SPIS TREŚCI

CZĘŚĆ PIERWSZA POSTANOWIENIA WSPÓLNE ....................151

TYTUŁ I PRZEDMIOT ..................................151

TYTUŁ II ZASADY BUDŻETOWE .............................151

Rozdział 1 Zasady jedności i rzetelności budżetowej ....................151

Rozdział 2 Zasada jednoroczności ...........................152

Rozdział 3 (Rozdział 4 rozporządzenia finansowego) Zasada jednostki rozliczeniowej ...152

Rozdział 4 (Rozdział 5 rozporządzenia finansowego) Zasada uniwersalności ........153

Rozdział 5 (Rozdział 6 rozporządzenia finansowego) Zasada specyfikacji .........154

Rozdział 6 (Rozdział 7 rozporządzenia finansowego) Zasada należytego zarządzania finansami...................................155

Rozdział 7 (Rozdział 8 rozporządzenia finansowego) Zasada przejrzystości ........156

TYTUŁ III OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU ....................156

Rozdział 1 Opracowanie budżetu............................156

Rozdział 2 Struktura i prezentacja budżetu ........................157

TYTUŁ IV WYKONANIE BUDŻETU .............................157

Rozdział 1 Postanowienia ogólne.................................157

Rozdział 2 Metody wykonywania ............................158

Sekcja 1 Postanowienia ogólne ..............................158

Sekcja 2 Przepisy szczególne ..............................159

Rozdział 3 Podmioty działające w sferze finansów ......................160

Sekcja 1 Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów ............160

Sekcja 2 Intendent....................................161

Sekcja 3 Księgowy....................................162

Sekcja 4 Administrator środków zaliczkowych ........................164

Rozdział 4 Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów ...........166

Sekcja 1 Zasady ogólne.................................166

Sekcja 2 Zasady mające zastosowanie do intendentów delegowanych i subdelegowanych......166

Rozdział 5 Operacje po stronie dochodów..........................167

Sekcja 1 Zasoby własne ..................................167

Sekcja 2 Prognoza należności ..............................167

Sekcja 3 Ustalanie należności ..............................167

Sekcja 4 Zezwolenie na windykację należności ........................168

Sekcja 5 Windykacja .....................................168

Rozdział 6 Operacje po stronie wydatków .........................170

Sekcja 1 Zaciąganie zobowiązań finansowych .......................170

Sekcja 2 Stwierdzanie prawidłowości wydatków .......................171

Sekcja 3 Zatwierdzanie wydatków .............................172

Sekcja 4 Realizacja wydatków ..............................173

Sekcja 5 Terminy operacji po stronie wydatków ........................173

Rozdział 7 Systemy informatyczne ...........................174

Rozdział 8 Audytor wewnętrzny .............................174

TYTUŁ V ZAMÓWIENIA .................................175

Rozdział 1 Postanowienia ogólne .............................175

Sekcja 1 Zakres i udzielanie zamówień ..........................175

Sekcja 2 Ogłoszenie ...................................176

Sekcja 3 Procedury przetargowe ...............................177

Sekcja 4 Gwarancje i kontrola ..............................187

Rozdział 2 Postanowienia mające zastosowane do zamówień udzielonych przez instytucje wspólnotowe na własny rachunek ........................188

TYTUŁ VI DOTACJE ..................................189

Rozdział 1 Zakres ...................................189

Rozdział 2 Zasady przyznawania dotacji .........................190

Rozdział 3 Procedura przyznawania dotacji .......................192

Rozdział 4 Płatności i kontrola .............................194

Rozdział 5 Wykonanie ...................................195

TYTUŁ VII PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKÓW .................196

Rozdział 1 Prezentacja sprawozdań ............................196

Rozdział 2 (Rozdział 3 rozporządzenia finansowego) Rachunkowość............199

Sekcja 1 Organizacja rachunków ...............................199

Sekcja 2 Księgi rachunkowe .................................199

Sekcja 3 Plan kont....................................200

Sekcja 4 Rejestracja ...................................200

Sekcja 5 Uzgodnienie i weryfikacja ............................201

Sekcja 6 Rachunki budżetowe ..............................201

Rozdział 3 (Rozdział 4 rozporządzenia finansowego) Spis inwentarza .............202

CZĘŚĆ DRUGA POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE ....................203

TYTUŁ I (TYTUŁ II ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) FUNDUSZE STRUKTURALNE ....203

TYTUŁ II (TYTUŁ III ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) BADANIA ............203

TYTUŁ III (TYTUŁ IV ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE .....204

Rozdział 1 Postanowienia ogólne .............................204

Rozdział 2 Realizacja działań..............................204

Rozdział 3 Zamówienia .................................204

Rozdział 4 Dotacje ....................................211

Rozdział 5 Konta zaliczkowe i inwentaryzacja ......................212

TYTUŁ IV (TYTUŁ V ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) URZĘDY EUROPEJSKIE.....212

TYTUŁ V (TYTUŁ VI ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) ŚRODKI ADMINISTRACYJNE ....213

CZĘŚĆ TRZECIA POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE ...............213

TYTUŁ I PRZEPISY PRZEJŚCIOWE .............................213

TYTUŁ II PRZEPISY KOŃCOWE ..............................214

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002/WE z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(¹), w szczególności jego art. 183,

po konsultacji z Parlamentem Europejskim, Radą, Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno - Społecznym, Komitetem Regionów, Rzecznikiem Praw Obywatelskich i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”) zostały uproszczone w celu ograniczenia rozporządzenia do podstawowych zasad i definicji odnoszących się do ustalenia, realizacji i kontroli budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (zwanego dalej „budżetem”).

(2) Te przepisy wykonawcze powinny nie tylko uzupełniać rozporządzenie finansowe w zakresie jego przepisów do których wyraźnie odnoszą się przepisy wykonawcze, ale również w zakresie przepisów, których stosowanie wymaga środków wykonawczych, które mają być ustalone z wyprzedzeniem. W celach przejrzystości, niezbędne jest zastąpienie rozporządzenia Komisji (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 z dnia 9 grudnia 1993 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r.(²), ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 1687/2001(³).

(3) W celu zapewnienia, aby zasady sektorowe były zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w rozporządzeniu finansowym, powinien zostać opracowany spis wszystkich instrumentów regulacyjnych odnoszących się do realizacji budżetu oraz powinny zostać ustanowione przepisy dotyczące tego spisu, które mają być sporządzone przez Komisję i przedłożone władzy budżetowej.

(4) W odniesieniu do zasad budżetowych, w szczególności do zasady jednolitości, wymaganie, aby odsetki od płatności finansowanych z góry, które mają być spłacane do budżetu były określone oznacza, że wszelkie płatności finansowane z góry, pozostające mieniem Wspólnot muszą zostać określone. Takie płatności finansowane z góry pozostają mieniem instytucji, chyba, że akt podstawowy w rozumieniu art. 49 rozporządzenia finansowego, stanowi inaczej oraz chyba, że są one spłacane na podstawie umowy w ramach zamówienia publicznego pracownikom, instytucjom lub Państwom Członkowskim. Zasada ta powinna zostać określona zgodnie z rodzajem zarządzania (bezpośrednie lub pośrednie zarządzanie scentralizowane i zarządzanie dzielone). Nie stosuje się do zarządzania wspólnego, ponieważ w takich przypadkach środki finansowe Wspólnoty są łączone ze środkami finansowymi organizacji międzynarodowej. W przypadku gdy płatności finansowane z góry, które pozostają mieniem Wspólnot przynoszą odsetki, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody różne.

(5) W odniesieniu do zasady jednoroczności, istotne jest wyjaśnienie znaczenia rocznych środków i etapów przygotowawczych procedury przyznawania, które, jeżeli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na pokrycie zobowiązań, które wówczas będą musiały zostać wykorzystane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego.

(6) W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej, kursy które mają być wykorzystane do przeliczeń między euro i innymi walutami, w związku z wymaganiami w zakresie zarządzania przepływem środków pieniężnych i rachunkami, powinny zostać określone.

(7) W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności, traktowanie budżetowe dochodów przyznanych na określony cel, w szczególności wkładów Państw Członkowskich lub państw trzecich w zakresie niektórych programów wspólnotowych, powinno zostać określone, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów.

(8) W odniesieniu do zasady specyfikacji, należy określić dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii oraz należy wprowadzić przepisy dotyczące władzy budżetowej w celu przyznania jej pełnych informacji przez szczegółowe wyjaśnienia wniosków o przeniesienie, które muszą być jej przedkładane.

(9) W odniesieniu do należytego zarządzania finansami, niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, przejściowej i ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości z jaką mają one być przeprowadzane oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w legislacyjnym sprawozdaniu finansowym.

(10) W odniesieniu do opracowania i struktury budżetu, niezbędne jest ustalenie treści ogólnego wstępu do budżetu, dokumentów roboczych wspierających budżet i uwag do budżetu w celu zapewnienia, aby władza budżetowa była w pełni poinformowana. W strukturze budżetu sporządzanego według działalności (BPD), należy również określić definicję i klasyfikację środków administracyjnych.

(11) W odniesieniu do wykonania budżetu, właściwe jest przede wszystkim wyjaśnienie form, jakie mogą przyjąć akty podstawowe w dziedzinie wspólnotowej oraz w dziedzinach objętych Traktatem o Unii Europejskiej. Maksymalne kwoty środków, które mogą być wykonane w zakresie działań przygotowawczych i projektów pilotażowych bez istnienia aktów podstawowych powinny zostać ustalone a postanowienia Traktatów, powierzające szczególne uprawnienia bezpośrednio Komisji powinny zostać wymienione.

(12) Akty, które mogą powodować konflikt interesów powinny również zostać określone, wraz z procedurą, która ma być stosowana w takich przypadkach.

(13) W odniesieniu do różnych metod wykonywania budżetu, należy ustanowić, że w przypadku gdy Komisja nie wykona budżetu bezpośrednio w ramach swoich służb, musi ona przede wszystkim zapewnić, aby podmioty, którym zamierza powierzyć zadania w zakresie wykonania posiadały procedury zarządzania oraz systemy kontroli i rachunkowości, które są odpowiednie i właściwe w odniesieniu do wymagań należytego zarządzania finansami.

(14) W odniesieniu do pośredniego scentralizowanego zarządzania to znaczy, zarządzania przekazanego przez Komisję agencjom wykonawczym lub organom regulowanym przez prawo wspólnotowe lub krajowym organom sektora publicznego lub organów wykonujących misję publiczną, niezbędne jest również ustanowienie ram takiego przekazania uprawnień i uzgodnień dotyczących ich wykonania przez akt przekazania uprawnień lub porozumienie. Agencje wykonawcze pozostające pod kontrolą Komisji, powinny być uznawane za intendentów delegowanych tej instytucji wykonującej budżet Wspólnoty. W przypadku gdy organy krajowe muszą przeprowadzać czynności w zakresie wykonania budżetu, powinny one oferować odpowiednie gwarancje finansowe oraz powinny być wybierane w sposób przejrzysty, po przeprowadzeniu analizy efektywności pod względem kosztów, wskazującej przyczyny przekazania zarządzania takiemu organowi. Komisja występuje o wydanie opinii właściwego komitetu, zgodnie z aktem podstawowym dotyczącym wykonywania danych środków przed przekazaniem uprawnień organom krajowym. Podmioty prawa prywatnego, wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji powinny być wybierane zgodnie z procedurami przetargowymi.

(15) W zakresie zarządzania dzielonego z Państwami Członkowskimi lub zarządzania zdecentralizowanego z państwami trzecimi, etapy i cele procedury rozliczania rachunków powinny zostać ustanowione bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych we właściwych regulacjach sektorowych.

(16) Wreszcie, w zakresie zarządzania wspólnego, należy objaśnić, że wkład wniesiony przez każdego darczyńcę w odniesieniu do każdego rodzaju wydatków nie musi być określony, jednakże działania subwencjonowane muszą być przedmiotem wszechstronnych kontroli; należy określić organizacje międzynarodowe kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.

(17) W odniesieniu do roli podmiotów działających w sferze finansów, reforma zarządzania finansami wraz z zaniechaniem scentralizowanych kontroli ex ante, powoduje wzrost obowiązków intendentów w zakresie wszystkich dochodów i wydatków, włączając kwestię systemów kontroli wewnętrznej. Władza budżetowa powinna w przyszłości być powiadamiana o wyznaczaniu intendenta delegowanego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Zatem, zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane, powinny również zostać ustanowione. Internalizacja kontroli ex ante wymaga, w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do rozpoczęcia operacji w zakresie wykonania budżetu i zadań odnoszących się do weryfikacji takich operacji. Ponadto, każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy ustanowić przepisy dotyczące obowiązków uznanych za ujęte w rocznym sprawozdaniu dla instytucji, która musi, między innymi, wskazać wyniki weryfikacji ex post; należy również dokonać uzgodnień dotyczących przechowywania dokumentów towarzyszących odnoszących się do przeprowadzanych operacji. Wreszcie, wszystkie różne formy negocjacyjnej procedury przetargowej powinny, ponieważ stanowią one odstępstwa, być objęte szczególnym sprawozdaniem dla instytucji oraz zawiadomieniem władzy budżetowej.

(18) W celu objaśnienia obowiązków, należy określić dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego, w związku z systemami rachunkowości, zarządzaniem finansami, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Uzgodnienia dotyczące zakończenia pełnienia obowiązków przez intendentów powinny również zostać określone.

(19) Warunki korzystania z kont zaliczkowych, system zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, powinny również zostać ustanowione, jak również zadania i obowiązki administratorów środków zaliczkowych oraz intendentów i księgowych, w związku z kontrolą kont zaliczkowych. Władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków.

(20) Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów działających w sferze finansów, mogą oni podlegać odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w regulaminie pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich oraz warunkach zatrudnienia innych pracowników. Jednakże, nowy wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych powinien zostać we właściwy sposób ustanowiony w każdej instytucji w celu ustalania czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym. Procedura przez którą intendent może występować o potwierdzenie instrukcji oraz za pomocą której może zostać zwolniony z jakiejkolwiek odpowiedzialności również powinna zostać ustanowiona.

(21) W odniesieniu do dochodów z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętych rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 z dnia 22 maja 2000 r. wykonującym decyzję 94/728/WE, Euratom w sprawie systemu środków własnych Wspólnoty(⁴), niezbędne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności intendentów na różnych etapach procedury: prognoza należności a następnie zlecenia windykacji; przesłania noty debetowej powiadamiającej dłużnika, że należności zostały ustalone; obliczenie należnych odsetek za zwłokę; oraz wreszcie decyzja tam gdzie jest to konieczne o zrzeczenia się tytułu dochodu budżetowego z zastrzeżeniem kryteriów, gwarantującym zgodność z należytym zarządzaniem finansami. Rola księgowego w ściąganiu dochodów oraz w przyznawaniu dodatkowego terminu płatności, powinna zostać również określona.

(22) W odniesieniu do wydatków, zależność między decyzjami finansowymi, zobowiązaniami całkowitymi i zobowiązaniami indywidualnymi jak również cechy tych różnych etapów powinny zostać określone. Rozróżnienie między zobowiązaniem globalnym a indywidualnym zależy od stopnia w jakim beneficjenci są określeni, a kwoty włączone. Tymczasowe zobowiązania ograniczone są do zwykłych wydatków administracyjnych i wydatków związanych z Europejskim Funduszem Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR). W celu ograniczenia ilości zobowiązań nieaktywnych, środki odpowiadające zobowiązaniom w odniesieniu do których nie dokonano płatności przez trzy lata powinny być wycofane.

(23) Zatem niezbędne jest objaśnienie zależności między czynnościami w zakresie uznawania, zatwierdzania i płatności a kontrolami, jakie mają być przeprowadzane przez intendenta przy uznawaniu wydatków z adnotacją „dopuszczone do wypłaty” oraz przy zatwierdzaniu płatności przez sprawdzenie ważności zwolnienia z wszelkich zobowiązań, za które intendent ponosi całkowitą odpowiedzialność. Dokumenty, które mają być przedstawione na poparcie płatności powinny być określone a zasady ustanowione w odniesieniu do rozliczania płatności finansowanych z góry i płatności zaliczkowych. Wreszcie, terminy stosowane do czynności w zakresie uznawania i płatności powinny zostać ustanowione z uwzględnieniem dyrektywy 2000/35/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 czerwca 2000 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych(⁵).

(24) W zakresie kontroli wewnętrznej, niezbędne jest ustanowienie procedury wyznaczania audytora i gwarantowania jego niezależności w ramach instytucji, która go wyznaczyła i której musi on składać sprawozdania dotyczące jego działalności; władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków.

(25) W odniesieniu do zamówień, przyjętą możliwością jest dodanie w niniejszym rozporządzeniu przepisów dyrektyw Rady 92/50/EWG(⁶), 93/36/EWG(⁷) oraz 93/37/EWG(⁸), ostatnio zmienionych dyrektywą Komisji 2001/78/WE(⁹), odnoszących się do procedur przetargowych odpowiednio na usługi, dostawy i roboty. Zatem niezbędne jest przede wszystkim określenie różnych rodzajów zamówień publicznych; stosowanych środków ogłaszania i publikowania; warunków w których można wykorzystać określoną formę procedury oraz podstawowych cech istniejących procedur; specyfikacji kryteriów wyboru i możliwych uzgodnień dotyczących udzielania zamówień; zasad dostępu do dokumentów przetargowych oraz zasad kontaktowania się z oferentami lub kandydatami; oraz w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek, różnych progów stosowanych i zasad szacowania wartości zamówień, jakie mają być udzielone.

(26) Celem procedur przetargowych jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, jednocześnie gwarantując równy dostęp do zamówień publicznych i przestrzeganie zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości i równego traktowania kandydatów, jak również pełnej odpowiedzialności intendentów za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wyznaczenia Komisji, aż po umotywowaną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca. Gwarancje finansowe konieczne do ochrony interesów finansowych Wspólnot powinny również zostać określone.

(27) Wreszcie, niezbędne jest rozgraniczenie uprawnień instytucji zamawiających do nakładania kar administracyjnych w celu zapewnienia, aby kary były proporcjonalne i odstraszające oraz w celu zapewnienia równego traktowania takiego jak między różnymi instytucjami i jak między departamentami.

(28) Zakres tytułu dotyczącego dotacji powinien zostać również objaśniony, w szczególności w odniesieniu do różnych metod wykonania budżetu, ale również w odniesieniu do rodzaju działania lub organu ogólnego interesu europejskiego kwalifikującego się do dotacji. Cechy rocznego programu pracy i zaproszenia do składania projektów powinny również zostać określone, jak również możliwe wyjątki w tym kontekście oraz możliwość skutku retroaktywnego, w szczególności w kontekście pomocy humanitarnej i zarządzania w sytuacjach kryzysowych w odniesieniu do których ograniczenia są ściśle określone.

(29) Również w odniesieniu do wymagań przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców oraz wzmocnienia odpowiedzialności intendentów, procedura przetargowa powinna zostać ustanowiona, począwszy od składania wniosku o dotację do jego oceny przez Komisję, w świetle uprzednio określonych kryteriów selekcji i kryteriów udzielania zamówień zanim intendent podejmie ostateczną, właściwie udokumentowaną decyzję.

(30) Należyte zarządzanie finansami wymaga aby Komisja była chroniona gwarancjami: na etapie wniosków o dotacje przez organizowanie kontroli finansowych wniosków dotyczących znacznych kwot; następnie w chwili dokonywania wypłat w ramach płatności finansowanych z góry przez żądanie uprzednich gwarancji finansowych; oraz, wreszcie na etapie ostatecznej płatności przez organizowanie kontroli finansowych wniosków, które dotyczą największych kwot i wiążą się z najwyższym ryzykiem. Należyte zarządzanie i zgodność z zasadami braku nastawienia na przynoszenie dochodu i współfinansowania również wymagają ustanowienia zasad rozgraniczających możliwe wykorzystanie płatności ryczałtowych. Wreszcie, należyte zarządzanie środkami finansowymi Wspólnoty oznacza, że beneficjenci dotacji muszą przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców, jak również przestrzegać zasady, że zamówienie musi zostać udzielone ofercie przedstawiającej najwyższą wartość w stosunku do zaangażowanych pieniędzy, w przypadku gdy działalność jest częściowo objęta podwykonawstwem.

(31) Wreszcie, uprawnienia do nakładania kar w tym kontekście powinny być zbliżone do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień.

(32) W odniesieniu do prowadzenia i prezentacji sprawozdań, każda z ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, na których muszą być oparte sprawozdania finansowe powinna zostać określona. Niezbędne jest również określenie warunków wpisywania transakcji do rachunków oraz zasad wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw.

(33) Należy określić, że rachunkom instytucji musi towarzyszyć sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami oraz należy określić szczegóły treści i przedstawiania elementów tworzących sprawozdania finansowe (bilans, rachunek wyniku gospodarczego, tabela przepływu środków i załącznik) oraz sprawozdania dotyczące wykonania budżetu (budżetowy rachunek wyniku i załącznik).

(34) W kwestiach rachunkowości, należy określić, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację rachunków i procedury rachunkowości tej instytucji oraz określić warunki, które mają być przestrzegane w ramach skomputeryzowanych systemów rachunkowości, w szczególności w zakresie ochrony dostępu oraz śladu audytowego wszelkich zmian dokonanych w systemie.

(35) W zakresie prowadzenia rachunków, niezbędne jest określenie zasad stosowanych ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i spisie oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metody podwójnego zapisu, zasady konwersji operacji, które nie są denominowane w euro oraz dokumenty towarzyszące wpisom rachunkowym, powinny zostać ustanowione. Zawartość rejestrów księgowych powinna również zostać określona.

(36) Wreszcie, niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do inwentaryzacji mienia oraz wyjaśnienie odpowiednich obowiązków księgowych i intendentów w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży mienia ujętego w inwentarzu.

(37) W zakresie funduszy strukturalnych, należy określić, że spłata płatności na rachunek w odniesieniu do danej operacji nie powoduje skutku ograniczenia wkładu z funduszu na tą operację.

(38) Rodzaje działań, bezpośrednich i pośrednich, które mogą być finansowane w sektorze badań, powinny zostać określone.

(39) W zakresie działań zewnętrznych, przepisy wykonawcze, podobnie jak rozporządzenie finansowe, mają na celu ustanowienie przepisów dotyczących wyjątków, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i przyznawania dotacji.

(40) W odniesieniu do zamówień publicznych te przepisy wykonawcze przyjmują treść przepisów decyzji Komisji z dnia 10 listopada 1999 r. w sprawie uproszczenia systemów zarządzania udzielaniem zamówień w ramach programów współpracy, realizowanych przez Dyrekcje Generalne ds. Stosunków Zewnętrznych,(¹⁰) wywierających skutek w postaci zasad dotyczących zamówień publicznych, różniących się od standardowych zasad różnymi ustalonymi progami oraz procedurami zarządzania, które zostały dostosowane do działań zewnętrznych.

