§ 17.

1. [84] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, otrzymywane i wysyłane (wchodzące i wychodzące) oraz materiały kryptograficzne wytworzone na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej rejestruje się w dzienniku ewidencji, z podziałem na materiały kryptograficzne jawne i niejawne.

2. [85] Dopuszcza się prowadzenie dziennika ewidencji w formie elektronicznej. Przepisy ust. 3-6 i ust. 8 pkt 2, ust. 9-13 i ust. 18-23 w części dotyczącej pieczęci stosuje się odpowiednio.

3. [86] Dopuszcza się rejestrowanie w jednym dzienniku ewidencji materiałów kryptograficznych otrzymywanych i wysyłanych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. [87] Dla materiałów kryptograficznych otrzymywanych i wysyłanych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, można prowadzić w formie elektronicznej oddzielnie dzienniki ewidencji.

5. [88] W dziennikach ewidencji numerację materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od liczby 1. Dziennik ewidencji prowadzi się do całkowitego wykorzystania wszystkich stron.

6. [89] W oddzielnych dziennikach ewidencji rejestruje się materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, uzyskane od innych państw oraz organizacji międzynarodowych w ramach realizacji umów międzynarodowych.

7. [90] Po wykorzystaniu wszystkich stron dziennika ewidencji, zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

8. Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej polega na:

1) [91] opatrzeniu pierwszej strony materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach, z zastrzeżeniem, iż pieczęci formularzowej nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, wydawnictw kryptograficznych, materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. a-e i lit. g oraz innych materiałów kryptograficznych przesyłanych do akceptacji, uzgodnienia, opiniowania lub podpisu;

2) wpisaniu w kolejnej pozycji dziennika ewidencji: [92]

a) właściwego symbolu klauzuli tajności materiału kryptograficznego;

b) numeru porządkowego, który wraz z prefiksem w postaci symbolu, o którym mowa w lit. a, stanowi numer ewidencyjny materiału kryptograficznego;

c) danych ewidencyjnych materiału kryptograficznego, nadanych przez nadawcę (numer wychodzący i data zarejestrowania);

d) informacji o ilości stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami;

e) informacji o ilości załączników, ich stron lub nazwy i liczby informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych;

f) w rubryce „Uwagi”, informacji o klauzuli tajności pisma przewodniego, jeżeli jest ona niższa niż klauzula tajności najwyżej sklasyfikowanego załącznika.

3) [93] wpisaniu na dokumencie, w odpowiednich polach odcisku pieczęci, daty zarejestrowania materiału kryptograficznego, zgodnie z zapisem w dzienniku ewidencji oraz danych wymienionych w pkt 2 lit. a i lit. b oraz lit. d i lit. e.

9. [94] Korespondencję opatrzoną adnotacją „do rąk własnych” rejestruje się bez otwierania wewnętrznego opakowania przesyłki, przez:

1) wpisanie w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencji zapisów umieszczonych na opakowaniu wewnętrznym przesyłki oraz daty wpływu materiału kryptograficznego;

2) zamieszczenie w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji adnotacji „do rąk własnych”;

3) odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego według dziennika ewidencji oraz daty wpływu przesyłki.

10. [95] Jeżeli przesyłka opatrzona adnotacją „do rąk własnych” zawiera kilka materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, to każdy z nich rejestruje się pod odrębną pozycją dziennika ewidencji, a na opakowaniu wewnętrznym przesyłki umieszcza się odciski pieczęci wpływu, w ilości odpowiadającej liczbie materiałów kryptograficznych, z wpisanymi numerami ewidencyjnymi poszczególnych materiałów.

11. Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej.

12. Przesyłkę, o której mowa w ust. 10, można zwrócić do kancelarii kryptograficznej w stanie otwartym lub zamkniętym.

13. [96] W przypadku, gdy przesyłka zostanie zwrócona do kancelarii kryptograficznej w otwartym opakowaniu, podlega zarejestrowaniu na zasadach określonych w ust. 8, z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny wpisany na opakowaniu i uzupełnia się niezapisane rubryki dziennika ewidencji.

14. [97] Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki opatrzonej adnotacją „do rąk własnych” w kancelarii kryptograficznej w stanie zamkniętym, opieczętowuje ją swoją numerową pieczęcią okrągłą do teczek pracy albo inną pieczęcią imienną, a kierownik kancelarii kryptograficznej dokonuje, przy udziale adresata, czynności, o których mowa w ust. 12. W takim przypadku przesyłka jest przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji.

