Wersja obowiązująca od 2025.05.06     (Dz.U.2025.594 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2023.07.19 do 2025.05.05     (Dz.U.2023.1378 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2022.08.10 do 2023.07.18     (Dz.U.2022.1681 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum ] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2021.04.16 do 2022.08.09     (Dz.U.2021.709 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2020.03.17 do 2021.04.15     (Dz.U.2020.463 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum ] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2019.05.04 do 2020.03.16

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. [7] Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

1b. [8] Weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia, że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

[7] Art. 128 ust. 1a dodany przez art. 129 pkt 5 ustawy dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. poz. 730). Zmiana weszła w życie 4 maja 2019 r.

[8] Art. 128 ust. 1b dodany przez art. 129 pkt 5 ustawy dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. poz. 730). Zmiana weszła w życie 4 maja 2019 r.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2018.11.29 do 2019.05.03     (Dz.U.2018.2224 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum ] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2016.12.19 do 2018.11.28     (Dz.U.2016.2064 tekst jednolity)

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum ] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Wersja archiwalna obowiązująca od 2015.03.01 do 2016.12.18

Art. 128. [Przekazanie ksiąg stanu cywilnego do archiwum ] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

2. Księgi stanu cywilnego przechowywane w archiwum urzędu stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji. Księgi stanu cywilnego mogą być wynoszone za zgodą wojewody, wyrażoną w drodze postanowienia, poza urząd stanu cywilnego lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom.

3. Księgi stanu cywilnego wynoszone poza urząd stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich.