Od 23 maja 2023 r. zmieniły się zasady sporządzania świadectwa pracy. Pracodawcy są zobowiązani stosować nowy, bardziej rozbudowany formularz. Sprawdź jakie informacje powinien uwzględnić pracodawca wystawiając świadectwo pracy?

Porzucenie pracy przez pracownika – jak wystawić i przekazać pracownikowi świadectwo pracy

Świadectwo pracy 2023 - na jakim wzorze wystawić duplikat świadectwa pracy

Świadectwo pracy – zasady wypełniania po zmianie przepisów

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano tego dokumentu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może z własnej inicjatywy wydać świadectwa pracy pracownikowi, jeżeli doszło do rozwiązania z nim stosunku pracy, pomimo że w dalszym ciągu zamierza go zatrudniać na podstawie kolejnej umowy o pracę (art. 97 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy).

Ważne!

Pracodawca powinien niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza zatrudnić go ponownie w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy.

Świadectwo pracy zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu z pracodawców do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).

Ważne!

Zawarte w świadectwie pracy informacje służą kolejnemu pracodawcy do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika.

1. Data wystawienia świadectwa pracy

W tym miejscu świadectwa pracy umieszczamy datę przygotowania dokumentu i miejscowość, w której został on sporządzony. Trzeba podkreślić, że nie chodzi tu o datę i miejsce doręczenia pracownikowi dokumentu, ale o datę i miejsce jego faktycznego sporządzenia.

Przykład

Pracownica była zatrudniona w sklepie ogrodniczym w Radomiu, ale dokumenty pracownicze przygotowuje centrala firmy w Warszawie. Jako miejscowość wydania świadectwa pracy podajemy więc Warszawę. Pracownica odebrała dokument 5 czerwca 2023 r., jednak został on przygotowany 31 maja 2023 r. Zatem w świadectwie pracy należy podać jako datę wystawienia tego dokumentu 31 maja 2023 r.

2. Dane pracodawcy

W lewym górnym rogu świadectwa podajemy dane pracodawcy. Obecnie istnieje możliwość podania numeru NIP pracodawcy zamiast jego numeru REGON-PKD. Do pracodawcy należy wybór, który z tych numerów poda w świadectwie pracy. 

3. Okres zatrudnienia pracownika

W tym miejscu świadectwa pracy podajemy okres zatrudnienia pracownika – wskazując jego datę początkową i końcową. W przypadku kilku kolejnych umów o pracę zawieranych bezpośrednio po sobie wskazujemy jeden okres zatrudnienia obejmujący te wszystkie umowy.  

Przykład

Pracownica była zatrudniona na podstawie kilku kolejnych umów. Najpierw na podstawie umowy na okres próbny od 1 kwietnia 2021 r. do 30 czerwca 2021 r. Następnie zawarto z nią umowę na czas określony od 1 lipca 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. Kolejną umowę zawarto z pracownicą na okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. Wskutek rozwiązania umowy za porozumieniem stron umowa ta uległa rozwiązaniu 30 czerwca 2023 r. Pracownica nie żądała wydania świadectwa pracy za pierwszy i drugi okres zatrudnienia – choć miała do tego prawo. Pracodawca nie musiał więc wydawać tego dokumentu. W świadectwie pracy został wykazany jeden okres zatrudnienia, tj. od 1 kwietnia 2021 r. do 30 czerwca 2023 r.

W przypadku przejęcia pracownika w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy przez innego pracodawcę w świadectwie pracy trzeba podać cały okres zatrudnienia, jeśli do rozwiązania umowy dojdzie po okresie pracy u nowego pracodawcy. W świadectwie wskazujemy okres zatrudnienia zarówno przed przejściem pracownika do innego zakładu, jak i po jego przejęciu. 

W tej części świadectwa znajduje się też pole na wskazanie wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownica świadczyła pracę np. na 3/4 etatu przez pierwsze pół roku, a potem pracowała na pełny etat, do świadectwa wpisujemy, że od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2022 r. była zatrudniona na 3/4 wymiaru, a od 1 lipca 2022 r. do 30 września 2022 r. w pełnym wymiarze.