(41) W odniesieniu do dotacji, niezbędne jest wymienienie rodzajów działań, w odniesieniu do których możliwe jest odstępstwo od zasady współfinansowania określonej w art. 109 rozporządzenia finansowego. Ma to zastosowanie w szczególności do pomocy humanitarnej i pomocy w sytuacjach kryzysowych oraz działań w celu ochrony zdrowia i podstawowych praw narodów.

(42) W celu zapewnienia należytego zarządzania środkami wspólnotowymi, niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, które mają być zawarte w porozumieniach w przypadku gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są konta zaliczkowe.

(43) Przepisy rozporządzenia finansowego odnoszące się do urzędów europejskich powinny zostać uzupełnione szczególnymi zasadami dotyczącymi Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz przepisami upoważniającymi księgowego Komisji do przekazania niektórych jego zadań pracownikom tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, do otwierania których urzędy europejskie mogą być uprawnione w imieniu Komisji.

(44) W odniesieniu do środków administracyjnych, każda instytucja powinna powiadomić władzę budżetową o znaczących projektach budowlanych, które są w trakcie realizacji, to znaczy projektów, które zwiększają stan posiadanych zabudowań.

(45) Niezbędne jest określenie organów, które mogą otrzymywać dotacje pokrywane z budżetu oraz którym należy zapewnić zbiór zasad zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 185 rozporządzenia finansowego.

(46) Różne progi i kwoty określone w niniejszym rozporządzeniu powinny być regularnie uaktualniane przez powiązanie ich z inflacją zanotowaną we Wspólnocie z wyjątkiem progów stosowanych do zamówień publicznych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

CZĘŚĆ PIERWSZA

POSTANOWIENIA WSPÓLNE

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

(art. 1 rozporządzenia finansowego)

Niniejsze rozporządzenie określa zasady wykonywania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).

Instytucje, których dotyczy niniejsze rozporządzenie są instytucjami w rozumieniu rozporządzenia finansowego.

Artykuł 2

Akty legislacyjne dotyczące wykonania budżetu

(Artykuły 2 i 49 rozporządzenia finansowego)

[1] Komisja każdego roku uaktualnia we wstępnym projekcie budżetu informacje na temat aktów, o których mowa w art. 2 rozporządzenia finansowego.

Każdy wniosek bądź zmiana do wniosku, przedkładane władzy prawodawczej, wyraźnie wskazują na przepisy zawierające odstępstwa od rozporządzenia finansowego lub niniejszego rozporządzenia oraz podają w uzasadnieniu powody wprowadzenia takich odstępstw.

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 3

Zakres prefinansowania

(Artykuł 5a rozporządzenia finansowego)

[2] 1. W przypadku bezpośredniego zarządzania scentralizowanego obejmującego szereg partnerów, pośredniego zarządzania scentralizowanego oraz zarządzania zdecentralizowanego w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego zasady określone w art. 5a rozporządzenia finansowego stosuje się wyłącznie do podmiotu otrzymującego prefinansowanie bezpośrednio od Komisji.

2. Kwotę prefinansowania uznaje się za znaczącą w rozumieniu art. 5a ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, gdy jest to kwota przekraczająca 50 000 EUR.

Natomiast w przypadku działań zewnętrznych kwotę prefinansowania uznaje się za znaczącą, gdy jest to kwota przekraczająca 250 000 EUR. W przypadku pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysowe oraz pomocy humanitarnej kwotę prefinansowania uznaje się za znaczącą, gdy jest to kwota przekraczająca 750 000 EUR na umowę na koniec każdego roku budżetowego i gdy kwota ta jest przeznaczona na projekty o okresie realizacji powyżej 12 miesięcy.

Artykuł 4

Windykacja odsetek uzyskanych z prefinansowania

(Artykuł 5a rozporządzenia finansowego)

[3] 1. Dla każdego okresu sprawozdawczego następującego po realizacji danej decyzji lub umowy właściwy intendent dokonuje windykacji kwot odsetek narosłych z tytułu prefinansowania przekraczających 750 000 EUR na umowę na koniec każdego roku budżetowego.

2. Przynajmniej raz w roku właściwy intendent może dokonać windykacji kwoty odsetek uzyskanych z tytułu kwot prefinansowania niższych od płatności określonych w ust. 1, biorąc pod uwagę ryzyko związane ze środowiskiem zarządzania oraz charakter finansowanych działań.

3. Właściwy intendent dokonuje windykacji kwot odsetek uzyskanych z tytułu prefinansowania, jeżeli kwota tych odsetek przekracza saldo kwot należnych, o którym mowa w art. 5a ust. 1 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 4a

Ujmowanie odsetek z prefinansowania

(Artykuł 5a rozporządzenia finansowego)

[4] 1. Intendenci zapewniają, aby na podstawie decyzji lub umów w sprawie przyznania dotacji zawartych z beneficjentami i pośrednikami kwota prefinansowania wpłacana była na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez beneficjentów lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Wspólnoty, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.

2. W przypadkach określonych w art. 5a ust. 1 akapit drugi rozporządzenia finansowego przed końcem każdego roku budżetowego właściwy intendent określa szacunkową kwotę wszelkich odsetek lub równoważnych korzyści uzyskanych z tych środków oraz tworzy rezerwę na tę kwotę. Rezerwa ta jest wykazywana w księgach rachunkowych i rozliczona poprzez efektywną windykację po wykonaniu decyzji lub umowy.

W przypadku gdy płatności finansowane z góry wypłacane są w ramach tej samej pozycji budżetu, na podstawie tego samego aktu podstawowego oraz beneficjentom objętym tą samą procedurą przetargową, intendent może sporządzić jedną prognozę należności w odniesieniu do szeregu dłużników.

3. Artykuły 3 i 4 oraz ust. 1 i 2 niniejszego artykułu nie mają wpływu na ujęcie prefinansowania po stronie aktywów w sprawozdaniu finansowym zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w art. 133 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 5

Środki na rok budżetowy

(art. 8 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Środki na pokrycie zobowiązań i na pokrycie płatności przewidziane w budżecie na rok budżetowy, które muszą zostać wykorzystane w ciągu roku, składają się ze środków zatwierdzonych na ten rok budżetowy. Środkami zatwierdzonymi na rok budżetowy są:

a) środki przewidziane w budżecie, włączając budżety korygujące;

b) środki przeniesione;

c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 157 i 160a rozporządzenia finansowego [5] ;

d) środki wynikająceze zwrotu zaliczek, które zostały spłacone zgodnie z art. 228;

e) środki przewidziane po otrzymaniu dochodu, przyznanego w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych i niewykorzystane.

Artykuł 6

Przeniesienie środków

(art. 9 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Środki na pokrycie zobowiązań określone w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego mogą być przeniesione wyłącznie, jeżeli zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, które nie mogą być przypisane intendentowi lub jeżeli etapy przygotowawcze są wystarczająco zaawansowane, aby rozsądne było uznanie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca następnego roku.

2. Etapami przygotowawczymi określonymi w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny być zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia na kolejny rok, są w szczególności:

a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego, przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji zainteresowanych służb w ramach każdej instytucji dotyczących przyjęcia decyzji;

b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego, zaawansowany etap przygotowywania umów lub porozumień. Ten zaawansowany etap przygotowania umów lub porozumień oznacza zakończenie wyboru potencjalnych kontrahentów lub beneficjentów.

3. Środki przeniesione zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego są automatycznie anulowane.

Komisja powiadamia władzę budżetową do dnia 30 kwietnia o środkach anulowanych w ten sposób.

4. Środki przeniesione w ten sposób zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą być wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5. Rachunki określają środki przeniesione w ten sposób.

6. Środki przyznane na wydatki personalne określone w art. 9 ust. 6 rozporządzenia finansowego są środkami na wynagrodzenia i dodatki dla członków i pracowników instytucji.

Artykuł 6a

Dwunaste części środków tymczasowych

(art. 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Za całkowite środki przyznane na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w art. 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego, należy uznawać środki na ten rok budżetowy, o których mowa w art. 5 niniejszego rozporządzenia, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w ciągu tego roku budżetowego.

ROZDZIAŁ 3

(Rozdział 4 rozporządzenia finansowego)

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 7

Kurs przeliczenia między euro a innymi walutami

(art. 16 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania regulacji sektorowych, przeliczenie między euro a inną walutą jest dokonywane przez właściwego intendenta przy wykorzystaniu dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

W przypadku gdy przeliczenia między euro a innymi walutami dokonują wykonawcy lub beneficjenci, zastosowanie mają szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczenia określone w warunkach zamówienia, umowach w sprawie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.

1a. [6] Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania wspólnotowego lub obciążeń dla budżetu wspólnotowego, szczególne zasady przeliczeń, o których mowa w ust. 1, przewidują, iż kurs przeliczenia między euro i innymi walutami jest obliczany przy wykorzystaniu średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

2. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w odniesieniu do danej waluty, właściwy intendent wykorzystuje kurs księgowy określony w ust. 3.

3. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 132-137 rozporządzenia finansowego oraz z zastrzeżeniem art. 213 niniejszego rozporządzenia, przeliczanie euro na inną walutę odbywa się za pomocą miesięcznego kursu księgowego wymiany euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu na przedostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego dokonuje się ustalenia.

Artykuł 8

Kurs, który ma być wykorzystany do przeliczenia między euro a innymi walutami

(art. 16 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych wynikających ze stosowania regulacji sektorowych lub ze szczególnych umów dotyczących zamówień publicznych, umów na dotacje lub umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniu euro na inne waluty właściwy intendent stosuje kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub zlecenie windykacji.

2. W przypadku kont zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczania euro na inne waluty ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.

3. W przypadku operacji prowadzonych w walutach krajowych przy wykorzystaniu kont zaliczkowych, jak określono w art. 16 rozporządzenia finansowego, przy przeliczaniu euro na inne waluty stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego konta zaliczkowego.

4. W celu zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z regulaminu pracowniczego urzędników oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, należy przyjąć kurs obowiązujący w dniu powstania należności.

Artykuł 9

Informacje dotyczące transferów środków pieniężnych przez Komisję między różnymi walutami

(art. 16 rozporządzenia finansowego)

W każdym kwartale Komisja przesyła Państwom Członkowskim oświadczenie dotyczące transferów przeprowadzonych między walutami.

ROZDZIAŁ 4

(Rozdział 5 rozporządzenia finansowego)

Zasada uniwersalności

Artykuł 10

Struktura mająca na celu dostosowanie dochodów przyznanych na określony cel i zapewnienie odpowiednich środków

(art. 18 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla art. 12 i 13, struktura mająca na celu dostosowanie przyznanych w budżecie dochodów na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów każdej instytucji, pozycję budżetu przeznaczoną dla dochodów;

b) [7] w zestawieniu wydatków uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w ramach których pozycji można otrzymać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.

W przypadku określonym w akapicie pierwszym lit. a) wpisuje się oznaczenie „p.m.”, a szacowany dochód podany jest do wiadomości w uwagach. [8]

2. Środki odpowiadające przyznanym dochodom mogą zostać udostępnione, zarówno jako środki na pokrycie zobowiązań, jak i jako środki na pokrycie płatności, jeżeli dochód został uzyskany przez instytucję, z wyjątkiem przypadku przewidzianego w art. 160 ust. 1a i art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego [9] . Zostają one udostępnione automatycznie z wyjątkiem przypadku zwrotu płatności na rachunek określonego w art. 156 rozporządzenia finansowego oraz w przypadku korekt finansowych w związku z funduszami strukturalnymi.

Artykuł 11

Wkłady Państw Członkowskich na programy badawcze

(art. 18 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1. Wkłady Państw Członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych przewidzianych w art. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000, dokonywane są w następujący sposób:

a) siedem dwunastych kwoty przewidzianej w budżecie wypłacanych jest nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b) pozostałe pięć dwunastych wypłacanych jest nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie przewidzianej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od Państw Członkowskich wpisane są do budżetu w rachunku lub w rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4. Dokonane wypłaty wpisane są w rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 12

Przyznane dochody wynikające z udziału Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych

(art. 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1. Strukturę budżetu mającą na celu dostosowanie do uczestnictwa Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych ustala się w następujący sposób:

a) w zestawieniu dochodów, pozycja z oznaczeniem „p.m.” wpisana jest w celu dostosowania pełnej kwoty wkładu Państw EFTA w odniesieniu do danego roku budżetowego. Szacowana kwota jest wykazana w uwagach do budżetu;

b) zestawieniu wydatków:

(i) uwagi do każdej pozycji odnoszące się do działań wspólnotowych, w których uczestniczą Państwa EFTA wskazują „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału;

(ii) załącznik, stanowiący integralną część budżetu, określa wszystkie pozycje obejmujące działania wspólnotowe, w których uczestniczą Państwa EFTA.

Załącznik określony w akapicie pierwszym lit. b) (ii) odzwierciedla i stanowi część struktury mającej na celu dostosowanie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2 oraz umożliwienia realizacji wydatków.

2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), kwoty rocznego udziału Państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet EOG zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 załączonego do tego Porozumienia, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego, pełnych kwot odpowiadających środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności.

3. Jeżeli, w ciągu roku budżetowego, dodatkowe środki są przewidziane w pozycjach budżetu z udziałem Państw EFTA, a Państwa EFTA nie są w stanie w ciągu tego roku, dostosować swoich wkładów odpowiednio, w celu przestrzegania „czynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Komisja może, jako środek tymczasowy i wyjątkowy, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu płatności finansowanego z góry udziału Państw EFTA. W każdym przypadku gdy takie dodatkowe środki są zapewnione, Komisja, w najszybszym możliwym terminie, wzywa do wniesienia odpowiednich wkładów Państw EFTA. Komisja każdego roku powiadamia władzę budżetową o każdej takiej podjętej decyzji.

Płatności finansowane z góry zostają ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4. Zgodnie z art. 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, wkłady finansowe Państw EFTA stanowią przyznane dochody. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zapewnienia, aby wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiednich środków było odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja wykazuje odrębnie etap wykonywania, zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków, odpowiadających udziałowi Państw EFTA.

Artykuł 13

Wpływy pieniężne z sankcji nałożonych na Państwa Członkowskie uznanych za mające nadmierny deficyt

(art. 18 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu przyjmującego wpływy pieniężne z sankcji określonych w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97(12) ustala się w następujący sposób:

a) w zestawieniu dochodów, oznaczenie „p.m.” zostaje wpisane w celu dostosowania odsetek od tych kwot;

b) jednocześnie i bez uszczerbku dla art. 74 rozporządzenia finansowego, wpisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności. Środki te wykonywane są zgodnie z art. 17 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 13a

Obciążenia związane z akceptacją przysporzenia przez Wspólnotę

(Artykuł 19 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

[10] W związku z przewidzianym w art. 19 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązkiem uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady Komisja dokonuje oszacowania takich obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z akceptacją przysporzenia przez Wspólnoty, oraz należycie je wyjaśnia.

Artykuł 14

Dopuszczenie płatności kwoty netto

(Artykuł 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

[11] Zgodnie z art. 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego następujące potrącenia mogą być dokonane od wniosków o płatność, faktur lub rozliczeń, które następnie zatwierdza się w celu płatności kwoty netto:

a) kary nałożone na strony umów w ramach zamówień publicznych lub na beneficjentów dotacji;

b) odliczenia, zwroty i rabaty na podstawie indywidualnych faktur i wniosków o płatność;

c) odsetki uzyskane z tytułu kwot prefinansowania, o których mowa w art. 5a ust. 1 akapit pierwszy rozporządzenia finansowego.

Artykuł 15

Rachunki dotyczące podatków kwalifikujących się do odzyskania

(art. 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki ponoszone przez Wspólnoty na podstawie art. 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego wpisywane są do rachunku przejściowego do momentu, gdy zostaną zwrócone przez zainteresowane Państwa.

ROZDZIAŁ 5

(Rozdział 6 rozporządzenia finansowego)

Zasada specyfikacji

Artykuł 16

[12] (skreślony).

Artykuł 17

Zasady dotyczące obliczania limitów procentowych dla przesunięć obowiązujące w przypadku wszystkich instytucji poza Komisją

(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)

[13] 1. Wartości procentowe określone w art. 22 rozporządzenia finansowego oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, włączając budżety korygujące.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą prze-sunięć, jakie mają być dokonane w pozycji, z której dokonywane jest przesunięcie, po dostosowaniu dotyczącym wcześniej dokonanych przesunięć. Kwota odpowiadająca przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji władzy budżetowej, nie jest brana pod uwagę.

Artykuł 17a

Zasady dotyczące obliczania limitów procentowych dla przesunięć obowiązujące w przypadku Komisji

(Artykuł 23 rozporządzenia finansowego)

[14] 1. Wartości procentowe określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia finansowego oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, włączając budżety korygujące.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą prze-sunięć, jakie mają być dokonane z pozycji, z której lub do której dokonywane jest przesunięcie, po dostosowaniu dotyczącym wcześniej dokonanych przesunięć.

Kwota odpowiadająca przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji władzy budżetowej, nie jest brana pod uwagę.

Artykuł 18

Wydatki administracyjne

(art. 23 rozporządzenia finansowego)

Wydatki określone w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego obejmują, w odniesieniu do każdej dziedziny polityki, pozycje określone w art. 27.

Artykuł 19

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(art. 22 i 23 rozporządzenia finansowego)

Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć i wszelkim informacjom dla władzy budżetowej dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 22 i 23 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące, przedstawiające wykonanie środków i szacunki wymagań aż do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki te mają zostać przeniesione, jak i w odniesieniu do pozycji, z których mają one zostać przeniesione.

Artykuł 20

Podstawy wniosków o dokonanie przesunięć z rezerwy na pomoc w nagłych wypadkach

(art. 26 rozporządzenia finansowego)

Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć w celu umożliwienia wykorzystania rezerwy na pomoc w nagłych wydatkach, określonej w art. 26 rozporządzenia finansowego [15] , towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące wskazujące:

a) w odniesieniu do pozycji, do której przesunięcie ma zostać dokonane, najnowsze dostępne informacje dotyczące wykonania środków i szacunków wymagań aż do końca roku budżetowego;

b) w odniesieniu do wszystkich pozycji odnoszących się do działań zewnętrznych, wykonanie środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o dokonanie przesunięcia i szacunek wymagań do końca roku budżetowego, włączając porównanie z szacunkiem wstępnym;

c) analizę możliwości zmiany rozdziału środków.

ROZDZIAŁ 6

(Rozdział 7 rozporządzenia finansowego)

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 21

Ocena

(art. 27 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski dotyczące programów i działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:

a) potrzebę, która ma być spełniona w krótkim lub długim terminie;

b) wartość dodaną wynikającą z zaangażowania wspólnotowego;

c) cele do osiągnięcia;

d) dostępne warianty polityczne, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;

e) oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;

f) najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu (-ów);

g) spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związek z innymi instrumentami;

h) wielkość środków, zasoby ludzkie i inne przeznaczone na ten cel wydatki administracyjne, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;

i) doświadczenia zebrane z podobnych sytuacji w przeszłości.

2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące nadzoru, sprawozdawczości i oceny, w których uwzględnia się zakres odpowiedzialności na wszystkich szczeblach rządu zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.

3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny przejściowej i/lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, w tym:

a) wyniki uzyskane przy realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, co umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;

b) działania finansowane na zasadach rocznych poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.

Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do tych projektów lub działań, w odniesieniu do których wymóg określony w wyżej wymienionych przepisach może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.

4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, muszą być proporcjonalne w stosunku do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu czy działania.

Artykuł 22

Sprawozdanie finansowe

(art. 28 rozporządzenia finansowego)

1. [16] Sprawozdanie finansowe zawiera dane finansowe i gospodarcze do oceny przez organ prawodawczy potrzeby działań Wspólnoty. Zapewnia ono właściwe informacje dotyczące spójności z innymi instrumentami finansowymi i możliwej synergii.

W przypadku operacji wieloletnich, sprawozdanie finansowe zawiera możliwy do przewidzenia schemat wymagań na dany rok w zakresie środków i stanowisk oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.

2. W celu zapobieżenia jakiemukolwiek ryzyku nadużyć finansowych lub nieprawidłowości, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ochronę interesów finansowych Wspólnot, sprawozdanie finansowe przekazuje informacje dotyczące istniejącego i planowanego zapobiegania nadużyciom finansowym oraz środków ochronnych.

Artykuł 22a

Efektywna i skuteczna kontrola wewnętrzna

(Artykuł 28a ust. 1 rozporządzenia finansowego)

[17] 1. Efektywna kontrola wewnętrzna oparta jest na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności:

a) podział obowiązków;

b) właściwe zarządzanie ryzykiem i stosowne strategie kontroli, w tym kontrole na szczeblu beneficjenta;

c) unikanie konfliktu interesów;

d) odpowiednią dokumentację audytową i integralność danych w systemach danych;

e) procedury monitorowania wyników i procedury działań następczych w przypadku stwierdzonych słabości systemu kontroli wewnętrznej oraz w przypadku wyjątków;

f) okresową ocenę sprawnego funkcjonowania systemu kontroli.

2. Skuteczna kontrola wewnętrzna obejmuje:

a) wdrożenie właściwych strategii zarządzania ryzykiem i stosownych strategii kontroli uzgodnionych pomiędzy odpowiednimi uczestnikami łańcucha kontroli;

b) dostępność wyników kontroli dla wszystkich uczestników łańcucha kontroli;

c) wdrażanie bez zbędnej zwłoki środków naprawczych, w tym, tam gdzie to stosowne, sankcji odstraszających; d) jasne i jednoznaczne przepisy prawne będące podstawą polityk;

e) zniesienie wielokrotnych kontroli;

f) zasadę dążenia do korzystniejszego stosunku kosztów kontroli do korzyści z nich płynących.

ROZDZIAŁ 7

(Rozdział 8 rozporządzenia finansowego)

Zasada przejrzystości

Artykuł 23

Tymczasowa publikacja budżetu

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

[18] W najszybszym możliwym terminie i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe zapisy budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

TYTUŁ III

OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Opracowanie budżetu

Artykuł 24

Ogólne wprowadzenie do wstępnego projektu budżetu

(art. 33 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wprowadzenie ogólne do wstępnego projektu budżetu.

Każda z sekcji wstępnego projektu budżetu poprzedzona jest wprowadzeniem, sporządzonym przez zainteresowaną instytucję.

Ogólne wprowadzenie zawiera:

a) tabele finansowe, obejmujące cały budżet;

b) w zakresie tytułów w sekcji Komisji:

(i) opis polityk uzasadniających tytuł do środków, o które wnioskowano z należytym uwzględnieniem zasad i wymagań określonych w art. 27 i 33 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego;

(ii) podstawy zmian w zakresie środków z jednego roku budżetowego na następny.

