§ 5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy bezpośrednio i osobiście zapewniają skuteczność kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie komórkach organizacyjnych poprzez realizację obowiązujących procedur wewnętrznych, stosowanie mechanizmów kontrolnych, organizacyjnych i dobrych praktyk oraz zarządzanie ryzykiem i promowanie zasad etycznych, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

2. Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy, w szczególności:

1) wyznaczanie celów działania komórek organizacyjnych i ocena stopnia realizacji zadań;

2) wprowadzenie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej, w szczególności analizy ryzyka, ustalenie hierarchii identyfikowania ryzyk oraz monitorowanie poziomu ryzyka w odniesieniu do celów i zadań realizowanych w komórkach organizacyjnych Komendy;

3) przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej;

4) [1] sporządzanie informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej;

5) dokumentowanie czynności w zakresie realizowanych zadań na potrzeby kontroli zarządczej, w tym opracowanie kwestionariuszy samooceny, informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej Komendy za dany rok, sprawozdań z realizacji planu pracy i działalności, protokołów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;

6) bieżący nadzór i monitoring zadań wykonywanych przez pracowników;

7) bieżące informowanie Komendanta o możliwych zagrożeniach w realizacji zadań.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do:

1) zapewnienia i przestrzegania zasad kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji przyjętych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w komórce organizacyjnej zgodnie ze standardami kontroli zarządczej;

2) przeprowadzenia samooceny uwzględniającej standardy kontroli zarządczej, określony w załączniku do komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 11), w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku – za rok poprzedni;

3) [2] składania informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej za rok poprzedni, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku decyzji, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku.

4. [3] Dyrektor Biura Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy przekazuje w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku sprawozdanie za rok poprzedni dotyczące kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez Komendę oraz kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez organy i instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli w zakresie działalności Komendy. Sprawozdanie zawiera informacje dotyczące kontroli zakończonych w roku sprawozdawczym (nazwę podmiotu przeprowadzającego kontrolę, tematykę kontroli, termin przeprowadzenia kontroli, syntetyczną informację dotyczącą sformułowanych wniosków, uwag i zaleceń oraz ocenę skontrolowanego obszaru).

5. [4] Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Komendy przekazuje w terminie do dnia 27 lutego każdego roku informację ze sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni wraz z jej oceną.

6. Kierownicy jednostek nadzorowanych przesyłają w terminie do dnia 5 lutego każdego roku kopię oświadczenia o stanie kontroli zarządczej swoich jednostek.

7. Audytor Wewnętrzny przekazuje w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku:

1) informację o przeprowadzonych audytach wewnętrznych i zewnętrznych w Komendzie w roku poprzednim. Informacja powinna zawierać ilość przeprowadzonych i wszczętych audytów w roku sprawozdawczym, tematykę tych audytów oraz ocenę audytowanych obszarów.

2) [5] (uchylony)

8. [6] (uchylony)

9. Przewodniczący Zespołu do spraw zarządzania ryzykiem przekazuje w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku informację dotyczącą zarządzania ryzykiem w stosunku do planu działalności za rok poprzedni wraz z jego oceną oraz zatwierdzony przez Komendanta plan postępowania z ryzykiem.

10. [7] Kierownicy komórek organizacyjnych i jednostek nadzorowanych oraz osoby wymienione w ust. 7 i 9 przekazują Przewodniczącemu Zespołu do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej dokumenty, o których mowa w ust. 3pkt2i3 oraz ust. 4 – 7 i 9 w terminach określonych niniejszą decyzją w sposób i na zasadach określonych w pismach wywołujących proces zbierania informacji stanowiących źródła zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

11. [8] Zespół do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej po otrzymaniu opracowanych kwestionariuszy samooceny przez kierowników komórek organizacyjnych opracowuje raport z przeprowadzonej samooceny.

