§ 4. 1. [9] Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż BSiW, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

2. [10] W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje skargę, wniosek lub petycję do BSiW w celu jej zaewidencjonowania w elektronicznym systemie SI SKARGA oraz dokonania czynności, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.

3. [11] Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do Ministra oraz do BSiW, także za pośrednictwem skrzynki elektronicznej bsiw@mon.gov.pl, rejestrowane są w Księdze Ewidencji oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie rozpatrywane są przez BSiW, które udziela odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję, list i pismo.

4. Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:

1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list i pismo;

2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu i pisma do Ministerstwa i do BSiW;

3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę innej instytucji, do której przekazano sprawę;

5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.

5. [12] (uchylony).

6. [13] W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, BSiW niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BSiW.

7. [14] W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BSiW, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, przekazuje protokół do BSiW, które ewidencjonuje skargę lub wniosek w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

8. [15] W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BSiW, BSiW sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

§ 4.  1. Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż BSiW, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, następnie przekazywane są do tych komórek i ewidencjonowane przez nie w „Księdze Ewidencji”.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje kopię sprawy będącej skargą, wnioskiem lub petycją do BSiW w celu jej zaewidencjonowania w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie przystępuje do rozpatrywania skargi, wniosku lub petycji zgodnie z właściwością, udziela odpowiedzi na skargę, wniosek lub petycję oraz niezwłocznie informuje BSiW o sposobie załatwienia sprawy (przesyła kopię rozstrzygnięcia).

3. Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do Ministra oraz do BSiW, także za pośrednictwem skrzynki elektronicznej bsiw@mon.gov.pl, rejestrowane są w „Księdze Ewidencji” oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie:

1) rozpatrywane są przez BSiW, które udziela odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję, list i pismo lub

2) przekazywane są przez BSiW do komórek organizacyjnych Ministerstwa lub do innych instytucji, celem załatwienia według właściwości.

4. Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:

1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list i pismo;

2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu i pisma do Ministerstwa i do BSiW;

3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę innej instytucji, do której przekazano sprawę;

5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.

5. Jeżeli komórka organizacyjna Ministerstwa lub inna instytucja, do której BSiW przekazało skargę, wniosek, petycję, list i pismo nie jest właściwa merytorycznie do rozpatrzenia sprawy, zwraca je niezwłocznie do BSiW.

6. W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub instytucji, BSiW niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BSiW.

7. W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BSiW, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, ewidencjonuje go w „Księdze Ewidencji”, przekazuje kopię protokołu do BSiW, a następnie przystępuje do rozpatrywania skargi lub wniosku zgodnie z właściwością, udziela odpowiedzi na skargę lub wniosek oraz niezwłocznie informuje BSiW o sposobie załatwienia sprawy (przesyła kopię rozstrzygnięcia).

8. W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BSiW, BSiW sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w „Księdze Ewidencji” i rejestruje w elektronicznym systemie SI SKARGA, przystępuje do rozpatrywania skargi lub wniosku i udziela odpowiedzi na skargę lub wniosek.