Obowiązki płatnika w związku z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

...Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polską spółką prawa handlowego (spółką z ograniczoną odpowiedzialnością) z siedzibą ....

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, którego rok podatkowy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie agencji pracy tymczasowej, działając na terenie całej Polski oraz X i Y.

Wnioskodawca jest spółką zatrudniającą pracowników oraz zleceniobiorców, wobec których pełni rolę pracodawcy i jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „PIT”). W konsekwencji, na Spółce ciąży obowiązek wystawiania pracownikom i zleceniobiorcom (dalej łącznie: „Pracownikom”) imiennej informacji PIT-11.

Pracownicy otrzymują dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej ... (dalej: „Platforma”) dedykowanej do przekazywania Pracownikom imiennych informacji, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, tj. informacji PIT-11 w formie elektronicznej.

Pracownicy na sposób przekazywania informacji PIT-11 w formie elektronicznej wyrażają zgodę poprzez składanie swojego podpisu pod stosownym oświadczeniem o treści:

(...)

Wnioskodawca planuje w najbliższym czasie zastąpić powyższe oświadczenie bardziej uniwersalnym, tj. o następującej treści:

(...)

Ponadto, w regulaminie pracy umieszczono zapis o następującej treści:

(...)

Każdy Pracownik, który wyraził pisemną zgodę na wysyłanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej z wykorzystaniem wskazanego przez siebie adresu email i/lub prywatnego numeru telefonu otrzymuje na ten adres email i/lub numer telefonu powiadomienie o możliwości pobrania informacji PIT-11 za pośrednictwem Platformy.

Treść powiadomienia jest następująca:

(...)

Po zakończonym roku podatkowym informacje PIT-11 dla Pracowników zostają wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Następnie, informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku i umieszczane są na Platformie, do której dostęp ma wyłącznie Pracownik poprzez indywidualnie nadany login i osobiste hasło.

Płatnik posiada wygenerowany z Platformy raport zawierający:

·nazwę płatnika,

·imię i nazwisko Pracownika,

·login Pracownika,

·prywatny adres email wskazany przez Pracownika,

·prywatny nr telefonu wskazany przez Pracownika,

·datę i godzinę umieszczenia przez płatnika informacji PIT-11 na Platformie,

·datę godzinę pobrania PIT-11 przez Pracownika.

Momentem pobrania PIT-11 widocznym na raporcie jest zalogowanie się przez Pracownika do Platformy przy użyciu loginu i unikatowego hasła otrzymanych drogą mailową i/lub telefoniczną. Wnioskodawca wskazuje, że zdecydowana większość Pracowników wyraża zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy, jednak zdarzają się pojedyncze sytuacje, kiedy pracownik takiego oświadczenia nie podpisze – najczęściej wskutek przeoczenia.

W związku z przyjętą formą udostępniania Pracownikom informacji PIT-11 u Wnioskodawcy pojawiła się wątpliwość w zakresie realizacji obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Pytania

1.Czy przekazanie Pracownikom informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej (w stanie faktycznym) stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

2.Czy Pracownik musi wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy?

3.Czy w razie konieczności uzyskania zgody Pracownika na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy, może ona zostać wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w jakiejkolwiek formie, np. elektronicznej?

4.Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na Platformie będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

Państwa stanowisko

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, płatnik to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o PIT płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Ad 1

Z przywołanych powyżej przepisów wynika, że ustawa określa formę sporządzania informacji PIT-11, która powinna przybrać postać ustalonego wzoru. Wnioskodawca sporządza informacje PIT-11 zgodnie z obowiązującym wzorem informacji, określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów.

Wnioskodawca wskazuje jednocześnie na fakt, że ustawodawca w treści art. 39 ust. 1, ani w treści żadnego następującego po nim przepisu nie wskazał zastrzeżeń dotyczących formy przekazywania podatnikom informacji PIT-11. Kwestii tej nie poruszono także w treści Ordynacji podatkowej.

Zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, że przesłanie informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko poprzez doręczenie w formie papierowej w miejscu pracy lub przesłanie przez operatora pocztowego, lecz także poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w formie nieedytowalnego pliku PDF udostępnionego za pomocą Platformy, dedykowanej do przekazywania Pracownikom imiennych informacji PIT-11.

Wnioskodawca uważa, że taka forma przekazania informacji PIT-11 (jak opisana w stanie faktycznym) stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w treści indywidualnych interpretacji wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”), m.in. w interpretacji z 24 listopada 2023 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.716.2023.1.KKA. W uzasadnieniu przywołanej interpretacji Dyrektor KIS wskazuje, że:

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje także potwierdzenie w treści interpretacji Dyrektora KIS z 18 stycznia 2023 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK, w ramach której organ wskazuje, że:

Ad 2

W zakresie pytania drugiego, zdaniem Wnioskodawcy zgoda wyrażona przez Pracownika nie jest wymagana, ponieważ art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nie wskazuje w tym zakresie żadnych wymagań dotyczących formy przekazania informacji PIT-11.

