Skutki podatkowe wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracowników własnego telefonu komórkowego oraz akcesoriów i związane z tym obowiązki płatnika.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy skutków podatkowych wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracowników własnego telefonu komórkowego oraz akcesoriów i związanych z tym obowiązków płatnika.

Opis stanu faktycznego

Są Państwo polską spółką akcyjną z siedzibą w (...), wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS od (...), pracodawcą oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka wprowadziła możliwość wykorzystania przez swoich pracowników następujących własnych narzędzi niezbędnych do świadczenia przez nich pracy: telefonu komórkowego wraz z przynależnymi akcesoriami tj. ładowarką i słuchawkami.

W związku z powyższym, wdrożyli Państwo program BYOD (ang. Bring Your Own Device, dalej jako „program”) dedykowany dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony oraz określony. Uczestnictwo dla pracowników spółki oparte jest na zasadach dobrowolności i przeznaczone jest dla wszystkich pracowników korzystających z telefonu komórkowego, niezależnie od posiadanego stanowiska i niezależnie od tego, czy w danym momencie wykonują oni swoje obowiązki w trybie zdalnym.

Program zakłada korzystanie z własnego sprzętu (nowo zakupionego lub już posiadanego) oraz akcesoriów do celów służbowych. Telefon komórkowy oraz akcesoria pozostają własnością pracowników, jednak są przez nich wykorzystywane do celów służbowych.

W celach ewidencyjnych, zbierają Państwo od uczestników programu oświadczenia stanowiące dowód własności i adekwatności sprzętu oraz akcesoriów do pracy. Alternatywnie dopuszczają Państwo zawarcie stosownego postanowienia potwierdzającego własność i adekwatność zgłaszanego do programu sprzętu, w deklaracji przystąpienia do programu. Dodatkowo, pracownicy przystępujący do programu oświadczają, iż posiadany przez nich telefon komórkowy oraz akcesoria są przez nich wykorzystywane w celach służbowych.

Zakupiony przez pracownika telefon komórkowy oraz akcesoria stanowią własność pracownika i pozostaną jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia.

W ramach programu, wypłacają Państwo ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy własnego telefonu komórkowego oraz akcesoriów, w określonej przez Państwa wysokości. Wysokość ekwiwalentu ustalona została w oparciu o dostępne informacje na temat średnich cen rynkowych dotyczących wartości telefonów komórkowych oraz akcesoriów o klasie i parametrach, które wymagane są do wykonywania zadań służbowych na rzecz spółki. Kwota ekwiwalentu jest dla wszystkich uczestników programu ustalona w jednakowej wysokości. Spółka określiła wartość ekwiwalentu w oparciu o dane rynkowe dotyczące przede wszystkim kosztów sprzętu spełniającego minimalne wymogi techniczne niezbędne do wykonywania zadań przez pracowników, wzięła pod uwagę amortyzację przedmiotowego sprzętu, żywotność tego sprzętu w ramach zwykłego użytkowania oraz koszty związane z konserwacją oraz funkcjonowaniem sprzętu. W oparciu o te dane określono zarówno samą kwotę ekwiwalentu oraz czas jakiego ekwiwalent będzie dotyczył, tj. okres 36 miesięcy korzystania ze sprzętu. W ujęciu praktycznym należy wskazać, że spółka dołożyła należytej staranności dokonując kalkulacji kosztów użytkowania sprzętu przez pracowników. Określony na tej podstawie ekwiwalent stanowi równowartość tych kosztów.

W ramach programu, realizują Państwo dwa tryby wypłaty ekwiwalentu w zależności od rodzaju podpisanej z pracownikami umowy o pracę:

1.umowa o pracę na czas określony: ekwiwalent pieniężny na zakup telefonu komórkowego oraz akcesoriów jest wypłacany w częściach miesięcznych, w wysokości 1/36 ekwiwalentu; w przypadku zmiany formy umowy z umowy o pracę na czas określony na umowę o pracę na czas nieokreślony w trakcie uczestnictwa w programie, w momencie zmiany umowy pracownik otrzymuje jednorazowy ekwiwalent w wysokości odpowiadającej odpowiedniej proporcji miesięcy ekwiwalentu pozostałego do upływu trzyletniego okresu w stosunku do całego, trzyletniego okresu obowiązywania ekwiwalentu.

2.umowa o pracę na czas nieokreślony: ekwiwalent pieniężny na zakup telefonu komórkowego oraz akcesoriów jest wypłacony jednorazowo w momencie przystąpienia do programu w kwocie ustalonej na podstawie powyższych zasad; w przypadku zakończenia umowy o pracę z Państwem przed upływem trzech lat od dnia otrzymania ekwiwalentu, pracownik jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego ekwiwalentu; zwrot następuje w odpowiedniej proporcji miesięcy ekwiwalentu pozostałego do upływu trzyletniego okresu w stosunku do całego, trzyletniego okresu obowiązywania ekwiwalentu.

Pytanie

Czy ekwiwalent z tytułu użytkowania własnego telefonu komórkowego oraz akcesoriów wypłacany pracownikom stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Państwo działający jako płatnik podatku wskazany w art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, nie są zobowiązani zgodnie z art. 31 ustawy o PIT do obliczenia, pobrania oraz wpłaty podatku od przekazywanych pracownikom ekwiwalentów w związku z uczestnictwem w programie?

