane działania w celu jego poprawy są oceniane pod kątem skuteczności i efektywności.

4. Osoby wymienione w ust. 1 wdrażają na bieżąco środki zaradcze wobec zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie swojej właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących we właściwości innych podmiotów.

5. Osoby wymienione w ust. 1 przekazują, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, informację na temat stopnia zapewnienia celów kontroli zarządczej w terminie określonym we wniosku.