Prawo do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru zakupionego przez Internet na podstawie prowadzonej ewidencji zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru zakupionego przez Internet na podstawie prowadzonej przez Państwa ewidencji zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 1 października 2024 r. (data wpływu 1 października 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlegającą w Polsce opodatkowaniu podatkiem CIT od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce). Spółka jest również czynnym podatnikiem VAT w Polsce oraz podatnikiem VAT dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Akcjonariuszami Spółki są osoby fizyczne.

Spółka została założona w  (…) i prowadzi działalność obejmującą m.in. (…).

(…)

(…)

W przypadku Wnioskodawcy uwzględnić należy specyfikę realizowanej sprzedaży, objętej zakresem wniosku. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług i ewidencjonuje sprzedaż na kasach fiskalnych online. Wnioskodawca dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z kraju. Klienci mają prawo do odstąpienia od zakupu bez podania przyczyny w terminie do 14 dni, a także w uzasadnionych przypadkach, po tym terminie, co bezpośrednio wynika ze stosownych regulaminów. W takich sytuacjach Spółka otrzymuje informację o odstąpieniu od umowy a ponadto zwracany jest zakupiony towar. Wnioskodawca na okoliczność odstąpienia od umowy przez klientów będzie prowadził dokumentację. Odstąpienie od umowy przez klientów będzie wynikało z dokumentu Wnioskodawcy w postaci dokumentu korygującego - zwrot towaru generowany w (...). Wnioskodawca będzie posiadać dokument potwierdzający zwrot środków pieniężnych w postaci przelewu z rachunku firmowego. Odstąpienie od umowy będzie miało miejsce po dokonaniu zapłaty przez klienta. Sprzedaż towaru (zapłata za towar) objęty odstąpieniem od zakupu zawsze ujmowana jest na kasie rejestrującej. Wnioskodawca prowadzi dokumentację, z której wynika zwrot towarów przez klientów. Przyjęcie towaru na stan magazynowy dokumentem magazynowym PM (przyjęcie na magazyn).

Przedmiotem zainteresowania Wnioskodawcy jest zdarzenie przyszłe opisane jak poniżej:

1)Klient zamawia towar w sklepie internetowym Wnioskodawcy z odbiorem osobistym i płatnością w sklepie stacjonarnym. Taka sprzedaż ewidencjonowana jest za pośrednictwem kasy fiskalnej i wydawany jest paragon fiskalny.

2)W przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru zakupionego jak w pkt 1 powyżej mogą w przyszłości zdarzyć się sytuacje, że Klient odsyła towar bezpośrednio do magazynu centralnego (tj. nie dokonuje zwrotu towarów w sklepie stacjonarnym).

3)W takiej sytuacji Wnioskodawca działający w charakterze sprzedawcy:

a)dysponuje protokołem przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisanym wyłącznie przez umocowanego pracownika Wnioskodawcy (sprzedawcy);

b)nie dysponuje / nie posiada protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru.

Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy w sytuacji kiedy Wnioskodawca działający w charakterze sprzedawcy:

1)dysponuje protokołem przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisanym wyłącznie przez umocowanego pracownika Wnioskodawcy (sprzedawcy)

2)nie dysponuje / nie posiada protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru

- Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru, a posiadana przez Wnioskodawcę ewidencja zwrotów będzie spełniała wymagania określone w § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.).

Wnioskodawca wskazuje, że prowadzi ewidencję zwrotu towarów zgodnie z § 3 pkt 3 podpunkty od 1 do 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.). Ponadto Wnioskodawca dołącza dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży w postaci paragonu, o którym mowa w podpunkcie 6 powyższego rozporządzenia, ale tylko gdy taki dokument został odesłany wraz z towarem. W przypadku braku odesłania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, rodzaj dokumentu oraz jego numer i data są ustalane na podstawie nazwiska osoby zwracającej towar, nazwie produktu lub na podstawie etykiety produktu. Dokument ten jest załączany do dokumentacji jako wydruk z systemu sprzedaży Wnioskodawcy. Określenie jego rodzaju i numeru służy do ustalenia właściwego dokumentu zwrotu towaru tj. zwrotu do paragonu lub korekty zakupu, którym Wnioskodawca dokumentuje zwrot. Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy wskazanej powyżej kwestii protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru.