15. Przy przyjmowaniu przesyłek do kancelarii kryptograficznej:

1) sprawdza się:

a) prawidłowość adresu;

b) całość pieczęci i opakowania;

c) zgodność odcisków pieczęci z nazwą nadawcy;

d) [98] zgodność numerów na opakowaniu przesyłki z numerami wyszczególnionymi odpowiednio w wykazie przesyłek wydanych lub książce doręczeń;

2) w przypadku zauważenia nieprawidłowości lub podejrzeń co do zawartości przesyłki, kierownik kancelarii kryptograficznej odmawia jej przyjęcia powiadamiając o tym Oficera BSŁiI;

3) w przypadku stwierdzenia uszkodzenia odcisku pieczęci lub opakowania, kierownik kancelarii kryptograficznej sporządza wraz z przewoźnikiem protokół uszkodzenia, według wzoru określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy.

16. Po otwarciu przesyłki pracownik kancelarii kryptograficznej sprawdza czy:

1) zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na kopercie wewnętrznej numerom ewidencyjnym;

2) liczba stron, załączników i stron załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach kryptograficznych.

17. [99] Stwierdzone nieprawidłowości dokumentuje się w protokole otwarcia przesyłki, którego jeden egzemplarz dołącza się do materiału kryptograficznego, a drugi przesyła do nadawcy. Fakt sporządzenia protokołu otwarcia przesyłki podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji.

18. [100] Zarejestrowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach określonych w ust. 8, z tym, że zamiast pieczęci wpływu używa się pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencji wpisuje się nazwę adresata, ilość stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami, ilość załączników oraz stron załączników pozostających w aktach sprawy lub nazwę i liczbę informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych, numer ewidencyjny według dziennika ewidencji wykonanych materiałów kryptograficznych lub innego urządzenia ewidencyjnego oraz wykonawcę.

19. [101] W rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji wpisuje się datę przekazania materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, numer oraz pozycję zapisu w książce doręczeń albo numer i pozycję zapisu w „Wykazie przesyłek nadanych”, za którym materiał kryptograficzny przekazano adresatowi lub przewoźnikowi.

20. [102] Jeżeli w kancelarii kryptograficznej nie pozostawia się żadnego egzemplarza wysyłanego materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, w rubrykach dziennika ewidencji przeznaczonego do zapisywania informacji o ilości stron materiału kryptograficznego, ilości załączników oraz stron załączników, wpisuje się poziome kreski, natomiast w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację o treści „tylko adresat”.

21. [103] Przed zarejestrowaniem w dzienniku ewidencji przekazanego do wysłania materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, kierownik kancelarii kryptograficznej lub inna osoba z personelu kancelarii sprawdza czy materiał kryptograficzny:

1) został właściwie wykonany i oznaczony;

2) został wytworzony w ilości egzemplarzy podanej w rozdzielniku;

3) zawiera dane określające faktyczną ilość stron, załączników i stron załączników przesyłanych do adresata oraz pozostawianych w aktach sprawy;

4) został podpisany przez osobę uprawnioną do podpisywania materiałów kryptograficznych.

22. [104] W razie niespełnienia któregokolwiek z warunków, o których mowa w ust. 21, kierownik kancelarii kryptograficznej zwraca materiał kryptograficzny do wykonawcy w celu poprawienia lub uzupełnienia.

23. [105] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, sporządzone w jednostce organizacyjnej na potrzeby własne, ewidencjonuje się w dzienniku ewidencji jak korespondencję otrzymaną, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 8 pkt 2 lit. c.

24. [106] W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji zamieszcza się adnotację zawierającą jedną z informacji określających:

1) nazwę i numer urządzenia ewidencyjnego oraz numery pozycji, pod którymi zarejestrowano odłączone załączniki;

2) numer wychodzący według dziennika ewidencji, za którym załączniki odesłano do innej jednostki organizacyjnej;

3) numer i pozycję protokołu zniszczenia albo adnotację o zniszczeniu potwierdzoną czytelnymi podpisami kierownika kancelarii kryptograficznej (zastępcy kierownika lub osoby z personelu kancelarii) i wykonawcy, w zależności od klauzuli tajności zniszczonego załącznika;

4) zapis „Załączniki rozpisano na piśmie” w przypadku, gdy liczba załączników uniemożliwia dokonanie zapisu w rubryce „Uwagi”. Tego rodzaju pismo nie podlega zniszczeniu do czasu istnienia choćby jednego załącznika.

§ 17.

