§ 15

1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania publicznego, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania publicznego;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania publicznego;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie sporządzane jest w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna, której dyrektor podpisał umowę dotacji, przeprowadza kontrolę merytoryczną sprawozdania oraz sprawdza czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową dotacji. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją projektu sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

4. Właściwa komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 3, dokonuje również sprawdzenia następujących elementów sprawozdania, przed przekazaniem go do kontroli komórki właściwej w sprawach finansowych:

1) kompletności wymaganej umową dokumentacji;

2) czytelności wszystkich kopii dokumentów finansowych, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

3) zgodności na wszystkich złożonych dokumentach kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych i kwoty podlegającej zwrotowi oraz wydatkowanych kwot wkładu własnego;

4) w przypadku dokumentów obcojęzycznych (faktur, rachunków, umów) kompletność opisów w języku polskim umożliwiających ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu), jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

5) obecność kursów wymiany kwot na złoty polski w przypadku dokumentów finansowych opiewających na kwoty wyrażone w walutach obcych;

6) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych podanych w sprawozdaniu w stosunku do nadanych im przez wystawcę, oraz prawidłowość dat ich wystawienia i kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

7) prawidłowość opisania lub opieczętowania kopii dowodów księgowych poniesionych wydatków sformułowaniem „sfinansowano/lub sfinansowano częściowo z dotacji Ministerstwa umowa nr .... w kwocie .......”, ich poświadczenia za zgodność fotokopii z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej do przygotowania sprawozdania, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych udziela w trybie roboczym na prośbę właściwej komórki organizacyjnej, w możliwie najkrótszym terminie, wyjaśnień w kwestiach określonych w ust. 4.

6. Właściwa komórka organizacyjna po dokonaniu kontroli merytorycznej sprawozdania przekazuje w formie pisemnej finansową część sprawozdania do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych wraz z ewentualnymi uwagami do sprawozdania mogącymi mieć wpływ na finansowe rozliczenie sprawozdania w terminie 14 dni od dnia otrzymania, w przypadku zadań realizowanych za granicą w terminie 34 dni od dnia otrzymania. W przypadku stwierdzenia w toku kontroli merytorycznej, nieprawidłowości w wykorzystaniu środków wraz ze sprawozdaniem finansowym przekazywana jest informacja jednoznacznie określająca wydatki uznane za poniesione niezgodnie z umową dotacji. Do przekazywanego do komórki właściwej w sprawach finansowych sprawozdania komórka organizacyjna dołącza wypełnioną kartę umowy.

7. [6]  W przypadku braku uwag do merytorycznej części sprawozdania lub zgłoszenia uwag nie mających wpływu na finansowe rozliczenie dotacji właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych finansową część sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” wraz z projektem pisma akceptacyjnego na podpis dysponenta części budżetowej lub osoby działającej z jego upoważnienia.

8. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, odpowiednio w ciągu 14 dni lub 24 dni w przypadku zadań realizowanych za granicą, dokonuje kontroli rozliczenia dotacji pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej, załączając kartę umowy. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję z Wykonawcą dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń do finansowej części sprawozdania.

9. W wypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania lub zgłoszenia zastrzeżeń nie mających wpływu na rozliczenie finansowe główny księgowy parafuje sprawozdanie w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz projekt pisma do wykonawcy w sprawie akceptacji rozliczenia przyznanej dotacji, przygotowane przez właściwą komórkę organizacyjną.

10. [7]  Projekt pisma, o którym mowa w ust. 9 podpisuje dyrektor właściwej komórki organizacyjnej działający z upoważnienia dysponenta części budżetowej.

11. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje wykonawcę w piśmie dotyczącym ostatecznego rozliczenia o kwocie podlegającej zwrotowi i należnych odsetkach oraz o terminie zwrotu. Pismo parafuje główny księgowy resortu. Kopia pisma do wykonawcy oraz kopia karty umowy kierowane są do wiadomości komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych.

12. [8]  W przypadku niedokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie, o którym mowa w ust. 11, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przeprowadza postępowanie administracyjne i w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy przygotowuje projekt decyzji określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję wydaje dysponent części budżetowej lub osoba działająca z jego upoważnienia.