W uzupełnieniu wniosku na pytania postawione w wezwaniu o treści:

1. Czy sprzedaż towarów objętych wnioskiem jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług?

2. Czy prowadzą Państwo dokumentację, z której wynika odstąpienie od umowy przez klientów w związku z reklamacją towaru?

3. Z jakich dokumentów wynika odstąpienie od umowy przez klientów i w jaki sposób dokonują Państwo identyfikacji Klienta, który odstępuje od umowy i zwraca towar lub reklamuje towar?

4. Z jakich dokumentów będzie wynikał zwrot towaru lub reklamacja towaru przez klientów i w jaki sposób Państwo dokonują identyfikacji Klienta, który dokonuje zwrotu lub reklamacji towaru?

5. Czy prowadzą Państwo dokumentację, z której wynika zwrot lub reklamacja towaru przez klientów?

Odpowiedzieli Państwo, że:

1.Sprzedaż towarów objętych wnioskiem jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług.

2.Wnioskodawca posiada dokumentację, z której wynika odstąpienie od umowy przez klientów w związku z reklamacją towaru.

3.Odstąpienie od umowy wynika z oświadczenia Klienta. Biuro Obsługi Klienta kontaktuje się z Klientem dokonującym odstąpienia od umowy, Klient identyfikowany jest na podstawie danych adresowych (w tym email) oraz imienia i nazwiska. Dane klienta zawarte są w przesyłce zawierającej zwracany towar.

4.Zwrot towaru oraz uznane reklamacje wynikają z dokumentów potwierdzających zwrot ceny. Biuro Obsługi Klienta kontaktuje się z Klientem dokonującym zwrotu lub reklamacji, Klient identyfikowany jest na podstawie danych adresowych (w tym email) oraz imienia i nazwiska. Dane klienta zawarte są w przesyłce zawierającej zwracany towar.

5.Wnioskodawca prowadzi dokumentację, z której wynika zwrot lub reklamacja towaru przez klientów.

Pytania

Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług, a posiadana przez Wnioskodawcę ewidencja zwrotów będzie spełniała wymagania określone w § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.) – w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru, których sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej w sytuacji w której:

1)Wnioskodawca dysponuje protokołem przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisanym wyłącznie przez umocowanego pracownika Wnioskodawcy (sprzedawcy)?

2)Wnioskodawca (sprzedawca) nie dysponuje / nie posiada protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru?

Państwa stanowisko w sprawie

Zadaniem Wnioskodawcy będzie on uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług, a posiadana przez Wnioskodawcę ewidencja zwrotów będzie spełniała wymagania określone w § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.) – w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru, których sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej w sytuacji w której:

1. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisany wyłącznie przez umocowanego pracownika Wnioskodawcy (sprzedawcy)?

2. Wnioskodawca (sprzedawca) nie dysponuje / nie posiada protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą", opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...). Przy czym, towarami są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii (art. 2 pkt 6 ustawy).

Przez sprzedaż - w myśl art. 2 pkt 22 ustawy - należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Katalog elementów dodatkowych wchodzących w skład podstawy opodatkowania określony został w art. 29a ust. 6 ustawy, w myśl którego, podstawa opodatkowania obejmuje:

1. podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;

2. koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy, podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;

3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy.

Zgodnie z art. 111. ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z przedmiotowego przepisu wynika ogólna zasada, zgodnie z którą sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej objęta jest obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Natomiast, kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 maja 2019 r. regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.).

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1.datę sprzedaży;

2.nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3.termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4.wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5.zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6.dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7.protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

(§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości zwróconych towarów lub reklamowanych towarów lub usług. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Zauważyć należy, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi.

Należy wskazać, że w świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest skorygowanie podstawy opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi. W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Należy zauważyć, że ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących musi zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7 ww. przepisu.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi.

Należy wskazać, że niezbędne do uwzględnienia zwrotu towaru lub reklamowanego towaru lub usługi przez nabywcę jest sporządzenie ww. protokołu.

