§ 52. 1.Przekazanie akt spraw sądowych w postaci papierowej [32] do archiwum zakładowego następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy zawiera w szczególności następujące dane:

1) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która przekazuje akta;

2) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która wytworzyła akta, o ile nie jest to jednostka organizacyjna i komórka orzecznicza, o której mowa w § 51 ust. 1;

3) datę i miejsce sporządzenia spisu;

4) spis przekazywanych akt;

5) imię, nazwisko i podpis kierownika sekretariatu komórki orzeczniczej, która przekazuje akta oraz pracownika przygotowującego spis, jeśli nie jest nim kierownik sekretariatu;

6) imię, nazwisko i podpis członka personelu archiwum zakładowego przejmującego akta;

7) datę przyjęcia przez archiwum spisu wraz z aktami.

3. Przy każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego powinna istnieć możliwość odnotowania w szczególności następujących danych:

1) liczba porządkowa;

2) sygnatura sprawy;

3) pełen tytuł teczki zgodnie z wpisem w urządzeniu ewidencyjnym, w którym sprawę zarejestrowano;

4) rok, w którym zarejestrowano sprawę oraz rok najpóźniejszego pisma w sprawie, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem, w którym sprawę zarejestrowano;

5) informacja o wszystkich dokumentach innych niż w postaci papierowej zgromadzonych w sprawie;

6) informacja o wszystkich dowodach rzeczowych zgromadzonych w sprawie;

7) informacja o liczbie tomów akt przekazanych w ramach jednej pozycji spisu;

8) oznaczenie kategorii archiwalnej;

9) informacja o miejscu przechowywania akt;

10) informacja o aktach wykonawczych związanych z daną sprawą;

11) data wybrakowania albo przekazania do archiwum państwowego;

12) uwagi.

4. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza pracownik (pracownicy) komórki organizacyjnej, która przekazuje materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną do archiwum zakładowego, przy czym odnotowanie danych wymienionych w § 52 ust. 2 pkt 6 i 7 oraz § 52 ust. 3 pkt 9–11 należy do wyłącznej kompetencji pracownika (pracowników) archiwum zakładowego.

5. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w szczególności oddzielnie dla dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii A i kategorii B oraz każdego urządzenia ewidencyjnego, w którym zarejestrowano sprawę, której akta podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego. Spis zdawczo-odbiorczy dla akt kategorii A sporządza się w czterech, a dla akt kategorii B – w trzech egzemplarzach.

§ 52. 1.Przekazanie akt spraw sądowych do archiwum zakładowego następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy zawiera w szczególności następujące dane:

1) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która przekazuje akta;

2) nazwa jednostki organizacyjnej oraz nazwa i numer komórki orzeczniczej, która wytworzyła akta, o ile nie jest to jednostka organizacyjna i komórka orzecznicza, o której mowa w § 51 ust. 1;

3) datę i miejsce sporządzenia spisu;

4) spis przekazywanych akt;

5) imię, nazwisko i podpis kierownika sekretariatu komórki orzeczniczej, która przekazuje akta oraz pracownika przygotowującego spis, jeśli nie jest nim kierownik sekretariatu;

6) imię, nazwisko i podpis członka personelu archiwum zakładowego przejmującego akta;

7) datę przyjęcia przez archiwum spisu wraz z aktami.

3. Przy każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego powinna istnieć możliwość odnotowania w szczególności następujących danych:

1) liczba porządkowa;

2) sygnatura sprawy;

3) pełen tytuł teczki zgodnie z wpisem w urządzeniu ewidencyjnym, w którym sprawę zarejestrowano;

4) rok, w którym zarejestrowano sprawę oraz rok najpóźniejszego pisma w sprawie, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem, w którym sprawę zarejestrowano;

5) informacja o wszystkich dokumentach innych niż w postaci papierowej zgromadzonych w sprawie;

6) informacja o wszystkich dowodach rzeczowych zgromadzonych w sprawie;

7) informacja o liczbie tomów akt przekazanych w ramach jednej pozycji spisu;

8) oznaczenie kategorii archiwalnej;

9) informacja o miejscu przechowywania akt;

10) informacja o aktach wykonawczych związanych z daną sprawą;

11) data wybrakowania albo przekazania do archiwum państwowego;

12) uwagi.

4. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza pracownik (pracownicy) komórki organizacyjnej, która przekazuje materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną do archiwum zakładowego, przy czym odnotowanie danych wymienionych w § 52 ust. 2 pkt 6 i 7 oraz § 52 ust. 3 pkt 9–11 należy do wyłącznej kompetencji pracownika (pracowników) archiwum zakładowego.

5. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w szczególności oddzielnie dla dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii A i kategorii B oraz każdego urządzenia ewidencyjnego, w którym zarejestrowano sprawę, której akta podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego. Spis zdawczo-odbiorczy dla akt kategorii A sporządza się w czterech, a dla akt kategorii B – w trzech egzemplarzach.