Artykuł 25

Dokumenty robocze dotyczące wstępnego projektu budżetu

(art. 30 i 33 rozporządzenia finansowego)

Do wstępnego projektu budżetu dołącza się następujące dokumenty robocze:

a) w odniesieniu do pracowników instytucji:

(i) oświadczenie dotyczące polityki zatrudnienia pracowników stałych i tymczasowych;

(ii) [19] w odniesieniu do każdej kategorii pracowników plan organizacyjny stanowisk budżetowych i osób na stanowiskach na początek roku, w którym przedstawiany jest wstępny projekt budżetu, wskazujący ich zaszeregowanie według stopnia i jednostki administracyjnej;

(iii) w przypadku gdy proponowana jest zmiana liczby osób na stanowiskach, oświadczenie dotyczącą przyczyn uzasadniających taką zmianę;

(iv) wykaz stanowisk w podziale według dziedzin polityki;

b) szczegółowe oświadczenie dotyczące polityki udzielania i zaciągania pożyczek;

c) w odniesieniu do subsydiów dla organów określonych w art. 32 rozporządzenia finansowego, szacunek dochodów i wydatków poprzedzony uzasadnieniem, sporządzony przez zainteresowane organy oraz, w odniesieniu do szkół europejskich, oświadczenie wskazujące dochody i wydatki, poprzedzone uzasadnieniem.

Artykuł 26

Wstępny projekt budżetów korygujących

(art. 37 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Wstępnemu projektowi budżetów korygujących towarzyszą oświadczenia odnoszące się do podstaw i informacji dotyczących wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok, dostępne w chwili ich ustalenia.

ROZDZIAŁ 2

Struktura i prezentacja budżetu

Artykuł 27

Środki administracyjne

(art. 41 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy część dotycząca wydatków w ramach sekcji budżetu jest przedstawiona przy wykorzystaniu nomenklatury opartej na klasyfikacji według celu, środki administracyjne podzielone są według odrębnych pozycji według tytułu, zgodnie z następującą klasyfikacją:

a) wydatki na pracowników zatwierdzone w wykazie etatów: to jest kwota środków i liczba stanowisk odpowiadających tym wydatkom;

b) wydatki na pracowników zewnętrznych (włączając pracowników pomocniczych i pracowników agencji) oraz inne wydatki związane z zarządzaniem (włączając koszty reprezentacyjne i koszty związane z posiedzeniami);

c) wydatki na budynki i inne związane z tym wydatki, łącznie ze sprzątaniem i utrzymaniem, czynszem i kosztami wynajmu, telekomunikacji, wody, gazu i energii elektrycznej;

d) wydatki dodatkowe.

Sklasyfikowane według rodzaju wydatki administracyjne Komisji o charakterze wspólnym wszystkim tytułom określone są również w odrębnym sprawozdaniu skróconym.

Artykuł 28

Wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte

(art. 46 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego)

Do celów ustalania budżetu, wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte są określone w sposób następujący:

a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania wprowadzone do rachunków w ciągu roku budżetowego na środki na ten rok budżetowy, jak określono w art. 5;

b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, to znaczy, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, na środki na ten rok budżetowy, jak określono w tym samym artykule.

Artykuł 29

Uwagi do budżetu

(art. 46 ust. 1 lit. g) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

a) odniesienia do aktu podstawowego, w przypadku gdy taki akt istnieje;

b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.

Artykuł 30

Wykaz etatów

(art. 46 ust. 1 i 3 lit. a) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w wykazie etatów Komisji.

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Postanowienia ogólne

Artykuł 31

[20] (skreślony)

Artykuł 32

Maksymalne kwoty na projekty pilotażowe i działania przygotowawcze

(Artykuł 49 ust. 6 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego)

[21] 1. [22] Całkowita kwota środków na projekty pilotażowe określone w art. 49 ust. 6 lit. a) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 40 milionów EUR w każdym roku budżetowym.

2. [23] Całkowita kwota środków na nowe działania przygotowawcze określone w art. 49 ust. 6 lit. b) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 50 milionów EUR w każdym roku budżetowym, a całkowita kwota środków faktycznie przyznanych na działania przygotowawcze nie może przekroczyć 100 milionów EUR.

Artykuł 32a

Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa

(Artykuł 49 ust. 6 lit. c) rozporządzenia finansowego)

[24] Finansowanie środków ustalanych przez Radę w celu przygotowania operacji zarządzania kryzysowego UE na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz diety) powstające bezpośrednio w związku z misją bądź działaniami na miejscu, w które zaangażowani są między innymi członkowie personelu instytucji UE.

Artykuł 33

Szczególne uprawnienia Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 49 ust. 6 lit. d rozporządzenia finansowego)

[25] 1. Artykuły Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji są następujące:

a) Art. 138 (dialog społeczny);

b) Art. 140 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);

c) Art. 143 i 145 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);

d) Art. 152 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach ochrony zdrowia);

e) Art. 155 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji sieci transeuropejskich);

f) Art. 157 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);

g) Art. 159, akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej i społecznej);

h) Art. 165 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);

i) Art. 173 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);

j) Art. 180 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju).

2. Artykuły Traktatu Euratom, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji są następujące:

a) Art. 70 (wsparcie finansowe, w granicach określonych przez budżet w celu poszukiwania programów dla terytoriów Państw Członkowskich);

b) Art. 77 et seq. (zabezpieczenia).

3. Przy przedstawianiu wstępnego projektu budżetu, dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i kwot, których to dotyczy.

Artykuł 34

Definicja konfliktu interesów

(art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Akty, które mogą być unieważnione przez konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą, między innymi przyjąć jedną z następujących form:

a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;

b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści do których jest on uprawniony;

c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

2. Właściwym organem określonym w art. 52 ust. 1 rozporządzenia finansowego jest przełożony pracownika, którego sprawa dotyczy. Najwyższy rangą pracownik potwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. Jeżeli konflikt interesów istnieje, najwyższy rangą pracownik osobiście podejmuje właściwą decyzję.

3. [26] Istnieje domniemanie konfliktu interesów, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest członkiem personelu objętym regulaminem pracowniczym, chyba że uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania

Sekcja 1

Postanowienia ogólne

Artykuł 35

Kontrole przeprowadzane przez Komisję

(Artykuły 53d, 54 ust. 2 lit. c) i 56 rozporządzenia finansowego)

[27] 1. Decyzje o powierzeniu zadań wykonawczych podmiotom i osobom, o których mowa w art. 56 rozporządzenia finansowego, zawierają wszelkie odpowiednie uzgodnienia zapewniające przejrzystość przeprowadzonych operacji.

Komisja dokonuje przeglądów takich uzgodnień, jeżeli to konieczne, w każdym przypadku, gdy występują znaczne zmiany procedur lub systemów w celu zapewnienia ciągłej zgodności z warunkami określonymi w art. 56.

2. Zainteresowane podmioty lub osoby dostarczają Komisji w określonym terminie wszelkich informacji, o jakie się zwraca, oraz powiadamiają ją bezzwłocznie o wszelkich istotnych zmianach procedur lub systemów.

Komisja odpowiednio określa te obowiązki w decyzjach, o których mowa w ust. 1, lub w porozumieniach zawartych z tymi podmiotami lub osobami.

3. Komisja może uznać, że procedury udzielania zamówień publicznych organów, o których mowa w art. 54 ust. 2 lit. c), oraz beneficjentów określonych w art. 166 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, są równoważne z jej własnymi i należycie uwzględniają przyjęte normy międzynarodowe.

4. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet poprzez zarządzanie wspólne, zastosowanie mają umowy dotyczące weryfikacji zawarte z zainteresowanymi organizacjami międzynarodowymi.

5. Niezależna kontrola zewnętrzna, o której mowa w art. 56 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, przeprowadzana jest co najmniej przez jednostkę kontroli niezależną od podmiotu, któremu Komisja powierza zadania wykonawcze, i która wypełnia swoje obowiązki zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu.

Artykuł 35a

Promowanie najlepszych praktyk

(Artykuł 53b rozporządzenia finansowego)

[28] Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych zgodnie z odnośnymi przepisami sektorowymi za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu. Aby promować najlepsze praktyki w dziedzinie wdrażania Funduszy Strukturalnych oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja w celach informacyjnych udostępnia organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodologiczny omawiający jej własne strategie kontroli oraz podejście, a także zawierający wykazy kontrolne, jak i przykłady najlepszych praktyk.

Sekcja 2

Przepisy szczególne

Artykuł 36

Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane

(Artykuł 53a rozporządzenia finansowego)

[29] W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet na zasadzie scentralizowanej, bezpośrednio w ramach swoich departamentów, zadania w zakresie wykonania realizowane są przez podmioty działające w sferze finansów w rozumieniu art. 58-68 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 37

Wykonywanie uprawnień przekazanych agencjom wykonawczym

(art. 54 ust. 2 lit. a) i art. 55 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje o przekazaniu uprawnień agencjom wykonawczym upoważniają je, jako intendentów delegowanych, do wykonywania środków związanych z programem wspólnotowym, zarządzenie którym zostało im powierzone.

2. [30] (skreślony).

3. Instrument przekazania uprawnień wydany przez Komisję zawiera te same przepisy, które wymienione są w art. 39 ust. 2. Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 38

Warunki kwalifikacji krajowych lub międzynarodowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej, oraz warunki przekazania im uprawnień

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

[31] 1. Komisja może zlecić zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej:

a) międzynarodowym organom sektora publicznego;

b) krajowym organom sektora publicznego lub podmiotom prawa prywatnego, które wykonują zadania służby publicznej, jeżeli podlegają one prawu państwa członkowskiego, państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub krajów kandydujących do członkostwa w Unii Europejskiej, lub w stosownym przypadku prawu innego państwa.

2. Komisja zapewnia, aby organy lub podmioty określone w ust. 1 oferowały odpowiednie gwarancje finansowe, wydane najlepiej przez organ publiczny, w szczególności w odniesieniu do pełnego odzyskania kwot należnych Komisji.

3. W przypadku gdy Komisja zamierza powierzyć zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej, w szczególności zadania w zakresie wykonania budżetu, organowi określonemu w art. 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego, analizuje ona zgodność z zasadami gospodarności, skuteczności i wydajności.

Artykuł 39

Wyznaczenie krajowych lub międzynarodowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

[32] 1. Krajowe organy sektora publicznego lub organy podlegające prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej podlegają prawu Państwa Członkowskiego lub państwa, w którym zostały one utworzone.

2. Organy lub podmioty, o których mowa w ust. 1, lub międzynarodowe organy sektora publicznego wybierane są w sposób obiektywny i przejrzysty, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w sposób zgodny z wymaganiami w zakresie wykonania, określonymi przez Komisję. [33] Wybór ten nie może powodować żadnej dyskryminacji między różnymi Państwami Członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

3. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia, co najmniej jednego organu lub podmiotu Państwa Członkowskiego lub zainteresowanego państwa, organ lub podmiot wyznaczony jest przez Państwo Członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z przepisami aktu podstawowego.

We wszystkich innych przypadkach Komisja wyznacza te organy lub podmioty w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami. [34]

4. [35] W przypadku gdy Komisja powierza zadania wykonawcze organom, o których mowa w art. 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego, każdego roku informuje ona władzę prawodawczą o takich przypadkach i o odnośnych organach, uzasadniając odpowiednio konieczność wykorzystania takich organów.

Artykuł 39a

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie określonymi działaniami zgodnie z tytułem V Traktatu o Unii Europejskiej

(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)

[36] Osoby odpowiedzialne za zarządzanie określonymi działaniami, o których mowa w art. 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, wprowadzają w życie odpowiednie struktury i procedury pozwalające im przyjąć odpowiedzialność za środki, którymi będą zarządzać. Osoby te mają status doradców specjalnych Komisji ds. Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa zgodnie z art. 1 i art. 5 Warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

Artykuł 40

Zgodność z zasadami zamówień publicznych

(art. 57 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V rozporządzenia finansowego.

Artykuł 41

Szczegółowe uzgodnienia dotyczące pośredniego zarządzania scentralizowanego

(Artykuł 54 ust. 2 lit. b), c) i d) rozporządzenia finansowego)

[37] 1. [38] W przypadku gdy Komisja powierza zadania wykonawcze podmiotom, organom lub osobom, o których mowa w art. 54 ust. 2 lit. b) c) i d) rozporządzenia finansowego, zawiera ona z nimi porozumienie obejmujące szczegółowe uzgodnienia dotyczące zarządzania funduszami i kontroli nad nimi oraz ochrony interesów finansowych Wspólnot.

2. Porozumienie określone w ust. 1 zawiera następujące przepisy:

a) definicję powierzonych zadań;

b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, włączając właściwe przepisy dotyczące rozgraniczenia obowiązków i organizowania kontroli, które mają być przeprowadzone;

c) zasady odnoszące się do składania sprawozdań do Komisji, w sprawie sposobu realizacji zadań;

d) warunki, na których wykonywanie zadań zostaje zakończone;

e) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli Komisji;

f) zasady dotyczące wykorzystania odrębnych rachunków bankowych beneficjenta, uzyskanych odsetek i sposobu ich wykorzystania;

g) przepisy zapewniające widoczność działań wspólnotowych zwłaszcza w odniesieniu do innej działalności organu;

h) zobowiązanie do powstrzymania się od wszelkich czynności, które mogą powodować konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

3. [39] Organy, podmioty lub osoby określone w ust. 1 nie mają statusu intendentów delegowanych.

Artykuł 42

Procedury rozliczeń w ramach zarządzania zdecentralizowanego lub dzielonego

(Artykuły 53b i 53c rozporządzenia finansowego)

[40] 1. Celem procedury rozliczeń, określonej w art. 53b i 53c [41] rozporządzenia finansowego jest zapewnienie, aby wydatki Państw Członkowskich w kontekście zarządzania dzielonego lub wydatki państw trzecich w kontekście zarządzania zdecentralizowanego, które mogą obciążać budżet wspólnotowy, były prowadzone w sposób właściwy i były zgodne ze stosowanymi regułami wspólnotowymi.

2. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych w zasadach sektorowych, procedura rozliczeń obejmuje:

a) oświadczenie o wydatkach Państw Członkowskich lub państw trzecich w formie rachunków poświadczonych przez właściwy technicznie departament lub organ funkcjonalnie niezależny od agencji realizującej wydatki;

b) kontrole dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję, niepodlegające limitom lub ograniczeniom, dotyczące zawartości tych rachunków oraz podstawowych transakcji, włączając kontrole przeprowadzone u beneficjentów;

c) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za obciążające budżet po zastosowaniu postępowania kontradyktoryjnego oraz po zawiadomieniu Państw Członkowskich lub państw trzecich;

d) obliczenie korekty finansowej wynikającej z różnicy między deklarowanymi wydatkami a wydatkami uznanymi za obciążające budżet;

e) zwrocie lub spłacie salda wynikającego z różnicy między uznanymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz Państw Członkowskich lub państw trzecich. Zwrotu dokonuje się przez potrącenie, jak określono w art. 83.

3. W kontekście zarządzania zdecentralizowanego, procedurę rozliczeń opisaną w ust. 1 i 2 stosuje się zgodnie z uzgodnionym stopniem decentralizacji.

Artykuł 42a

Podsumowanie kontroli i deklaracji

(Artykuł 53b ust. 3 rozporządzenia finansowego)

[42] 1. Przedmiotowe podsumowanie dostarczane jest przez właściwe władze lub organy koordynujące, wyznaczone zgodnie z przepisami sektorowymi przez państwo członkowskie dla danego rodzaju wydatków.

2. Część podsumowania dotycząca kontroli:

a) obejmuje w obszarze rolnictwa certyfikaty wydane przez jednostki certyfikujące, a także, w przypadku środków strukturalnych i innych podobnych, opinie z audytu dostarczone przez organy kontroli;

b) przedkładane jest do dnia 15 lutego roku następującego po roku przeprowadzenia kontroli wydatków na rolnictwo oraz na środki strukturalne i inne podobne środki.

3. Część podsumowania dotycząca deklaracji:

a) obejmuje w obszarze rolnictwa deklaracje wiarygodności wydane przez agencje płatnicze, a także, w przypadku środków strukturalnych i innych podobnych, certyfikaty wydane przez jednostki certyfikujące;

b) przedkładane jest do dnia 15 lutego następującego roku budżetowego dla wydatków na rolnictwo oraz na środki strukturalne i inne podobne środki.

Artykuł 43

Zarządzanie wspólne

(Artykuły 53d, 108a i 165 rozporządzenia finansowego)

[43] 1. Komisja zapewnia, aby istniały odpowiednie uzgodnienia dotyczące kontroli i audytu całości działań.

2. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 53d rozporządzenia finansowego, to:

a) międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje;

b) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża (MKCK);

c) Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

Na potrzeby art. 53d rozporządzenia finansowego Europejski Bank Inwestycyjny oraz Europejski Fundusz Inwestycyjny uznaje się za organizacje międzynarodowe.

3. W przypadku gdy budżet wykonywany jest poprzez wspólne zarządzanie z organizacjami międzynarodowymi zgodnie z art. 53d i 165 rozporządzenia finansowego, organizacje i działania, które mają być finansowane, wybierane są w obiektywny i przejrzysty sposób.

4. Bez uszczerbku dla art. 35 niniejszego rozporządzenia umowy zawarte z organizacjami międzynarodowymi, o których mowa w art. 53d rozporządzenia finansowego, obejmują w szczególności:

a) definicję działania, projektu lub programu objętego wspólnym zarządzaniem;

b) warunki oraz szczegółowe zasady ich realizacji, w tym w szczególności reguły udzielania zamówień publicznych i przyznawania dotacji;

c) zasady dotyczące składania Komisji sprawozdań z realizacji;

d) przepisy zobowiązujące organizację, której powierzono zadania wykonawcze, do wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień publicznych czy przyznawania dotacji kandydatów lub wnioskodawców znajdujących się w sytuacjach, o których mowa w art. 93 ust. 1 lit. a), b) oraz e), jak również art. 94 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego;

e) warunki płatności wkładu Wspólnoty oraz dokumenty towarzyszące wymagane w celu uzasadnienia płatności;

f) warunki zakończenia realizacji;

g) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli Komisji;

h) postanowienia przyznające Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp, w razie konieczności na miejscu, do wszelkich informacji, jakie są mu niezbędne do wykonywania swoich obowiązków zgodnie z umowami dotyczącymi weryfikacji zawartymi z danymi organizacjami międzynarodowymi;

i) postanowienia dotyczące wykorzystania wszelkich uzyskanych odsetek;

j) postanowienia gwarantujące przejrzystość wspólnotowych działań, projektów lub programów w odniesieniu do innych działań organizacji;

k) postanowienia dotyczące publikacji beneficjentów funduszy budżetowych zobowiązujące organizacje międzynarodowe do publikowania odnośnych informacji zgodnie z art. 169 niniejszego rozporządzenia.

5. Projekt lub program uznaje się za wspólnie opracowany, gdy Komisja i międzynarodowy podmiot sektora publicznego wspólnie oceniają wykonalność oraz dokonują uzgodnień dotyczących wykonania.

6. Przy realizacji projektów w ramach wspólnego zarządzania organizacje międzynarodowe przestrzegają co najmniej następujących wymogów:

a) procedury udzielania zamówień i przyznawania dotacji są zgodne z zasadami przejrzystości, proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji, braku konfliktu interesów oraz spełniają normy przyjęte w skali międzynarodowej;

b) dotacje nie mogą się kumulować ani też zostać przyznane z mocą wsteczną;

c) dotacje muszą pociągać za sobą współfinansowanie, z wyjątkiem przypadków określonych w art. 253;

d) celem ani też skutkiem dotacji nie może być osiągnięcie korzyści przez beneficjenta.

Powyższe wymogi wyraźnie zapisywane są w umowach zawieranych z organizacjami międzynarodowymi.

Artykuł 43a

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

(Artykuł 48 rozporządzenia finansowego)

[44] We wszystkich zaproszeniach publikowanych w przypadku procedury przetargowej lub procedury przyznania dotacji przeprowadzanych w ramach bezpośredniego zarządzania scentralizowanego potencjalnych beneficjentów, kandydatów i oferentów informuje się stosownie do przepisów rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (¹³), że w związku z ochroną interesów finansowych Wspólnot ich dane osobowe mogą być przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanego dalej „OLAF”).

ROZDZIAŁ 3

Podmioty działające w sferze finansów

Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów

Artykuł 44

Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów

(art. 58 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja zapewnia każdej osobie biorącej udział w decyzjach finansowych zasoby wymagane do wykonywania jej obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

Sekcja 2

Intendent

Artykuł 45

Pomoc dla intendentów delegowanych lub subdelegowanych

(art. 59 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy intendent może być wspomagany w wykonywaniu swoich obowiązków przez osoby wymienione w regulaminie pracowniczym (dalej zwane „personelem”), którym powierza on w ramach swoich kompetencji realizację niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów, pracownicy wspomagający intendentów delegowanych lub subdelegowanych podlegają obowiązkom określonym w art. 52 rozporządzenia finansowego.

2. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową za każdym razem, gdy intendent delegowany podejmuje obowiązki, zmienia ich zakres lub kończy ich pełnienie.

Artykuł 46

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegacji

(art. 59 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem, każda instytucja ustanawia w swoim wewnętrznym regulaminie takie środki zarządzania środkami, które uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Artykuł 47

Podział obowiązków wszczęcia i weryfikacji operacji

(art. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Wszczęcie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez pracowników określonych w art. 45 i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego.

2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante dokonywane przez właściwego intendenta, w celu zweryfikowania aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Każda operacja podlega co najmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest zapewnienie, aby:

a) wydatki i dochody były prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz tam gdzie jest to stosowne, warunkami umów;

b) zasada należytego zarządzania finansami określona w tytule II rozdział 7 rozporządzenia finansowego miała zastosowanie.

Właściwy intendent może uznać dla celów weryfikacji ex ante, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację.

W przypadku, o którym mowa w akapicie drugim, właściwy intendent zgodnie z art. 4 przeprowadza odpowiednią weryfikację ex post na podstawie dokonanej przez siebie oceny ryzyka.

4. Weryfikacje ex post dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, weryfikacje na miejscu, służą sprawdzeniu czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane, w szczególności czy kryteria określone w ust. 3 są stosowane. Weryfikacje te mogą być organizowane na zasadzie próbnej, przy wykorzystaniu analizy ryzyka.

5. Członkowie personelu odpowiadający za weryfikacje, o których mowa w ust. 2 i 4, są innymi osobami niż członkowie personelu wykonujący zadania w zakresie wszczęcia operacji, o którym mowa w ust. 1, i nie są podwładnymi tych ostatnich.

