Magdalena Rypińska

Wstęp

Jednostka oświatowa, aby właściwie funkcjonować i w prawidłowy sposób prowadzić gospodarkę finansową oraz rachunkowość, musi opracować szereg dokumentów wewnętrznych. Przede wszystkim politykę rachunkowości, do czego zobowiązuje ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Uregulowania wymagają także inne procesy i zdarzenia, które występują w szkole. Każda jednostka oświatowa musi określić zasady przeprowadzania inwentaryzacji, problematykę prowadzenia gospodarki kasowej, a także zasady obiegu i kontroli dokumentów.

Przepisy prawa zobowiązują do dokumentowania operacji gospodarczych w określony sposób. Niezależnie od tego, czy jednostka jest wystawcą dokumentu czy otrzymuje go z zewnątrz, musi sprawdzić, czy posiada on wszystkie wymagane prawem cechy, a także czy określona w nim operacja gospodarcza faktycznie zaszła, czy została przeprowadzona w sposób prawidłowy i przez uprawnione do tego osoby. Jest to kontrola dokumentów, która w zależności od wielkości jednostki, jej struktury i rodzaju prowadzonej działalności może zostać różnie zorganizowana.

Wystawiony lub otrzymany dokument trafia w tym celu do odpowiednich pracowników lub komórek organizacyjnych albo też jest przekazywany na zewnątrz, czyli rozpoczyna się jego obieg.

Ponieważ ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, jej skalę, strukturę organizacyjną w poszczególnych jednostkach oświatowych mogą występować różne dokumenty księgowe i różny może być ich obieg, konieczne jest opracowanie odpowiednich procedur postępowania z nimi. Można je zapisać w różny sposób lub w dowolnym dokumencie, jednak najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest opracowywanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

W Poradniku omówione zostały:

● rodzaje dowodów księgowych oraz cechy, jakie powinny one posiadać,

● zasady organizowania obiegu dokumentów,

● rodzaje kontroli, jakie trzeba przeprowadzać na dowodach księgowych, oraz zasady ich dokumentowania.