Państwa stanowisko w sprawie

Stoją Państwo na stanowisku, że wypłata ekwiwalentu pieniężnego na zasadach określonych w programie, który spółka wprowadziła, stanowi dla pracowników przychód, który podlega zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, a tym samym spółka nie jest obowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21,52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Treść art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f ustawy o PIT wskazuje, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Użyty przez ustawodawcę zwrot „w szczególności” wskazuje na katalog otwarty przychodów ze stosunku pracy, ograniczony jedynie zwolnieniami przedmiotowymi.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Ustawa o PIT nie zawiera definicji pojęcia „ekwiwalentu”, stąd też z punktu widzenia językowego, ekwiwalent to „równowartość czegoś w naturze lub pieniądzu, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy, równoważnik, odpowiednik, substytut” (internetowy słownik języka polskiego dostępny pod adresem: https://sjp.pl/). Powyższe wskazuje także, że podstawę określenia wysokości przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi ich równowartość. Zgodnie z zasadami logiki i doświadczenia towarzyszącego prowadzeniu działalności gospodarczej uznać należy, że równowartość używanych narzędzi, materiałów i sprzętu odnieść należy do ceny jednostkowej, odpowiadającej ich cenie nabycia, jako kategorii obiektywnej. Biorąc pod uwagę powyższe, Państwa zdaniem istnieje racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłacaną pracownikowi a wartością używanych sprzętów i akcesoriów należących do pracownika, z uwagi na możliwość poddania miesięcznej weryfikacji wartości wypłaconego ekwiwalentu, wobec czego uznać należy, że w tym przypadku spełniony jest warunek ekwiwalentności wypłacanej kwoty do ponoszonych w trakcie pracy zdalnej kosztów. Własność pracowników - przedmiotowy warunek Państwa zdaniem również należy uznać za spełniony. Pracownik na każdym etapie uczestnictwa w programie pozostaje właścicielem telefonu komórkowego jak i akcesoriów, a prawo własności na żadnym etapie nie jest przenoszone na spółkę.

Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego potwierdzają Państwo prawo własności do telefonu komórkowego oraz akcesoriów na podstawie złożonego oświadczenia, bądź alternatywnie na etapie podpisywania deklaracji przystąpienia do programu.

Cel wykorzystania, ostatni warunek kwalifikujący zastosowanie zwolnienia, w ocenie Spółki również jest spełniony. Założenia programu zakładają wykorzystywanie telefonu komórkowego oraz akcesoriów na potrzeby wykonywanej przez pracowników pracy na Państwa rzecz i jedynie dla spełnienia tychże potrzeb program został stworzony. Przedmiotowe jest również elementem oświadczenia, które jest składane przez uczestników programu na etapie przystąpienia do programu.

Państwa zdaniem w świetle powyższego, w opisanym zdarzeniu zaistniałym, w przypadku wypłaty ekwiwalentu na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich sprzętu, narzędzi przedmiotowy ekwiwalent stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia z opodatkowania. W omawianej sytuacji bowiem uznać należy, że spełnione pozostają wszystkie wymienione powyżej warunki do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Spełnienie powyższych warunków kwalifikujące do zastosowania zwolnienia ekwiwalentu znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m. in. z dnia 14 lipca 2016 r. o sygn. nr IPPB2/4511-401 /16-3/MK1, w której organ wprost dopuszcza możliwość zastosowania zwolnienia przy spełnieniu powyższych warunków: „podsumowując, w przypadku gdy powyższe warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, które stanowić będą ich własność oraz rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy jednym ze źródeł przychodów jest:

Natomiast zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 13 cytowanej ustawy, wolne od podatku dochodowego są:

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

–ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

–kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

–narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

–narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ekwiwalent zgodnie z definicją słownikową oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik. Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że wprowadzili Państwo możliwość wykorzystania przez swoich pracowników własnych narzędzi niezbędnych do świadczenia przez nich pracy: telefonu komórkowego wraz z przynależnymi akcesoriami tj. ładowarką i słuchawkami. W związku z powyższym, spółka wdrożyła program dedykowany dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony oraz określony. Uczestnictwo dla pracowników spółki oparte jest na zasadach dobrowolności i przeznaczone jest dla wszystkich pracowników korzystających z telefonu komórkowego, niezależnie od posiadanego stanowiska i niezależnie od tego, czy w danym momencie wykonują oni swoje obowiązki w trybie zdalnym. Program zakłada korzystanie z własnego sprzętu (nowo zakupionego lub już posiadanego) oraz akcesoriów do celów służbowych. Telefon komórkowy oraz akcesoria pozostają własnością pracowników, jednak są przez nich wykorzystywane do celów służbowych. Zakupiony przez pracownika telefon komórkowy oraz akcesoria stanowią własność pracownika i pozostaną jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia. W ramach programu, wypłacają Państwo ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy własnego telefonu komórkowego oraz akcesoriów, w określonej przez spółkę wysokości.

Odnosząc przedstawione uregulowania prawne na grunt niniejszej sprawy stwierdzić należy, że w związku z tym, że opisane powyżej warunki w stosunku do ww. ekwiwalentu zostały spełnione, a więc ekwiwalent jest wypłacany w pieniądzu i odpowiada poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem telefonu komórkowego oraz akcesoriów, które stanowią ich własność oraz rzeczy te są wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony ekwiwalent podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym na Państwu jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania oraz wpłacenia w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od przekazywanych pracownikom ekwiwalentów na podstawie art. 32 ww. ustawy.

Zatem Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanej przez Państwa interpretacji indywidualnej organ informuje, że wydana została ona w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).