W związku z tym nie można stwierdzić, że istnieją jakieś dodatkowe obostrzenia dotyczące obowiązku wyrażenia przez Pracownika zgody w zakresie formy przekazania informacji PIT-11.

Zdaniem Wnioskodawcy, takie podejście nie znajduje uzasadnienia prawnego w przepisach ustawy o PIT ani w przepisach Ordynacji podatkowej, w konsekwencji czego nie może być wymagane.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w treści interpretacji indywidualnej z 15 października 2020 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2. W uzasadnieniu interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że:

Ad 3

Zdaniem Wnioskodawcy, w razie konieczności uzyskania zgody Pracownika na przekazywanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy, zgoda na wysyłkę informacji PIT-11 drogą elektroniczną, może być wyrażona w jakiejkolwiek formie, a więc np. elektronicznie.

Zgodnie z art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Tym samym, dokonanie przez Pracownika wyboru w postaci elektronicznego oświadczenia woli, co do formy dostarczania informacji PIT-11 powinno zostać uznane za prawidłowo wyrażone oświadczenie woli, ponieważ w dostateczny sposób wyraża wolę składającego.

Uzyskana zatem od Pracownika w formie elektronicznej zgoda na przekazanie rocznej informacji PIT-11 w postaci pliku PDF umieszczonego na Platformie, będzie w opinii Wnioskodawcy wystarczająca do wypełnienia przez płatnika obowiązku uzyskania zgody podatnika na doręczenie informacji PIT-11 drogą elektroniczną.

Ad 4

Zdaniem Wnioskodawcy, raport wygenerowany przez system informatyczny z datą i godziną umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej będzie wystarczającym dowodem przesłania informacji PIT-11 do podatnika.

Brak zalogowania się przez Pracownika do Platformy nie oznacza, że informacja PIT-11 nie została skutecznie doręczona. Przepisy nie zobowiązują płatnika do przesłania informacji PIT-11 za potwierdzeniem odbioru. Płatnik będzie jednak posiadał dowód przekazania podatnikowi wiadomości elektronicznej, w której przesłano informację PIT-11.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w treści interpretacji indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w tym m.in. w interpretacji z 20 sierpnia 2020 r. nr 0115-KDIT1.4011.494.2020.1.MK. W treści przywołanej interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że :

Podobne stanowisko zostało także wyrażone przez Dyrektora KIS w interpretacji z 15 października 2020 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2 oraz w interpretacji z 26 stycznia 2021 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza także m.in. wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy (dalej: „WSA”) z 25 sierpnia 2015 r. sygn. akt I SA/Bd 505/15. W treści wyroku Sąd wskazał, że:

Podobne stanowisko wyraził także WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 26 lipca 2018 r. sygn. I SA/Po 418/18. Sad w treści wydanego wyroku stwierdził, że:

Wobec powyższego, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na Platformie będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Natomiast, stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W kontekście Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 654, ze zm.):

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

·obliczenie podatku,

·pobranie od podatnika podatku,

·wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

·sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Ww. art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. Jest obecnie popularnym i powszechnie przyjętym sposobem komunikacji z pracownikami. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym przez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.

Zgodzić się zatem należy, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i unikatowego hasła pracownika otrzymanego drogą mailową i/lub telefoniczną (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów), gdzie jednocześnie pracownicy na sposób przekazywania informacji PIT-11 w formie elektronicznej wyrażają zgodę poprzez składanie swojego podpisu pod stosownym oświadczeniem – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie, ocena stanowiska w zakresie pytania nr 3 – stała się bezprzedmiotowa. Dotyczyło ono bowiem sytuacji, w której dodatkowe uzyskanie zgody pracownika zostałoby uznane za konieczne.

Z wniosku wynika również, że przez system informatyczny zostanie wygenerowany raport zawierający:

·nazwę płatnika,

·imię i nazwisko Pracownika,

·login Pracownika,

·prywatny adres email wskazany przez Pracownika,

·prywatny nr telefonu wskazany przez Pracownika,

·datę i godzinę umieszczenia przez płatnika informacji PIT-11 na Platformie,

·datę godzinę pobrania PIT-11 przez Pracownika.

Zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Państwa obowiązku przekazania informacji pracownikom.

Wobec powyższego, również Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

W odniesieniu natomiast do powołanych przez Państwa wyroków sądów administracyjnych, wskazać należy, że orzeczenia te dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw osadzonych w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Natomiast, organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.