§ 10. 1. Faza przygotowania służy wstępnemu opisaniu inicjatywy projektowej i określeniu jej podstawowych założeń przez dostarczenie niezbędnych informacji potrzebnych do podjęcia decyzji o przesunięciu Programu lub Projektu do fazy planowania lub o zakończeniu inicjatywy projektowej.

2. [9] W fazie przygotowania Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej określa:

1) nazwę Programu lub Projektu;

2) proponowaną strukturę projektową, w tym w szczególności rozstrzyga, czy konieczne jest powołanie Komitetu Sterującego, imię i nazwisko powołanego albo osoby proponowanej na Właściciela Programu lub Sponsora Projektu oraz dane kontaktowe Kierownika Programu lub Lidera Projektu, jeżeli Projekt jest częścią Programu;

3) jaki problem ma rozwiązać Program lub Projekt;

4) uzasadnienie dla realizacji Programu lub Projektu w odniesieniu do dokumentów strategicznych Rady Ministrów oraz Ministra;

5) w przypadku Programu wstępną listę Projektów, które mają być realizowane w ramach Programu;

6) zakres Programu lub Projektu obejmujący minimum jeden cel Programu lub Projektu;

7) zakładaną korzyść z realizacji Programu lub Projektu wraz z nazwą wskaźnika realizacji, jednostką miary i planowanym terminem osiągnięcia planowanej wartości wskaźnika; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest dobranie wskaźników o charakterze opisowym;

8) zarys budżetu Programu lub Projektu obejmujący: szacunkowy koszt, potencjalne źródła finansowania oraz informacje o kwotach zapewnionych i brakujących na realizację Programu lub Projektu;

9) wstępny harmonogram realizacji obejmujący w szczególności: datę rozpoczęcia i zakończenia Programu lub Projektu oraz co najmniej pięć punktów uwzględniających daty realizacji produktów lub osiągnięcia zakładanych kamieni milowych;

10) proponowaną kategorię Projektu:

a) kategoria A – Projekt strategiczny o najwyższym priorytecie – ważny i pilny,

b) kategoria B – Projekt strategiczny o mniejszej wadze i pilności,

c) kategoria C – Projekt mniejszej wagi, niemający charakteru projektu strategicznego,

d) kategoria D – Projekt wewnętrzny Ministerstwa;

11) najważniejsze ryzyka oraz działania mitygujące i reakcje w przypadku ich wystąpienia.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się w Karcie Programu lub Projektu, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

3a. [10] W przypadku braku możliwości wskazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2, informuje się Biuro Portfela o planowanym terminie ich przekazania.

4. Wypełnioną Kartę Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej przekazuje do uzgodnień z Biurem Portfela.

4a. [11] Biuro Portfela analizuje Kartę Programu lub Projektu, a następnie informuje o akceptacji tego dokumentu lub przekazuje Kierownikowi Programu lub Liderowi Projektu wytyczne dotyczące jego poprawy.

5. [12] W przypadku Programów oraz Projektów proponowanej kategorii A, B oraz C, Karta Programu lub Projektu zaakceptowana przez Właściciela Programu lub Sponsora Projektu, wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej, oraz przez Biuro Portfela jest przekazywana do rozstrzygnięcia Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady.

6. W przypadku Projektów proponowanej kategorii D, Karta Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować Kartę Projektu, podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany Karty Projektu bądź decyzję o zatrzymaniu prac nad Projektem.

7. Kopia:

1) [13] (uchylony)

2) Karty Programu lub Projektu, zaakceptowanej lub, co do której podjęto inne decyzje, w przypadku, o którym mowa w ust. 6

– jest przekazywana odpowiednio przez Kierownika Programu lub Lidera Projektu [14] do wiadomości Biura Portfela w terminie 3 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia, akceptacji lub podjęcia innej decyzji.

§ 10. 1. Faza przygotowania służy wstępnemu opisaniu inicjatywy projektowej i określeniu jej podstawowych założeń przez dostarczenie niezbędnych informacji potrzebnych do podjęcia decyzji o przesunięciu Programu lub Projektu do fazy planowania lub o zakończeniu inicjatywy projektowej.

2. W fazie przygotowania Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej określa:

1) jaki problem ma rozwiązać Program lub Projekt;

2) jakie jest uzasadnienie dla realizacji Programu lub Projektu w odniesieniu do dokumentów strategicznych Rady Ministrów oraz Ministra;

3) zakres Programu lub Projektu;

4) główne cele i korzyści Programu lub Projektu;

5) szacunkowy koszt i potencjalne źródła finansowania;

6) wstępny harmonogram realizacji;

7) proponowaną kategorię Projektu, tj.:

a) kategoria A – Projekt strategiczny o najwyższym priorytecie – ważny i pilny,

b) kategoria B – Projekt strategiczny o mniejszej wadze i pilności,

c) kategoria C – Projekt mniejszej wagi, niemający charakteru projektu strategicznego,

d) kategoria D – Projekt wewnętrzny Ministerstwa;

8) proponowaną strukturę organizacyjną, w tym w szczególności czy konieczne jest powołanie Komitetu Sterującego oraz osobę rekomendowaną do pełnienia funkcji Kierownika Programu lub Lidera Projektu.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się w Karcie Programu lub Projektu, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Wypełnioną Kartę Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej przekazuje do uzgodnień z Biurem Portfela.

5. W przypadku Programów oraz Projektów proponowanej kategorii A, B oraz C, uzgodniona Karta Programu lub Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana do rozstrzygnięcia Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady.

6. W przypadku Projektów proponowanej kategorii D, Karta Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować Kartę Projektu, podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany Karty Projektu bądź decyzję o zatrzymaniu prac nad Projektem.

7. Kopia:

1) Karty Programu lub Projektu, co do której Rada podjęła rozstrzygnięcie, w przypadku, o którym mowa w ust. 5,

2) Karty Programu lub Projektu, zaakceptowanej lub, co do której podjęto inne decyzje, w przypadku, o którym mowa w ust. 6

– jest przekazywana do wiadomości Biura Portfela w terminie 3 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia, akceptacji lub podjęcia innej decyzji.