Wersja obowiązująca od 2025.04.04

Rozdział 2

Administrowanie informacjami przetwarzanymi w SWD Policji

§ 4. 1. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora wynikające z przepisów ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, zwane dalej „administrowaniem”, w imieniu Komendanta Głównego Policji w zakresie określonym w niniejszym zarządzeniu realizują:

1) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach sztabowych – w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorze SWD Policji oraz w zakresie szkolenia użytkowników SWD Policji z obsługi SWD Policji, z wyłączeniem danych, o których mowa w pkt 2–4 oraz 6;

2) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach prewencji – w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących dysponowania potencjałem osobowym i logistycznym oraz o przebiegu służby;

3) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach ruchu drogowego – w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, dotyczących dysponowania potencjałem osobowym i logistycznym oraz o przebiegu służby w związku ze zdarzeniami w ruchu drogowym;

4) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego – w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, w zakresie sprawdzeń dokonywanych przez użytkowników SWD Policji w zbiorach KSIP realizowanych w SWD Policji poprzez SPP;

5) dyrektor biura KGP właściwego w sprawach informatyki – w odniesieniu do spraw technicznych dotyczących działania SWD Policji w zakresie utrzymania tego zbioru oraz zapewnienia pełnej funkcjonalności pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego, współpracy z SWD PSP i SWD PRM oraz systemem teleinformatycznym funkcjonującym w centrach powiadamiania ratunkowego, współpracy z urządzeniami mobilnymi oraz szkolenia osób wyznaczonych do realizacji zadań w zakresie zapewnienia właściwego funkcjonowania SWD Policji pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego;

6) kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 9 ust. 7 pkt 2–9 – w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWD Policji prowadzonym w podległym SD.

2. Dyrektorzy biur KGP zapewniają aktualność, integralność, legalność, prawidłowość i poufność przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w SWD Policji w odniesieniu do informacji przetwarzanych w podległych im komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Policji.

3. Wykonywanie czynności administratora, o których mowa w ust. 1, nie dotyczy wyznaczania inspektora ochrony danych.

4. [1] Dyrektorzy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, zarządzają informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w administrowanym przez nich SWD Policji i w tym zakresie:

1) realizują odpowiednio zadania określone w przepisach art. 13-21, art. 31 ust. 1-3 i 7, art. 32, art. 39-42 i art. 44 i 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w przepisach art. 5, art. 19, art. 24, art. 32-34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;

2) podejmują stosowne działania zapewniające by ich przetwarzanie było zgodne z przepisami prawa, w tym w szczególności z ustawą o Policji oraz przepisami określonymi w pkt 1, a także podejmują działania zapewniające legalność, adekwatność, prawidłowość, aktualność, integralność i poufność przetwarzania tych informacji, w tym danych osobowych;

3) prowadzą wykaz kategorii czynności przetwarzania w rozumieniu art. 35 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz rejestr czynności przetwarzania w rozumieniu art. 30 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

4) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki oraz inspektorem ochrony danych w KGP uczestniczą w opracowaniu i wdrożeniu dokumentacji, o której mowa w art. 31 ust. 4 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, dotyczącej przetwarzania informacji w SWD Policji dla całości informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych i dostępnych do opracowywanej i wdrażanej przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki;

5) dokonują oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji lub uzyskania informacji o takim naruszeniu, w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w administrowanym przez nich SWD Policji, a także na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmują stosowne działania zgodnie z art. 44 i 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, art. 33 i 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz pkt 6 i 7;

6) w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji, którego skutkiem jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu tego naruszenia, zgłaszają je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz przekazują jeden egzemplarz zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji inspektorowi ochrony danych w KGP, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie;

7) w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w administrowanym przez nich SWD Policji, zawiadamiają osobę, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWD Policji, zgodnie z art. 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

8) mogą dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomienia, o którym mowa w pkt 7, za pośrednictwem inspektora ochrony danych w KGP oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia oraz zawiadomienia pod warunkiem przekazania temu inspektorowi zgłoszenia oraz zawiadomienia wraz z niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie oraz zawiadomienie nie później niż w terminie 48 godzin od stwierdzenia wystąpienia naruszenia, a jeżeli termin 72 godzin, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w art. 33 ust. 1 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 na zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji już upłynął, również wraz z dokumentacją dotyczącą wyjaśnienia przyczyn opóźnienia dokonania zgłoszenia i zawiadomienia.