Dokumentowanie zwrotu towaru, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług jest wypełnieniem obowiązków podatkowo-prawnych ciążących na każdym podatniku. Tym samym, Wnioskodawca powinien posiadać dokumentację wskazującą na dokonanie przez klienta zwrotu towaru, która pozwala uznać, że zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru został faktycznie dokonany.

Zatem, protokół ze zwrotu towaru należy sporządzić tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, tj. nabywca sprzedawca, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono.

Należy zauważyć, że przepisy § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie wskazują szczegółowych danych jakie powinien zawierać protokół przyjęcia zwrotu towaru. Wskazują one jedynie, że protokół taki winien być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

W przypadku Wnioskodawcy uwzględnić należy specyfikę realizowanej sprzedaży, objętej zakresem wniosku. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług i ewidencjonuje sprzedaż na kasach fiskalnych online. Wnioskodawca dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z kraju. Klienci mają prawo do odstąpienia od zakupu bez podania przyczyny w terminie do 14 dni, a także w uzasadnionych przypadkach, po tym terminie, co bezpośrednio wynika ze stosownych regulaminów. W takich sytuacjach Spółka otrzymuje informację o odstąpieniu od umowy a ponadto zwracany jest zakupiony towar. Wnioskodawca na okoliczność odstąpienia od umowy przez klientów będzie prowadził dokumentację. Odstąpienie od umowy przez klientów będzie wynikało z dokumentu Wnioskodawcy w postaci dokumentu korygującego - zwrot towaru generowany w (...). Wnioskodawca będzie posiadać dokument potwierdzający zwrot środków pieniężnych w postaci przelewu z rachunku firmowego. Odstąpienie od umowy będzie miało miejsce po dokonaniu zapłaty przez klienta. Sprzedaż towaru (zapłata za towar) objęty umową odstąpienia zawsze ujmowana jest na kasie rejestrującej. Wnioskodawca prowadzi dokumentację, z której wynika zwrot towarów przez klientów. Przyjęcie towaru na stan magazynowy dokumentem magazynowym PM (przyjęcie na magazyn).

Wnioskodawca prowadzi ewidencję zwrotu towarów zgodnie z § 3 pkt 3 podpunkty od 1 do 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.). Ponadto Wnioskodawca dołącza dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży w postaci paragonu, o którym mowa w podpunkcie 6 powyższego rozporządzenia, ale tylko gdy taki dokument został odesłany wraz z towarem. W przypadku braku odesłania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, rodzaj dokumentu oraz jego numer i data są ustalane na podstawie nazwiska osoby zwracającej towar, nazwie produktu lub na podstawie etykiety produktu. Dokument ten jest załączany do dokumentacji jako wydruk z systemu sprzedaży Wnioskodawcy. Określenie jego rodzaju i numeru służy do ustalenia właściwego dokumentu zwrotu towaru tj. zwrotu do paragonu lub korekty zakupu, którym Wnioskodawca dokumentuje zwrot.

Klient dokonując zwrotu towaru bezpośrednio do magazynu centralnego nie wchodzi w osobisty kontakt z Wnioskodawcą. W takiej sytuacji nie jest sporządzany protokół lub klient nie złoży podpisu na protokole przyjęcia towaru. Należy jednak zauważyć, że pomimo braku protokołu zwrotu towaru Wnioskodawca będzie w posiadaniu dowodów dokonania zwrotu towaru przez klienta i wyrażenia woli o odstąpieniu od umowy. Zatem Wnioskodawca, pomimo braku protokołu zwrotu towarów z podpisem Klienta lub braku protokołu zwrotu towarów oraz pomimo braku dokumentu odstąpienia od umowy z podpisem Klienta lub braku tego dokumentu będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.

Obniżenie podstawy opodatkowania będzie zdaniem Wnioskodawcy możliwe, skoro Wnioskodawca będzie posiadał dokumentację, z której wynikać będzie zwrot towaru przez zidentyfikowanego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar, oraz zwrotu uiszczonej przez klienta kwoty w przypadku odstąpienia od umowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

Katalog elementów dodatkowych wchodzących w skład podstawy opodatkowania określony został w art. 29a ust. 6 ustawy, w myśl którego:

Na podstawie art. 29a ust. 10 ustawy:

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy.

