history Historia zmian
Wersja obowiązująca od 2012-10-20
1. Ewidencjonując w kancelarii dokumenty wysyłane, przed ich przyjęciem do wysłania i przed zarejestrowaniem w dzienniku, sprawdza się czy dokument:
1) posiada właściwą sygnaturę literowo-cyfrową;
2) posiada właściwy adres;
3) posiada rozdzielnik;
4) zawiera dane wykonawcze – nazwisko lub inne dane identyfikujące osobę sporządzającą i wykonującą dokument oraz ilość wykonanych egzemplarzy;
5) wytworzono w takiej liczbie, jaką podano w rozdzielniku (dotyczy to również załączników);
6) zawiera dane określające faktyczną liczbę załączników, stron lub innych jednostek miary załączników.
2. Ewidencjonowanie dokumentów wysyłanych odbywa się na zasadach określonych dla korespondencji otrzymanej, używa się pieczęci nagłówkowej oraz w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencyjnego [24] wpisuje się adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu, liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary załączników.
3. Po zaewidencjonowaniu przesyłkę zapakowaną w kopertę wewnętrzną należy wpisać do wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach lub w trzech – jeżeli jednostka lub komórka organizacyjna znajduje się w innym obiekcie – i przekazać ją do kancelarii lub oddziału kancelarii. W obiegu wewnętrznym oraz w szczególnie uzasadnionych przypadkach przekazywania przesyłki pomiędzy kancelariami usytuowanymi w innych obiektach odbywa się na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych. Numer i pozycję z wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy odnotować we właściwej rubryce dziennika ewidencyjnego [25].
4. Jeśli dokument został sporządzony w jednym egzemplarzu przy jego wysyłce w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” należy dokonać wpisu o treści „tylko adresat”.
5. [26] W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce dziennika ewidencyjnego „Adnotacje o wysłaniu dokumentu lub załącznika (pozycja w książce doręczeń przesyłek miejscowych/ pozycja wykazu przesyłek nadanych/załącznik do pisma nr...)” zamieszcza się adnotację, zawierającą jedną z następujących informacji:
1) „załączniki odesłano przy dokumencie nr ...” (należy podać numer z dziennika ewidencyjnego, za którym przesłano dokument wraz z załącznikami);
2) „załącznik nr ... odesłano przy dokumencie nr ...” (należy podać, który załącznik odesłano oraz jakim numerem oznaczono dokument w dzienniku ewidencyjnym).
[24] § 33 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 15 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
[25] § 33 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 15 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
[26] § 33 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 9 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
Wersja obowiązująca od 2012-10-20
1. Ewidencjonując w kancelarii dokumenty wysyłane, przed ich przyjęciem do wysłania i przed zarejestrowaniem w dzienniku, sprawdza się czy dokument:
1) posiada właściwą sygnaturę literowo-cyfrową;
2) posiada właściwy adres;
3) posiada rozdzielnik;
4) zawiera dane wykonawcze – nazwisko lub inne dane identyfikujące osobę sporządzającą i wykonującą dokument oraz ilość wykonanych egzemplarzy;
5) wytworzono w takiej liczbie, jaką podano w rozdzielniku (dotyczy to również załączników);
6) zawiera dane określające faktyczną liczbę załączników, stron lub innych jednostek miary załączników.
2. Ewidencjonowanie dokumentów wysyłanych odbywa się na zasadach określonych dla korespondencji otrzymanej, używa się pieczęci nagłówkowej oraz w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencyjnego [24] wpisuje się adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu, liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary załączników.
3. Po zaewidencjonowaniu przesyłkę zapakowaną w kopertę wewnętrzną należy wpisać do wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach lub w trzech – jeżeli jednostka lub komórka organizacyjna znajduje się w innym obiekcie – i przekazać ją do kancelarii lub oddziału kancelarii. W obiegu wewnętrznym oraz w szczególnie uzasadnionych przypadkach przekazywania przesyłki pomiędzy kancelariami usytuowanymi w innych obiektach odbywa się na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych. Numer i pozycję z wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy odnotować we właściwej rubryce dziennika ewidencyjnego [25].
4. Jeśli dokument został sporządzony w jednym egzemplarzu przy jego wysyłce w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” należy dokonać wpisu o treści „tylko adresat”.
5. [26] W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce dziennika ewidencyjnego „Adnotacje o wysłaniu dokumentu lub załącznika (pozycja w książce doręczeń przesyłek miejscowych/ pozycja wykazu przesyłek nadanych/załącznik do pisma nr...)” zamieszcza się adnotację, zawierającą jedną z następujących informacji:
1) „załączniki odesłano przy dokumencie nr ...” (należy podać numer z dziennika ewidencyjnego, za którym przesłano dokument wraz z załącznikami);
2) „załącznik nr ... odesłano przy dokumencie nr ...” (należy podać, który załącznik odesłano oraz jakim numerem oznaczono dokument w dzienniku ewidencyjnym).
[24] § 33 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 15 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
[25] § 33 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 15 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
[26] § 33 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 9 zarządzenia nr 132 Komendanta Głównego Policji z dnia 5 października 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych w Policji (Dz.U.KGP. poz. 52). Zmiana weszła w życie 20 października 2012 r.
Wersja archiwalna obowiązująca od 2011-01-02 do 2012-10-19
1. Ewidencjonując w kancelarii dokumenty wysyłane, przed ich przyjęciem do wysłania i przed zarejestrowaniem w dzienniku, sprawdza się czy dokument:
1) posiada właściwą sygnaturę literowo-cyfrową;
2) posiada właściwy adres;
3) posiada rozdzielnik;
4) zawiera dane wykonawcze – nazwisko lub inne dane identyfikujące osobę sporządzającą i wykonującą dokument oraz ilość wykonanych egzemplarzy;
5) wytworzono w takiej liczbie, jaką podano w rozdzielniku (dotyczy to również załączników);
6) zawiera dane określające faktyczną liczbę załączników, stron lub innych jednostek miary załączników.
2. Ewidencjonowanie dokumentów wysyłanych odbywa się na zasadach określonych dla korespondencji otrzymanej, używa się pieczęci nagłówkowej oraz w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencji wpisuje się adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu, liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary załączników.
3. Po zaewidencjonowaniu przesyłkę zapakowaną w kopertę wewnętrzną należy wpisać do wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach lub w trzech – jeżeli jednostka lub komórka organizacyjna znajduje się w innym obiekcie – i przekazać ją do kancelarii lub oddziału kancelarii. W obiegu wewnętrznym oraz w szczególnie uzasadnionych przypadkach przekazywania przesyłki pomiędzy kancelariami usytuowanymi w innych obiektach odbywa się na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych. Numer i pozycję z wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy odnotować we właściwej rubryce dziennika ewidencji.
4. Jeśli dokument został sporządzony w jednym egzemplarzu przy jego wysyłce w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” należy dokonać wpisu o treści „tylko adresat”.
5. W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” dziennika ewidencji zamieszcza się adnotację, zawierającą jedną z następujących informacji:
1) „załączniki odesłano przy piśmie nr ............” (należy podać numer z dziennika ewidencji, za którym przesłano pismo wraz z załącznikami);
2) „załącznik nr ......... odesłano przy piśmie nr ............” (należy podać, który załącznik odesłano oraz jakim numerem oznaczono pismo w dzienniku ewidencji).