Wersja obowiązująca od 2024-07-26
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644 oraz z 2014 r. poz. 1311, z 2017 r. poz. 1532 oraz z 2018 r. poz. 210),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
la) dokumenty potwierdzające spełnienie przesłanek do sporządzenia zaświadczenia o okresach służby pełnionej w warunkach uzasadniających podwyższenie emerytury,
m) [1] skierowania na badania okresowe i kontrolne oraz orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) (uchylona)
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
[1] § 3 ust. 2 pkt 1 lit. m) w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia nr 25 Komendanta Głównego Policji z dnia 10 lipca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.Urz.KGP. poz. 42). Zmiana weszła w życie 26 lipca 2024 r.
Wersja obowiązująca od 2024-07-26
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644 oraz z 2014 r. poz. 1311, z 2017 r. poz. 1532 oraz z 2018 r. poz. 210),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
la) dokumenty potwierdzające spełnienie przesłanek do sporządzenia zaświadczenia o okresach służby pełnionej w warunkach uzasadniających podwyższenie emerytury,
m) [1] skierowania na badania okresowe i kontrolne oraz orzeczenia lekarskie dotyczące tych badań;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) (uchylona)
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
[1] § 3 ust. 2 pkt 1 lit. m) w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia nr 25 Komendanta Głównego Policji z dnia 10 lipca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.Urz.KGP. poz. 42). Zmiana weszła w życie 26 lipca 2024 r.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2022-03-02 do 2024-07-25
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644 oraz z 2014 r. poz. 1311, z 2017 r. poz. 1532 oraz z 2018 r. poz. 210),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
la) [3] dokumenty potwierdzające spełnienie przesłanek do sporządzenia zaświadczenia o okresach służby pełnionej w warunkach uzasadniających podwyższenie emerytury,
m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) (uchylona)
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
[3] § 3 ust. 2 pkt 1 lit. la) dodana przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 13 Komendanta Głównego Policji z dnia 22 lutego 2022 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.Urz.KGP. poz. 84). Zmiana weszła w życie 2 marca 2022 r., z mocą od dnia 12 stycznia 2022 r.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2018-10-16 do 2022-03-01 (DUKGP2018.104 tekst jednolity)
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644 oraz z 2014 r. poz. 1311, z 2017 r. poz. 1532 oraz z 2018 r. poz. 210),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) (uchylona)
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2014-07-24 do 2018-10-15
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) [1] potwierdzenie, o którym mowa w § 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 maja 2013 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. poz. 644),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) (uchylona),
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
[1] § 3 ust. 2 pkt 1 lit. b) w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 20 Komendanta Głównego Policji z dnia 8 lipca 2014 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.U.KGP. poz. 48). Zmiana weszła w życie 24 lipca 2014 r.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2008-01-10 do 2014-07-23
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 września 2002 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. Nr 151, poz. 1261),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) [1] (uchylona),
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.
[1] § 3 ust. 2 pkt 2 lit. e) uchylona przez § 1 zarządzenia nr 15 Komendanta Głównego Policji z dnia 10 stycznia 2008 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym policjantów oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz.U.KGP. Nr 2, poz. 17). Zmiana weszła w życie 10 stycznia 2008 r.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2005-07-08 do 2008-01-09
1. Akta osobowe policjantów prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Akta osobowe policjanta składają się z trzech wyodrębnionych części, w których gromadzi się w szczególności następujące dokumenty:
1) w części pierwszej:
a) dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem postępowania kwalifikacyjnego do służby w Policji, określone w odrębnych przepisach,
b) potwierdzenie, o którym mowa w § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 września 2002 r. w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów (Dz. U. Nr 151, poz. 1261),
c) zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) akt ślubowania,
e) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego,
f) dokumenty dotyczące służby wojskowej,
g) akty stanu cywilnego,
h) orzeczenia o rozwiązaniu małżeństwa, ustanowieniu separacji lub przysposobieniu dziecka,
i) decyzje organów administracyjnych o zmianie imienia lub nazwiska,
j) raporty informujące o wydarzeniach zaistniałych w życiu osobistym i rodzinnym policjanta, do złożenia których obligują odrębne przepisy,
k) dyplomy ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończenia szkół, kursów i aplikacji,
l) dokumenty służące do ustalania wysługi lat dla celów uposażeniowych, emerytalnych i nagród jubileuszowych,
m) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;
2) w części drugiej:
a) opinie polecające (referencje) do służby w Policji,
b) opinie z poprzednich miejsc zatrudnienia,
c) poświadczenia bezpieczeństwa,
d) zaświadczenia stwierdzające odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
e) oświadczenia majątkowe, wymagane i przechowywane zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach,
f) prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo o ukaraniu karą dyscyplinarną oraz prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a także skazujące wyroki sądowe oraz orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego; dokumenty te przechowuje się w odrębnej kopercie;
3) w części trzeciej:
a) wniosek o przyjęcie do służby w Policji i wnioski personalne sporządzone w toku służby,
b) rozkazy personalne o nawiązaniu, zmianach i rozwiązaniu stosunku służbowego,
c) rozkazy personalne o ustaleniu wysługi lat dla celów uposażeniowych i nagród jubileuszowych,
d) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie szkoleń zawodowych oraz inne dokumenty dotyczące tych szkoleń,
e) raporty o skierowanie na egzamin na stopień policyjny, świadectwa złożenia tego egzaminu oraz inne dokumenty dotyczące tych egzaminów,
f) świadectwa lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursów lub szkoleń w ramach doskonalenia zawodowego,
g) zakresy czynności na zajmowanym stanowisku,
h) dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
i) raporty dotyczące przeniesienia do innych komórek i jednostek organizacyjnych Policji,
j) dokumentację dotyczącą adaptacji zawodowej policjanta, ścieżki jego rozwoju zawodowego, a także dokumentację związaną z zaliczeniem do rezerwy kadrowej,
k) opinie służbowe oraz oceny okresowe,
l) dokumentację dotyczącą udzielania policjantowi zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą,
m) dokumentację dotyczącą kierowania do komisji lekarskich,
n) orzeczenia komisji lekarskich,
o) protokoły powypadkowe i decyzje związane z przyznaniem odszkodowania w związku z wypadkiem w służbie,
p) opinie organów i instytucji w sprawach dotyczących stosunku służbowego policjanta, których uzyskanie przewiduje ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji lub akty wykonawcze do tej ustawy,
r) dokumentację związaną ze zwolnieniem policjanta ze służby.