§ 13. 1. Kierownik komórki organizacyjnej wnioskujący o nadanie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP jest obowiązany:

1) dokonywać na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie:

a) zgodności posiadanych uprawnień z realizowanymi zadaniami służbowymi,

b) aktualności zawartych we wniosku danych uprawnionego, o których mowa w § 12 ust. 4,

c) zgodności faktycznego zakresu przetwarzania informacji w KSIP z zakresem posiadanych uprawnień;

2) złożyć wniosek o odpowiednią zmianę zakresu nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, jeżeli nastąpi zmiana zakresu lub rodzaju czynności służbowych realizowanych przez uprawnionego policjanta lub pracownika Policji;

3) niezwłocznie złożyć wniosek o cofnięcie nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, jeżeli uprawniony policjant lub pracownik Policji:

a) został zawieszony w czynnościach służbowych lub w pełnieniu obowiązków,

b) został przeniesiony do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zmarł;

4) złożyć wniosek o cofnięcie wszystkich uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP przed podpisaniem karty obiegowej w związku ze zwolnieniem policjanta ze służby lub rozwiązaniem umowy o pracę zawartej z pracownikiem Policji.

2. Zmiana oraz cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP odbywa się odpowiednio w sposób określony w § 12.

3. W przypadku stwierdzenia:

1) posiadania przez policjanta lub pracownika Policji, którym nadano uprawnienia do przetwarzania informacji w KSIP, więcej niż jednego identyfikatora kadrowego,

2) wykorzystywania tego samego identyfikatora kadrowego do dostępu oraz przetwarzania informacji w KSIP przez więcej niż jedną osobę uprawnioną w tym zakresie

– dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki zwraca się do kierownika komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1, z prośbą o dokonanie weryfikacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, oraz informuje o tym dyrektora biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego, a w przypadku, o którym mowa w pkt 1, również dyrektora biura KGP właściwego w sprawach osobowych.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach łączności i informatyki komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji) są obowiązani:

1) co najmniej raz na 6 miesięcy sprawdzić, czy informacje wymagane do nadania uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, o których mowa w § 12 ust. 4 pkt 1 i 2, są zgodne z informacjami posiadanymi przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach osobowych odpowiednich komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji);

2) wykonywać zadania w zakresie zmiany i cofania uprawnień w przypadkach określonych w ust. 1 pkt 2–4 oraz informować o stwierdzonych naruszeniach, o których mowa w ust. 3, kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach wywiadu kryminalnego odpowiednich miejscowo komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji), a w przypadkach naruszeń określonych w ust. 3 pkt 1 również kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach osobowych tych komend.

5. W przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 i 4, w odniesieniu do uprawnień, o których mowa w § 12 ust. 6, informuje się bezpośrednio dyrektora biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego.

6. [30] Kierownicy jednostek lub komórek organizacyjnych Policji prowadzą ewidencję osób uprawnionych do przetwarzania informacji w KSIP, zwaną dalej „ewidencją uprawnień”, w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę lub zatrudnionych w podległych im jednostkach lub komórkach organizacyjnych Policji oraz w zakresie zatwierdzonych w stosunku do tych osób wniosków o nadanie, zmianę i cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP.

7. Ewidencja uprawnień zawiera informacje, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy ODO w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, z zastrzeżeniem ust. 8, oraz może być prowadzona w postaci elektronicznej.

8. Rolę ewidencji uprawnień może pełnić wykaz osób uprawnionych do przetwarzania informacji w KSIP prowadzony na podstawie zatwierdzonych wniosków o nadanie, zmianę i cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP. Wykaz może być prowadzony w postaci elektronicznej.

§ 13. 1. Kierownik komórki organizacyjnej wnioskujący o nadanie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP jest obowiązany:

1) dokonywać na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie:

a) zgodności posiadanych uprawnień z realizowanymi zadaniami służbowymi,

b) aktualności zawartych we wniosku danych uprawnionego, o których mowa w § 12 ust. 4,

c) zgodności faktycznego zakresu przetwarzania informacji w KSIP z zakresem posiadanych uprawnień;

2) złożyć wniosek o odpowiednią zmianę zakresu nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, jeżeli nastąpi zmiana zakresu lub rodzaju czynności służbowych realizowanych przez uprawnionego policjanta lub pracownika Policji;

3) niezwłocznie złożyć wniosek o cofnięcie nadanych uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, jeżeli uprawniony policjant lub pracownik Policji:

a) został zawieszony w czynnościach służbowych lub w pełnieniu obowiązków,

b) został przeniesiony do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zmarł;

4) złożyć wniosek o cofnięcie wszystkich uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP przed podpisaniem karty obiegowej w związku ze zwolnieniem policjanta ze służby lub rozwiązaniem umowy o pracę zawartej z pracownikiem Policji.

2. Zmiana oraz cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP odbywa się odpowiednio w sposób określony w § 12.

3. W przypadku stwierdzenia:

1) posiadania przez policjanta lub pracownika Policji, którym nadano uprawnienia do przetwarzania informacji w KSIP, więcej niż jednego identyfikatora kadrowego,

2) wykorzystywania tego samego identyfikatora kadrowego do dostępu oraz przetwarzania informacji w KSIP przez więcej niż jedną osobę uprawnioną w tym zakresie

– dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki zwraca się do kierownika komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1, z prośbą o dokonanie weryfikacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, oraz informuje o tym dyrektora biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego, a w przypadku, o którym mowa w pkt 1, również dyrektora biura KGP właściwego w sprawach osobowych.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych właściwych w sprawach łączności i informatyki komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji) są obowiązani:

1) co najmniej raz na 6 miesięcy sprawdzić, czy informacje wymagane do nadania uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, o których mowa w § 12 ust. 4 pkt 1 i 2, są zgodne z informacjami posiadanymi przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach osobowych odpowiednich komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji);

2) wykonywać zadania w zakresie zmiany i cofania uprawnień w przypadkach określonych w ust. 1 pkt 2–4 oraz informować o stwierdzonych naruszeniach, o których mowa w ust. 3, kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach wywiadu kryminalnego odpowiednich miejscowo komend wojewódzkich Policji (Komendy Stołecznej Policji), a w przypadkach naruszeń określonych w ust. 3 pkt 1 również kierowników komórek organizacyjnych właściwych w sprawach osobowych tych komend.

5. W przypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 3 i 4, w odniesieniu do uprawnień, o których mowa w § 12 ust. 6, informuje się bezpośrednio dyrektora biura KGP właściwego w sprawach wywiadu kryminalnego.

6. Kierownicy komórek organizacyjnych Policji prowadzą ewidencję osób uprawnionych do przetwarzania informacji w KSIP, zwaną dalej „ewidencją uprawnień”, w odniesieniu do policjantów i pracowników Policji pełniących służbę lub zatrudnionych w podległych im komórkach organizacyjnych oraz w zakresie zatwierdzonych w stosunku do tych osób wniosków o nadanie, zmianę i cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP.

7. Ewidencja uprawnień zawiera informacje, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy ODO w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, z zastrzeżeniem ust. 8, oraz może być prowadzona w postaci elektronicznej.

8. Rolę ewidencji uprawnień może pełnić wykaz osób uprawnionych do przetwarzania informacji w KSIP prowadzony na podstawie zatwierdzonych wniosków o nadanie, zmianę i cofnięcie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP. Wykaz może być prowadzony w postaci elektronicznej.