Zasady przechowywania dokumentacji płacowej pracowników

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej normowały dotychczas m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216).

Zgodnie z powołaną regulacją zakład pracy zobowiązany był do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników jedynie przez okres 12 lat. Rozporządzeniem Ministra Finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. Nr 10, poz. 35) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, uległ wydłużeniu i został uzależniony od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych, określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń, które nie ustanawiały konkretnej daty granicznej. W praktyce oznaczało to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane były do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej niearchiwalnej we własnym zakresie.

Jednocześnie przepis art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości przewiduje, że karty wynagrodzeń bądź ich odpowiedniki przechowuje się co najmniej przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż przez 5 lat.