Wersja obowiązująca od 2022-09-16

Rozdział 2

Dokumentacja służbowa

§ 6. 1. W izbie prowadzi się następującą dokumentację:

1) książkę przebiegu służby w policyjnej izbie dziecka, zwanej dalej „książką przebiegu służby”, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) książkę ewidencji nieletnich umieszczonych w policyjnej izbie dziecka, zwanej dalej „książką ewidencji nieletnich”, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) książkę wizyt lekarskich, której wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

4) kwity depozytowe, których wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

5) kartę zapoznania z prawami i obowiązkami nieletnich w policyjnej izbie dziecka, szczegółowym porządkiem dnia w policyjnej izbie dziecka, regulaminem pobytu nieletnich w policyjnej izbie dziecka, z informacją o wyposażeniu policyjnej izby dziecka w urządzenia monitorujące, której wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

2. W izbie prowadzi się ewidencję następującej dokumentacji:

1) nakazów przyjęcia, przekazania i zwolnienia nieletnich, na podstawie których są oni odpowiednio przyjmowani, przekazywani i zwalniani z izby; wzór nakazu przyjęcia, przekazania i zwolnienia nieletniego określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) nakazów wydania nieletnich, na podstawie których są oni wydawani do czynności służbowych; wzór nakazu wydania nieletniego określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

3) kopii protokołów zatrzymania nieletniego;

4) poleceń lub zarządzeń sądu albo ich kopii;

5) [1] postanowień sądu o umieszczeniu nieletniego w schronisku dla nieletnich, lub tymczasowym umieszczeniu w młodzieżowym ośrodku wychowawczym, okręgowym ośrodku wychowawczym, rodzinie zastępczej zawodowej albo w zakładzie leczniczym albo ich odpisów bądź kopii;

6) dokumentacji medycznej nieletniego przyjętego do izby;

7) korespondencji w sprawie nieletniego;

8) powiadomień właściwego sądu rodzinnego o użyciu środka przymusu bezpośredniego wobec nieletniego umieszczonego w izbie.

3. W izbie można prowadzić skorowidz danych osobowych nieletnich w niej umieszczonych lub wcześniej przebywających. Decyzję w tym zakresie podejmuje kierownik izby.

4. W książce przebiegu służby policjant pełniący służbę w izbie odnotowuje przebieg służby, wydarzenia w jej trakcie oraz wykonywanie zadań w izbie, w szczególności:

1) rozpoczęcie i zakończenie służby;

2) przyjęcie nieletniego do izby, w tym również w ramach przerwy w konwoju albo w doprowadzeniu oraz na polecenie lub zarządzenie sądu, wydanie, przekazanie lub zwolnienie nieletniego z izby;

3) zdarzenie w izbie z udziałem nieletniego w niej umieszczonego, skutkujące śmiercią, ucieczką lub zamachem w celu uwolnienia tego nieletniego albo zamachem na życie lub zdrowie człowieka, skutkującym jego hospitalizacją, zwane dalej „wydarzeniem nadzwyczajnym”;

4) umieszczenie nieletniego:

a) będącego w stanie wskazującym na spożycie alkoholu, oddzielnie od nieletnich, którzy nie znajdują się w takim stanie,

b) będącego pod wpływem środków odurzających lub substancji psychotropowych albo środków zastępczych, oddzielnie od nieletnich, którzy nie znajdują się pod wpływem takich środków lub substancji,

c) stwarzającego swoim zachowaniem zagrożenie dla zdrowia lub życia własnego lub innej osoby w sypialni, w której nie przebywają inni nieletni,

d) w izolatce sanitarnej lub sypialni dla nieletnich, w której nie przebywają inni nieletni

– wraz z podaniem przyczyny umieszczenia;

5) zadania, o których mowa w § 4 pkt 3–7 i 9.

5. Dokumentację, o której mowa w ust. 1 pkt 1–3 oraz w ust. 3, można prowadzić w postaci elektronicznej, w sposób uniemożliwiający uszkodzenie lub zniszczenie danych w niej zawartych.

6. W przypadku stwierdzenia w dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1–3 oraz w ust. 3, błędnych zapisów, uzupełnia się te zapisy nowym wpisem z adnotacją opisującą przyczynę i zakres zmiany dokonanego wpisu.

7. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2 pkt 1–2 oraz 4–5, może zostać przesłana telefaksem lub pocztą elektroniczną.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7, dyżurny izby telefonicznie potwierdza u wystawcy nakazu, polecenia, zarządzenia lub postanowienia fakt jego sporządzenia i odnotowuje to na odwrocie nakazu, polecenia, zarządzenia lub postanowienia przesłanego telefaksem lub wydruku nakazu, polecenia, zarządzenia lub postanowienia przesłanego pocztą elektroniczną.

9. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1–5, czynności przyjmowania, zwalniania, wydawania i przekazywania osób wstrzymuje się do czasu usunięcia tych nieprawidłowości.

10. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 4 oraz w ust. 2, przechowuje się w teczce akt nieletniego, prowadzonej odrębnie dla każdego nieletniego.

[1] § 6 ust. 2 pkt 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 89 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 września 2022 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie metod i form wykonywania zadań w policyjnej izbie dziecka (Dz.Urz.KGP. poz. 222). Zmiana weszła w życie 16 września 2022 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2019-03-07 do 2022-09-15 (DUKGP2019.24 tekst jednolity)