Rozdział 8

Przygotowanie, zawarcie i realizacja umowy

§ 31. 1. Umowę przygotowuje wskazany przez przewodniczącego komisji przetargowej członek tej komisji, w oparciu o wzór umowy lub jej istotne postanowienia, z uwzględnieniem zmian zaakceptowanych w trakcie prowadzenia postępowania oraz treści najkorzystniejszej oferty.

2. Członkowie komisji są zobowiązani do zweryfikowania treści przygotowanej umowy przed przedstawieniem jej do podpisania.

3. Umowę sporządza się w co najmniej w 4 egzemplarzach, z przeznaczeniem dla:

1) dyrektora – egz. nr 1;

2) wykonawcy – egz. nr 2;

3) WK BF KGP – egz. nr 3, zawierający wymagane parafy;

4) WZP BF KGP – egz. nr 4.

4. Jeżeli w umowie określono wymóg wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, podpisanie umowy nie może nastąpić przed jego wniesieniem.

5. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji, kopię gwarancji dołącza się do egz. nr 3 umowy.

6. Umowa przed jej podpisaniem jest parafowana przez:

1) Pełnomocnika Komendanta Głównego Policji ds. Ochrony Informacji Niejawnych – po stwierdzeniu zgodności treści umowy z przepisami o ochronie informacji niejawnych – w przypadku, gdy wykonanie umowy jest związane z dostępem do informacji niejawnych;

1a) [5] kierowników komórek organizacyjnych KGP, którym Komendant Główny Policji powierzył techniczne i merytoryczne administrowanie zbiorem danych osobowych oraz odpowiednio Inspektora Ochrony Danych lub Administratora Bezpieczeństwa Informacji Komendy Głównej Policji – po stwierdzeniu zgodności treści umowy z przepisami o ochronie danych osobowych – w przypadku gdy wykonanie umowy dotyczy systemu teleinformatycznego, w którym są przetwarzane dane osobowe;

2) zgłaszającego zapotrzebowanie – po stwierdzeniu, że przedmiot umowy spełnia wymagania funkcjonalne określone we wniosku.

7. Termin i miejsce podpisania umowy określa dyrektor. Umowę podpisuje dyrektor odpowiedzialny za wykonanie umowy, a kontrasygnuje:

1) naczelnik WK BF KGP – potwierdzając zabezpieczenie środków finansowych na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z umowy oraz prawidłowość postanowień umowy w zakresie warunków i terminów płatności, a także wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

2) kierownik – potwierdzając zawarcie umowy po przeprowadzeniu procedury wyboru najkorzystniejszej oferty dokonanej w sposób zgodny z ustawą Pzp oraz zgodność warunków realizacji zamówienia publicznego określonych w umowie z treścią wybranej oferty.

8. WK BF KGP prowadzi rejestr umów w sprawach zamówień publicznych KGP, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia. Rejestr obejmuje wszystkie umowy zawarte przez KGP w danym roku. Numer umowy nadawany jest przez WK BF KGP.

9. W terminie nie dłuższym niż 7 dni po podpisaniu umowy dyrektor przekazuje do BF KGP, za pismem, egzemplarze umowy, o których mowa w ust. 3. Kserokopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem dyrektor przekazuje do biura KGP właściwego w sprawach ochrony informacji niejawnych KGP, jeżeli realizacja umowy wiąże się z dostępem do informacji niejawnych oraz zgłaszającemu zapotrzebowanie, jeżeli przedmiot zamówienia publicznego został zakupiony w celu zabezpieczenia jego potrzeb.

10. Po zawarciu umowy wzory przedmiotów zamówienia publicznego stanowiące załączniki do złożonych ofert, przekazuje się protokolarnie do depozytu komórki organizacyjnej KGP, która wnioskowała o przeprowadzenie postępowania. Za przechowywanie wzorów przedmiotów zamówienia publicznego i ich zwrot wykonawcom w sposób zgodny z przepisami ustawy Pzp odpowiedzialny jest dyrektor.

Rozdział 8

Przygotowanie, zawarcie i realizacja umowy

§ 31. 1. Umowę przygotowuje wskazany przez przewodniczącego komisji przetargowej członek tej komisji, w oparciu o wzór umowy lub jej istotne postanowienia, z uwzględnieniem zmian zaakceptowanych w trakcie prowadzenia postępowania oraz treści najkorzystniejszej oferty.

2. Członkowie komisji są zobowiązani do zweryfikowania treści przygotowanej umowy przed przedstawieniem jej do podpisania.

3. Umowę sporządza się w co najmniej w 4 egzemplarzach, z przeznaczeniem dla:

1) dyrektora – egz. nr 1;

2) wykonawcy – egz. nr 2;

3) WK BF KGP – egz. nr 3, zawierający wymagane parafy;

4) WZP BF KGP – egz. nr 4.

4. Jeżeli w umowie określono wymóg wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, podpisanie umowy nie może nastąpić przed jego wniesieniem.

5. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji, kopię gwarancji dołącza się do egz. nr 3 umowy.

6. Umowa przed jej podpisaniem jest parafowana przez:

1) Pełnomocnika Komendanta Głównego Policji ds. Ochrony Informacji Niejawnych – po stwierdzeniu zgodności treści umowy z przepisami o ochronie informacji niejawnych – w przypadku, gdy wykonanie umowy jest związane z dostępem do informacji niejawnych;

2) zgłaszającego zapotrzebowanie – po stwierdzeniu, że przedmiot umowy spełnia wymagania funkcjonalne określone we wniosku.

7. Termin i miejsce podpisania umowy określa dyrektor. Umowę podpisuje dyrektor odpowiedzialny za wykonanie umowy, a kontrasygnuje:

1) naczelnik WK BF KGP – potwierdzając zabezpieczenie środków finansowych na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z umowy oraz prawidłowość postanowień umowy w zakresie warunków i terminów płatności, a także wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

2) kierownik – potwierdzając zawarcie umowy po przeprowadzeniu procedury wyboru najkorzystniejszej oferty dokonanej w sposób zgodny z ustawą Pzp oraz zgodność warunków realizacji zamówienia publicznego określonych w umowie z treścią wybranej oferty.

8. WK BF KGP prowadzi rejestr umów w sprawach zamówień publicznych KGP, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia. Rejestr obejmuje wszystkie umowy zawarte przez KGP w danym roku. Numer umowy nadawany jest przez WK BF KGP.

9. W terminie nie dłuższym niż 7 dni po podpisaniu umowy dyrektor przekazuje do BF KGP, za pismem, egzemplarze umowy, o których mowa w ust. 3. Kserokopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem dyrektor przekazuje do biura KGP właściwego w sprawach ochrony informacji niejawnych KGP, jeżeli realizacja umowy wiąże się z dostępem do informacji niejawnych oraz zgłaszającemu zapotrzebowanie, jeżeli przedmiot zamówienia publicznego został zakupiony w celu zabezpieczenia jego potrzeb.

10. Po zawarciu umowy wzory przedmiotów zamówienia publicznego stanowiące załączniki do złożonych ofert, przekazuje się protokolarnie do depozytu komórki organizacyjnej KGP, która wnioskowała o przeprowadzenie postępowania. Za przechowywanie wzorów przedmiotów zamówienia publicznego i ich zwrot wykonawcom w sposób zgodny z przepisami ustawy Pzp odpowiedzialny jest dyrektor.