Wersja obowiązująca od 2021-07-01

§ 63. 1. Minimalny zakres danych, które należy wprowadzić do systemu obejmuje wszystkie informacje odnotowywane w biurowości tradycyjnej, a więc służące kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności następujące dane:

1) funkcję, stanowisko lub wykonywany charakter pracy oraz nazwisko i imię osoby, której są przedkładane lub wysyłane akta o konkretnej sygnaturze [prezes; przewodniczący; zastępca przewodniczącego; sędzia; asesor sądowy; referendarz sądowy; asystent sędziego; kierownik sekretariatu; pracownik sekretariatu; inna osoba];

2) miejsce aktualnego położenia akt lub zbioru dokumentów [47] w sekretariacie lub sądzie;

3) [48] datę przedłożenia, wysłania, odłożenia akt lub zbioru dokumentów we właściwym miejscu sekretariatu lub sądu;

4) [49] datę planowanego podjęcia czynności w aktach oczekujących bądź datę planowanego zwrotu wysłanych akt lub zbioru dokumentów;

5) określenie w oknie „opisu” celu przedłożenia lub przesłania akt lub zbioru dokumentów [50] konkretnej osobie bądź instytucji, bądź odłożenia ich w przeznaczonym miejscu sekretariatu lub sądu.

2. Dane dotyczące sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów i osób wykonujących czynności w sekretariatach oraz miejsca przeznaczone do przechowywania akt lub zbioru dokumentów [51] , odnotowuje się z utworzonej w tym celu i na bieżąco uaktualnianej listy:

1) prezes sądu; przewodniczący wydziału; zastępca przewodniczącego wydziału; sędzia, asesor sądowy: nazwisko, imię [jeżeli w dostępnych oprogramowaniach istnieje możliwość wygenerowania danych dotyczących konkretnego sędziego (z imienia i nazwiska) z zestawienia zbiorczego z wykazu czynności jest dopuszczalne wpisanie pozycji „sędzia” bez wskazania nazwiska i imienia];

2) referendarz sądowy: nazwisko, imię; asystent sędziego: nazwisko, imię; kierownik sekretariatu; zastępca kierownika sekretariatu; pracownik: nazwisko, imię [dla wszystkich kategorii pracowników i stanowisk z wyłączeniem wymienionych wyżej];

3) inna osoba: nazwisko, imię [dla innych osób wykonujących czynności w sekretariacie, dla osób wykonujących czynności w sekretariacie na podstawie prawnej innej niż umowa o pracę];

4) miejsce aktualnego położenia akt lub zbioru dokumentów [52] .

3. Sposób odnotowywania danych musi zapewniać możliwość ich dowolnego sortowania według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt lub zbioru dokumentów [53] i ewentualnych opóźnieniach w dokonywaniu czynności. W szczególności sortowanie następuje według kryteriów [rozdzielnie i łącznie]:

1) [54] referenta sprawy; funkcji, stanowiska bądź charakteru wykonywanej pracy i nazwiska osoby, której przedkłada bądź przesyła się akta lub zbiór dokumentów; repertorium; sygnatury; daty przedłożenia bądź wysłania akt lub zbioru dokumentów konkretnej osobie lub instytucji; daty przewidywanego zwrotu akt lub zbioru dokumentów bądź daty przewidywanego terminu podjęcia w sprawie czynności przez konkretną osobę;

2) referenta sprawy, repertorium; sygnatury; daty i miejsca położenia akt lub zbioru dokumentów [55] ; daty przewidywanego terminu podjęcia czynności w aktach oczekujących.