1. W Dzienniku korespondencji rejestruje się materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, otrzymywane i wysyłane (wchodzące i wychodzące) oraz materiały kryptograficzne wytworzone na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej z podziałem na materiały kryptograficzne jawne i niejawne.

2. Dopuszcza się prowadzenie Dziennika korespondencji w formie elektronicznej. Przepisy ust. 3÷23, z wyłączeniem ust. 7, ust. 8 pkt. 1 i 3, ust. 14, ust. 15÷17, w części dotyczącej pieczęci, stosuje się odpowiednio.

3. Dopuszcza się rejestrowanie w jednym Dzienniku korespondencji materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, otrzymywanych i wysyłanych, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Dzienniki korespondencji w formie elektronicznej można prowadzić oddzielnie dla materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, otrzymywanych i wysyłanych.

5. W Dziennikach korespondencji numerację materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od liczby 1. Dziennik korespondencji prowadzi się do całkowitego wykorzystania wszystkich stron;

6. W oddzielnych Dziennikach korespondencji rejestruje się materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, uzyskane od innych państw oraz organizacji międzynarodowych w ramach realizacji umów międzynarodowych.

7. Po wykorzystaniu wszystkich stron Dziennika korespondencji, zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

8. Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej polega na:

1) opatrzeniu pierwszej strony materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach, z zastrzeżeniem, iż pieczęci formularzowej nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, wydawnictw kryptograficznych, materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. a÷e i g oraz innych materiałów kryptograficznych przesyłanych do akceptacji (uzgodnienia, opiniowania) lub podpisu;

2) wpisaniu w kolejnej pozycji Dziennika korespondencji:

a) właściwego symbolu klauzuli tajności materiału kryptograficznego;

b) numeru porządkowego, który wraz z prefiksem w postaci symbolu, o którym mowa w lit. a, stanowi numer ewidencyjny materiału kryptograficznego;

c) danych ewidencyjnych materiału kryptograficznego, nadanych przez nadawcę (numer wychodzący i data zarejestrowania);

d) informacji o ilości stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami;

e) informacji o ilości załączników, ich stron lub nazwy i liczby informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych;

f) w rubryce „Uwagi”, informacji o klauzuli tajności pisma przewodniego, jeżeli jest ona niższa niż klauzula tajności najwyżej sklasyfikowanego załącznika.

3) wpisaniu na dokumencie, w odpowiednich polach odcisku pieczęci, daty zarejestrowania materiału kryptograficznego, zgodnie z zapisem w „Dzienniku korespondencji” oraz danych wymienionych w pkt. 2 lit. a÷b oraz d i e.

9. Korespondencję opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” rejestruje się bez otwierania wewnętrznego opakowania przesyłki, poprzez:

1) wpisanie w odpowiednich rubrykach Dziennika korespondencji zapisów umieszczonych na opakowaniu wewnętrznym przesyłki oraz daty wpływu materiału kryptograficznego;

2) zamieszczenie w rubryce „Uwagi” Dziennika korespondencji adnotacji „Do rąk własnych”;

3) odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego według Dziennika korespondencji oraz daty wpływu przesyłki.

10. Jeżeli przesyłka opatrzona adnotacją „Do rąk własnych” zawiera kilka materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, to każdy z nich rejestruje się pod odrębną pozycją Dziennika korespondencji, a na opakowaniu wewnętrznym przesyłki umieszcza odciski pieczęci wpływu, w ilości odpowiadającej liczbie materiałów kryptograficznych, z wpisanymi numerami ewidencyjnymi poszczególnych materiałów.

11. Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej.

12. Przesyłkę, o której mowa w ust. 10, można zwrócić do kancelarii kryptograficznej w stanie otwartym lub zamkniętym.

13. W przypadku, gdy przesyłka zostanie zwrócona do kancelarii kryptograficznej w otwartym opakowaniu, podlega zarejestrowaniu na zasadach określonych w ust. 8, z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny wpisany na opakowaniu i uzupełnia niezapisane rubryki Dziennika korespondencji.

14. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki opatrzonej adnotacją „Do rąk własnych” w kancelarii kryptograficznej w stanie zamkniętym, opieczętowuje ją swoją pieczęcią okrągłą numerową do teczek pracy albo inną pieczęcią imienną, a kierownik kancelarii kryptograficznej dokonuje, przy udziale adresata, czynności, o których mowa w ust. 12. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” Dziennika korespondencji.