Artykuł 48

Zarządzanie i wewnętrzne procedury kontrolne

(art. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Zarządzanie oraz systemy i procedury kontroli wewnętrznej mają na celu:

a) osiągnięcie celów polityk, programów i działań instytucji zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

b) wykonywanie zasad prawa wspólnotowego i minimalnych standardów kontroli, ustanowionych przez instytucję;

c) ochrona aktywów instytucji i informacji;

d) zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości, błędów i nadużyć finansowych;

e) [45] określenie i zapobieganie ryzyku związanemu z zarządzaniem oraz efektywne zarządzanie takim ryzykiem;

f) zapewnienie rzetelnego przedstawienia informacji dotyczących finansowania i zarządzania;

g) prowadzenie dokumentów towarzyszących odnoszących się do wykonania budżetu i powstałych w wyniku jego wykonania oraz środków wykonania budżetu;

h) prowadzenie dokumentów odnoszących się do wcześniejszych gwarancji dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych gwarancji.

Artykuł 49

Zachowanie dokumentów towarzyszących przez intendentów

(art. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Systemy i procedury zarządzania dotyczące zachowania oryginalnych dokumentów towarzyszących przewidują, że:

a) dokumenty takie mają być ponumerowane;

b) dokumenty takie mają być datowane;

c) rejestry, które mogą być skomputeryzowane, mają być prowadzone tak, aby określać dokładną lokalizację takich dokumentów;

d) dokumenty takie mają być przechowywane przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzielił absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się te dokumenty.

Dokumenty odnoszące się do operacji niezamkniętych ostatecznie przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d) to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Dane osobowe figurujące w dokumentach towarzyszących są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędnie do celów absolutorium budżetowego, kontroli i audytu. W każdym przypadku, do przechowywania danych o połączeniach należy stosować przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001. [46]

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Pracownicy wyznaczeni przez właściwego intendenta do weryfikowania operacji finansowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub po odpowiednim programie szkolenia.

2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w sprawach kontroli wewnętrznej:

a) poziom kwalifikacji technicznych i finansowych wymaganych od pracowników, określonych w ust. 1;

b) obowiązek tych pracowników w zakresie odbywania ciągłych szkoleń;

c) misję, role i zadania im przydzielone;

d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których muszą oni przestrzegać oraz prawa, z których mogą korzystać.

3. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów upoważniających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli oraz metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego

(art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego, jak określono w art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy i w każdym wypadku, w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Weryfikacja ex post i roczne sprawozdanie z działalności

(art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego)

Wyniki weryfikacji ex post, wraz z innymi sprawami, określone są w rocznym sprawozdaniu z działalności, przedłożonym swojej instytucji przez intendenta delegowanego.

Artykuł 53

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(art. 60 rozporządzenia finansowego)

Intendent delegowany przesyła księgowemu, zgodnie z zasadami przyjętymi przez księgowego, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Artykuł 54

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(art. 60 rozporządzenia finansowego)

Intendenci delegowani rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, określonych w art. 126 ust. 1 lit. a)-g), 127 ust. 1 lit. a)-d), 242, 244 i 246. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego intendenta delegowanego wzrasta znacznie w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do instytucji, właściwy intendent składa sprawozdanie do instytucji, określające wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła władzy budżetowej sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji, sprawozdanie to zostaje załączone do skróconego rocznego sprawozdania z działalności określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 55

Wyznaczanie księgowego

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja wyznacza księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Wspólnot Europejskich.

Księgowy jest obowiązkowo wybierany przez instytucję na podstawie jego szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

Artykuł 56

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

1. Zestawienie obrotów i sald sporządza się natychmiast po zakończeniu pełnienia obowiązków przez księgowego.

2. Księgowy kończący pełnienie swych obowiązków lub - w przypadku gdy jest to niemożliwe - urzędnik z tego samego departamentu przekazuje zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków nowemu księgowemu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zastawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, mając prawo do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wyniki zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zastrzeżenia.

3. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków przez księgowego.

Artykuł 57

Opinia w sprawie systemów rachunkowości i spisów

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy systemy zarządzania finansami, utworzone przez intendenta dostarczają dane dotyczące rachunków instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia danych zawartych w tych rachunkach, księgowy musi wydać zgodę na wprowadzenie lub modyfikację takich systemów.

Konsultuje się również księgowego w odniesieniu do wprowadzenia lub modyfikacji przez właściwych intendentów systemów spisu i systemów wyceny aktywów i pasywów.

Artykuł 58

Zarządzanie finansami

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy zapewnia, aby jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych, wynikających z wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1, księgowy tworzy systemy zarządzania gotówką, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe, zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 59

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

1. W odniesieniu do wymagań zarządzania finansami, księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub powodować otwieranie takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach, może on/ona otwierać rachunki w walutach innych niż euro.

2. Księgowy negocjuje z instytucjami finansowymi warunki funkcjonowania rachunków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, skuteczności i konkurencyjnych przetargów.

3. Co najmniej raz na pięć lat, księgowy ponownie wszczyna konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których zostały otwarte rachunki.

4. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych.

5. Księgowy Komisji odpowiada po konsultacji z księgowymi innych instytucji za harmonizację warunków obsługi rachunków otwartych przez różne instytucje.

Artykuł 60

Podpisy na rachunkach

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i wykorzystania rachunków przewidują, w zależności od wewnętrznych wymagań w zakresie kontroli, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez jednego lub więcej należycie upoważnionych pracowników.

W tym celu księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunek, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych członków personelu.

Artykuł 61

Zarządzanie saldami rachunków

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy zapewnia, aby saldo na rachunkach bankowych przewidzianych w art. 59 nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, określonych w art. 58 ust. 2 oraz w każdym przypadku, zapewnia, aby:

a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;

b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.

2. Księgowy nie może utrzymywać sald na rachunkach w walucie obcej, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji, na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 62

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla art. 69, księgowy prowadzi przelewy między rachunkami otwartymi w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 63

Metody dokonywania płatności

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym lub czekiem.

Artykuł 64

Akta dotyczące osób prawnych

(art. 6 1 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli szczegółowe dane rachunku bankowego płatnika oraz informacje potwierdzające tożsamość płatnika, czy też modyfikacja takich danych zostały uprzednio zamieszczone przez instytucję we wspólnych aktach.

Wszelkie zamieszczane w aktach szczegółowe dane prawne oraz dane rachunku bankowego płatnika lub modyfikacja tych szczegółowych danych potwierdzone są w dokumencie uzupełniającym, którego formę określa księgowy Komisji.

2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym, intendenci mogą dokonać wpisu do zobowiązań wobec osoby trzeciej w imieniu ich instytucji wyłącznie, jeżeli osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wpisania jej do dokumentów.

Intendenci sprawdzają, czy szczegółowe dane prawne oraz dane rachunku bankowego przekazane przez płatnika zachowują ważność przez cały czas obowiązywania umowy w sprawie finansowania, zamówienia lub umowy na dotacje zawartej z beneficjentem.

W związku z pomocą przedakcesyjną, zobowiązania indywidualne mogą być zawierane z władzami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej bez uprzedniego wpisu w aktach osoby trzeciej. W takich przypadkach intendent dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia, aby wpis został dokonany najwcześniej jak to możliwe. Porozumienia przewidują, że przekazanie Komisji danych szczegółowych rachunku bankowego płatnika jest warunkiem, który musi zostać spełniony przed dokonaniem pierwszej płatności.

Artykuł 65

Przechowywanie dokumentów towarzyszących przez księgowego

(art. 61 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty towarzyszące dotyczące systemu rachunkowości oraz dotyczące przygotowania rachunków, określonych w art. 121 rozporządzenia finansowego, przechowywane są przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzieli absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się dokumenty.

Jednakże, dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte są przechowywane przez dłuższy okres to znaczy do końca roku, następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty towarzyszące.

Sekcja 4

Administrator środków zaliczkowych

Artykuł 66

Warunki korzystania z kont zaliczkowych

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczone kwoty, których to dotyczy, dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest materialnie niemożliwe lub nieskuteczne, konta zaliczkowe mogą być tworzone dla płatności takich wydatków.

2. Administrator środków zaliczkowych może tymczasowo uznawać i dokonywać płatności wydatków na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego intendenta. Instrukcje takie powinny określać zasady i warunki wstępnego zatwierdzenia i realizacji płatności oraz, gdzie to stosowne, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 94 ust. 1 lit. e).

3. Utworzenie konta zaliczkowego i wyznaczenie administratora środków zaliczkowych podlega decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta. Decyzja ta określa odpowiednie obowiązki i zobowiązania administratora środków zaliczkowych i intendenta.

Zmiany warunków obsługi konta zaliczkowego podlegają również decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta.

Artykuł 67

Zasady dotyczące utworzenia i płatności

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzja o utworzeniu konta zaliczkowego i wyznaczająca administratora środków zaliczkowych oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi konta zaliczkowego określa w szczególności:

a) maksymalną kwotę, która może być początkowo przewidziana jako zaliczka i jej cel;

b) czy rachunek bankowy lub rachunek żyro pocztowego ma być otwarty w imieniu instytucji;

c) charakter i maksymalną kwotę każdej pozycji wydatków, która może być wypłacona przez administratora środków zaliczkowych osobom trzecim lub pobierana od nich;

d) częstotliwość, z jaką dokumenty towarzyszące muszą być przedstawiane, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich intendentowi do rozliczenia;

e) procedurę, która ma być zastosowana jeżeli zaliczka ma być uzupełniona;

f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez intendenta nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo rachunkowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;

g) okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi środków zaliczkowych przez księgowego;

h) tożsamość wyznaczonego administratorowi środków zaliczkowych.

2. W propozycjach decyzji tworzących konta zaliczkowe, właściwy intendent zapewnia, aby:

a) zostało przyznane pierwszeństwo wykorzystaniu procedur budżetowych w przypadku gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości;

b) konta zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator środków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieskuteczne, nie przekracza dla żadnej pozycji wydatków 60 000 EUR.

3. Administrator środków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:

a) wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego intendenta;

b) dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.

4. [47] Płatności z kont zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 80 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami ustanowionymi przez księgowego.

5. Po dokonanych wypłatach następuje formalne uznanie ostateczne decyzji i/lub zleceń płatności podpisanych przez właściwego intendenta.

Artykuł 68

Wybór administratorów środków zaliczkowych

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach - spośród innych członków personelu. Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami, odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub odpowiednim programem szkolenia.

Artykuł 69

Pierwotny wkład kont zaliczkowych

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dokonuje płatności zasilających konto zaliczkowe i monitoruje te konta z punktu widzenia otwarcia rachunków bankowych i przekazania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila konta zaliczkowe. Zaliczki są wypłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.

Konta zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio przez różne dochody, które wynikają z:

a) sprzedaży wyposażenia;

b) publikacji;

c) różnych spłat;

d) odsetek.

Zaliczkę rozlicza się w zakresie wydatków albo dochodów różnych lub przyznanych, zgodnie z decyzją tworzącą konto zaliczkowe, określoną w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Kwoty te są potrącane przez księgowego przy późniejszym uzupełnianiu sald kont zaliczkowych, których to dotyczy.

2. W celu w szczególności zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut, administrator środków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tej samej zaliczki.

Artykuł 70

Kontrole dokonywane przez intendentów i księgowych

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

1. Administrator środków zaliczkowych prowadzi rachunek środków finansowych, którymi dysponuje, w gotówce oraz w banku oraz rachunek dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z zasadami i instrukcjami, wydanymi przez księgowego. Deklaracje w sprawie tych rachunków są dostępne w każdym momencie dla właściwego intendenta. Administrator środków zaliczkowych sporządza natomiast co najmniej raz w miesiącu wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami towarzyszącymi właściwemu intendentowi w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.

2. Księgowy przeprowadza samodzielnie kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalne do tego celu uprawnionemu członkowi personelu z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków. Kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych, przydzielonych administratorom środków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu intendentowi.

Artykuł 71

Procedura przetargowa

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

Dokonane wypłaty z kont zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 129 ust. 4 polegać na płatności kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.

ROZDZIAŁ 4

Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 72

Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych

(art. 60 ust. 6 i art. 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Władze i organy określone w art. 60 ust. 6 i 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego oznaczają organy wyznaczone na mocy regulaminu pracowniczego [48] oraz na mocy decyzji instytucji wspólnotowych dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Wspólnot.

Sekcja 2

Zasady stosowane do intendentów delegowanych lub subdelegowanych

Artykuł 73

Potwierdzenie instrukcji

(art. 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Intendent delegowany lub subdelegowany, otrzymujący wiążące instrukcje, które uznaje za niezgodne lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami w szczególności, ponieważ instrukcje nie mogą zostać zrealizowane przy wykorzystaniu zasobów mu przydzielonych, pisemnie powiadamia o tym organ, który przekazał mu uprawnienia delegowane lub subdelegowane. Jeżeli instrukcje są potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie przychodzi w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, w taki sposób, że odnosi się wyraźnie do punktów, które intendent delegowany lub subdelegowany zakwestionował, intendent nie może ponosić odpowiedzialności z tytułu wykonania takich instrukcji. Musi on wykonać takie instrukcje, chyba że są one w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowią naruszenie norm bezpieczeństwa.

2. Ust. 1 stosuje się również w przypadkach, w których intendent dowiaduje się, w trakcie działania zgodnie z wiążącymi instrukcjami, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.

3. Wszelkie instrukcje potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego odnotowywane są przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego oraz wymienione są w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.

Artykuł 74

Nieprawidłowości finansowe

(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

[49] Bez uszczerbku dla kompetencji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), zespół, o którym mowa w art. 43a (zwany dalej „zespołem”), jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub sprawdzania operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.

Artykuł 75

Zespół ds. nieprawidłowości finansowych

(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

[50] 1. Przypadki nieprawidłowości finansowych określonych w art. 74 niniejszego rozporządzenia zgłaszane są zespołowi przez organ wyznaczający w celu uzyskania opinii zgodnie z art. 66 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia finansowego.

Jeśli intendent delegowany jest zdania, że pojawiły się nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę do zespołu. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 74 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca akta sprawy organowi wyznaczającemu oraz powiadamia OLAF.

W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika, zgodnie z art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, przekazuje akta organowi wyznaczającemu oraz powiadamia odpowiednio pracownika. Organ wyznaczający może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w danej sprawie.

2. Każda instytucja bądź - w przypadku wspólnego zespołu - zaangażowane instytucje określają w zależności od swojej bądź ich struktury wewnętrznej warunki operacyjne zespołu oraz jego skład obejmujący zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.

ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1

Środki własne

Artykuł 76

Zasady stosowane do zasobów własnych

(art. 69 rozporządzenia finansowego)

Intendent opracowuje harmonogram, wskazujący kiedy środki własne, określone w decyzji w sprawie systemu środków własnych Wspólnot Europejskich zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i uzyskiwane zgodnie z zasadami przyjętymi na podstawie decyzji, określonej w akapicie pierwszym.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 77

Prognoza należności

(art. 70 rozporządzenia finansowego)

1. Prognoza należności określa rodzaj dochodu i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane oraz w zakresie w jakim jest to możliwe, dane dłużnika i oszacowaną kwotę.

Przy sporządzaniu prognozy należności, właściwy intendent sprawdza w szczególności, czy:

a) dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetowej;

b) prognoza jest prawidłowa i jest zgodna ze stosowanymi przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Z zastrzeżeniem art. 160 ust. 1a oraz art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego prognoza należności nie ma wpływu na udostępnienie środków na zobowiązania. [51] W przypadkach określonych w art. 18 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym uzyskaniu należnych kwot przez Wspólnoty.

Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 78

Procedura

(art. 71 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalanie należności przez właściwego intendenta stanowi uznanie prawa Wspólnot w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie tytułu do żądania, aby dłużnik spłacił dług.

2. Zlecenie windykacji jest operacją przez którą właściwy intendent wydaje księgowemu polecenie windykacji ustalonej kwoty.

3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:

a) Wspólnoty ustaliły należność;

b) jeżeli spłata zadłużenia następuje przed określonym terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę;

c) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), dług obciążony jest odsetkami w wysokości określonej w art. 86, bez uszczerbku dla wszelkich mających zastosowanie przepisów szczególnych;

d) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), instytucja dokonuje windykacji przez potrącenie lub wyegzekwowanie wszelkich uprzednio złożonych gwarancji;

e) księgowy może po uprzednim zawiadomieniu dłużnika o przyczynach i terminie windykacji przez potrącenie dokonać takiej windykacji przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Wspólnot i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona;

f) jeżeli, po podjęciu tych kroków, kwota nie została w pełni uzyskana, instytucja dokonuje windykacji przez wykonanie decyzji zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.

Intendent przesyła dłużnikowi notę debetową wraz z kopią do księgowego.

Artykuł 79

Ustalanie należności

(art. 71 rozporządzenia finansowego)

W celu ustalenia należności, właściwy intendent zapewnia, aby:

a) należność była pewna i nie podlegała żadnym warunkom;

b) należność była ustalona, dokładnie wyrażona w gotówce;

c) należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi spłaty;

d) dane dłużnika były poprawne;

e) kwota, która ma być pobrana była zapisana we właściwej pozycji budżetu;

f) dokumenty towarzyszące były prawidłowe, oraz

g) zasada należytego zarządzania finansami była przestrzegana, w szczególności w odniesieniu do kryteriów określonych w art. 87 ust. 1 lit. a).

Artykuł 80

Dokumenty towarzyszące dotyczące ustalenia należności

(art. 71 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach towarzyszących potwierdzających tytuł Wspólnot do należności.

2. Przed ustaleniem należności, właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty towarzyszące lub na własną odpowiedzialność zapewnia, aby sprawdzanie zostało dokonane.

3. Dokumenty towarzyszące przechowywane są przez intendenta zgodnie z art. 48 i 49.

Sekcja 4

Zezwolenie na windykację należności

Artykuł 81

Ustalenie zlecenia windykacji

(art. 72 rozporządzenia finansowego)

1. Zlecenie windykacji określa:

a) rok budżetowy w odniesieniu do którego dochód ma być zapisany;

b) odniesienia do czynności lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem długu i stanowiącego podstawę tytułu do windykacji;

c) artykuł budżetu oraz wszelkie mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, włączając, tam gdzie jest to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;

d) kwotę która ma podlegać windykacji, wyrażoną w euro;

e) nazwę i adres dłużnika,

f) termin, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b);

g) możliwą metodę uzyskania, włączając w szczególności windykację przez potrącenie lub wyegzekwowanie wszelkich złożonych gwarancji.

2. Zlecenie windykacji jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesyłane księgowemu.

3. [52] Księgowi każdej instytucji prowadzą wykaz kwot podlegających windykacji. Należności wspólnotowe są pogrupowane według daty wystawienia zlecenia windykacji. Wykaz ten przekazują księgowemu Komisji.

Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia zleceń windykacji. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.

4. [53] Komisja ustanawia wykaz należności wspólnotowych, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnik otrzymał nakaz zapłaty prawomocnym wyrokiem (res judicata) Trybunału oraz gdy w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej znaczącej płatności. Wykaz ten jest publikowany przy uwzględnieniu odnośnych przepisów prawnych w zakresie ochrony danych.

Sekcja 5

Windykacja

Artykuł 82

Formalności związane z pobieraniem

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

1. W momencie windykacji należności, księgowy dokonuje wpisu do rachunków oraz powiadamia właściwego intendenta.

2. Należy wydać pokwitowanie w odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych, dokonanych do księgowego lub administratora środków zaliczkowych.

Artykuł 83

Windykacja przez potrącenie

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy dłużnik posiada również roszczenie względem Wspólnot, które jest potwierdzone, opiewa na ustaloną kwotę i jest wymagalne, a także odnosi się sumy określonej w zleceniu płatności, księgowy po upływie terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), dokonuje windykacji ustalonych kwot wierzytelności przez potrącenie.

W wyjątkowych okolicznościach księgowy dokonuje windykacji przez potrącenie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Wspólnot i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona.

2. Każdorazowo przed dokonaniem tego rodzaju windykacji zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym intendentem oraz informuje o tym zainteresowanych dłużników.

W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, księgowy informuje zainteresowane państwo członkowskie o zamiarze windykacji przez potrącenie z przynajmniej 10-dniowym wyprzedzeniem. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do windykacji przed upływem tego terminu.

3. Potrącenie, o którym mowa w ust. 1, musi mieć taki sam skutek, jak płatność, zapewniając w stosownych przypadkach Wspólnotom kwotę zadłużenia wraz z należnymi odsetkami.

Artykuł 84

Procedura windykacji w przypadku niedokonania płatności dobrowolnie

(art. 72 i 73 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla art. 83, jeżeli nie dokonano windykacji pełnej kwoty w terminie, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego intendenta oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu windykację przy wykorzystaniu wszystkich dostępnych prawnie sposobów, w tym przez wyegzekwowanie w stosownych przypadkach wszelkich uprzednio złożonych gwarancji.

2. Bez uszczerbku dla art. 83, w przypadku gdy metoda windykacji, określona w ust. 1 nie może być wykorzystana a dłużnik nie dokonał spłaty w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji o windykacji, zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.

Artykuł 85

Dodatkowy termin do spłaty

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

Księgowy we współpracy z właściwym intendentem, może przyznać dodatkowy termin na spłatę wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika z odpowiednim wskazaniem przyczyn oraz pod warunkiem, że dwa następujące warunki są spełnione:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 86 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b);

b) w celu ochrony praw Wspólnoty, dłużnik składa gwarancję finansową, obejmującą nieuregulowany dług, zarówno kwotę główną, jak i odsetki, co jest zaakceptowane przez księgowego instytucji.

Gwarancja określona w akapicie pierwszym lit. b) może zostać zastąpiona solidarną gwarancją osoby trzeciej, zatwierdzoną przez księgowego instytucji.

Artykuł 85a

Windykacja grzywien, okresowych kar pieniężnych i innych kar

(art. 73 i 74 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku wniesienia do sądu wspólnotowego sprawy przeciwko Komisji w związku z nałożeniem przez nią grzywny, okresowej kary pieniężnej lub innej kary zgodnie z Traktatem WE lub Traktatem Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki odwoławcze, księgowy tymczasowo pobiera kwoty należne od dłużnika lub zwraca się do niego o dostarczenie gwarancji finansowej. Wymagana gwarancja jest niezależna od zobowiązania do zapłaty grzywny, okresowej kary pieniężnej lub innej kary i jest płatna na pierwsze żądanie. Gwarancja obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, określonymi w art. 86 ust. 5.

2. Po wykorzystaniu wszystkich środków odwoławczych tymczasowo pobrane kwoty wraz z uzyskanymi z nich odsetkami zapisywane są w budżecie lub zwracane dłużnikowi. W przypadku gwarancji finansowej są one realizowane lub uwalniane.

Artykuł 85b

Zasady dotyczące terminów przedawnienia

(Artykuł 73a rozporządzenia finansowego)

[54] 1. Bieg terminu przedawnienia dla należności Wspólnot od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym dłużnik został poinformowany w nocie debetowej, jak to określono w art. 78 ust. 3 lit. b).