Zgodnie z art. 111. ust. 1 ustawy:

Z przedmiotowego przepisu wynika ogólna zasada, zgodnie z którą sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej objęta jest obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.)

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

 W § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazano:

Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości zwróconych towarów lub reklamowanych towarów lub usług. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Zauważyć należy, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi.

W świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest skorygowanie podstawy opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi. W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Należy zauważyć, że ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących musi zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7 ww. przepisu.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi.

Należy wskazać, że niezbędne do uwzględnienia zwrotu towaru lub reklamowanego towaru lub usługi przez nabywcę jest sporządzenie ww. protokołu.

Zgodnie z definicją wyrażoną w Słowniku języka polskiego PWN pod red. W. Doroszewskiego protokół to oficjalne pisemne sprawozdanie z przebiegu rozprawy, posiedzenia, zebrania itp. lub też dokument będący sprawozdaniem z przebiegu czynności urzędowych (https://sjp.pwn.pl).

Dokumentowanie zwrotu lub reklamacji towarów, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług jest wypełnieniem obowiązków podatkowo-prawnych ciążących na każdym podatniku. Tym samym, podatnik powinien posiadać dokumentację wskazującą na dokonanie przez klienta zwrotu lub reklamacji towaru, która pozwala uznać, że zwrot wartości bądź części wartości zwróconego lub reklamowanego towaru został faktycznie dokonany.

Zatem, protokół ze zwrotu lub reklamacji towaru należy sporządzić tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, tj. nabywca sprzedawca, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono.

Należy zauważyć, że przepisy § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie wskazują szczegółowych danych jakie powinien zawierać protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru. Wskazują one jedynie, że protokół taki winien być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Ustawa o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie definiują pojęcia umowy zawartej na odległość. Ustawodawca wprowadzając powyższy przepis wzorował się na określeniu umowy zawieranej na odległość, zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta ( t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2759 ze zm.), zgodnie z którą to definicją:

Zatem z powyższego przepisu wynika, że umowa zawarta na odległość to umowa nazwana, do zawarcia której dochodzi w ramach zorganizowanego przez przedsiębiorcę systemu zawierania umów na odległość, często dla tzw. transakcji on-line. Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania umowy jako zawartej na odległość jest brak jednoczesnej fizycznej obecności stron, w tym samym miejscu i czasie, a także zawarcie umowy z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta:

Jak stanowi art. 30 ust. 1 i ust. 2 ustawy o prawach konsumenta:

Stosownie do art. 30 ust. 3 ustawy o prawach konsumenta:

Jak stanowi art. 30 ust. 4 ustawy o prawach konsumenta:

Jak wynika z art. 31 ust. 1 i ust. 2 ustawy o prawach konsumenta:

 Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta:

Zatem klient odstępując od umowy zakupu danego towaru składa oświadczenie o odstąpieniu od umowy potwierdzające własną wolę zwrotu towaru oraz zwraca zakupiony towar. Oświadczenie to może również zostać złożone drogą elektroniczną. Natomiast przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane przez niego płatności. Przy czym, może się on wstrzymać ze zwrotem płatności otrzymanych od konsumenta do chwili otrzymania rzeczy z powrotem lub dostarczenia przez konsumenta dowodu jej odesłania.

Są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług i ewidencjonują Państwo sprzedaż na kasach fiskalnych online. Dokonują Państwo sprzedaży m.in na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kraju. Prowadzą Państwo działalność obejmującą m.in. sprzedaż detaliczną odzieży prowadzoną w wyspecjalizowanych sklepach, sprzedaż internetową (e-commerce), sprzedaż hurtową wyrobów tekstylnych i obuwia oraz pozostałą działalnością związana z szeroko pojętym sportem.