§ 5.  1. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy bezpośrednio i osobiście zapewniają skuteczność kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie komórkach organizacyjnych poprzez realizację obowiązujących procedur wewnętrznych, stosowanie mechanizmów kontrolnych, organizacyjnych i dobrych praktyk oraz zarządzanie ryzykiem i promowanie zasad etycznych, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

2. Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy, w szczególności:

1) wyznaczanie celów działania komórek organizacyjnych i ocena stopnia realizacji zadań;

2) wprowadzenie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej, w szczególności analizy ryzyka, ustalenie hierarchii identyfikowania ryzyk oraz monitorowanie poziomu ryzyka w odniesieniu do celów i zadań realizowanych w komórkach organizacyjnych Komendy;

3) przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej;

4) sporządzenie informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej za dany rok;

5) dokumentowanie czynności w zakresie realizowanych zadań na potrzeby kontroli zarządczej, w tym opracowanie kwestionariuszy samooceny, informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej Komendy za dany rok, sprawozdań z realizacji planu pracy i działalności, protokołów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;

6) bieżący nadzór i monitoring zadań wykonywanych przez pracowników;

7) bieżące informowanie Komendanta o możliwych zagrożeniach w realizacji zadań.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do:

1) zapewnienia i przestrzegania zasad kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji przyjętych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w komórce organizacyjnej zgodnie ze standardami kontroli zarządczej;

2) przeprowadzenia samooceny uwzględniającej standardy kontroli zarządczej, określony w załączniku do komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 11), w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku – za rok poprzedni;

3) składania informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej za dany rok, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku decyzji, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku.

4. Dyrektor Biura Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy przekazuje w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku sprawozdanie za rok poprzedni dotyczące kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez Komendę oraz kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez organy i instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli w zakresie działalności Komendy. Sprawozdanie powinno zawierać informację zakresie ilości przeprowadzonych i wszczętych kontroli w roku sprawozdawczym, tematykę tych kontroli oraz ocenę przeprowadzonych kontroli.

5. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Komendy przekazuje w terminie do dnia 5 lutego każdego roku informację ze sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni wraz z jej oceną.

6. Kierownicy jednostek nadzorowanych przesyłają w terminie do dnia 5 lutego każdego roku kopię oświadczenia o stanie kontroli zarządczej swoich jednostek.

7. Audytor Wewnętrzny przekazuje w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku:

1) informację o przeprowadzonych audytach wewnętrznych i zewnętrznych w Komendzie w roku poprzednim. Informacja powinna zawierać ilość przeprowadzonych i wszczętych audytów w roku sprawozdawczym, tematykę tych audytów oraz ocenę audytowanych obszarów;

2) syntetyczną informację sporządzoną z oceny poszczególnych komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 3 pkt 2.

8. Osoba sprawująca nadzór nad funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w Komendzie przekazuje w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku informację z przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych w ramach funkcjonującego systemu ISO w roku poprzednim. Informacja powinna zawierać ilość przeprowadzonych i wszczętych auditów w roku sprawozdawczym, tematykę tych auditów oraz ocenę przeprowadzonych auditów.

9. Przewodniczący Zespołu do spraw zarządzania ryzykiem przekazuje w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku informację dotyczącą zarządzania ryzykiem w stosunku do planu działalności za rok poprzedni wraz z jego oceną oraz zatwierdzony przez Komendanta plan postępowania z ryzykiem.

10. Kierownicy komórek organizacyjnych i nadzorowanych oraz osoby wymienione w ust. 7–9 przekazują Przewodniczącemu Zespołu do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3 oraz ust. 4–9, w terminach określonych niniejszą decyzją w sposób i na zasadach określonych przez Przewodniczącego Zespołu do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej w pismach wywołujących proces zbierania informacji stanowiących źródła zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

11. Przewodniczący Zespołu do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej po otrzymaniu opracowanych ankiet do samooceny kontroli zarządczej przez kierowników komórek organizacyjnych przekazuje je audytorowi wewnętrznemu.