4. Odnotowując zmianę położenia akt lub zbioru dokumentów [56] zakreśla się poprzednie położenie.

5. Niedopuszczalne jest usuwanie jakichkolwiek danych.

[47] § 63 ust. 1 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. a) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[48] § 63 ust. 1 pkt 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. a) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[49] § 63 ust. 1 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. a) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[50] § 63 ust. 1 pkt 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. a) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[51] § 63 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. b) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[52] § 63 ust. 2 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. b) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[53] § 63 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. c) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[54] § 63 ust. 3 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. c) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[55] § 63 ust. 3 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. c) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

[56] § 63 ust. 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 27 lit. d) zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS. poz. 159). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2021 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2020-07-01 do 2021-06-30

§ 63. 1. Minimalny zakres danych, które należy wprowadzić do systemu obejmuje wszystkie informacje odnotowywane w biurowości tradycyjnej, a więc służące kontroli obiegu akt i terminowości podejmowania czynności następujące dane:

1) funkcję, stanowisko lub wykonywany charakter pracy oraz nazwisko i imię osoby, której są przedkładane lub wysyłane akta o konkretnej sygnaturze [prezes; przewodniczący; zastępca przewodniczącego; sędzia; asesor sądowy; referendarz sądowy; asystent sędziego; kierownik sekretariatu; pracownik sekretariatu; inna osoba];

2) miejsce aktualnego położenia akt w sekretariacie lub sądzie;

3) datę przedłożenia, wysłania lub odłożenia akt we właściwym miejscu sekretariatu lub sądu;

4) datę planowanego podjęcia czynności w aktach oczekujących bądź datę planowanego zwrotu akt wysłanych;

5) określenie w oknie „opisu” celu przedłożenia lub przesłania akt konkretnej osobie bądź instytucji, bądź odłożenia ich w przeznaczonym miejscu sekretariatu lub sądu.

2. Dane dotyczące sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów i osób wykonujących czynności w sekretariatach oraz miejsca przeznaczone do przechowywania akt, odnotowuje się z utworzonej w tym celu i na bieżąco uaktualnianej listy:

1) prezes sądu; przewodniczący wydziału; zastępca przewodniczącego wydziału; sędzia, asesor sądowy: nazwisko, imię [jeżeli w dostępnych oprogramowaniach istnieje możliwość wygenerowania danych dotyczących konkretnego sędziego (z imienia i nazwiska) z zestawienia zbiorczego z wykazu czynności jest dopuszczalne wpisanie pozycji „sędzia” bez wskazania nazwiska i imienia];

2) referendarz sądowy: nazwisko, imię; asystent sędziego: nazwisko, imię; kierownik sekretariatu; zastępca kierownika sekretariatu; pracownik: nazwisko, imię [dla wszystkich kategorii pracowników i stanowisk z wyłączeniem wymienionych wyżej];

3) inna osoba: nazwisko, imię [dla innych osób wykonujących czynności w sekretariacie, dla osób wykonujących czynności w sekretariacie na podstawie prawnej innej niż umowa o pracę];

4) [3] miejsce aktualnego położenia akt.

3. Sposób odnotowywania danych musi zapewniać możliwość ich dowolnego sortowania według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu akt i ewentualnych opóźnieniach w dokonywaniu czynności. W szczególności sortowanie następuje według kryteriów [rozdzielnie i łącznie]:

1) referenta sprawy; funkcji, stanowiska bądź charakteru wykonywanej pracy i nazwiska osoby, której przedkłada bądź przesyła się akta; repertorium; sygnatury; daty przedłożenia bądź wysłania akt konkretnej osobie lub instytucji; daty przewidywanego zwrotu akt bądź daty przewidywanego terminu podjęcia w sprawie czynności przez konkretną osobę;

2) referenta sprawy, repertorium; sygnatury; daty i miejsca położenia akt; daty przewidywanego terminu podjęcia czynności w aktach oczekujących.

4. Odnotowując zmianę położenia akt zakreśla się poprzednie położenie.

5. Niedopuszczalne jest usuwanie jakichkolwiek danych.

[3] § 63 ust. 2 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2020 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.U. poz. 156). Zmiana weszła w życie 1 lipca 2020 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2019-06-22 do 2020-06-30