§ 3. 1. Wpływające do Komendy Głównej dokumenty w postaci papierowej przetwarza się na postać elektroniczną, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 2, o ile nie spowoduje to ich uszkodzenia lub zniszczenia.

2. Przetwarzaniu na postać elektroniczną w Kancelarii Ogólnej nie podlegają:

1) akta spraw sądowych i korespondencja z sądami;

2) akta spraw dyscyplinarnych;

3) akta osobowe strażaków i pracowników cywilnych;

4) wnioski o nadanie wyższych stopni służbowych;

5) wnioski o obniżenie stopni służbowych;

6) wnioski o nadanie orderów, odznaczeń i wyróżnień;

7) wnioski o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

8) wnioski o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

9) oświadczenia mieszkaniowe;

10) oświadczenia majątkowe;

11) akta dotyczące rozpatrywanych skarg i wniosków,

12) akty prawne i projekty aktów prawnych, opinie prawne, porady prawne oraz korespondencja z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

13) dokumenty dotyczące audytu oraz spełniających funkcje kontroli lustracji, wizytacji, inspekcji, lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy i instytucje uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

14) dokumentacja finansowa, w szczególności faktury, rachunki, noty księgowe, potwierdzenia sald i sprawozdania finansowe;

15) oferty związane z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

16) dokumentacja techniczna obiektów;

17) zawartość katalogu zagrożeń;

18) przesyłane do opiniowania plany obrony cywilnej, plany reagowania kryzysowego i plany ochrony zabytków;

19) dokumentacja z ćwiczeń i akcji ratowniczych;

20) plany zabezpieczeń operacyjnych imprez masowych;

21) plany zabezpieczeń operacyjnych akcji specjalnych;

22) dyspozycja o użyciu sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;

23) dokumentacja zawierająca dane osobowe;

24) wnioski o zapomogi oraz inne świadczenia socjalne;

25) korespondencje wpływające w postaci papierowej nie mające charakteru dokumentu, w szczególności książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe;

26) inne dokumenty, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

3. W uzasadnionym przypadku, o przetwarzaniu na postać elektroniczną dokumentów wymienionych w ust. 2, decyduje kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej realizującej daną sprawę.

4. [2] W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 2, do systemu wprowadza się opis dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub w piśmie przewodnim.

§ 3. 1. Wpływające do Komendy Głównej dokumenty w postaci papierowej przetwarza się na postać elektroniczną, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 2, o ile nie spowoduje to ich uszkodzenia lub zniszczenia.

2. Przetwarzaniu na postać elektroniczną w Kancelarii Ogólnej nie podlegają:

1) akta spraw sądowych i korespondencja z sądami;

2) akta spraw dyscyplinarnych;

3) akta osobowe strażaków i pracowników cywilnych;

4) wnioski o nadanie wyższych stopni służbowych;

5) wnioski o obniżenie stopni służbowych;

6) wnioski o nadanie orderów, odznaczeń i wyróżnień;

7) wnioski o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

8) wnioski o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

9) oświadczenia mieszkaniowe;

10) oświadczenia majątkowe;

11) akta dotyczące rozpatrywanych skarg i wniosków,

12) akty prawne i projekty aktów prawnych, opinie prawne, porady prawne oraz korespondencja z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

13) dokumenty dotyczące audytu oraz spełniających funkcje kontroli lustracji, wizytacji, inspekcji, lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy i instytucje uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

14) dokumentacja finansowa, w szczególności faktury, rachunki, noty księgowe, potwierdzenia sald i sprawozdania finansowe;

15) oferty związane z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

16) dokumentacja techniczna obiektów;

17) zawartość katalogu zagrożeń;

18) przesyłane do opiniowania plany obrony cywilnej, plany reagowania kryzysowego i plany ochrony zabytków;

19) dokumentacja z ćwiczeń i akcji ratowniczych;

20) plany zabezpieczeń operacyjnych imprez masowych;

21) plany zabezpieczeń operacyjnych akcji specjalnych;

22) dyspozycja o użyciu sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;

23) dokumentacja zawierająca dane osobowe;

24) wnioski o zapomogi oraz inne świadczenia socjalne;

25) korespondencje wpływające w postaci papierowej nie mające charakteru dokumentu, w szczególności książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe;

26) inne dokumenty, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

3. W uzasadnionym przypadku, o przetwarzaniu na postać elektroniczną dokumentów wymienionych w ust. 2, decyduje kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej realizującej daną sprawę.

4. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 2, do systemu DocMan wprowadza się opis dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub w piśmie przewodnim.