Obowiązki płatnika z tytułu nagród wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 sierpnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu nagród wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W związku z trudnościami w pozyskiwaniu nowych pracowników oraz ciągle rosnącym zapotrzebowaniem na nowy personel prowadzą Państwo tzw. program rekomendacji pracowniczych.

Idea programu polega na zidentyfikowaniu potencjalnych kandydatów do pracy wśród kontaktów własnych pracowników. Przedstawiają Państwo aktualne wakaty pracownicze na swojej stronie internetowej.

Osobą polecającą jest pracownik spółki zatrudniony w ramach umowy o pracę lub osoba współpracująca w ramach umowy zlecenie lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności. Osobą polecającą można być wielokrotnie.

Osobą poleconą może być tylko kandydat, który nie aplikował samodzielnie do firmy w ramach prowadzonej rekrutacji. Osobą poleconą może być były pracownik spółki, o ile od zakończenia z nim współpracy upłynął przynajmniej rok. Polecanie polega na wypełnieniu odpowiedniego zlecenia w systemie, którego używa spółka, zawierającego następujące dane: imię i nazwisko kandydata, adres mailowy, departament, stanowisko i miasto, do którego polecany jest kandydat.

Dział (...) kontaktuje się mailowo z osobą polecającą, przekazując jej link aplikacyjny przeznaczony do zgłaszania kandydatów w ramach programu rekomendacji. Zadaniem osoby polecającej jest przekazanie linku bezpośrednio do kandydata, z prośbą o aplikowanie i przesłanie swojego CV przez system rekrutacyjny. Kandydat zostaje uznany za rekomendowanego tylko w sytuacji, gdy jego CV wpłynie poprzez link aplikacyjny w okresie maksymalnie do (...) miesiąca od przekazania przez dział HR linku aplikacyjnego. Zaaplikowanie kandydata po upływie miesiąca od przekazania linku aplikacyjnego również uniemożliwi uznanie go za rekomendowanego. Osoba polecająca nie może uczestniczyć w spotkaniu rekrutacyjnym z polecaną osobą.

Za rekomendację kandydata do spółki osobie polecającej przysługuje jednorazowa premia pieniężna w wysokości zależnej od stopnia stanowiska tj.:

1)za polecenie kandydata na stanowiska (...) w wysokości (...) zł brutto,

2)za polecenie kandydata na stanowiska (...) w wysokości (...) zł brutto,

3)za polecenie kandydata na stanowiska (...) w wysokości (...) zł brutto.

Warunkiem otrzymania premii jest nawiązanie z osobą polecaną stosunku pracy bądź współpracy (w ramach umowy zlecenie lub innej umowy cywilnoprawnej) oraz kontynuacja umowy po upływie (...) miesięcy, na podstawie umowy na czas nieokreślony lub określony nie krótszy niż (...) miesiące, przy czym osoba polecająca musi w tym czasie pozostawać w stosunku pracy lub innego rodzaju współpracy z firmą. W przypadku, gdy pierwsza umowa z rekomendowanym kandydatem zawierana jest na okres dłuższy niż (...) miesiące, uznaje się, że jeśli po upływie (...) miesięcy umowa ta jest nadal kontynuowana, wówczas osobie polecającej przysługuje premia.

Zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone są w regulaminie spółki i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (nie są one określone/wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej).

Aktualnie jednorazowa premia pieniężna nabyta z tytułu rekomendacji pracowniczej stanowi przychód pracownika, który jest oskładkowany i opodatkowany.

Pytanie

Czy prawidłowym będzie zaprzestanie przez Państwa pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych na rzecz osób polecających (zatrudnionych w ramach umowy o pracę bądź współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych) i potraktowanie premii pieniężnej jako przychodu z innego źródła, o którym to przychodzie mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem zasadnym będzie zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych na rzecz osób polecających (zatrudnionych w ramach umowy o pracę bądź współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych) ze względu na to, że przychód ten będzie stanowił dla tych osób przychód z innego źródła, o którym to przychodzie mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek z tytułu nagrody za rekomendację pracowniczą wydaje się zasadne w ocenie spółki (pomimo, że program ten jest skierowany do osób będących pracownikami firmy) gdyż nie wiąże się z wykonywaniem określonej przez te osoby pracy na rzecz podmiotu wypłacającego to świadczenie. Przysporzenie, jakie otrzymają osoby polecające w ramach programu, nie jest ekwiwalentem za wykonywaną przez nie pracę, nie można zatem uznać go za element wynagrodzenia za pracę i tym samym zakwalifikować jako przychodu ze stosunku pracy. To powoduje, że Spółka w stosunku do niego nie pełni roli płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, co oznacza, że nie jest zobowiązana pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości wypłaconej nagrody.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 ww. ustawy źródłami przychodów są m.in.:

·stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (pkt 1);

·działalność wykonywana osobiście (pkt 2);

·inne źródła (pkt 9).

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z treścią art. 13 pkt 8 ww. ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Jak wskazano w art. 20 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

 Użyte w ww. przepisie sformułowanie „w szczególności”, świadczy o tym, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter przykładowy i otwarty, zatem do tej kategorii należy zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ww. ustawy. W związku z tym, każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

Stosownie do treści art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Zgodnie natomiast z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Na podstawie art. 42a ust. 1 cytowanej ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru o wysokości przychodów i przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania.

Z opisu zdarzenia wynika, że prowadzą Państwo tzw. program rekomendacji pracowniczych. Idea programu polega na zidentyfikowaniu potencjalnych kandydatów do pracy wśród kontaktów własnych pracowników. Przedstawiają Państwo aktualne wakaty pracownicze na swojej stronie internetowej.

Osobą polecająca jest pracownik spółki zatrudniony w ramach umowy o pracę lub osoba współpracująca w ramach umowy zlecenie lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności. Osobą polecającą można być wielokrotnie. Osobą poleconą może być tylko kandydat, który nie aplikował samodzielnie do firmy w ramach prowadzonej rekrutacji. Osobą poleconą może być były pracownik spółki, o ile od zakończenia z nim współpracy upłynął przynajmniej rok.

Za rekomendację kandydata do spółki osobie polecającej przysługuje jednorazowa premia pieniężna w wysokości zależnej od stopnia stanowiska.

Zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone są w regulaminie spółki i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (nie są one określone/wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej).

Państwa wątpliwość budzi kwestia, czy w przedstawionej sytuacji prawidłowym działaniem będzie zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych na rzecz osób polecających (zatrudnionych w ramach umowy o pracę bądź współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych) i potraktowanie premii pieniężnej jako przychodu z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze, że program rekomendacji pracowniczych jest skierowany do różnych grup uczestników, bowiem rekomendującymi kandydatów na stanowiska pracownicze w procesie rekrutacyjnym mogą być zarówno Państwa pracownicy zatrudnieni w ramach umowy o pracę lub osoby współpracujące w ramach umowy zlecenia lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności oraz ze względu na fakt, że zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone są w regulaminie i nie są one określone/wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej - to uznać należy, że świadczenie wypłacane osobom zatrudnionym w ramach umowy o pracę lub osobom współpracującym w ramach umów cywilnoprawnych stanowi dla nich przychód, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 powołanej ustawy.

W świetle powołanych przepisów, zgodzić się zatem z Państwem należy, że w przedstawionej sytuacji prawidłowym działaniem jest zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od premii wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych.

Powyższe oznacza również, że ciąży na Państwu jedynie obowiązek informacyjny, tj. obowiązek sporządzenia i przekazania wskazanym w pytaniu osobom polecającym oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, zgodnie z art. 42a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.