Bieg terminu przedawnienia dla należności osób trzecich od Wspólnot rozpoczyna się w dniu, w którym należności osoby trzeciej przypadają do zapłaty zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.

2. Bieg terminu przedawnienia należności Wspólnot od osób trzecich może zostać przerwany na podstawie jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji, mającego na celu windykację należności.

Bieg terminu przedawnienia należności osób trzecich od Wspólnot zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek działania zgłoszonego Wspólnotom przez ich wierzycieli lub w imieniu ich wierzycieli mającego na celu windykację należności.

3. Bieg nowego pięcioletniego terminu przedawnienia rozpocznie się w dniu następującym po przerwaniu biegu terminów, o którym mowa w ust. 2.

4. Wszelkie działania prawne dotyczące należności, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w tym powództwa wniesione do sądu, który następnie informuje, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg terminu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego terminu przedawnienia nie może rozpocząć się przed wydaniem prawomocnego wyroku (res judicata) lub zawarciem poza-sądowego porozumienia między stronami danego postępowania.

5. Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego terminu na spłatę zgodnie z art. 85 uznaje się za przerwanie biegu terminu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego terminu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego terminu na spłatę.

6. Należności nie podlegają windykacji po upływie terminu przedawnienia, o którym mowa w ust. 1–5.

Artykuł 86

Odsetki za zwłokę

(art. 71 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla wszelkich przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania zasad sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Stopa procentowa dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), równa jest stopie stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania, publikowanej w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązującej pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększonej o:

a) siedem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem tworzącym zobowiązanie jest zamówienie publiczne na dostawy lub usługi, określone w tytule V;

b) trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.

3. Odsetki obliczane są od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b) i określonego w nocie debetowej do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostanie spłacone w całości.

4. Wszelkie spłaty częściowe pokrywają przede wszystkim odsetki ustalone zgodnie z ust. 2 i 3.

5. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik zapewnia gwarancję finansową, która zostaje przyjęta przez księgowego zamiast spłaty tymczasowej, stopa procentowa stosowana od terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 3 lit. b), jest stopą określoną w ust. 2 niniejszego artykułu, powiększoną wyłącznie o jeden i pół punktu procentowego.

Artykuł 87

Odstąpienie od windykacji ustalonych należności

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy intendent może odstąpić od windykacji całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli przewidywalny koszt windykacji przekraczałby kwotę, która ma być uzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Wspólnoty;

b) jeżeli nie można dokonać windykacji należności ze względu na wiek lub niewypłacalność dłużnika;

c) jeżeli windykacja jest niezgodna z zasadą proporcjonalności.

2. W przypadku, określonym w ust. 1 lit. c), właściwy intendent działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i stosowane we wszystkich okolicznościach:

a) stan faktyczny, uwzględniając zakres nieprawidłowości, stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);

b) wpływ, jaki odstąpienie od windykacji miałoby na funkcjonowanie Wspólnot i ich interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).

W zależności od okoliczności przypadku, właściwy intendent może również mieć obowiązek uwzględnienia następujących kryteriów:

a) wszelkie zakłócenie konkurencji, które byłyby spowodowane przez odstąpienie od windykacji;

b) szkody gospodarcze i społeczne, które byłyby spowodowane, jeżeli miałaby zostać przeprowadzona windykacja długu w całości.

3. Decyzja o odstąpienia określona w art. 73 ust. 2 rozporządzenia finansowego jest uzasadniona i odnosi się do staranności stosowanej przy zabezpieczeniu uzyskania oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, na którym oparte jest odstąpienie. Właściwy intendent odstępuje od windykacji zgodnie z art. 81. [55]

4. Odstąpienie od windykacji ustalonych należności nie może zostać przekazane przez instytucję w przypadku gdy kwota, która ma być objęta odstąpieniem:

a) wynosi 1 000 000 EUR lub więcej; lub

b) wynosi 100 000 EUR lub więcej, w przypadku gdy stanowi to 25% lub więcej ustalonej kwoty należności.

Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym, każda instytucja ustanawia w swoim regulaminie wewnętrznym warunki i procedurę przekazywania uprawnień mających na celu odstąpienie od windykacji ustalonego długu.

5. Każda instytucja przesyła każdego roku władzy budżetowej sprawozdanie w sprawie odstąpień, określonych w ust. 1-4 obejmujących 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji, sprawozdanie to jest załączone do skróconego rocznego sprawozdania z działalności, określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 88

Anulowanie ustalonych należności

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku błędu związanego z zagadnieniem prawnym, właściwy intendent anuluje ustaloną należność zgodnie z art. 80 i 81; anulowanie to musi być odpowiednio uzasadnione.

2. Każda instytucja ustanawia w swoim wewnętrznym regulaminie warunki i procedurę przekazywania uprawnień do anulowania ustalonej należności.

Artykuł 89

Korekty techniczne i rachunkowe ustalonej należności

(art. 73 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy intendent koryguje ustaloną należność w górę lub w dół, jeżeli wykrycie błędu faktycznego wymaga zmiany kwoty pod warunkiem, że korekta nie pociąga za sobą zrzeczenia się ustalonego tytułu Wspólnot. Taka korekta dokonywana jest zgodnie z art. 80 i 81 oraz jest odpowiednio uzasadniona.

2. Każda instytucja ustanawia w swoim regulaminie wewnętrznym warunki i procedurę przekazywania uprawnień do dokonania korekt technicznych i rachunkowych ustalonej należności.

ROZDZIAŁ 6

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 90

Decyzja w sprawie finansowania

(art. 75 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje w sprawie finansowania określają istotne składniki działania powodujące wydatki z budżetu.

2. W przypadku dotacji decyzję o przyjęciu rocznego programu prac, o którym mowa w art. 110 rozporządzenia finansowego, uznaje się za decyzję w sprawie finansowania w rozumieniu art. 75 rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że stanowi on dostatecznie szczegółową podstawę działań.

W przypadku zamówień publicznych, w których środki wykorzystywane są zgodnie z rocznym programem prac, stanowiącym dostatecznie szczegółową podstawę działań, program taki również uznaje się za decyzję w sprawie finansowania w odniesieniu do danego zamówienia.

3. Aby zostać uznanym za dostatecznie szczegółową podstawę działań, program prac przyjęty przez Komisję określa:

a) w przypadku dotacji:

i) odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;

ii) priorytety na dany rok, cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki przy określonej wartości środków przyznanych na rok budżetowy;

iii) najważniejsze kryteria stosowane przy selekcji wniosków;

iv) maksymalny, możliwy poziom współfinansowania, a jeśli przewiduje się różne poziomy - kryteria stosowane dla każdego z nich;

v) harmonogram i orientacyjną kwotę zaproszeń do składania wniosków;

b) w przypadku zamówień publicznych:

i) całkowity roczny budżet przeznaczony na dane zamówienia;

ii) orientacyjną liczbę i typ przewidzianych umów oraz, jeśli to możliwe, ich ogólnie rozumiany przedmiot;

iii) orientacyjny termin rozpoczęcia procedury udzielania zamówień.

Jeśli roczny program prac nie zapewnia takiej szczegółowej podstawy dla jednego lub większej liczby działań, należy go odpowiednio zmienić lub też przyjąć szczegółową decyzję w sprawie finansowania, w której zawarte będą informacje dla danych działań określone w lit. a) i b) akapitu pierwszego.

4. Bez uszczerbku dla żadnego przepisu szczególnego aktu podstawowego, każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku początkowej decyzji.

Sekcja 1

Zaciąganie zobowiązań finansowych

Artykuł 91

Zobowiązania globalne i tymczasowe

(art. 76 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych lub przez zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych.

Umowy w sprawie finansowania w zakresie pomocy finansowej i wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązania prawne mogą powodować powstanie płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.

2. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych, powodujących powstanie tytułu do późniejszych płatności lub, w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach wspólnotowych, realizowaną przez instytucje i, bezpośrednio przez płatności.

Artykuł 92

Przyjęcie zobowiązań globalnych

(art. 76 rozporządzenia finansowego)

1. Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.

Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru beneficjentów oraz w przypadku gdy wykonanie środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu pracy w rozumieniu art. 166, najwcześniej po przyjęciu tego programu.

2. W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie stosuje się.

Artykuł 93

[56] (skreślony).

Artykuł 94

Jedność podpisu

(art. 76 rozporządzenia finansowego)

1. Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającemu mu zobowiązaniu prawnemu , można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli zobowiązania są tymczasowe;

b) jeżeli zobowiązania globalne odnoszą się do umów w sprawie finansowania zawartych z państwami trzecimi;

c) jeżeli decyzja instytucji stanowi zobowiązanie prawne;

d) jeżeli zobowiązanie globalne jest wykonywane przez szereg zobowiązań prawnych, w odniesieniu do których odpowiedzialność ponoszą różni intendenci;

e) jeżeli, w związku z kontami zaliczkowymi dostępnymi na działania zewnętrzne, zobowiązania prawne muszą być podpisywane przez pracowników jednostek lokalnych, określonych w art. 254, zgodnie z instrukcjami właściwego intendenta, który zachowuje jednak pełną odpowiedzialność za transakcję podstawową;

f) [57] jeżeli instytucja przekazuje dyrektorowi międzyinstytucjonalnego urzędu europejskiego uprawnienia intendenta zgodnie z art. 174a ust. 1 rozporządzenia finansowego.

2. Jeżeli właściwy intendent, który podpisał zobowiązanie budżetowe jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres niezgodny z terminami zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status intendenta, zgodnie z art. 59 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 95

Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych

(art. 77 rozporządzenia finansowego)

W przypadku budżetowych zobowiązań globalnych, po których następuje kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy intendent rejestruje w rachunkach centralnych kwoty tych następujących indywidualnych zobowiązań prawnych. Właściwy intendent sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty zobowiązania globalnego, które je pokrywa.

Rejestracja w rachunkach wskazuje odniesienia zobowiązań globalnych w odniesieniu do których zobowiązania indywidualne są zapisywane.

Właściwy intendent rejestruje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych.

Artykuł 96

Wydatki administracyjne objęte zobowiązaniami tymczasowymi

(art. 76 rozporządzenia finansowego)

Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:

a) wydatki na pracowników bez względu na to, czy są oni objęci regulaminem pracowniczym, na inne zasoby ludzkie, emerytury i renty oraz na wynagrodzenie ekspertów;

b) wydatki odnoszące się do członków instytucji;

c) wydatki na szkolenia;

d) wydatki na konkursy, selekcję i rekrutację;

e) wydatki na wykonanie określonego zadania,

f) wydatki reprezentacyjne,

g) wydatki związane z posiedzeniami,

h) tłumaczy ustnych i/lub pisemnych zatrudnianych niezależnie;

i) wymiany urzędników,

j) powtarzające się koszty wynajmu nieruchomości i mienia ruchomego;

k) ubezpieczenia różne,

l) sprzątanie i utrzymanie,

m) wydatki związane z opieką społeczną;

n) korzystanie z usług telekomunikacyjnych;

o) opłaty finansowe;

p) koszty ochrony prawnej;

q) szkody, łącznie z odsetkami;

r) sprzęt roboczy;

s) wodę, gaz i energię elektryczną;

t) okresowe publikacje w wersji papierowej lub elektronicznej.

Sekcja 2

Stwierdzanie prawidłowości wydatków

Artykuł 97

Stwierdzanie prawidłowości i „dopuszczenie płatności”

(art. 79 rozporządzenia finansowego)

1. Stwierdzanie prawidłowości wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach towarzyszących w rozumieniu art. 104 potwierdzających tytuł wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie świadczonych, dostaw faktycznie zrealizowanych lub robót faktycznie przeprowadzonych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.

2. Właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty towarzyszące lub na własną odpowiedzialność, zapewnia, aby sprawdzenie zostało dokonane, przed podjęciem decyzji w sprawie stwierdzenia prawidłowości wydatków.

3. Decyzja w sprawie stwierdzenia prawidłowości wyrażona jest przez podpisanie formułą „dopuszczona płatność” dowodu kasowego przez właściwego intendenta, przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia, upoważnionego na mocy formalnej decyzji intendenta. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do celów przyszłych odniesień.

Artykuł 98

Dopuszczenie płatności umów w ramach zamówień publicznych

(art. 79 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności odpowiadających umowom w ramach zamówień publicznych, adnotacja „dopuszczenie płatności” poświadcza, że:

a) instytucja otrzymała i formalnie zarejestrowała fakturę sporządzoną przez wykonawcę;

b) sama faktura lub dokument wewnętrzny, towarzyszący otrzymanej fakturze, zostały opatrzone adnotacją „potwierdzona prawidłowość” i podpisane przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia i należycie upoważnionego przez właściwego intendenta;

c) wszystkie aspekty związane z fakturą zostały sprawdzone przez właściwego intendenta lub na jego odpowiedzialność, w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i ważności płatności, jako spłaty długu.

Adnotacja „potwierdzona prawidłowość”, określona w akapicie pierwszym lit. b) potwierdza, że usługi przewidziane w umowie zostały prawidłowo wykonane lub, że dostawy przewidziane w umowie zostały prawidłowo zrealizowane lub, że roboty przewidziane w umowie zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót, urzędnik lub inny pracownik właściwy z technicznego punktu widzenia opracowuje tymczasowe zaświadczenie przyjęcia, następnie końcowe świadectwo przyjęcia pod koniec okresu gwarancji ustanowionego w umowie. Oba te zaświadczenia są ważne z adnotacją „potwierdzona prawidłowość”.

Artykuł 99

Dopuszczenie płatności dotacji

(art. 79 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności odpowiadających dotacjom, adnotacja „dopuszczona płatność” zaświadcza, że:

a) instytucja otrzymała i formalnie zarejestrowała wniosek o płatność sporządzony przez beneficjenta;

b) sam wniosek o płatność lub wewnętrzny dokument towarzyszący otrzymanemu wnioskowi o płatność, został opatrzony adnotacją „potwierdzona prawidłowość” i podpisany przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia, upoważnionego przez właściwego intendenta; przez taką adnotację, potwierdza on, że działanie lub program pracy realizowany przez beneficjenta jest w całym zakresie zgodny z umową w sprawie przyznania dotacji;

c) wszystkie aspekty wniosku o płatność zostały sprawdzone przez właściwego intendenta lub na jego odpowiedzialność, w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i ważności płatności jako spłaty długu.

Artykuł 100

Dopuszczenie płatności wydatków personalnych

(art. 79 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom personalnym, adnotacja „dopuszczenie płatności” potwierdza istnienie następujących dokumentów towarzyszących:

a) w zakresie wynagrodzenia miesięcznego:

(i) pełna lista pracowników określająca wszystkie składniki wynagrodzenia.

(ii) formularz (ankieta danych osobowych) oparty na decyzjach podjętych w każdym indywidualnym przypadku, wskazujący, gdy taka zmiana ma miejsce, wszelkie zmiany jakichkolwiek składników wynagrodzenia;

(iii) w przypadku zatrudnienia lub mianowania, poświadczona za zgodność z oryginałem kopię decyzji o zatrudnieniu lub mianowaniu, która towarzyszy zatwierdzeniu pierwszej wypłaty wynagrodzenia,

b) w odniesieniu do innych rodzajów wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie pracowników opłacanych za godziny lub dni: oświadczenie podpisane przez upoważnionego członka personelu, zawierające informacje o przepracowanych dniach lub godzinach;

c) w odniesieniu do nadgodzin: oświadczenie podpisane przez upoważnionego członka personelu, potwierdzające liczbę przepracowanych nadgodzin;

d) w zakresie kosztów:

(i) polecenie wyjazdu podpisane przez właściwy organ,

(ii) zestawienie kosztów wyjazdów służbowych, podpisane przez członka personelu odbywającego wyjazd i przez jego administracyjnego przełożonego, któremu przekazano odpowiednie uprawnienia, wskazujące w szczególności miejsce wykonania określonego zadania, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce wykonania określonego zadania, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów towarzyszących;

e) w zakresie innych kosztów osobowych: dokumenty towarzyszące dotyczące decyzji stanowiących podstawę dokonania wydatków i określające wszystkie składniki obliczenia.

Artykuł 101

Forma materialna dopuszczenia płatności<

(art. 79 rozporządzenia finansowego)

W systemie nieskomputeryzowanym ^>dopuszczenie płatności przyjmuje formę pieczęci, obejmującej podpis właściwego intendenta lub upoważnionego przez niego członka personelu o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 97. W systemie skomputeryzowanym ^>dopuszczenie płatności< przyjmuje formę zatwierdzenia przy użyciu bezpiecznego hasła, dokonanego przez właściwego intendenta lub upoważnionego przez niego członka personelu o odpowiednich kompetencjach technicznych.

Sekcja 3

Autoryzacja płatności

Artykuł 102

Kontrole płatności przez intendenta

(art. 80 rozporządzenia finansowego)

Przy sporządzaniu zlecenia płatności, właściwy intendent zapewnia, aby:

a) zlecenie płatnicze zostało prawidłowo wydane, co oznacza, że odpowiednia decyzja o zatwierdzeniu została podjęta uprzednio w formie „dopuszczenia płatności”, że dane szczegółowe płatnika są poprawne oraz że kwota jest należna;

b) zlecenie płatnicze odpowiada zobowiązaniu budżetowemu w odniesieniu do którego jest zapisane;

c) wydatek został umieszczony we właściwej pozycji budżetu,

d) środki są dostępne.

Artykuł 103

Obowiązkowe dane szczegółowe na zleceniach płatniczych i przekazywanie do księgowego

(art. 80 rozporządzenia finansowego)

1. Zlecenie płatnicze określa:

a) rok budżetowy w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;

b) artykuł budżetu lub inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą być stosowane;

c) odniesienia do zobowiązania prawnego, stanowiącego podstawę tytułu do płatności;

d) odniesienia do zobowiązania budżetowego w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;

e) kwota do zapłaty, wyrażona w euro;

f) nazwisko, adres i dane szczegółowe rachunku bankowego płatnika;

g) cel wydatku;

h) formę zapłaty;

i) wpis pozycji do inwentarza zgodnie z art. 222.

2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, następnie przesyłane księgowemu.

Sekcja 4

Realizacja wydatków

Artykuł 104

Dokumenty towarzyszące

(art. 81 rozporządzenia finansowego)

1. [58] Prefinansowanie, łącznie z przypadkami, w których jest ono podzielone na szereg płatności, realizowane jest na podstawie umowy, decyzji, porozumienia lub aktu podstawowego lub też na podstawie dokumentów towarzyszących, które umożliwiają sprawdzenie zgodności finansowanych działań z warunkami umowy, decyzji lub porozumienia, których to dotyczy. W przypadkach gdy data prefinansowania jest określona w wymienionych instrumentach prawnych, płatność należnej kwoty dokonywana jest bez konieczności składania dodatkowego wniosku o płatność.

Płatności zaliczkowe i spłaty sald oparte są na dokumentach towarzyszących, które umożliwiają sprawdzenie, czy finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z aktem podstawowym, decyzją korzystną dla beneficjenta lub warunkami umowy albo porozumienia zawartego z beneficjentem.

2. Właściwy intendent ustanawia zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, charakter dokumentów towarzyszących, określonych w ust. 1, zgodnie z aktem podstawowym i umowami oraz porozumieniami, zawartymi z beneficjentem. Przejściowe i końcowe sprawozdania z wykonania technicznego i finansowego stanowią dokumenty towarzyszące do celów ust. 1.

3. Dokumenty towarzyszące przechowywane są przez właściwego intendenta zgodnie z art. 48 i 49.

Artykuł 105

Zapisywanie płatności finansowanych z góry i płatności zaliczkowych

(art. 81 rozporządzenia finansowego)

1. Płatności finansowane z góry ma na celu umożliwienie beneficjentowi dokonania finansowania z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności.

2. Płatność zaliczkowa, która może się powtarzać, ma na celu zwrócenie wydatków poniesionych przez beneficjenta na podstawie zestawienia wydatków w trakcie trwania działań. Może ona rozliczyć płatności finansowane z góry w całości lub częściowo, bez uszczerbku dla przepisów aktu podstawowego.

3. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i rozlicza wszystkie poprzedzające płatności lub zlecenie windykacji.

Sekcja 5

Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł 106

Terminy płatności i odsetki za zwłokę

(art. 83 rozporządzenia finansowego)

1. Kwoty należne wypłacane są w ciągu nie więcej niż czterdziestu pięciu dni kalendarzowych od dnia, w którym dopuszczalny wniosek o płatność zarejestrowany jest przez upoważniony departament właściwego intendenta; termin płatności oznacza dzień, w którym zaciągnięty został debet na rachunku instytucji.

Wniosek o płatność nie jest dopuszczalny, jeżeli co najmniej jeden z zasadniczych wymagań nie został spełniony.

W przypadkach gdy wniosek o płatność nie jest dopuszczalny, intendent powiadamia wykonawcę lub beneficjenta w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania pierwotnego wniosku o płatność. W powiadomieniu tym intendent opisuje wszystkie niedociągnięcia we wniosku. [59]

2. Termin płatności określony w ust. 1 wynosi trzydzieści dni kalendarzowych na płatności odnoszące się do zamówień na usługi lub dostawy, z wyjątkiem wypadków, gdy umowa przewiduje inaczej.

3. [60] W odniesieniu do zamówień oraz umów i decyzji w sprawie dotacji, w ramach których płatność jest uzależniona od zatwierdzenia sprawozdania lub poświadczenia, termin do celów okresów płatności, o których mowa w ust. 1 i 2, rozpoczyna swój bieg z chwilą zatwierdzenia danego sprawozdania lub zaświadczenia. Beneficjent zostaje bezzwłocznie poinformowany.

Termin przyznany na zatwierdzenie nie może przekroczyć:

a) 20 dni kalendarzowych w odniesieniu do bezpośrednich zamówień odnoszących się do dostaw towarów i usług;

b) 45 dni kalendarzowych w odniesieniu do innych zamówień oraz umów i decyzji w sprawie przyznania dotacji;

c) 60 dni kalendarzowych w odniesieniu do zamówień oraz umów i decyzji w sprawie dotacji dotyczących usług technicznych, które są szczególnie trudne do oceny.

W każdym przypadku wykonawca lub beneficjent powiadamiany jest z wyprzedzeniem, że dokonanie płatności może się opóźnić w związku z procedurą zatwierdzenia sprawozdania.

Właściwy intendent powiadamia beneficjenta oficjalnym pismem o wszelkich przypadkach zawieszenia okresu przeznaczonego na zatwierdzenie sprawozdania lub poświadczenia.

Właściwy intendent może również podjąć decyzję o zatwierdzeniu sprawozdania lub poświadczenia i płatności w jednym terminie. Termin ten nie może przekraczać stosownych łącznych maksymalnych terminów na zatwierdzenie sprawozdania lub poświadczenia oraz dokonanie płatności.

