§ 558. [54] (uchylony)

§ 558. 1. Przed przekazaniem akt spraw ostatecznie załatwionych do archiwum zakładowego pracownik albo pracownicy komórki organizacyjnej administracji sądowej, która je przechowuje, powinni dokonać ich uporządkowania.

2. Uporządkowanie, o którym mowa w ust. 1, polega w szczególności na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu akt spraw w teczce aktowej w kolejności zgodnej z numeracją w spisie spraw, a w ramach spraw chronologicznie, począwszy od pierwszego pisma w pierwszej sprawie na górze teczki aktowej, odzwierciedlając przebieg ich załatwiania i rozstrzygania, przy czym dla teczek akt osobowych obowiązuje układ ustalony na mocy przepisów odrębnych,

b) ułożeniu teczek aktowych w kolejności haseł rzeczowego wykazu akt,

c) opisaniu teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie:

– na środku u góry – nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej administracji sądowej, w której akta powstały,

– w lewym górnym rogu, poniżej informacji, o której mowa w tiret pierwszym – znaku teczki składającego się z symbolu komórki organizacyjnej administracji sądowej i symbolu hasła klasyfikacyjnego w rzeczowym wykazie akt, właściwego dla spraw złożonych w teczce aktowej,

– w prawym górnym rogu, poniżej informacji, o której mowa w tiret pierwszym – kategorii archiwalnej właściwej dla hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, właściwego dla spraw złożonych w teczce aktowej,

– na środku, poniżej informacji, o których mowa w tiret pierwszym, drugim i trzecim – tytułu teczki składającego się z hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, właściwego dla spraw złożonych w teczce aktowej wraz z jego rozszerzeniem,

– pod tytułem teczki – dat skrajnych,

– poniżej dat skrajnych – oznaczenia numeru tomu teczki aktowej, o ile występuje więcej niż jeden tom,

d) usunięciu z akt części metalowych oraz opakowań foliowych,

e) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A-4 równolegle do brzegów pozostałych kart,

f) trwałym złączeniu akt;

2) w odniesieniu do dokumentacji innej niż wskazana w pkt 1 stosuje się przepis pkt 1 lit. a-c i e.

3. W przypadku materiałów archiwalnych uporządkowanie dokumentacji oznacza również ponumerowanie kart w aktach i podanie ich ostatecznej liczby na wewnętrznej części tylnej okładki w następujący sposób: „Niniejsza teczka zawiera ... kart kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta].