Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Ustanawia się Radę Programową Forum Polsko-Czeskiego, zwaną w dalszej części zarządzenia „Radą”.

2. Dla zapewnienia właściwej pracy Rady oraz jej współpracy z Ministerstwem Spraw Zagranicznych a także innymi osobami fizycznymi i prawnymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ustanawia się funkcję Koordynatora Forum Polsko-Czeskiego, zwanego dalej „Koordynatorem”.

§ 2.1. W skład Rady wchodzą:

a) Przewodniczący - osoba wyznaczana przez Ministra Spraw Zagranicznych;

b) I zastępca Przewodniczącego - dyrektor komórki właściwej w sprawach stosunków z Republiką Czeską;

c) II zastępca Przewodniczącego, mianowany przez Przewodniczącego spośród członków Rady;

d) członkowie;

e) sekretarz Rady, który jest jednocześnie Koordynatorem.

2. Członkowie Rady są powoływani i odwoływani w jej skład przez Ministra Spraw Zagranicznych.

3. Minister Spraw Zagranicznych powołuje skład Rady w drodze odrębnej decyzji.

4. Pierwsza kadencja Rady trwa do dnia 10 czerwca 2011 r. W przypadku odwołania członka Rady, jego śmierci albo rezygnacji z członkostwa w Radzie przed upływem kadencji, nowego członka Rady powołuje się na okres do upływu tej kadencji.

5. Kolejne kadencje Rady zostaną określone w drodze uzgodnienia pomiędzy polskim i czeskim resortem spraw zagranicznych zgodnie z postanowieniami Memorandum podpisanego przez Ministrów Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej i Republiki Czeskiej w Pradze w dniu 17 listopada 2008 r.

§ 4.1. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach dyplomacji publicznej, wyznacza Administratora Forum Polsko-Czeskiego, zwanego dalej „Administratorem”.

2. Do podstawowych obowiązków Administratora należy:

a) gromadzenie ofert konkursowych;

b) monitorowanie realizacji projektów wyłonionych w procedurze konkursowej;

c) czuwanie nad realizacją umowy podpisanej między MSZ a podmiotem realizującym projekt;

d) składanie sprawozdania Radzie z realizacji projektów;

e) współpraca z Koordynatorem przy monitorowaniu przebiegu projektu i jego wyników.

§ 5.1. W celu realizacji projektów polsko-czeskich ogłaszany jest przez Ministra Spraw Zagranicznych otwarty konkurs ofert zgodnie z postanowieniami ustawy z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

2. Komórką organizacyjną odpowiedzialną za przeprowadzenie konkursu jest komórka organizacyjna MSZ właściwa w sprawach dyplomacji publicznej.

3. Oferty konkursowe powinny być składane na piśmie, w zaklejonej kopercie wraz z płytą CD z elektroniczną wersją wniosku oraz adresowane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Departament Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej.

4. Szczegółowy tryb przeprowadzenie konkursu, cel konkursu, warunki uczestnictwa, sposób składania ofert oraz sposób i kryteria oceny oraz inne postanowienia określa szczegółowy regulamin konkursu ogłaszany zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

5. Minister Spraw Zagranicznych, w drodze decyzji powołuje skład Komisji Konkursowej do przeprowadzenia postępowania konkursowego.

6. Po zarejestrowaniu oferty, Administrator Forum sprawdza poprawność przesłanych ofert pod względem formalnym.

7. Projekty rekomendowane przez Komisję Konkursową przekazywane są w formie elektronicznej członkom Rady Programowej (co najmniej na 7 dni przed posiedzeniem Rady Programowej).

8. Podstawą zawarcia umowy jest zaakceptowanie przez Radę w postaci uchwały rekomendowanego projektu.

9. Z procedury akceptowania projektu wyłącza się członków Rady, którzy pozostają w stosunku prawnym lub faktycznym z organizacjami, które zgłosiły projekt do konkursu.

§ 6.Regulamin pracy Rady określa tryb pracy oraz sposób podejmowania decyzji. Regulamin Rady przed jego przyjęciem przez Radę oraz projekty zmian regulaminu podlegają uprzedniemu zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

§ 7.1. Koordynatora Forum powołuje i odwołuje Minister Spraw Zagranicznych.

2. Zadaniem Koordynatora jest:

a) rozpowszechnianie informacji na temat działalności i funkcjonowania Forum;

b) utrzymywanie kontaktów z instytucjami rządowymi, organami samorządu terytorialnego oraz z organizacjami pozarządowymi zaangażowanymi w sektorze projektów;

c) monitorowanie i ocena projektów i inicjatyw;

d) przygotowywanie, we współpracy z Administratorem w zakresie jego kompetencji, materiałów na posiedzenia Rady.

§ 8.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 10 kwietnia 2009 r.