4. Właściwy intendent może zawiesić termin płatności przez powiadomienie wierzycieli, w każdym momencie w trakcie trwania okresu, określonego w ust. 1, że wniosek o płatność nie może zostać spełniony, ponieważ kwota nie jest należna lub ponieważ odpowiednie dokumenty towarzyszące nie zostały przedstawione. Jeżeli informacja dotrze do wiadomości właściwego intendenta, który poddaje w wątpliwość kwalifikację wydatków, które znajdują się we wniosku o płatność, intendent może zawiesić termin płatności do celu dalszej weryfikacji, łącznie z kontrolami na miejscu, w celu zapewnienia przed dokonaniem płatności, aby wydatki faktycznie kwalifikowały się. Intendent bezzwłocznie powiadamia zainteresowanego wykonawcę lub beneficjenta oraz podaje przyczyny zawieszenia. [61]

Termin do celów pozostałego okresu płatności rozpoczyna się i biegnie od dnia, w którym prawidłowo sformułowany wniosek o płatność jest po raz pierwszy zarejestrowany.

5. [62] Po upłynięciu terminów ustanowionych w ust. 1, 2 i 3 wierzyciel ma prawo do otrzymania odsetek zgodnie z następującymi przepisami:

a) wysokość odsetek odpowiada stopom procentowym określonym w art. 86 ust. 2 akapit pierwszy;

b) odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego następującego po upływie terminu płatności do dnia zapłaty. W drodze wyjątku, odsetki obliczone zgodnie z przepisami akapitu pierwszego, równe kwocie 200 EUR bądź niższe od tej kwoty, podlegają uiszczeniu jedynie wtedy, gdy wierzyciel tego zażąda w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności.

Akapity pierwszy i drugi nie stosują się do państw członkowskich.

6. [63] Każda instytucja przedkłada władzy budżetowej sprawozdanie na temat dotrzymania oraz zawieszenia biegu terminów określonych w ust. 1-5. Sprawozdanie Komisji załączane jest do skróconego rocznego sprawozdania z działalności, określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Systemy informatyczne

Artykuł 107

Opis systemów informatycznych

(art. 84 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli systemy i podsystemy komputerowe są używane do przetwarzania operacji wykonania budżetu, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.

Każdy opis określa zawartość wszystkich obszarów danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnego śladu rewizyjnego dla każdej operacji.

Artykuł 108

Okresowe zabezpieczanie

(art. 84 rozporządzenia finansowego)

Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zabezpieczane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.

ROZDZIAŁ 8

Audytor wewnętrzny

Artykuł 109

Wyznaczanie audytora wewnętrznego

(art. 85 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja wyznacza swojego audytora wewnętrznego, zgodnie z ustaleniami, dostosowanymi do jej cech szczególnych i wymogów. Instytucja powiadamia władzę budżetową o wyznaczeniu audytora wewnętrznego.

2. Każda instytucja ustala, zgodnie z jej specyficznymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania kontroli wewnętrznej z należytym stosowaniem międzynarodowych norm, dotyczących kontroli wewnętrznej.

3. Instytucja może wyznaczyć na audytora wewnętrznego na mocy jej szczególnych uprawnień, urzędnika lub innego pracownika, objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli Państw Członkowskich.

4. Jeżeli dwie lub więcej instytucji wyznaczą tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, jak przewiduje art. 114.

5. Instytucja powiadamia władzę budżetową, kiedy obowiązki audytora wewnętrznego dobiegają końca.

Artykuł 110

Zasoby operacyjne

(art. 86 rozporządzenia finansowego)

Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą i kartę obowiązków, zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.

Artykuł 111

Program działań

(art. 86 rozporządzenia finansowego)

1. Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program pracy i przekazuje go do instytucji.

2. Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli, nie włączonych do programu pracy określonego w ust. 1.

Artykuł 112

Sprawozdania audytora wewnętrznego

(art. 86 rozporządzenia finansowego)

1. Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z kontroli wewnętrznej przewidziane w art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, główne wydane zalecenia i działania podjęte w sprawie tych zaleceń.

Roczne sprawozdanie określa również wszelkie problemy systemowe, wykryte przez wyspecjalizowany zespół, utworzony na podstawie art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

2. Każda instytucja rozważa, czy zalecenia wydane w sprawozdaniach audytora wewnętrznego są odpowiednie dla wymiany najlepszych praktyk z innymi instytucjami.

3. [64] Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami oraz zapewnia podjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tej zasady.

Artykuł 113

Niezależność

(art. 87 rozporządzenia finansowego)

Audytor wewnętrzny korzysta z całkowitej niezależności w przeprowadzaniu kontroli. Nie może otrzymywać poleceń, ani też nie może być ograniczony w żaden sposób, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które, w wyniku jego mianowania, powierzone mu są na podstawie rozporządzenia finansowego.

Artykuł 114

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego

(art. 87 rozporządzenia finansowego)

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego, jako urzędnika lub innego pracownika podlegającego regulaminowi pracowniczemu, może być zakwestionowana przez samą instytucję jedyniena warunkach określonych w tym artykule.

Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję w sprawie przeprowadzenia dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może zaangażować w dochodzenie, na jej własną bezpośrednią odpowiedzialność, jednego lub wielu urzędników w stopniu równym lub wyższym niż stopień odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia, poglądy zainteresowanej strony są brane pod uwagę.

Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która następnie jest przesłuchiwana przez instytucję w sprawach objętych sprawozdaniem.

Na podstawie sprawozdania i przesłuchania instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą procedurę lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22 i 86 oraz załącznikiem IX regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe zgłaszane są zainteresowanym stronom i przekazywane do celów informacyjnych innym instytucjom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzjieprzed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

Artykuł 115

Skarga przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich

(art. 87 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy, audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio przed Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach wszelkichczynności, odnoszących się do wykonywania jego obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi być wniesioae w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.

Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 Regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich. [65]

TYTUŁ V

ZAMÓWIENIA

ROZDZIAŁ 1

Postanowienia ogólne

Sekcja 1

Zakres i udzielanie zamówień

Artykuł 116

Definicje i zakres

(art. 88 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia dotyczące budynków obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, prawo użytkowania, leasing, wynajem lub kupno na raty, z opcją zakupu lub bez, ziemi, istniejących budynków i innych nieruchomości.

2. Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, wynajem lub kupno na raty, z lub bez opcji zakupu, produktów. Zamówienie na dostawę produktów i dodatkowo na prace montażowe i instalacyjne uznaje się za zamówienie na dostawy.

3. Zamówienia na roboty budowlane obejmują realizację lub zarówno realizację, jak i projekt robót lub obiektów dotyczących jednego z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku I do dyrektywy nr 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁴), lub realizację, niezależnie od środków, obiektów odpowiadających potrzebom określonym przez instytucję zamawiającą. Terminem „roboty” określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

4. Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi budynków. Usługi te są wymienione w załącznikach II A i II B do dyrektywy 2004/18/WE.

5. Zamówienie obejmujące zarówno produkty, jak i usługi uważane jest za zamówienie na usługi, jeżeli wartość danych usług przekracza wartość produktów, objętych zamówieniem.

Zamówienie obejmujące usługi i wyłącznie roboty dodatkowe w stosunku do głównego przedmiotu zamówienia, uważane jest za zamówienie na usługi.

Zamówienie obejmujące zarówno usługi objęte załącznikiem II A, jak i załącznikiem II B dyrektywy 2004/18/WE uważane jest za objęte załącznikiem II A, jeżeli wartość usług zawartych w tym Załączniku przekracza wartość usług wskazanych w załączniku II B.

5a. Kwalifikacja poszczególnych typów zamówień opiera się na wzorcowej nomenklaturze, która tworzy wspólny słownik zamówień (CPV) w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁵).

W przypadku rozbieżności między nomenklaturą CPV i nomenklaturą statystyczną działalności gospodarczej we Wspólnocie Europejskiej (NACE), o której mowa w załączniku I do dyrektywy 2004/18/WE, lub między nomenklaturą CPV i nomenklaturą centralnej klasyfikacji produktów (CPC) (wersja tymczasowa), o której mowa w załączniku II do wymienionej dyrektywy, pierwszeństwo ma odpowiednio nomenklatura NACE lub CPC.

6. Terminy „wykonawca”, „dostawca” i „usługodawca” odnoszą się do wszelkich osób fizycznych lub prawnych, organów publicznych lub grup tych osób/organów, które oferują odpowiednio wykonanie prac i/lub robót, dostawę produktów lub świadczenie usług na rynku. Termin „podmiot gospodarczy” odnosi się zarówno do wykonawcy, dostawcy, jak i usługodawcy. Podmiot gospodarczy, który złożył ofertę, określany jest jako „oferent”. Podmioty, które zgłosiły się z wnioskiem o dopuszczenie do wzięcia udziału w procedurze ograniczonej, w dialogu konkurencyjnym lub procedurze negocjacyjnej, określane są jako „kandydaci”. [66]

Konsorcja podmiotów gospodarczych są uprawnione do złożenia oferty lub wniosku. Dla potrzeb złożenia oferty lub wniosku instytucje zamawiające mogą jedynie wymagać, aby konsorcja podmiotów gospodarczych miały określoną formę prawną, jednak konsorcjum, które zostanie wybrane, może zostać zobowiązane do przyjęcia określonej formy prawnej w chwili udzielenia zamówienia, jeżeli zmiana ta jest niezbędna w celu zapewnienia właściwej realizacji zamówienia.

7. Departamenty instytucji wspólnotowych uważane są za instytucje zamawiające, chyba że zawierają między sobą porozumienia administracyjne, które mają na celu wykonanie usług, dostawę produktów lub wykonanie robót.

Artykuł 117

Umowy ramowe i umowy szczególne

(art. 88 rozporządzenia finansowego)

1. [67] Gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z wieloma podmiotami gospodarczymi, podmiotów tych powinno być co najmniej trzy, o ile występuje wystarczająca liczba podmiotów gospodarczych, które odpowiadają kryteriom wyboru, lub wystarczająca liczba ofert spełniających kryteria udzielania zamówień.

Umowa ramowa zawarta z wieloma podmiotami gospodarczymi może mieć formę umów oddzielnych, ale zawartych na tych samych warunkach.

Czas trwania umów ramowych nie może przekroczyć czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi uzasadnionymi w szczególności przez przedmiot umowy ramowej. W sektorach, dla których charakterystyczny jest szybki rozwój technologiczny i zmiany cen, umowy ramowe, w przypadku których nie jest przewidywane ponowne otwieranie procedury konkursowej, zawierają warunek, zgodnie z którym podlegają one albo przeglądowi średnioterminowemu albo systemowi analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu średnioterminowego okaże się, że ustalone początkowo warunki przestały przystawać do tendencji cenowych bądź rozwoju technologicznego, instytucja zamawiająca może nie korzystać z odnośnej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie kroki, aby ją rozwiązać.

2. Umowy szczególne oparte na umowach ramowych zawierane są, zgodnie z warunkami tych umów, między instytucjami zamawiającymi i podmiotami gospodarczymi, będącymi pierwotnymi stronami tych umów ramowych.

Przy zawieraniu umów szczególnych strony nie mogą wnosić zasadniczych zmian do warunków ustalonych w umowie ramowej, szczególnie w przypadku wskazanym w ust. 3.

3. Gdy umowa ramowa jest zawarta tylko z jednym podmiotem gospodarczym, umowy szczególne są zawierane na warunkach ustalonych w umowie ramowej.

Przy zawieraniu umów szczególnych instytucje zamawiające mogą w formie pisemnej skonsultować się z podmiotem gospodarczym będącym stroną umowy ramowej zwracając się do niego, w razie potrzeby, o uzupełnienie jego oferty.

4. Zawieranie umów szczególnych opartych na umowach ramowych zawartych z wieloma podmiotami gospodarczymi odbywa się na poniższych warunkach:

a) poprzez zastosowanie warunków ustalonych w umowie ramowej, bez ponownego ubiegania się o zamówienie;

b) w przypadku gdy nie wszystkie warunki są ustalone w umowie, po ponownym ubieganiu się o zamówienie przez strony w oparciu o te same warunki, w razie potrzeby z ich dokładniejszym określeniem i, jeżeli występuje taka sytuacja, w oparciu o inne warunki wskazane w specyfikacjach umowy ramowej.

Przy każdej umowie szczególnej, która ma być oparta na warunkach przewidzianych w lit. b) akapit pierwszy, instytucje zamawiające konsultują się w formie pisemnej z podmiotami gospodarczymi, które są w stanie wykonać przedmiot zamówienia, ustalając wystarczająco długi termin na złożenie ofert. Oferty są składane w formie pisemnej. Instytucje zamawiające zawierają każdą umowę szczególną z oferentem, który przedstawił najlepszą ofertę w oparciu o kryteria udzielania podane w specyfikacjach umowy ramowej.

5. Wyłącznie umowy szczególne oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.

Sekcja 2

Publikacja

Artykuł 118

Publikowanie zamówień objętych dyrektywą 2004/18/WE, z wyjątkiem zamówień objętych załącznikiem II B

(art. 90 rozporządzenia finansowego)

1. Publikacja w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub wyższa niż progi wskazane w art. 157 i 158, obejmuje wstępne ogłoszenie informacyjne, ogłoszenie o zamówieniu lub uproszczone ogłoszenie o zamówieniu oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.

2. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest ogłoszeniem, poprzez które instytucje zamawiające zawiadamiają, orientacyjnie, o przewidywanej wartości całkowitej zamówień i umów ramowych, według kategorii usług lub grup produktów lub o zasadniczych cechach zamówień na roboty budowlane, jakie zamierzają udzielić w ciągu roku budżetowego, za wyjątkiem zamówień według procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Jest ono obowiązkowe jedynie wówczas gdy szacowana wartość całkowita zamówień jest równa lub wyższa niż progi ustanowione w art. 157 oraz wówczas gdy instytucja zamawiająca zamierza skorzystać z możliwości skrócenia terminów przyjmowania ofert zgodnie z art. 140 ust. 4.

Wstępne ogłoszenie informacyjne jest publikowane przez Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (OPOCE) lub przez same instytucje zamawiające w ramach „profilu nabywcy” określonego w załączniku VIII pkt 2 lit. b) dyrektywy 2004/18/WE.

Wstępne ogłoszenie informacyjne jest wysyłane do OPOCE lub publikowane w ramach „profilu nabywcy” najwcześniej jak to możliwe i nie później niż do dnia 31 marca każdego roku budżetowego w przypadku zamówień na dostawy i usługi oraz, w przypadku zamówień na roboty budowlane, najwcześniej jak to możliwe po decyzji zatwierdzającej program tych zamówień.

Instytucje zamawiające, które publikują wstępne ogłoszenie informacyjne w ramach swojego profilu nabywcy, przesyłają do OPOCE w formie elektronicznej, przy zachowaniu formatu i procedur przesyłania ogłoszeń określonych w załączniku VIII pkt 3 dyrektywy 2004/18/CE, zawiadomienie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego w ramach profilu nabywcy.

3. Ogłoszenie o zamówieniu jest środkiem na poinformowanie przez instytucje zamawiające o ich zamiarze wszczęcia procedury przetargowej lub umowy ramowej lub też zastosowania systemu zamówień dynamicznych, o którym mowa w art. 125a. Bez uszczerbku dla zamówień podpisanych w wyniku procedury negocjacyjnej, o której mowa w art. 126, ogłoszenie o zamówieniu jest obowiązkowe w odniesieniu do następujących zamówień: zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub wyższa niż progi określone w art. 158 ust. 1 lit. a) i c); zamówień związanych z badaniami naukowymi i rozwojem, wymienionych w kategorii 8 załącznika II A do dyrektywy 2004/18/WE, których szacunkowa wartość jest równa lub wyższa niż próg określony w art. 158 ust. 1 lit. b) niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do zamówień na badania i rozwój. Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczególnych opartych na umowach ramowych.

Instytucje zamawiające, które zamierzają udzielić szczególne zamówienie w oparciu o system zamówień dynamicznych, przekazują swój zamiar poprzez uproszczone ogłoszenie o zamówieniu.

W procedurze otwartej ogłoszenie o zamówieniu określa termin, czas oraz, tam gdzie stosowne, miejsce posiedzenia komitetu otwierającego, który jest otwarty dla oferentów.

Instytucje zamawiające precyzują, czy dopuszczają, czy też nie warianty i minimalne poziomy wymaganych zdolności w przypadku skorzystania z możliwości przewidzianej w art. 135 ust. 2 akapit drugi. Wskazują kryteria selekcji, które zamierzają zastosować, ustanowione w art. 135, minimalną przewidywaną liczbę kandydatów do zaproszenia, i w razie potrzeby ich liczbę maksymalną, a także kryteria obiektywne i niedyskryminujące, jakie zamierzają zastosować, aby ograniczyć tę liczbę, zgodnie z art. 123 ust. 1 akapit drugi.

W przypadku gdy dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert są w sposób bezpośredni i pełny ogólnodostępne w postaci elektronicznej, szczególnie w systemach zamówień dynamicznych, o których mowa w art. 125a w ogłoszeniu o zamówieniu, należy podać adres strony internetowej, na której można zapoznać się z tymi dokumentami.

Instytucje zamawiające, zamierzające zorganizować konkurs, wydają ogłoszenie informujące o ich zamiarze.

W stosownych przypadkach instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, że procedura przetargowa jest międzyinstytucjonalną procedurą przetargową. Wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu podane są instytucje, agencje wykonawcze lub organy określone w art. 185 rozporządzenia finansowego zaangażowane w procedurę przetargową, instytucja odpowiedzialna za procedurę przetargową oraz całko-wita wielkość zamówień dla tych instytucji, agencji wykonawczych lub organów. [68]

4. [69] Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia określa wynik procedury przetargowej, umów ramowych lub zamówień opartych na systemie zamówień dynamicznych. W przypadku zamówień, których wartość jest równa lub wyższa niż progi, ustanowione w art. 158, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest obowiązkowe. Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczególnych opartych na umowach ramowych.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Urzędu Publikacji) nie później niż w 48 dni kalendarzowych po podpisaniu zamówienia lub umowy ramowej. Jednakże ogłoszenia o zamówieniach oparte na systemie zamówień dynamicznych mogą być grupowane kwartalnie. W takim przypadku są one wysyłane do Urzędu Publikacji nie później niż w ciągu 48 dni od końca danego kwartału.

Instytucje zamawiające, które zorganizowały konkurs, wysyłają do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie dotyczące jego wyników.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji również w przypadku zamówienia bądź umowy ramowej o wartości równej wartości progowej określonej w art. 158 bądź wyższej i udzielonych według procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiednim czasie pozwalającym na publikację przed podpisaniem zamówienia, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 158a ust. 1.

Informacje dotyczące wartości i wykonawców umów szczególnych opartych na umowach ramowych w danym roku budżetowym są publikowane na stronie internetowej instytucji zamawiającej najpóźniej do dnia 31 marca roku następującego po zakończeniu bieżącego roku budżetowego, jeśli w rezultacie zawarcia umowy szczególnej przekroczone zostają określone w art. 158 wartości progowe bądź gdy łączna wielkość umów szczególnych jest wyższa od tych wartości progowych.

5. Ogłoszenia są sporządzane zgodnie ze wzorami przyjętymi przez Komisję w zastosowaniu dyrektywy 2004/18/WE.

Artykuł 119

Publikowanie zamówień nieobjętych dyrektywą 2004/18/WE oraz zamówień objętych załącznikiem II B

(art. 90 rozporządzenia finansowego)

1. [70] Zamówienia, których wartość jest niższa od progów ustanowionych w art. 158, oraz zamówienia na usługi, określone w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE, są przedmiotem odpowiedniej publikacji, mającej na celu zapewnienie konkurencyjnego przetargu i bezstronność procedur przetargowych. Ogłaszanie to obejmuje:

a) [71] jeżeli nie opublikowano ogłoszenia o zamówieniu, określonego w art. 118 ust. 3, ogłoszenie o wezwaniu do okazania zainteresowania zamówieniem, obejmujące podobny przedmiot o wartości wyższej niż kwota określona w art. 128 ust. 1;

b) [72] roczną publikację listy wykonawców, określającą przedmiot i wartość udzielonego zamówienia dla umów o wartości większej niż 25 000 EUR.

2. Lista wykonawców, którym udzielono zamówienia dotyczące nieruchomości oraz zamówienia określone jako tajne, wskazane w art. 126 ustęp 1 lit. j), publikowana jest corocznie, wraz ze wskazaniem przedmiotu i wartości udzielonego zamówienia. Lista ta jest przesyłana do władzy budżetowej. W przypadku Komisji zostaje ona załączona do podsumowania rocznego sprawozdania z działalności, o którym mowa w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

3. [73] Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota określona w art. 128 ust. 1 przesyłane są do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; roczna lista wykonawców przesyłana jest nie później niż do dnia 31 marca po zakończeniu roku budżetowego.

Ogłoszenia ex ante i roczna publikacja listy wykonawców innych zamówień zamieszczane są na stronach internetowych instytucji; publikacja ex post ma miejsce nie później niż do dnia 31 marca następnego roku budżetowego. Publikacja może również zostać zamieszczona w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich

Artykuł 120

Publikacja ogłoszeń

(art. 90 rozporządzenia finansowego)

1. Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich publikuje ogłoszenia określone w art. 118 i 119 w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich nie później niż w ciągu dwunastu dni kalendarzowych od ich przesłania.

Okres wskazany w akapicie pierwszym jest skrócony do pięciu dni kalendarzowych w przypadku procedur przyspieszonych określonych w art. 142.

2. Zamawiający musi być w stanie udowodnić datę wysłania.

Artykuł 121

Inne formy ogłaszania

(art. 90 rozporządzenia finansowego)

Poza ogłaszaniem, przewidzianym w art. 118, 119 i 120, zamówienia mogą być ogłaszane w każdy inny sposób, mianowicie w formie elektronicznej. Ogłoszenia takie odnoszą się do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, jak przewidziano w art. 120, jeżeli taka publikacja miała miejsce i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jest wyłącznym ogłoszeniem autentycznym.

Ogłoszenia te nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.

Sekcja 3

Procedury przetargowe

Artykuł 122

Rodzaje procedur przetargowych

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia udzielane są poprzez zaproszenie do składania ofert, przy zastosowaniu procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej, po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu lub przy zastosowaniu procedury negocjacyjnej, bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, tam gdzie jest to stosowne, w następstwie przeprowadzenia konkursu.

2. Zaproszenie do składania ofert otwierane jest, jeżeli wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze mogą złożyć ofertę. Dotyczy to również systemów zamówień dynamicznych, o których mowa w art. 125a.

Zaproszenia do składania ofert są ograniczone wówczas jeżeli wszystkie podmioty gospodarcze mogą wnioskować o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ale tylko kandydaci spełniający kryteria wyboru określone w art. 135 oraz podmioty zapraszane równocześnie i w formie pisemnej przez instytucje zamawiające mogą składać ofertę lub rozwiązania w ramach procedury dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 125b.

