§ 27.

1. Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d÷f, otrzymane lub wytworzone w jednostce organizacyjnej podlegają:

1) [122] skompletowaniu w teczki akt, jeżeli stanowią materiały archiwalne lub posiadają wartość praktyczną dla jednostki organizacyjnej – teczki skompletowanych akt spina się przy pomocy klipsów po upływie dwóch lat od ostatecznego zakończenia spraw na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby. Za datę rozpoczęcia teczki należy przyjąć datę wpływu pierwszego pisma z danej tematyki. W uzasadnionych przypadkach za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. d-f, można wydać z kancelarii kryptograficznej na RWMK użytkownika. Materiały kryptograficzne podlegają zwrotowi do kancelarii kryptograficznej bezpośrednio po ich realizacji;

2) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określił on taki sposób postępowania z przesłanymi materiałami;

3) bieżącemu niszczeniu.

2. [123] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. d-f i lit. h oraz w § 14 ust. 1 pkt 1, przechowuje się w kancelarii kryptograficznej z zachowaniem terminów przechowywania określonych w jrwa jednostki organizacyjnej, a po upływie tych terminów występuje się o zgodę na ich brakowanie zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) lub przekazuje się je do archiwum.

2a. [124] Do materiałów kryptograficznych GKK, które są archiwizowane w SKW, ust. 2 nie stosuje się.

3. [125] Formularze ewidencyjne SF 153 PL przechowuje się przez okres 5 lat, nie wliczając roku bieżącego.

4. Formularze AF 54 A, B, C PL nie podlegają ewidencji i przechowuje się je przez okres 5 lat od ich zakończenia i rozliczenia materiału kryptograficznego ujętego na danym formularzu.

5. [126] Formularze ewidencyjne AF 54 A PL, AF 54 B PL, AF 54 C PL, AF 69 PL, AF 147 PL oraz SF 153 PL nie podlegają archiwizacji.

6.[127] Kierownik jednostki organizacyjnej w razie konieczności, w szczególnych przypadkach może wyrazić pisemną zgodę na rozszycie teczki akt i wyjęcie potrzebnego materiału kryptograficznego.

7. Zgody, o której mowa w ust. 6, dokonuje się na ostatniej stronie teczki akt potwierdzając czytelnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

8. Rozszycia teczki dokonuje wyłącznie kierownik kancelarii kryptograficznej.

9. W przypadku wyłączenia na stałe materiału kryptograficznego z teczki kierownik kancelarii kryptograficznej na ostatniej stronie teczki akt dokonuje zapisu: komu materiał przekazano (nr wykazu przesyłek lub liczba porządkowa książki doręczeń, ilości kart i numery stron wyłączonego materiału) potwierdzając datą dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem.

10. Materiał kryptograficzny wyłączony na stałe z teczki akt podlega ponownemu ujęciu w bieżącej ewidencji kancelarii kryptograficznej.

11. Teczka akt, o której mowa w ust. 6 podlega ponownemu sprawdzeniu w zakresie ilości stron tej teczki przez najbliższą komisję inspekcji kryptograficznej dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole z tej inspekcji.

§ 27.

1. Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d÷f, otrzymane lub wytworzone w jednostce organizacyjnej podlegają:

1) skompletowaniu w teczki akt, jeżeli stanowią materiały archiwalne lub posiadają wartość praktyczną dla jednostki organizacyjnej, w sposób określony w zarządzeniu, o którym mowa w § 2 pkt. 4, (Teczki skompletowanych akt zszywa się (podszywa) po upływie dwóch lat od ostatecznego zakończenia spraw na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby. Za datę rozpoczęcia teczki należy przyjąć datę wpływu pierwszego pisma z danej tematyki. W uzasadnionych przypadkach za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej materiał kryptograficzny, o którym mowa w ust. 1, można wydać z kancelarii kryptograficznej na RWMK użytkownika. Materiał kryptograficzny podlega zwrotowi do kancelarii kryptograficznej bezpośrednio po jego realizacji.);

2) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określił on taki sposób postępowania z przesłanymi materiałami;

3) bieżącemu niszczeniu.

2. Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d÷f, przechowuje się w kancelarii kryptograficznej zgodnie z terminami określonymi w wykazie rzeczowym akt, a po upływie tego czasu występuje się do RCZBSiUT o zgodę na ich zniszczenie lub w przypadku ich szczególnej wartości przekazuje się poprzez RCZBSiUT do właściwego archiwum, które obsługuje RCZBSiUT, z zastrzeżeniem materiałów kryptograficznych GKK i kancelarii kryptograficznej bezpośrednio im podległych.

3. Formularze ewidencyjne AF 21 PL przechowuje się przez okres 5 lat, nie wliczając roku bieżącego.

4. Formularze AF 54 A, B, C PL nie podlegają ewidencji i przechowuje się je przez okres 5 lat od ich zakończenia i rozliczenia materiału kryptograficznego ujętego na danym formularzu.

5. Formularze AF 21 PL, AF 54 A PL, AF 54 B PL, AF 54 C PL, AF 69 PL oraz AF 147 PL nie podlegają archiwizacji.

6. Kierownik jednostki organizacyjnej w razie konieczności, w szczególnych przypadkach może wyrazić pisemną zgodę na rozszycie teczki akt z podszytą dokumentacją i wyjęcie potrzebnego materiału kryptograficznego.

7. Zgody, o której mowa w ust. 6, dokonuje się na ostatniej stronie teczki akt potwierdzając czytelnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

8. Rozszycia teczki dokonuje wyłącznie kierownik kancelarii kryptograficznej.

9. W przypadku wyłączenia na stałe materiału kryptograficznego z teczki kierownik kancelarii kryptograficznej na ostatniej stronie teczki akt dokonuje zapisu: komu materiał przekazano (nr wykazu przesyłek lub liczba porządkowa książki doręczeń, ilości kart i numery stron wyłączonego materiału) potwierdzając datą dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem.

10. Materiał kryptograficzny wyłączony na stałe z teczki akt podlega ponownemu ujęciu w bieżącej ewidencji kancelarii kryptograficznej.

11. Teczka akt, o której mowa w ust. 6 podlega ponownemu sprawdzeniu w zakresie ilości stron tej teczki przez najbliższą komisję inspekcji kryptograficznej dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole z tej inspekcji.