§ 15

1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania publicznego, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania publicznego;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania publicznego;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie sporządzane jest w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna, której dyrektor podpisał umowę dotacji, przeprowadza kontrolę merytoryczną sprawozdania oraz sprawdza czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową dotacji. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją projektu sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

4. Właściwa komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 3, dokonuje również sprawdzenia następujących elementów sprawozdania, przed przekazaniem go do kontroli komórki właściwej w sprawach finansowych:

1) kompletności wymaganej umową dokumentacji;

2) czytelności wszystkich kopii dokumentów finansowych, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

3) zgodności na wszystkich złożonych dokumentach kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych i kwoty podlegającej zwrotowi oraz wydatkowanych kwot wkładu własnego;

4) w przypadku dokumentów obcojęzycznych (faktur, rachunków, umów) kompletność opisów w języku polskim umożliwiających ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu), jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

5) obecność kursów wymiany kwot na złoty polski w przypadku dokumentów finansowych opiewających na kwoty wyrażone w walutach obcych;

6) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych podanych w sprawozdaniu w stosunku do nadanych im przez wystawcę, oraz prawidłowość dat ich wystawienia i kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania;

7) prawidłowość opisania lub opieczętowania kopii dowodów księgowych poniesionych wydatków sformułowaniem „sfinansowano/lub sfinansowano częściowo z dotacji Ministerstwa umowa nr .... w kwocie .......”, ich poświadczenia za zgodność fotokopii z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej do przygotowania sprawozdania, jeżeli żądano ich załączenia do sprawozdania.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych udziela w trybie roboczym na prośbę właściwej komórki organizacyjnej, w możliwie najkrótszym terminie, wyjaśnień w kwestiach określonych w ust. 4.

6. Właściwa komórka organizacyjna po dokonaniu kontroli merytorycznej sprawozdania przekazuje w formie pisemnej finansową część sprawozdania do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych wraz z ewentualnymi uwagami do sprawozdania mogącymi mieć wpływ na finansowe rozliczenie sprawozdania w terminie 14 dni od dnia otrzymania, w przypadku zadań realizowanych za granicą w terminie 34 dni od dnia otrzymania. W przypadku stwierdzenia w toku kontroli merytorycznej, nieprawidłowości w wykorzystaniu środków wraz ze sprawozdaniem finansowym przekazywana jest informacja jednoznacznie określająca wydatki uznane za poniesione niezgodnie z umową dotacji. Do przekazywanego do komórki właściwej w sprawach finansowych sprawozdania komórka organizacyjna dołącza wypełnioną kartę umowy.

7. W przypadku braku uwag do merytorycznej części sprawozdania lub zgłoszenia uwag nie mających wpływu na finansowe rozliczenie dotacji właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych finansową część sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” wraz z projektem pisma akceptacyjnego na podpis dysponenta głównego lub osoby działającej z jego upoważnienia.

8. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, odpowiednio w ciągu 14 dni lub 24 dni w przypadku zadań realizowanych za granicą, dokonuje kontroli rozliczenia dotacji pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej, załączając kartę umowy. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję z Wykonawcą dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń do finansowej części sprawozdania.

9. W wypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania lub zgłoszenia zastrzeżeń nie mających wpływu na rozliczenie finansowe główny księgowy parafuje sprawozdanie w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz projekt pisma do wykonawcy w sprawie akceptacji rozliczenia przyznanej dotacji, przygotowane przez właściwą komórkę organizacyjną.

10. Projekt pisma, o którym mowa w ust. 9 podpisuje dyrektor właściwej komórki organizacyjnej działający z upoważnienia dysponenta głównego.

11. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje wykonawcę w piśmie dotyczącym ostatecznego rozliczenia o kwocie podlegającej zwrotowi i należnych odsetkach oraz o terminie zwrotu. Pismo parafuje główny księgowy resortu. Kopia pisma do wykonawcy oraz kopia karty umowy kierowane są do wiadomości komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych.

12. W przypadku niedokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie, o którym mowa w ust. 11, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje projekt decyzji określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję wydaje dysponent główny lub osoba działająca z jego upoważnienia.