§ 2. 1. Prowadzący obrót materiałem siewnym roślin rolniczych i warzywnych prowadzi dokumentację:

1) wytwarzania materiału siewnego, która w zależności od gatunku obejmuje w szczególności:

a) umowę kontraktacji wraz z kopią dokumentu zakupu materiału siewnego – w przypadku gdy materiał siewny został zakontraktowany,

b) świadectwo oceny polowej,

c) świadectwo oceny laboratoryjnej,

d) świadectwo mieszanki nasiennej,

e) świadectwo oceny cech zewnętrznych materiału siewnego ziemniaka,

f) świadectwo laboratoryjnej oceny zdrowotności materiału siewnego ziemniaka,

g) dokument zakupu materiału siewnego użytego do siewu lub sadzenia,

h) dokument przyjęcia do magazynu i wydania z magazynu, wskazujący gatunek, odmianę, kategorię lub stopień kwalifikacji, numer i masę partii, a w przypadku materiału siewnego przed oceną laboratoryjną – również numer świadectwa oceny polowej,

i) kopię dokumentu towarzyszącego;

2) procesów technologicznych przerobu, a w szczególności czyszczenia, suszenia, sortowania, zaprawiania, otoczkowania, pakowania i przepakowywania materiału siewnego, która obejmuje informacje o:

a) masie materiału siewnego przekazanego do przerobu ze wskazaniem gatunku, odmiany, kategorii lub stopnia kwalifikacji i numeru partii,

b) masie materiału siewnego po przerobie,

c) masie odpadów,

d) dacie rozpoczęcia i zakończenia przerobu,

e) masie zużytej zaprawy lub substancji otoczkującej,

f) ilości opakowań oraz masie materiału siewnego po przepakowaniu;

3) sposobu postępowania z materiałem siewnym niezaliczonym do kategorii elitarny, kategorii kwalifikowany lub kategorii standard, która obejmuje:

a) kopię dokumentu sprzedaży materiału siewnego na cele niesiewne albo

b) protokół przekazania materiału siewnego na cele niesiewne, albo

c) dokument wydania materiału siewnego z magazynu, albo

d) [1] protokół zniszczenia materiału siewnego, albo

e) [2] protokół przekazania materiału siewnego niespełniającego wymagań jakościowych dotyczących zdolności kiełkowania, określonych w przepisach w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących wytwarzania i jakości materiału siewnego – w przypadku nowo tworzonej partii materiału siewnego;

4) tworzenia partii materiału siewnego z materiału siewnego, z wyłączeniem materiału siewnego ziemniaka, wytworzonego przez różnych producentów lub w różnych latach, która obejmuje:

a) świadectwa oceny polowej partii wchodzących w skład utworzonej partii,

b) [3] świadectwa oceny laboratoryjnej lub informacje o wynikach badań poszczególnych partii wchodzących w skład utworzonej partii, lub informacje o dyskwalifikacji poszczególnych partii wchodzących w skład utworzonej partii w przypadku, gdy dyskwalifikacja miała miejsce z powodu niespełnienia wymagań jakościowych dotyczących zdolności kiełkowania, określonych w przepisach w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących wytwarzania i jakości materiału siewnego,

c) dokument łączenia i ujednolicenia zawierający specyfikację oraz rozliczenie ilościowe partii materiału siewnego wchodzących w skład utworzonej partii,

d) świadectwo oceny laboratoryjnej utworzonej partii;

5) tworzenia mieszanek materiału siewnego, która obejmuje:

a) świadectwa oceny laboratoryjnej każdego składnika tworzonej mieszanki materiału siewnego,

b) dokument tworzenia mieszanki materiału siewnego zawierający:

– specyfikację partii materiału siewnego będących składnikami mieszanki materiału siewnego oraz rozliczenie ilościowe partii wszystkich składników wchodzących w skład mieszanki materiału siewnego,

– numer partii wytworzonej mieszanki materiału siewnego,

– nazwę lub typ użytkowania wytworzonej partii mieszanki materiału siewnego,

– datę rozpoczęcia i zakończenia cyklu produkcyjnego wytwarzania partii mieszanki materiału siewnego,

– masę partii mieszanki materiału siewnego wytworzonej w jednym cyklu produkcyjnym,

c) świadectwo mieszanki nasiennej;

6) obrotu materiałem siewnym, która obejmuje:

a) dokumenty nabycia materiału siewnego,

b) dokumenty sprzedaży materiału siewnego,

c) dokumenty zakupu etykiet urzędowych,

d) ewidencję etykiet urzędowych prowadzoną dla każdej partii materiału siewnego oznaczonej tymi etykietami, zawierającą informacje dotyczące:

– nazwy gatunku i odmiany,

– kategorii lub stopnia kwalifikacji materiału siewnego,

– numeru partii,

– liczby nabytych, wykorzystanych, uszkodzonych lub niewykorzystanych etykiet urzędowych,

e) dokumentację przepakowywania i przeetykietowania materiału siewnego obejmującą:

– pisemną zgodę wprowadzającego materiał siewny do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w przypadku materiału siewnego pochodzącego z innego państwa członkowskiego, lub

– pisemną zgodę przedsiębiorcy, którego numer z rejestru przedsiębiorców dokonujących obrotu materiałem siewnym znajduje się na etykiecie materiału siewnego przed jego przepakowaniem.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres 3 lat od zakończeniu roku, w którym została sporządzona, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. a i b, które przechowuje się przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym zostały sporządzone.