Sprzedaż towarów objętych wnioskiem będzie dokonywana w sklepie internetowym z odbiorem osobistym i płatnością w sklepie stacjonarnym i będzie opodatkowana podatkiem od towarów i usług. Taka sprzedaż ewidencjonowana jest za pośrednictwem kasy fiskalnej i wydawany jest paragon fiskalny. Wskazali Państwo, że klienci mają prawo do odstąpienia od zakupu bez podania przyczyny w terminie do 14 dni, a także w uzasadnionych przypadkach, po tym terminie, co bezpośrednio wynika ze stosownych regulaminów. W takich sytuacjach otrzymują Państwo informację o odstąpieniu od umowy (zwrot lub reklamacja towaru) a ponadto zwracany jest zakupiony towar. Na okoliczność odstąpienia od umowy z tytułu zwrotu lub reklamacji towarów będą Państwo prowadzili dokumentację.

Odstąpienie od umowy z tytułu zwrotu lub reklamacji towarów będzie wynikało z dokumentu korygującego. Będą Państwo posiadać dokument potwierdzający zwrot środków pieniężnych w postaci przelewu z rachunku firmowego.

Zwrot towaru oraz uznane reklamacje wynikają z dokumentów potwierdzających zwrot ceny. Biuro Obsługi Klienta kontaktuje się z Klientem dokonującym zwrotu lub reklamacji, Klient identyfikowany jest na podstawie danych adresowych (w tym email) oraz imienia i nazwiska. Dane klienta zawarte są w przesyłce zawierającej zwracany towar.

Mają Państwo wątpliwości, czy będą Państwo uprawnieni do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towarów i usług w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji towaru zakupionego w sklepie internetowym a prowadzona przez Państwa ewidencja zwrotów będzie spełniała wymagania określone w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w sytuacji gdy:

·dysponują Państwo protokołem przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisanym wyłącznie przez umocowanego pracownika, lub

·nie dysponują/nie posiadają Państwo protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru.

Z Państwa wniosku wynika, że z klientami, którzy dokonują zakupu w sklepie internetowym zawierają Państwo umowę na odległość, od której stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta, klienci mogą odstąpić. Państwo mają obowiązek zwrócić klientowi wszystkie dokonane przez niego płatności.

We wniosku wskazali Państwo, że klient dokonując zwrotu towaru bezpośrednio do magazynu centralnego nie wchodzi w osobisty kontakt z Państwem. W takiej sytuacji nie jest sporządzany protokół lub klient nie złoży podpisu na protokole przyjęcia towaru.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży w sklepie internetowym nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę.

Wystąpić mogą również sytuacje, że nie będą Państwo posiadać protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru. Należy jednak zauważyć, że pomimo braku protokołu zwrotu towaru będą Państwo w posiadaniu dowodów dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru przez klienta i wyrażenia woli o odstąpieniu od umowy.

W świetle przedstawionych okoliczności i przywołanych przepisów prawa wskazać należy, że w przypadku odstąpienia przez klienta od umowy z tytułu zwrotu lub reklamacji towarów – pomimo nieposiadania protokołu zwrotu towarów z podpisem klienta (na protokole jest wyłącznie podpis sprzedawcy) lub nieposiadania w ogóle protokołu zwrotu towarów – będą Państwo uprawnieni do skorygowania tej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej.

W okolicznościach rozpatrywanej sprawy, w tym uwzględniając specyfikę Państwa działalności, należy stwierdzić, że w kontekście posiadania przez Państwa dokumentów potwierdzających zwrot lub reklamację towaru będą Państwo mogli dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej za pomocą ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących rozporządzenia.

Zatem posiadana przez Państwa dokumentacja dotycząca zwracanego lub reklamowanego towaru będzie uprawniała do dokonania stosownych zapisów w prowadzonej ewidencji dla potrzeb korekty sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Należy uznać, że czynność zwrotu towaru lub reklamacji towaru zostanie przez Państwa udokumentowana i potwierdzona. Pomimo braku protokołu zwrotu towarów lub reklamacji towaru z podpisem klienta lub braku protokołu zwrotu towarów lub reklamacji towaru będą Państwo mogli dokonać obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów – zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy.

Obniżenie podstawy opodatkowania będzie możliwe, skoro jak wskazali Państwo, będą Państwo posiadali dokumentację, z której wynikać będzie zwrot towaru lub reklamacji towaru przez klienta, wartość zwróconego towaru lub reklamacji towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar.

Tym samym, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu zaistnienia zdarzenia.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwa ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. 2383 ze zm.).