Etap selekcji może być powtarzany w odniesieniu do każdego poszczególnego zamówienia, również w ramach dialogu konkurencyjnego, lub być obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów, zgodnie z procedurą ograniczoną, określoną w art. 128.

3. W procedurze negocjacyjnej instytucje zamawiające zasięgają opinii wybranych kandydatów, którzy spełniają kryteria selekcji ustanowione w art. 135 i negocjują warunki zamówienia z jednym z lub z wieloma z nich.

W procedurach negocjacyjnych, jeżeli ogłoszenie o zamówieniu jest opublikowane, zgodnie z art. 127, instytucje zamawiające równocześnie i w formie pisemnej zapraszają wybranych kandydatów do negocjacji.

4. Konkursami są procedury, z nagrodami lub bez, umożliwiające instytucji zamawiającej uzyskanie planu lub projektu, wybranego przez komisję konkursową, przede wszystkim w dziedzinie architektury, inżynierii lądowej i wodnej lub przetwarzania danych.

Artykuł 123

Liczba kandydatów w procedurach ograniczonej i negocjacyjnej

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. W procedurze ograniczonej, włączając procedurę określoną w art. 128, liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod warunkiem, że wystarczająca liczba kandydatów spełni kryteria selekcji.

Instytucja zamawiająca może również dopuścić maksymalnie dwudziestu kandydatów, w zależności od przedmiotu zamówienia oraz na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów selekcji. W takich przypadkach, zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert, określonych w art. 118 i 119.

W każdym przypadku liczba kandydatów, zaproszonych do składania ofert powinna być wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

2. W procedurach negocjacyjnych oraz po dialogu konkurencyjnym, musi być co najmniej trzech kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do składania ofert, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru. [74]

Liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert powinna być wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

Przepisy akapitu pierwszego i drugiego nie stosują się do:

a) zamówień dotyczących bardzo małych kwot, wymienionych w art. 129 ust. 3;

b) zamówień na usługi prawnicze w rozumieniu załącznika II B do dyrektywy 2004/18/WE;

c) zamówień określonych jako tajne, wymienionych w art. 126 ust. 1 lit. j).

3. W przypadku gdy liczba kandydatów, spełniających kryteria selekcji i poziomy minimalne, jest mniejsza od minimalnej liczby przewidzianej w ust. 1 i 2, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę poprzez zaproszenie jednego lub wielu kandydatów posiadających wymagane zdolności. Natomiast nie może włączać do procedury innych podmiotów gospodarczych, które nie zwróciły się o uczestnictwo, ani też kandydatów, którzy nie posiadają wymaganych zdolności.

Artykuł 124

Uzgodnienia dotyczące procedur negocjacyjnych

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

Instytucje zamawiające negocjują z oferentami oferty, które złożyli w celu dostosowania ich do wymogów, wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu, określonym w art. 118 lub w specyfikacjach i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia oferty, która proponuje najlepszą wartość.

W trakcie negocjacji, instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania dla wszystkich oferentów.

W przypadku gdy instytucje zamawiające mogą złożyć zamówienia, stosując procedurę negocjacyjną po wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z art. 127, mogą one przeprowadzić procedurę negocjacyjną w kolejnych etapach, tak aby ograniczyć liczbę ofert stanowiących przedmiot negocjacji, stosując kryteria przyznawania wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach. Możliwość taką należy zaznaczyć w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach.

Artykuł 125

Konkursy

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Zasady organizacji konkursu są przekazywane do podmiotów zainteresowanych wzięciem udziału w konkursach.

Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursach musi być wystarczająca, aby zapewnić prawdziwą konkurencję.

2. Komisja konkursowa wyznaczana jest przez właściwego intendenta. Komisja konkursowa składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z uczestnikami konkursu. Jeżeli od uczestników konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia część członków komisji powinna posiadać te same lub równoważne kwalifikacje.

Komisja konkursowa wydaje niezależne opinie. Jej opinie przyjmowane są na podstawie projektów przedłożonych jej anonimowo przez kandydatów i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.

3. Propozycje komisji konkursowej, oparte na cechach każdego projektu oraz jej uwagi rejestrowane są w sprawozdaniu, podpisywanym przez jej członków.

Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania opinii komisji konkursowej.

Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez komisję konkursową do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu wyjaśnienia projektu. Następnie sporządzany jest pełny protokół z przeprowadzonego dialogu.

4. Instytucja zamawiająca następnie podejmuje decyzję, podając nazwę (nazwisko) i adres wybranego kandydata oraz uzasadnienie wyboru, przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli różni się ona od propozycji zawartej w opinii komisji konkursowej.

Artykuł 125a

System zamówień dynamicznych

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. System zamówień dynamicznych, o którym mowa w art. 1 ust. 6 i art. 33 dyrektywy 2004/18/WE, jest w pełni elektronicznym procesem dokonywania bieżących zakupów, otwartym przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który odpowiada kryteriom selekcji i który złożył orientacyjną ofertę zgodnie ze specyfikacjami i z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi. Oferty orientacyjne mogą zostać w każdej chwili poprawione, pod warunkiem że nadal będą zgodne ze specyfikacjami.

2. Do celów wprowadzenia systemu zamówień dynamicznych instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, które precyzuje, że chodzi o system zamówień dynamicznych oraz zawiera adres strony internetowej, na której można zapoznać się ze specyfikacjami i wszelkimi dodatkowymi dokumentami w sposób nieograniczony, bezpośredni i pełny, od chwili opublikowania ogłoszenia do chwili zamknięcia systemu.

Instytucje zamawiające wskazują w specyfikacjach, między innymi, charakter przewidywanych i objętych systemem zamówień, a także wszelkie niezbędne informacje na temat systemu zamówień, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz ustalenia i specyfikacje techniczne połączeń.

3. Na cały czas obowiązywania systemu zamówień dynamicznych instytucje zamawiające umożliwiają każdemu podmiotowi gospodarczemu przedstawienie oferty orientacyjnej w celu jego dopuszczenia do systemu na warunkach określonych w ust. 1. Instytucje dokonują oceny w maksymalnym terminie piętnastu dni od przedstawieni oferty orientacyjnej. Tym niemniej mogą przedłużyć okres oceny, jeżeli w międzyczasie nie zostanie ogłoszone żadne zaproszenie do składania ofert.

Instytucja zamawiająca możliwie najszybciej informuje oferenta o jego dopuszczeniu do systemu zamówień dynamicznych lub odrzuceniu jego oferty.

4. Każde szczególne zamówienie jest przedmiotem zaproszenia do składania ofert. W celu jego przeprowadzenia instytucje zamawiające publikują uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, zapraszając wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze do przedstawienia oferty orientacyjnej w terminie, który nie może być krótszy niż piętnaście dni, licząc od daty przesłania uproszczonego ogłoszenia. Instytucje zamawiające przestawiają zaproszenie do składania ofert dopiero po zakończeniu oceny wszystkich ofert orientacyjnych przestawionych w tym terminie.

Następnie instytucje zamawiające zapraszają wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu, aby złożyli swoje oferty w rozsądnym terminie. Zamówienie udzielane jest oferentowi, który przedstawił najbardziej korzystną ofertę pod względem ekonomicznym w oparciu o kryteria udzielania wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu ustanawiającym system zamówień dynamicznych. W razie potrzeby kryteria mogą zostać dokładnie określone w zaproszeniu do składania ofert.

5. Czas obowiązywania systemu zamówień dynamicznych nie może przekroczyć czterech lat, za wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych przypadków.

Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z tego systemu w sposób zapobiegający, ograniczający lub naruszający konkurencję.

Od zainteresowanych podmiotów gospodarczych lub od stron systemu nie można pobierać żadnych opłat za rozpatrzenie wniosku.

Artykuł 125b

Dialog konkurencyjny

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy zamówienie jest szczególnie złożone instytucja zamawiająca, gdy uzna, że bezpośrednie skorzystanie z procedury otwartej lub z istniejących warunków regulujących procedurę ograniczoną, nie pozwoli na udzielenie zamówienia ofercie ekonomicznie najbardziej korzystnej, może skorzystać z dialogu konkurencyjnego, określonego w art. 29 dyrektywy 2004/18/WE.

Zamówienie jest uznawane za szczególnie złożone, gdy instytucja zamawiająca nie jest w stanie obiektywnie określić środków technicznych, które odpowiadałyby jej potrzebom lub celom, ani też przeprowadzić prawnego lub finansowego przygotowania projektu.

2. Instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, w którym przedstawiają swoje potrzeby i wymogi, określone w tym samym ogłoszeniu i/lub w dokumencie opisowym.

3. Instytucje zamawiające podejmują dialog z kandydatami odpowiadającymi kryteriom selekcji określonym w art. 135 w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb.

Podczas tego dialogu instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów oraz poufność zaproponowanych rozwiązań lub innych informacji przekazanych przez kandydata uczestniczącego w dialogu, chyba że ten wyrazi zgodę na ich rozpowszechnienie.

Instytucje zamawiające mogą przewidzieć wieloetapowy przebieg procedury, aby ograniczyć liczbę rozwiązań do omówienia na etapie dialogu poprzez zastosowanie kryteriów udzielania wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym, jeżeli taka możliwość jest przewidziana w tym ogłoszeniu lub dokumencie opisowym.

4. Po poinformowaniu uczestników dialogu o jego zamknięciu instytucje zamawiające zapraszają ich do złożenia ostatecznej oferty w oparciu o jedno lub kilka rozwiązań przedstawionych i opisanych podczas dialogu. Oferty zawierają wszelkie wymagane elementy, niezbędne do realizacji projektu.

Na wniosek instytucji zamawiającej oferty mogą być wyjaśniane, określane i dopracowywane, nie powodując jednak modyfikacji zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składnia ofert, których zmiana mogłaby naruszyć konkurencję lub wywierać skutek dyskryminacyjny.

Oferent, którego oferta została uznana za ekonomicznie najbardziej korzystną może zostać poproszony, na wniosek instytucji zamawiającej, o wyjaśnienie aspektów swojej oferty lub o potwierdzenie zawartych w niej zobowiązań pod warunkiem, że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert, naruszeniem konkurencji lub spowodowaniem dyskryminacji.

5. Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu.

Artykuł 125c

Procedura udzielania zamówień przeprowadzana wspólnie z państwem członkowskim

(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)

[75] W przypadku wspólnej procedury udzielania zamówień pomiędzy daną instytucją i instytucją zamawiającą z co najmniej jednego państwa członkowskiego stosuje się przepisy proceduralne mające zastosowanie do danej instytucji.

W przypadkach gdy udział w ogólnej szacowanej wartości zamówienia, za który odpowiedzialna jest lub którym zarządza instytucja zamawiająca państwa członkowskiego, jest równy 50 % lub wyższy, bądź w innych należycie uzasadnionych przypadkach, dana instytucja może zdecydować, że stosują się zasady proceduralne mające zastosowanie do instytucji zamawiającej z państwa członkowskiego, pod warunkiem że można je uznać za równoważne zasadom proceduralnym danej instytucji.

Dana instytucja oraz instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, uczestnicząca we wspólnej procedurze udzielania zamówień, uzgadniają w szczególności praktyczne reguły oceny wniosków o udział lub dotyczące ofert oraz udzielania zamówień, prawo stosowane do danego zamówienia oraz sąd właściwy do rozstrzygania sporów.

Artykuł 126

Zastosowanie procedury negocjacyjnej, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucje zamawiające mogą udzielać zamówień publicznych w procedurze negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

a) jeżeli żadne lub odpowiednie oferty lub też kandydatura nie zostały złożone w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną, po zakończeniu procedury początkowej, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w dokumentach odnoszących się do zaproszenia do składania ofert określonych w art. 130, nie są w znaczny sposób zmienione;

b) jeżeli z przyczyn technicznych, artystycznych, lub z przyczyn związanych z ochroną prawa wyłączności, zamówienie może być udzielone tylko określonemu podmiotowi gospodarczemu;

c) w stopniu, w jakim jest to absolutnie niezbędne, w przypadku gdy z wyjątkowo nagłych przyczyn, wynikłych z nieprzewidzianych zdarzeń niezależnych od instytucji zamawiającej, niemożliwe jest zastosowanie się do terminów ustalonych dla innych procedur i ustanowionych w art. 140, 141 i 142;

d) jeżeli zamówienie na usługi następuje po konkursie i musi, na podstawie stosowanych zasad, być przyznana zwycięzcy lub jednemu ze zwycięzców; w tym ostatnim przypadku, wszyscy zwycięzcy są zapraszani do uczestniczenia w negocjacjach;

e) w sprawie dodatkowych usług i robót, nieobjętych projektem rozważanym początkowo, ani umowę wstępną, ale które w związku z nieprzewidzianymi okolicznościami, stały się niezbędne dla wykonania usług lub robót, podlegających warunkom wymienionym w ust. 2;

f) w sprawie dodatkowych nowych usług i robót polegających na powtarzaniu podobnych usług lub robót budowlanych, powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu te same instytucje zamawiające udzieliły wcześniejsze zamówienie, pod warunkiem że usługi i roboty te odpowiadają podstawowemu projektowi oraz że projekt ten stanowił przedmiot pierwotnego zamówienia udzielonego w ramach procedury otwartej lub ograniczonej, na warunkach określonych w ust. 3;

g) w sprawie zamówień na dostawy:

(i) w przypadku dodatkowych dostaw, dokonywanych przez pierwotnego dostawcę, których celem jest częściowe zastąpienie zwykłych dostaw lub instalacji, rozszerzenie istniejących dostaw lub instalacji w przypadku gdy zmiana dostawcy zobowiązywałaby podmiot zamawiający do nabywania materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu; okres obowiązywania takich zamówień, a także ponawianych zamówień nie może zasadniczo przekraczać trzech lat;

(ii) jeżeli produkty są produkowane wyłącznie do celów badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, z wyjątkiem testów żywotności handlowej i produkcji na dużą skalę, mających na celu zwrot koszt prac badawczych i rozwojowych;

(iii) w sprawie dostaw produktów notowanych i kupowanych na giełdzie surowców;

(iv) w sprawie zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie zaprzestającego działalności handlowej lub od kuratora masy upadłości bądź likwidatora w przypadku upadłości, porozumienia sądowego lub innej procedury o podobnym charakterze na mocy prawa krajowego;

h) na zamówienia dotyczącenieruchomości, po przeszukaniu rynku lokalnego;

i) w przypadku zamówień na usługi prawnicze w rozumieniu załącznika II B do dyrektywy 2004/18WE; jednakże, zamówienia te są przedmiotem publikacji;

j) w sprawie zamówień określonych jako tajne przez instytucje lub upoważnione przez nie władze, lub w sprawie zamówień, których wykonanie powinno być powiązane ze szczególnymi środkami ostrożności, zgodnie z obowiązującymi przepisami administracyjnymi lub wówczas, gdy wymaga tego ochrona podstawowych interesów Wspólnot lub Unii.

Instytucje zamawiające mogą również stosować procedurę negocjacyjną bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w przypadku zamówień o wartości mniejszej lub równej 60 000 EUR.

2. W kwestii dodatkowych usług i prac, określonych w ust. 1 lit. e), instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury negocjacyjnej, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, pod warunkiem, że przyznanie dokonane jest wykonawcy, realizującemu zamówienie:

a) gdy dodatkowych zamówień ze względów technicznych i gospodarczych nie można oddzielić od głównego zamówienia bez istotnego uszczerbku dla instytucji zamawiającej; lub

b) gdy usługi te mogą być oddzielone od realizacji pierwotnego zamówienia, lecz są bezwarunkowo konieczne dla jego zakończenia.

Łączna wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50% kwoty zamówienia początkowego.

3. W przypadkach określonych w ust. 1 lit. f) opcja wykorzystania procedury negocjacyjnej zostaje wskazana, jak tylko pierwsze zamówienie zostanie poddane konkurencyjnemu przetargowi, a całkowity szacowany koszt dalszych usług lub robót jest uwzględniony przy obliczaniu progów określonych w art. 158. Procedura ta może być stosowana wyłącznie w ciągu trzech lat, następujących po zawarciu pierwotnej umowy.

Artykuł 127

Zastosowanie procedury negocjacyjnej po wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

a) w przypadku złożenia ofert, które są nieprawidłowe lub niemożliwe do przyjęcia, przez odniesienie do kryteriów selekcji lub przyznania, w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną lub procedurę dialogu konkurencyjnego, która została uprzednio zakończona, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, ustalone w dokumentach odnoszących się do zaproszenia do składania ofert określonych w art. 130 nie są zmienione w znacznym stopniu, bez uszczerbku dla stosowania ust. 2;

b) w wyjątkowych przypadkach, gdy chodzi o roboty, dostawy lub usługi, których charakter lub ryzyko z nimi związane nie pozwalają na wcześniejsze całkowite oszacowanie kosztów przez oferenta;

c) jeżeli usługi, które mają być wykonane, w szczególności usługi finansowe lub intelektualne są tego rodzaju, iż specyfikacje zamówienia nie mogą być ustalone na tyle dokładnie, aby umożliwić udzielenie zamówienia poprzez wybór najlepszej oferty zgodnie z zasadami dotyczącymi procedury otwartej i ograniczonej;

d) w przypadku zamówień na roboty budowlane, jeżeli roboty wykonywane są wyłącznie do celów badawczych, kontrolnych lub rozwojowych, a nie mają na celu zapewnienia rentowności lub zwrotu kosztów prac badawczych i rozwojowych;

e) w przypadku zamówień na usługi, określonych w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE, z zastrzeżeniem art. 126 ust. 1 akapit pierwszy lit. i) i j) oraz akapitu drugiego niniejszego rozporządzenia;

f) w przypadku usług związanych z badaniami naukowymi i rozwojem, innych niż te, które przynoszą korzyści wyłącznie instytucji zamawiającej, służąc jej własnym potrzebom, pod warunkiem że świadczona usługa opłacana jest przez instytucję zamawiającą;

g) w przypadku zamówień na usługi polegające na pozyskiwaniu, opracowaniu, produkcji lub koprodukcji programów przeznaczonych do nadawania w radiu lub telewizji oraz zamówień, których przedmiotem jest czas antenowy.

2. W przypadkach określonych w ust. 1 lit. a) instytucje zamawiające mogą powstrzymać się od opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli zawierają one w procedurze negocjacyjnej wszystkich oferentów i wyłącznie oferentów, którzy spełniają kryteria wyboru oraz którzy w trakcie ostatniej procedury złożyli oferty zgodnie z wymogami formalnymi procedury przetargowej.

Artykuł 128

Procedura ograniczona obejmująca zaproszenie do składania ofert

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Zaproszenie do składania ofert stanowi środek wstępnej selekcji kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert o wartości przewyższającej 60 000 EUR, z zastrzeżeniem przepisów art. 126 i 127.

2. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do składania ofert jest ważna przez nie więcej niż trzy lata od dnia, w którym ogłoszenie, określone w art. 119 ust. 1 lit. a) zostaje przesłane do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w trakcie trwania okresu ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.

3. W przypadku gdy zamówienie szczególne ma zostać udzielone, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów wpisanych na listę lub tylko niektórych z nich, na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów selekcji, szczególnych dla tego zamówienia, do złożenia oferty.

Artykuł 129

Zamówienia o niskiej wartości

(art. 91 rozporządzenia finansowego)

1. Procedura negocjacyjna obejmująca konsultacje z co najmniej pięcioma kandydatami może być stosowana w odniesieniu do zamówień o wartości niższej lub równej 60 000 EUR.

Jeżeli w wyniku konsultacji z kandydatami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ważną pod względem administracyjnym i technicznym ofertę, zamówienie takie może być udzielone, pod warunkiem że spełnione są niezbędne do tego kryteria.

2. W przypadku zamówień o wartości mniejszej lub równej 25 000 EUR zastosować można procedurę, o której mowa w ust. 1, obejmującą konsultacje z co najmniej trzema kandydatami.

3. [76] Zamówienia o wartości mniejszej lub równej 5 000 EUR mogą być przyznawane na podstawie jednej oferty.

4. [77] Płatności kwot niższych niż lub równych 500 EUR mogą być realizowane na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

Artykuł 130

Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert

(art. 92 rozporządzenia finansowego)

1. Dokumenty dotyczące składania ofert obejmują co najmniej:

a) zaproszenie do złożenia oferty, do negocjacji lub do uczestnictwa w procedurze określonej w art. 125b;

b) załączone specyfikacje lub, w przypadku dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 125b, dokument opisujący potrzeby i wymogi instytucji zamawiającej, lub adres strony internetowej, na której można się z nimi zapoznać;

c) wzór zamówienia.

Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert zawierają odniesienie do ogłaszanych środków, podjętych na mocy art. 118-121.

2. Zaproszenie do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu określa co najmniej:

a) zasady rządzące składaniem i przedstawianiem ofert, włączając w szczególności datę i godzinę zakończenia składania ofert, ewentualne wymogi dotyczące stosowania standardowego formularza odpowiedzi, dokumenty do załączenia, włączając dowody możliwości gospodarczych, finansowych, zawodowych i technicznych, określonych w art. 135, o ile nie są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, oraz adresy, na które powinny one zostać przesłane;

b) że składanie ofert wiąże się z przyjęciem specyfikacji określonych w ust. 1, do których odnosi się oferta, oraz że składanie ofert wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone w trakcie realizacji zamówienia;

c) okres, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;

d) zakazuje wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania procedury, za wyjątkiem, na warunkach ustanowionych w art. 148, oraz w przypadku gdy przepisy tak nakazują, wizyt na miejscu, po określeniu dokłądnych warunków dotyczących takiej wizyty;

e) w przypadku dialogu konkurencyjnego ustaloną datę i adres pierwszego etapu konsultacji.

3. Specyfikacje co najmniej określają:

a) [78] kryteria wyłączenia i wyboru, mające zastosowanie do zamówienia, z wyjątkiem dialogu konkurencyjnego, procedury ograniczonej oraz procedury negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia określonego w art. 127; w takich przypadkach kryteria te określone są wyłącznie w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażania zainteresowania;

b) kryteria udzielania i ich względną wagę lub w stosownych przypadkach malejącą listę ważności tych kryteriów, jeżeli nie są one określone w ogłoszeniu o zamówieniu;

c) specyfikacje techniczne określone w art. 131;

d) minimalne wymagania, jakie muszą spełniać warianty w procedurach przewidzianych w art. 138 ust. 2, na podstawie których zamówienie jest udzielane oferentowi proponującemu najbardziej korzystną ofertę pod względem ekonomicznym, w przypadku gdy instytucja zamawiająca określiła w ogłoszeniu o zamówieniu, że warianty takie są dozwolone;

e) określają, że Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów lub, gdzie stosowne, Konwencje wiedeńskie o stosunkach dyplomatycznych lub o stosunkach konsularnych mają zastosowanie;

f) określają dowody na dostęp do zamówień, określone w art. 159;

g) w systemach zamówień dynamicznych, określonych w art. 125a, charakter zamierzonych zakupów, a także wszelkie informacje dotyczące systemu zamówień, użytego wyposażenia elektronicznego oraz ustaleń i technicznych specyfikacji połączenia.

