Obowiązki płatnika w sytuacji nadpłaty zasiłku chorobowego.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwania – w dniach 3 i 8 lipca 2024 r. (data wpływu).Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Rozważają Państwo wystąpienie sytuacji, w której w wyniku swojego błędu wypłacą Państwo zasiłek chorobowy pracownikowi w zawyżonej wysokości. Wobec powyższego nastąpi nadpłata wypłaconego świadczenia. Jako płatnik składek złożą Państwo w ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych za okresy, w których wystąpiły nadpłaty zasiłku i wykażą w nich prawidłowe kwoty wypłaconego zasiłku chorobowego oraz zwrócą Państwo ZUS nienależną część wypłaconego pracownikowi zasiłku. Równocześnie jako pracodawca podejmą Państwo decyzję o rezygnacji z dochodzenia od pracownika zwrotu wypłaconej mu nienależnie części zasiłku chorobowego z uwagi na fakt, że to po stronie pracodawcy nastąpił błąd. Pracownik będzie nadal zatrudniony w spółce.

Uzupełniając wniosek wyjaśnili Państwo, że przedstawione we wniosku okoliczności nie dotyczą sytuacji poglądowej. We wniosku przedstawili Państwo zdarzenie przyszłe, które może wystąpić w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przyczyną złożenia wniosku jest duża częstotliwość wypłacania zasiłku chorobowego i w związku z tym duże prawdopodobieństwo wystąpienia błędu w podstawie zasiłku chorobowego, polegającego na błędnym zawyżeniu podstawy.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy nadpłacony zasiłek chorobowy, który zostanie umorzonym długiem pracownika wobec pracodawcy rodzi u niego przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Państwa zdaniem, wypłacony pracownikowi i niezwrócony pracodawcy zasiłek chorobowy jest już zaliczony do przychodów podatkowych pracownika i jest opodatkowany. Zaliczka na podatek w każdym z miesięcy jest pobrana od wypłaconego całego zasiłku, bez odliczania składek (którym zasiłek chorobowy nie podlega). Z tych też względów, Państwa zdaniem po stronie pracodawcy (powinno być pracownika – dopisek organu) nie powstaje przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W przypadku, gdyby na moment dokonania zwrotu do ZUS pracodawca ponownie przypisał pracownikowi przychód w wysokości dokonania zwrotu, to doszłoby do ponownego opodatkowania tej samej kwoty. W związku z powyższym kwota zwrotu dokonanego przez pracodawcę do ZUS nie spowoduje po stronie pracownika przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia i w konsekwencji przychodu ze stosunku pracy, jak również przychodu z innych źródeł, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pracownik nie otrzymał przysposobienia majątkowego, a tym samym nie jest to dla niego przychód. Nie należy odprowadzać podatku dochodowego od osób fizycznych od kwoty zwrotu dokonanego przez pracodawcę do ZUS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z treścią ww. przepisu:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W świetle powyższego podatkiem dochodowym nie są obciążone wyłącznie dochody wymienione w art. 21, 52, 52a i 52c ww. ustawy oraz dochody, od których zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w ww. art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby. Takim świadczeniem co do zasady jest również wykonanie zobowiązania danej osoby przez inny podmiot.

W myśl art. 10 ust. 1 tej ustawy źródłami przychodów są:

·stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta; (pkt 1);

·inne źródła; (pkt 9).

Z art. 12 ust. 1 ww. ustawy wynika, że:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” dowodzi, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ww. ustawy.

W opisie zdarzenia wskazali Państwo, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z dużą częstotliwością wypłacania zasiłku chorobowego istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia błędu w podstawie zasiłku chorobowego, polegającego na błędnym zawyżeniu podstawy. W wyniku swojego błędu wypłacą Państwo zasiłek chorobowy pracownikowi w zawyżonej wysokości. Wobec powyższego nastąpi nadpłata wypłaconego świadczenia. Jako płatnik składek złożą Państwo w ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych za okresy, w których wystąpiły nadpłaty zasiłku i wykażą w nich prawidłowe kwoty wypłaconego zasiłku chorobowego oraz zwrócą Państwo ZUS nienależną część wypłaconego pracownikowi zasiłku. Równocześnie jako pracodawca podejmą Państwo decyzję o rezygnacji z dochodzenia od pracownika zwrotu wypłaconej mu nienależnie części zasiłku chorobowego z uwagi na fakt, że to po stronie pracodawcy nastąpił błąd. Pracownik będzie nadal zatrudniony w spółce.

W świetle przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, należy wyjaśnić, że zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2780):

Prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z zastrzeżeniem pkt 2 lit. d.

Stosownie do art. 61 ust. 2 ww. ustawy:

Liczbę ubezpieczonych, o której mowa w ust. 1, ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Stosownie do art. 2 pkt 1 ww. ustawy:

Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanego dalej "ubezpieczeniem chorobowym", obejmują zasiłek chorobowy.

Stosownie do art. 66 ust. 2 i 3 ww. ustawy:

Jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności, o których mowa w art. 15-17 i art. 59 ust. 6 i 7, wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej.

Decyzja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie zwrotu bezpodstawnie pobranych zasiłków stanowi tytuł wykonawczy w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

W myśl art. 84 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497):

Osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego, z uwzględnieniem ust. 11. Odsetki, z zastrzeżeniem ust. 1a, są naliczane od dnia następującego po dniu wypłaty świadczenia do dnia spłaty.

Stosownie do art. 84 ust. 2 ww. ustawy:

Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się

1)świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania;

2)świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia;

3)świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia.

Zgodnie natomiast z art. 84 ust. 6 ww. ustawy:

Jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami, o których mowa w ust. 1, obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone.

W przedstawionej przez Państwa sytuacji błędne zawyżenie podstawy zasiłku chorobowego i w konsekwencji jego nadpłata wystąpi w wyniku Państwa błędu. W świetle ww. przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych skutki błędnego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku ponosi wyłącznie pracodawca (płatnik). Dokonując zwrotu do ZUS nienależnej części wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego, wykonają zatem Państwo własne, a nie pracownika zobowiązanie.

Oznacza to, że w związku ze zwrotem przez Państwa nadpłaconego zasiłku chorobowego do ZUS, po stronie pracownika nie powstanie przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód po stronie pracownika nie powstanie również w związku z decyzją o rezygnacji z dochodzenia od pracownika zwrotu wypłaconej mu nienależnie części zasiłku chorobowego. Zgodzić się bowiem z Państwem należy, że przychód z tytułu nadpłaconego zasiłku chorobowego podlegał już opodatkowaniu w dacie jego wypłaty.

Wobec powyższego, w sytuacji zwrotu przez Państwa nadpłaconego zasiłku chorobowego do ZUS, i podjęcia decyzji o rezygnacji z dochodzenia od pracownika zwrotu wypłaconej mu nienależnie części zasiłku chorobowego nie będzie ciążył na Państwu z tego tytułu obowiązek naliczania i pobrania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązujew dacie wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.