§ 2. 1. Prowadzący obrót materiałem siewnym roślin rolniczych i warzywnych prowadzi dokumentację:

1) wytwarzania materiału siewnego, która w zależności od gatunku obejmuje w szczególności:

a) umowę kontraktacji wraz z kopią dokumentu zakupu materiału siewnego – w przypadku gdy materiał siewny został zakontraktowany,

b) świadectwo oceny polowej,

c) świadectwo oceny laboratoryjnej,

d) świadectwo mieszanki nasiennej,

e) świadectwo oceny cech zewnętrznych materiału siewnego ziemniaka,

f) świadectwo laboratoryjnej oceny zdrowotności materiału siewnego ziemniaka,

g) dokument zakupu materiału siewnego użytego do siewu lub sadzenia,

h) dokument przyjęcia do magazynu i wydania z magazynu, wskazujący gatunek, odmianę, kategorię lub stopień kwalifikacji, numer i masę partii, a w przypadku materiału siewnego przed oceną laboratoryjną – również numer świadectwa oceny polowej,

i) kopię dokumentu towarzyszącego;

2) procesów technologicznych przerobu, a w szczególności czyszczenia, suszenia, sortowania, zaprawiania, otoczkowania, pakowania i przepakowywania materiału siewnego, która obejmuje informacje o:

a) masie materiału siewnego przekazanego do przerobu ze wskazaniem gatunku, odmiany, kategorii lub stopnia kwalifikacji i numeru partii,

b) masie materiału siewnego po przerobie,

c) masie odpadów,

d) dacie rozpoczęcia i zakończenia przerobu,

e) masie zużytej zaprawy lub substancji otoczkującej,

f) ilości opakowań oraz masie materiału siewnego po przepakowaniu;

3) sposobu postępowania z materiałem siewnym niezaliczonym do kategorii elitarny, kategorii kwalifikowany lub kategorii standard, która obejmuje:

a) kopię dokumentu sprzedaży materiału siewnego na cele niesiewne albo

b) protokół przekazania materiału siewnego na cele niesiewne, albo

c) dokument wydania materiału siewnego z magazynu, albo

d) protokół zniszczenia materiału siewnego;

4) tworzenia partii materiału siewnego z materiału siewnego, z wyłączeniem materiału siewnego ziemniaka, wytworzonego przez różnych producentów lub w różnych latach, która obejmuje:

a) świadectwa oceny polowej partii wchodzących w skład utworzonej partii,

b) świadectwa oceny laboratoryjnej lub informacje o wynikach badań poszczególnych partii wchodzących w skład utworzonej partii,

c) dokument łączenia i ujednolicenia zawierający specyfikację oraz rozliczenie ilościowe partii materiału siewnego wchodzących w skład utworzonej partii,

d) świadectwo oceny laboratoryjnej utworzonej partii;

5) tworzenia mieszanek materiału siewnego, która obejmuje:

a) świadectwa oceny laboratoryjnej każdego składnika tworzonej mieszanki materiału siewnego,

b) dokument tworzenia mieszanki materiału siewnego zawierający:

– specyfikację partii materiału siewnego będących składnikami mieszanki materiału siewnego oraz rozliczenie ilościowe partii wszystkich składników wchodzących w skład mieszanki materiału siewnego,

– numer partii wytworzonej mieszanki materiału siewnego,

– nazwę lub typ użytkowania wytworzonej partii mieszanki materiału siewnego,

– datę rozpoczęcia i zakończenia cyklu produkcyjnego wytwarzania partii mieszanki materiału siewnego,

– masę partii mieszanki materiału siewnego wytworzonej w jednym cyklu produkcyjnym,

c) świadectwo mieszanki nasiennej;

6) obrotu materiałem siewnym, która obejmuje:

a) dokumenty nabycia materiału siewnego,

b) dokumenty sprzedaży materiału siewnego,

c) dokumenty zakupu etykiet urzędowych,

d) ewidencję etykiet urzędowych prowadzoną dla każdej partii materiału siewnego oznaczonej tymi etykietami, zawierającą informacje dotyczące:

– nazwy gatunku i odmiany,

– kategorii lub stopnia kwalifikacji materiału siewnego,

– numeru partii,

– liczby nabytych, wykorzystanych, uszkodzonych lub niewykorzystanych etykiet urzędowych,

e) dokumentację przepakowywania i przeetykietowania materiału siewnego obejmującą:

– pisemną zgodę wprowadzającego materiał siewny do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w przypadku materiału siewnego pochodzącego z innego państwa członkowskiego, lub

– pisemną zgodę przedsiębiorcy, którego numer z rejestru przedsiębiorców dokonujących obrotu materiałem siewnym znajduje się na etykiecie materiału siewnego przed jego przepakowaniem.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres 3 lat od zakończeniu roku, w którym została sporządzona, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. a i b, które przechowuje się przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym zostały sporządzone.