5. [2] Dyrektorzy biur KGP niewymienieni w ust. 1 pkt 1-4, Dyrektor CLKP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA, komendanci wojewódzcy Policji (Komendant Stołeczny Policji), komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) Policji, komendanci komisariatów Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji w Szczytnie oraz komendanci szkół policyjnych zgodnie z ich właściwością terytorialną i rzeczową, określoną w szczególności w art. 5a-5e, art. 6, 6f i 6g ustawy o Policji, w odniesieniu do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w § 1 ust. 3 i § 12, w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji:

2) podejmują stosowne działania zapewniające, by przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWD Policji, było zgodne z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o Policji oraz przepisami określonymi w pkt 1, a także podejmują działania zapewniające legalność, adekwatność, prawidłowość, aktualność, integralność i poufność przetwarzania tych informacji, w tym danych osobowych;

3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach informatyki uczestniczą w opracowaniu dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 3, oraz we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych właściwych w sprawach informatyki wdrażają tę dokumentację w podległych im jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji;

4) dokonują oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji lub uzyskania informacji o takim naruszeniu, a także na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmują stosowne działania zgodnie z art. 44 i 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, art. 33 i 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 oraz pkt 5 i 6;

a) dyrektorzy biur niewymienieni w ust. 1 pkt 1-4 i Dowódca BOA – inspektorowi ochrony danych w KGP oraz dyrektorom, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w SWD Policji, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie,

b) Dyrektor CLKP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, komendanci wojewódzcy Policji (Komendant Stołeczny Policji), komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji w Szczytnie oraz komendanci szkół policyjnych – inspektorom ochrony danych wyznaczonym we właściwej KWP, KSP, CLKP, CBŚP, BSWP, CBZC, Akademii Policji w Szczytnie, szkole policyjnej oraz dyrektorom, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w SWD Policji, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie;

6) w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych zawiadamiają osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWD Policji, zgodnie z art. 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

7) mogą dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomienia, o którym mowa w ust. 5 pkt 6, za pośrednictwem inspektora ochrony danych, według następującej właściwości:

a) dyrektorzy biur niewymienieni w ust. 1 pkt 1-4 i Dowódca BOA – za pośrednictwem inspektora ochrony danych w KGP,

b) Dyrektor CLKP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, komendanci wojewódzcy Policji (Komendant Stołeczny Policji), komendanci powiatowi (miejscy, rejonowi) Policji, komendanci komisariatów Policji, Komendant-Rektor Akademii Policji w Szczytnie oraz komendanci szkół policyjnych – za pośrednictwem inspektora ochrony danych wyznaczonego we właściwej KWP, KSP, CLKP, CBŚP, BSWP, CBZC, Akademii Policji w Szczytnie, szkole policyjnej

– oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia oraz zawiadomienia na warunkach określonych w ust. 4 pkt 8.

6. [3] Dyrektor biura KGP właściwego w sprawach informatyki:

1) realizuje odpowiednio zadania określone w przepisach prawa, w szczególności w art. 31 ust. 1 pkt 1 i 5, art. 32, art. 39 i art. 40 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 5 ust. 1 lit. f, art. 24 i art. 32 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;

2) podejmuje stosowne działania zapewniające by przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWD Policji w zakresie stosowanych środków technicznych i organizacyjnych było zgodne z przepisami, o których mowa w pkt 1;

3) opracowuje i wdraża dokumentację, o której mowa w art. 31 ust. 4 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, dotyczącą przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym w SWD Policji, dla całości informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SWD Policji i dostępnych poprzez te systemy, we współpracy z dyrektorami, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, kierownikami, o których mowa w ust. 5 oraz inspektorem ochrony danych w KGP, zgodnie z przepisami ust. 4 pkt 4, ust. 5 pkt 3 oraz ust. 6 pkt 3;

4) dokonuje oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji lub uzyskania informacji o takim naruszeniu, a także na podstawie dokonanej oceny, w zależności od jej wyników, podejmuje stosowne działania zgodnie z pkt 5 i 6;

5) w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji, którego skutkiem jest prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu tego naruszenia, zgłasza je Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, oraz przekazuje jeden egzemplarz zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji inspektorowi ochrony danych w KGP oraz dyrektorom, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie w zakresie administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi, przetwarzanymi w SWD Policji, wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie;

6) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zawiadamia osobę, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych w SWD Policji, zgodnie z art. 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

7) może dokonywać zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, za pośrednictwem inspektora ochrony danych w KGP, oraz występować do tego inspektora o dokonanie takiego zgłoszenia na warunkach określonych w ust. 4 pkt 8.

7. [4] Kierownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach łączności i informatyki w jednostkach organizacyjnych Policji, zgodnie z właściwością terytorialną i rzeczową kierowników jednostek organizacyjnych Policji, którym podlegają:

1) realizują odpowiednio zadania określone w przepisach prawa, w szczególności w art. 31 ust. 1 pkt 1 i 5 oraz ust. 4, art. 32, art. 39 i art. 40 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w art. 5 ust. 1 lit. f, art. 24 i art. 32 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w tym poprzez zapewnienie stosowania niniejszego zarządzenia;

2) podejmują stosowne działania zapewniające by przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w SWD Policji w zakresie stosowanych w SWD Policji środków technicznych i organizacyjnych było zgodne z przepisami, o których mowa w pkt 1;

3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki uczestniczą w opracowaniu dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 3, oraz wdrażają ją w jednostkach organizacyjnych Policji, zgodnie z właściwością terytorialną i rzeczową tych jednostek w zakresie realizowanych zadań Policji;

5) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji przekazują wypełnione zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych w zakresie informacji, o których mowa w art. 44 ust. 4 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz w art. 33 ust. 3 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, kierownikom jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 5, zgodnie z zasadami podległości służbowej, celem dokonania przez nich zgłoszenia naruszenia w sposób określony w przepisach ust. 5;

6) w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji powodującego wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w rozumieniu art. 45 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, informacje o wystąpieniu takiego naruszenia wraz z dokumentacją dotyczącą naruszenia przekazują kierownikom jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 5, zgodnie z zasadami podległości służbowej, celem zawiadomienia przez nich osób, w sposób określony w przepisach ust. 5.

8. [5] Inspektor ochrony danych w KGP oraz osoba zastępująca inspektora w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWD Policji z uwzględnieniem kompetencji dyrektorów, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, określonych w niniejszym zarządzeniu w zakresie administrowania informacjami, w tym danymi osobowymi w SWD Policji:

1) realizuje zadania określone w art. 47 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 39 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

2) dokonuje zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych w SWD Policji oraz zawiadomienia, o którym mowa w ust. 4 pkt 7, w przypadkach określonych w ust. 4 pkt 8, ust. 5 pkt 7 i ust. 6 pkt 7;

3) we współpracy z dyrektorem biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki uczestniczy w opracowaniu i wdrożeniu dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 4 i ust. 6 pkt 3;

4) realizuje inne zadania powierzone przez administratora zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 38 ust. 6 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.

9. [6] Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 6, w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SWD Policji, o których mowa w § 1 ust. 3 i § 12, w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji mogą powierzyć wyznaczonym przez nich w tych jednostkach inspektorom ochrony danych oraz osobom ich zastępującym wykonywanie zadań, o których mowa w art. 47 ust. 3 ustawy ODO przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz art. 38 ust. 6 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679. Powierzenie to nie może dotyczyć określonych w niniejszym zarządzeniu zadań, kompetencji, upoważnień i uprawnień kierowników jednostek i komórek organizacyjnych Policji, a także zadań inspektora ochrony danych w KGP określonych w ust. 8 pkt 2 i 3.

10. [7] Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji są obowiązani do współpracy i udzielania wzajemnej niezbędnej pomocy w realizacji zadań i obowiązków, o których mowa w ust. 1-9, w szczególności, gdy te zadania lub obowiązki dotyczą właściwości różnych jednostek lub komórek organizacyjnych Policji.

[1] § 4 ust. 4 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[2] § 4 ust. 5 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[3] § 4 ust. 6 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[4] § 4 ust. 7 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[5] § 4 ust. 8 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[6] § 4 ust. 9 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.

[7] § 4 ust. 10 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 18 marca 2025 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji (Dz.Urz.KGP. poz. 26). Zmiana weszła w życie 4 kwietnia 2025 r.