§ 4. [19] (skreślony).

§ 4. [Nadawanie klauzuli tajności materiałom zawierającym informacje niejawne stanowiące tajemnicę sużbową ] Materiałom w postaci dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową nadaje się klauzulę tajności oraz oznacza się w następujący sposób:

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej,

– sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony literami: „Pf” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne”, „Z” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „zastrzeżone”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem,

b) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: „Egzemplarz pojedynczy”),

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę i numer egzemplarza dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – klauzulę dokumentu,

c) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę i numer egzemplarza dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – klauzulę dokumentu,

c) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej:

– liczbę załączników,

– klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

d) z prawej strony pod treścią dokumentu – imię i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej dokument,

e) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu,

– numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która dokument sporządziła, nazwisko osoby, która dokument wykonała,

f) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

g) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie w widocznym miejscu:

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej,

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) w uzasadnionym przypadku niezależnie od klauzuli tajności, pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b) tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: „do zapoznania w trybie obiegowym” lub zapis o treści: „dokument podlega ochronie przez .........., jeśli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, niż przewiduje to ustawa;

6) wykonanie kopii, odpisu, wypisu lub udzielanie informacji o treści zawartej w dokumencie jest możliwe po uzyskaniu zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, w której dokument został wytworzony.