15. Przy przyjmowaniu przesyłek do kancelarii kryptograficznej:

1) sprawdza się:

a) prawidłowość adresu;

b) całość pieczęci i opakowania;

c) zgodność odcisków pieczęci z nazwą nadawcy;

d) zgodność numerów na opakowaniu przesyłki z numerami wyszczególnionymi odpowiednio w Wykazie przesyłek wydanych, Książce doręczeń.

2) w przypadku zauważenia nieprawidłowości lub podejrzeń co do zawartości przesyłki, kierownik kancelarii kryptograficznej odmawia jej przyjęcia powiadamiając o tym Oficera BSŁiI;

3) w przypadku stwierdzenia uszkodzenia odcisku pieczęci lub opakowania, kierownik kancelarii kryptograficznej sporządza wraz z przewoźnikiem protokół uszkodzenia, według wzoru określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy.

16. Po otwarciu przesyłki pracownik kancelarii kryptograficznej sprawdza czy:

1) zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na kopercie wewnętrznej numerom ewidencyjnym;

2) liczba stron, załączników i stron załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach kryptograficznych.

17. Stwierdzone nieprawidłowości dokumentuje się w protokole otwarcia przesyłki, którego jeden egzemplarz dołącza się do materiału kryptograficznego, a drugi przesyła się do nadawcy.

Fakt sporządzenia protokołu otwarcia przesyłki podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” Dziennika korespondencji.

18. Zarejestrowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach, określonych w ust. 8, z tym, że zamiast pieczęci wpływu używa się pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach Dziennika korespondencji wpisuje się nazwę adresata, ilość stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami, ilość załączników oraz stron załączników pozostających w aktach lub nazwę i liczbę informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych, numer ewidencyjny według Dziennika ewidencji wykonanych materiałów kryptograficznych lub innego urządzenia ewidencyjnego oraz wykonawcę.

19. W rubryce „Uwagi” Dziennika korespondencji wpisuje się datę przekazania materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, numer oraz pozycję zapisu w Książce doręczeń albo numer i pozycję zapisu w „Wykazie przesyłek nadanych”, za którym materiał kryptograficzny przekazano adresatowi lub przewoźnikowi.

20. Jeżeli w kancelarii kryptograficznej nie pozostawia się żadnego egzemplarza wysyłanego materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, w rubrykach Dziennika korespondencji przeznaczonego do zapisywania informacji o ilości stron materiału kryptograficznego, ilości załączników oraz stron załączników, wpisuje się poziome kreski, natomiast w rubryce „Uwagi” zamieszcza adnotację o treści „tylko adresat”.

21. Przed zarejestrowaniem w Dzienniku korespondencji materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, przekazanego do wysłania, kierownik kancelarii kryptograficznej lub inna osoba z personelu kancelarii sprawdza czy materiał kryptograficzny:

1) został właściwie wykonany i oznaczony;

2) wytworzono w ilości egzemplarzy podanej w rozdzielniku;

3) zawiera dane określające faktyczną ilość stron, załączników i stron załączników przesyłanych do adresata oraz pozostawianych w aktach;

4) został podpisany przez osobę uprawnioną (upoważnioną) do podpisywania materiałów kryptograficznych.

22. W razie niespełnienia któregokolwiek z warunków, o których mowa w ust. 21, kierownik kancelarii kryptograficznej zwraca materiał kryptograficzny wykonawcy do poprawienia lub uzupełnienia.

23. Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. f, sporządzone w jednostce organizacyjnej na potrzeby własne ewidencjonuje się w Dzienniku korespondencji jak korespondencję otrzymaną, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 8 pkt. 2 lit. c.

24. W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce „Uwagi” Dziennika korespondencji zamieszcza się adnotację zawierającą jedną z informacji:

1) nazwę i numer urządzenia ewidencyjnego oraz numery pozycji, pod którymi zarejestrowano odłączone załączniki;

2) numer wychodzący według Dziennika korespondencji, za którym załączniki odesłano do innej jednostki organizacyjnej;

3) numer i pozycję protokołu zniszczenia, albo adnotację o zniszczeniu potwierdzoną czytelnymi podpisami kierownika kancelarii kryptograficznej (zastępcy kierownika lub kancelisty) i wykonawcy, w zależności od klauzuli tajności zniszczonego załącznika;

4) zapis „Załączniki rozpisano na piśmie” w przypadku gdy liczba załączników uniemożliwia dokonanie zapisu w rubryce „Uwagi”. Tego rodzaju pismo nie podlega zniszczeniu do czasu istnienia choć jednego załącznika.