4. Wzór zamówienia w szczególności:

a) określa kary za niezastosowanie się do jej klauzul;

b) określa szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach towarzyszących, zgodnie z art. 98;

c) [79] określa, że w przypadku gdy instytucją zamawiającą jest jedna z instytucji, do zamówienia ma zastosowanie prawo wspólnotowe, uzupełnione, tam gdzie to niezbędne, przepisami krajowymi wskazanymi w zamówieniu;

d) [80] określa sąd właściwy do rozstrzygania sporów.

5. Instytucje zamawiające mogą zażądać informacji od oferenta, dotyczących dowolnej części zamówienia, jaką oferent może zamierzać powierzyć podwykonawcom oraz dotyczących tożsamości podwykonawców. Oprócz dowodów, o których mowa w art. 134, instytucja zamawiająca może ponadto zażądać od kandydata lub oferenta przedłożenia określonych w art. 135, 136 i 137 informacji dotyczących możliwości finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych przewidzianego podwykonawcy, w szczególności w sytuacji gdy znacząca część zamówienia przekazywana jest podwykonawcy. [81]

Artykuł 131

Specyfikacje techniczne

(art. 92 rozporządzenia finansowego)

1. Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać równy dostęp dla kandydatów i oferentów oraz nie mogą wpływać na tworzenie nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjności przetargu.

Określają one cechy charakterystyczne wymagane od produktu, usługi, materiału lub robót, w odniesieniu do celu, na jaki są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.

2. Cechy określone w ust. 1 zawierają również:

a) poziomy jakości;

b) realizację z punktu widzenia środowiska naturalnego;

c) za każdym razem, gdy to możliwe, kryteria dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projekt dla wszystkich użytkowników;

d) poziomy i procedury oceny zgodności;

e) przydatność do użytku;

f) bezpieczeństwo lub wymiary, włączając, dla dostaw, nazwę sprzedawcy i instrukcję obsługi oraz, dla wszystkich zamówień, terminologię, oznakowanie, kontrolę i metody przeprowadzania kontroli, opakowanie zbiorcze, cechowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;

g) w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane, procedury, odnoszące się do zapewnienia jakości i zasady odnoszące się do projektu i kosztorysu, kontrolę, inspekcję i przyjęcie warunków dla robót oraz metody i techniki budowy oraz wszystkie warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może nałożyć na podstawie ogólnych i szczegółowych regulacji, w związku z robotami zakończonymi i materiałami lub częściami, które obejmują.

3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w sposób następujący:

a) poprzez odniesienie do standardów europejskich lub do europejskiej aprobaty technicznej lub wspólnych specyfikacji technicznych, jeżeli takie istnieją, do międzynarodowych standardów lub do innych technicznych materiałów referencyjnych, przedstawionych przez organy zajmujące się normami europejskimi lub, jeżeli to nie wystarczy, ich krajowych odpowiedników. Po każdym odniesieniu następuje wyrażenie „lub odpowiednik”; lub

b) w kwestii wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych; mogą one obejmować właściwości związane ze środowiskiem i powinny być wystarczająco szczegółowe, aby umożliwić oferentom ustalenie przedmiotu zamówienia, a instytucjom zamawiającym umożliwić udzielenie zamówienia;

c) poprzez połączenie tych dwóch metod formułowania.

4. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do specyfikacji, określonych w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty na takiej podstawie, że nie odpowiada ona tym specyfikacjom, jeżeli oferent lub kandydat udowodni, w sposób satysfakcjonujący instytucji zamawiającej, przy użyciu wszelkich właściwych środków, że oferta spełnia podane wymogi w sposób równoważny.

Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z badania przeprowadzonego przez uznany organ.

5. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości przewidzianej w ust. 3 lit. b), do określenia specyfikacji w kwestii wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych, nie mogą one odrzucić oferty, która odpowiada normom krajowym, transponującym normy europejskie, europejskiej aprobacie technicznej lub wspólnej specyfikacji technicznej, normie międzynarodowej lub technicznemu materiałowi odnośnem, utworzonemu przez organy europejskie zajmujące się określaniem norm, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do niezbędnych wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych.

Oferent jest zobowiązany udowodnić, w sposób zadawalający instytucję zamawiającą i przy zastosowaniu właściwego środka, że jego oferta odpowiada wymogom wykonawczym lub funkcjonalnym ustalonym przez instytucję zamawiającą. Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z badania przeprowadzonego przez uznany organ.

5a. W przypadku gdy instytucje zamawiające określają właściwości związane ze środowiskiem w formie wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych, mogą skorzystać ze szczegółowych specyfikacji, lub z ich części, które zostały zdefiniowane przez europejskie, wielonarodowe lub krajowe oznakowanie ekologiczne lub przez wszelkie inne oznakowania ekologiczne, o ile spełnione są następujące warunki:

a) używane specyfikacje są odpowiednie dla określenia właściwości produktów lub usług będących przedmiotem zamówienia;

b) wymogi oznakowania zostały określone w oparciu o informację naukową;

c) oznakowania ekologiczne zostały przyjęte w ramach procesu, w którym uczestniczyć mogą wszelkie zainteresowane strony, jak organizacje rządowe, konsumenci, producenci, dystrybutorzy i organizacje ekologiczne;

d) oznakowania ekologiczne są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron.

Instytucje zamawiające mogą wskazać, że produkty lub usługi posiadające oznakowanie ekologiczne powinny odpowiadać specyfikacjom technicznym zdefiniowanym w specyfikacjach przetargowych. Instytucje akceptują każdy inny właściwy środek dowodowy, jak np. dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdania z badania przeprowadzonego przez uznany organ.

5b. W rozumieniu ust. 4, 5 i 5a uznanym organem jest laboratorium badawcze lub kalibracyjne, organ kontrolny lub certyfikacji zgodny z odpowiednimi normami europejskimi.

6. Poza przypadkami szczególnymi, należycie umotywowanymi przez podmiot zamówienia, specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, konkretnego procesu, do znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji, które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub podmiotów gospodarczych.

Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu przedmiotu zamówienia, po odniesieniu następuje wyrażenie „lub odpowiednik”.

Artykuł 132

Przegląd cen

(art. 92 rozporządzenia finansowego)

1. Dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert jasno określają, czy jednoznaczne, niepodlegające przeglądowi ceny muszą zostać podane.

2. Jeżeli tak nie jest, dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert określają warunki i/lub formuły przeglądu cen w okresie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja zamawiająca uwzględnia w szczególności:

a) przedmiot procedury przetargowej i sytuację gospodarczą, w jakiej ma to miejsce;

b) rodzaj zadań i zamówienia oraz jego czas trwania;

c) swój interes finansowy.

Artykuł 133

Działania niezgodne z prawem prowadzące do wykluczenia

(Artykuły 93 i 114 rozporządzenia finansowego)

[82] Artykuł 93 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego określa następujące przypadki:

a) przypadki nadużyć finansowych, określonych w art. 1 Konwencji o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich, sporządzonej na mocy aktu Rady z dnia 26 lipca 1995 r. (¹⁶);

b) przypadki korupcji, określone w art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji z udziałem urzędników Wspólnot Europejskich lub urzędników państw członkowskich Unii Europejskiej, sporządzonej w akcie Rady z dnia 26 maja 1997 r. (¹⁷);

c) przypadki uczestnictwa w organizacji przestępczej, określone w art. 2 ust. 1 wspólnego działania Rady 98/733/WSiSW (¹⁸);

d) przypadki prania pieniędzy określone w art. 1 dyrektywy Rady 91/308/EWG (¹⁹).

Artykuł 133a

Stosowanie kryteriów wykluczenia i czas trwania wykluczenia

(Artykuły 93, 94, 95 i 96 rozporządzenia finansowego)

[83] 1. Aby określić czas trwania wykluczenia, zapewniając jednocześnie zgodność z zasadą proporcjonalności, odnośna instytucja bierze pod uwagę w szczególności istotność faktów, w tym ich wpływ na interesy finansowe oraz wizerunek Wspólnot, jak również upływ czasu, czas trwania i powtarzalność danego naruszenia, umyślność bądź stopień zaniedbania, jakiego dopuścił się dany podmiot, oraz podjęte przez niego środki zaradcze.

Określając czas trwania wykluczenia, odnośna instytucja umożliwia danemu kandydatowi lub oferentowi wyrażenie swoich poglądów.

W przypadkach gdy czas trwania wykluczenia jest określony, zgodnie z mającym zastosowanie prawem, przez władze lub organy, o których mowa w art. 95 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja określa czas trwania wykluczenia co najwyżej na okres określony w art. 93 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

2. Okres, o którym mowa w art. 93 ust. 3 rozporządzenia finansowego, ustala się maksymalnie na 5 lat liczone:

a) od dnia wydania prawomocnego wyroku (res judicata) w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego;

b) od dnia popełnienia wykroczenia lub w przypadku ciągłych lub wielokrotnych naruszeń od dnia zaprzestania wykroczenia, w przypadkach, o których mowa w art. 93 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego.

Okres wykluczenia może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia określonego w lit. a) i b), z zastrzeżeniem przepisów ust. 1.

3. Kandydaci lub oferenci są wykluczeni z procedur udzielania zamówień publicznych i przyznawania dotacji, dopóki znajdują się w jednej z sytuacji określonych w art. 93 ust. 1 lit. a) i d) rozporządzenia finansowego.

Artykuł 134

Dowody

(art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego)

1. Kandydaci i oferenci przedstawiają oświadczenie honorowe, opatrzone odpowiednimi podpisami i datą, w którym stwierdzają oni, że nie dotyczy ich żadna z sytuacji, o których mowa w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego.

Jednakże w przypadku procedury ograniczonej, dialogu konkurencyjnego oraz procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, gdy instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do złożenia ofert, wszyscy kandydaci zobowiązani są złożyć poświadczenia, o których mowa w ust. 3.

Instytucja zamawiająca, w zależności od dokonanej przez nią oceny ryzyka, może odstąpić od wymogu przedłożenia deklaracji, o której mowa w akapicie pierwszym, w przypadku zamówień o wartości mniejszej bądź równej 5 000 EUR. Jednakże w przypadku zamówień, o których mowa w art. 241 ust. 1, art. 243 ust. 1 i art. 245 ust. 1, instytucja zamawiająca może odstąpić od wymogu przedłożenia deklaracji dla zamówień o wartości mniejszej bądź równej 10 000 EUR. [84]

2. Oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, dostarcza dowody określone w ust. 1 w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą w następujących przypadkach:

a) zamówień udzielanych samodzielnie przez instytucje o wartości równej lub wyższej niż progi, o których mowa w art. 158;

b) zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych, których wartość jest równa lub wyższa niż progi, o których mowa w art. 241 ust. 1 lit. a), art. 243 ust. 1 lit. a) lub art. 245 ust. 1 lit. a).

W przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w lit. a) i b), i w razie wątpliwości, czy oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia, instytucja zamawiająca może zażądać od niego dowodów, o których mowa w ust. 3.

3. Instytucja zamawiająca przyjmuje jako wystarczający dowód, że oferenta, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie dotyczy żadna z sytuacji opisanych w art. 93 ust. 1 lit. a), b) lub e) rozporządzenia finansowego, przedstawienie aktualnego zaświadczenia o niekaralności, a w razie jego braku - inny aktualny i równoważny dokument wystawiony niedawno przez organ sądowy lub administracyjny kraju siedziby lub pochodzenia, wskazujący, że wymogi te są spełnione. Instytucja zamawiająca przyjmuje jako wystarczający dowód, że oferenta nie dotyczy żadna z sytuacji, opisanych w art. 93 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, ostatnie poświadczenie wydane przez właściwy organ danego państwa.

Jeżeli dokument lub poświadczenie określone w akapicie pierwszym nie zostało wydane w danym kraju, a także w innych przypadkach wykluczenia określonych w art. 93 rozporządzenia finansowego, może ono zostać zastąpione zaprzysiężonym lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez zainteresowaną osobę przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub wykwalifikowanym organem zawodowym kraju siedziby lub pochodzenia.

4. W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym oferent ma zarejestrowaną działalność, dokumenty określone w ust. 1 i 3 dotyczą osób prawnych i/lub osób fizycznych, włączając, gdzie jest to uznane za niezbędne przez instytucję zamawiającą, dyrektorów spółek lub jakiekolwiek osoby o uprawnieniach do reprezentowania, podejmowania decyzji i prowadzenia kontroli w odniesieniu do kandydata lub oferenta.

5. W razie wątpliwości, czy kandydaci lub oferenci nie znajdują się w jednej z sytuacji wykluczenia, instytucje zamawiające mogą samodzielnie zwrócić się do właściwych władz, określonych w ust. 3, w celu uzyskania informacji na temat tej sytuacji, które ich zdaniem są niezbędne.

6. Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 3, jeżeli dowody takie zostały jej już wcześniej złożone w trakcie innej procedury udzielania zamówienia i pod warunkiem, że od chwili wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok oraz że dokumenty te są nadal ważne.

W takim przypadku kandydat lub oferent składa honorowe oświadczenie, że złożył już wymagane dowody w trakcie poprzedniej procedury udzielania zamówienia, oraz potwierdza, że w jego sytuacji nie zaszła od tej pory żadna zmiana.

7. [85] Kandydat lub oferent dostarcza na każde żądanie instytucji zamawiającej deklarację przewidzianego podwykonawcy poświadczającą, że nie znajduje się on w żadnej z sytuacji określonych w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego.

W przypadku zastrzeżeń do wspomnianej deklaracji instytucja zamawiająca żąda przedłożenia dowodów określonych w ust. 3 i 4. W stosownych przypadkach zastosowanie ma ust. 5.

Artykuł 134a

Centralna baza danych

(Artykuł 95 rozporządzenia finansowego)

[86] 1. Instytucje, agencje wykonawcze oraz organy, o których mowa w art. 95 ust. 1 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie ustanowionym przez Komisję, informacje na temat podmiotów gospodarczych znajdujących się w jednej z sytuacji określonych w art. 93, 94, art. 96 ust. 1 lit. b) i art. 96 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, oraz na temat powodów wykluczenia i czasu trwania wykluczenia.

Ponadto przekazują także informacje dotyczące osób upoważnionych do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu podmiotów gospodarczych będących osobami prawnymi bądź sprawowania nad nimi kontroli, jeśli osoby te znalazły się w jednej z sytuacji określonych w art. 93, 94 i art. 96 ust. 1 lit. b) i art. 96 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego.

Władze i organy, o których mowa w art. 95 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji w formacie przez nią ustanowionym:

a) informacje na temat następujących osób, które znajdują się w jednej z sytuacji określonych w art. 93 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, jeżeli postępowały one ze szkodą dla interesów finansowych Wspólnot:

i) podmiotów gospodarczych;

ii) osób upoważnionych do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu podmiotów gospodarczych będących osobami prawnymi bądź sprawowania nad nimi kontroli;

b) sposobu ich ukarania; oraz

c) tam, gdzie ma to zastosowanie, czasu trwania okresu wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień.

2. Instytucje, agencje, władze oraz organy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby upoważnione do komunikowania się z Komisją oraz otrzymywania od Komisji informacji zawartych w bazie danych.

W przypadku instytucji, agencji, władz i organów, o których mowa w art. 95 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby bezzwłocznie przekazują informacje księgowemu Komisji, a także składają wniosek odpowiednio o wprowadzenie określonych danych do bazy danych bądź ich modyfikację lub usunięcie.

W przypadku władz i organów, o których mowa w art. 95 ust. 2 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby przekazują odpowiednie informacje intendentowi Komisji odpowiedzialnemu za dany program bądź dane działanie, w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania odnośnej decyzji.

Księgowy Komisji wprowadza dane do bazy danych, modyfikuje je bądź usuwa. Co miesiąc dostarcza on wyznaczonym osobom poprzez zabezpieczony protokół zweryfikowane dane figurujące w bazie danych.

3. Instytucje, agencje, władze i organy, o których mowa w ust. 1, poświadczają Komisji, że przekazane przez nie informacje zostały zgromadzone i przekazane zgodnie z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych ustanowionymi w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 i w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (²⁰).

W szczególności powiadamiają one z wyprzedzeniem wszystkie podmioty gospodarcze lub osoby, o których mowa w ust. 1, że ich dane mogą zostać umieszczone w bazie danych oraz przekazane przez Komisję wyznaczonym osobom, o których mowa w ust. 2. W stosownych przypadkach dokonują one aktualizacji przekazanych informacji w związku ze zmianą bądź usunięciem czy jakąkolwiek modyfikacją danych.

Każda osoba, o której informacje wprowadzono do bazy danych, ma prawo do uzyskania informacji, po złożeniu wniosku do księgowego Komisji, o przechowywanych danych, które jej dotyczą.

4. Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu wspierania Komisji w efektywnym zarządzaniu bazą danych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE.

Z władzami krajów trzecich i wszystkimi organami określonymi w art. 95 ust. 2 rozporządzenia finansowego dokonuje się w umowach odpowiednich uzgodnień w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami i z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Artykuł 134b

Sankcje administracyjne i finansowe

(Artykuł 96 i 114 rozporządzenia finansowego)

[87] 1. Bez uszczerbku dla stosowania kar umownych kandydaci lub oferenci oraz wykonawcy, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości bądź nadużyć finansowych lub w przypadku których stwierdzono, że poważnie naruszyli zobowiązania umowne, mogą zostać wykluczeni z wszelkich zamówień lub dotacji finansowanych z budżetu wspólnotowego na okres nieprzekraczający pięciu lat od dnia, kiedy wykryte zostało naruszenie, potwierdzone w postępowaniu kontradyktoryjnym z wykonawcą.

Okres ten może zostać przedłużony do 10 lat w przypadku powtórnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia określonego w akapicie pierwszym.

2. Na oferentów lub kandydatów, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości albo nadużyć finansowych, również mogą zostać nałożone sankcje finansowe stanowiące od 2 do 10 % szacowanej wartości całkowitej udzielonego zamówienia.

Na wykonawców, w przypadku których stwierdzono, że poważnie naruszyli zobowiązania umowne, mogą zostać nałożone sankcje finansowe stanowiące od 2 do 10 % całkowitej wartości przedmiotowego zamówienia.

Sankcja może zostać powiększona do wymiaru od 4 do 20 % w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia określonego w akapicie pierwszym ust. 1.

3. Instytucja określa sankcje administracyjne lub finansowe, biorąc pod uwagę w szczególności czynniki, o których mowa w art. 133a ust. 1.

Artykuł 135

Kryteria wyboru

(art. 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminujące kryteria wyboru.

2. Kryteria wyboru stosuje się w każdej procedurze przetargowej w celu dokonania oceny finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych możliwości kandydata lub oferenta.

Instytucja zamawiająca może ustanowić minimalny poziom możliwości, poniżej którego kandydaci nie mogą być wybierani.

3. Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest on upoważniony do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, o czym świadczy włączenie do rejestru handlowego lub zawodowego lub zaprzysiężone oświadczenie lub zaświadczenie, członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru VAT.

4. Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert, wybrane odniesienia w celu sprawdzenia statusu i sytuacji prawnej oferentów lub kandydatów.

5. Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód możliwości finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta oraz minimalnych poziomów możliwości, wymaganych zgodnie z ust. 2, nie mogą wykraczać poza przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnienie podmiotów gospodarczych, jeżeli chodzi w szczególności o ochronę tajemnicy handlowej i technicznej spółki.

6. Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z wymogu przedstawiania dowodu finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych możliwości kandydatów lub oferentów w przypadku następujących rodzajów zamówień:

a) zamówienia udzielone samodzielnie przez instytucje, których wartość jest niższa lub równa 60 000 EUR;

b) zamówienia przyznane w dziedzinie działań zewnętrznych, których wartość jest niższa niż progi, o których mowa w art. 241 ust. 1 lit. a), art. 243 ust. 1 lit. a) lub art. 245 ust. 1 lit. a).

W przypadku gdy instytucja zamawiająca rezygnuje z wymogu udokumentowania finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych możliwości kandydatów lub oferentów, prefinansowanie nie zostanie wypłacone, chyba że zostanie złożona gwarancja finansowa na równoważną kwotę.

Artykuł 136

Możliwości gospodarcze i finansowe

(art. 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Dowody możliwości gospodarczej i finansowej mogą zostać dostarczone w szczególności w postaci jednego lub kilku następujących dokumentów;

a) odpowiednie oświadczenia banku albo dowód ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu;

b) przedstawienie bilansów i wyciągów z bilansów co najmniej za ostatnie dwa lata, dla których rozliczenia zostały zamknięte, w przypadku gdy publikacja bilansów jest wymagana na mocy prawa spółek kraju, w którym podmiot gospodarczy prowadzi działalność;

c) oświadczenie o całkowitym obrocie i obrocie dotyczącym robót, dostaw lub usług, objętych zamówieniem w okresie, który nie może być dłuższy niż ostatnie trzy lata budżetowe.

2. Jeżeli, z jakichkolwiek szczególnych przyczyn, które instytucja zamawiająca uważa za uzasadnione, oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć materiałów żądanych przez instytucję zamawiającą, może on udowodnić swoje możliwości gospodarcze i finansowe przy wykorzystaniu innych środków, które instytucja zamawiająca uzna za właściwe.

3. Podmiot gospodarczy może, tam gdzie jest to stosowne i w odniesieniu do konkretnego zamówienia, polegać na możliwościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie ich łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby dla wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania ze strony tych pomiotów, że oddają mu swoje zasoby do dyspozycji.

Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 116 ust. 6, może opierać się na możliwościach konsorcjum lub innych podmiotów.

Artykuł 137

Możliwości techniczne i zawodowe

(art. 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Możliwości techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurach przetargowych na dostawy wymagające działań instalacyjnych, usług i/lub robót, możliwości te oceniane są w odniesieniu w szczególności do ich know-how, wydajności, doświadczenia i wiarygodności.

2. Dowody możliwości technicznych i zawodowych podmiotów gospodarczych mogą, w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót, które mają być zrealizowane, być dostarczone na podstawie jednego lub wielu następujących dokumentów:

a) wykształcenie i zawodowe kwalifikacje wykonawcy lub personelu kierowniczego spółki, a także, w szczególności, osoby lub osób odpowiedzialnych za wykonanie robót;

b) wykazy:

(i) wykaz głównych dostaw, zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat, z podaniem kwot, dat wykonania oraz odbiorców, publicznych lub prywatnych;

(ii) robót zrealizowanych w ostatnich pięciu latach, z podaniem kwot, dat i miejsc wykonania. Wykazowi najważniejszych robót towarzyszą zaświadczenia dotyczące zadowalającej realizacji, określające, czy zostały one przeprowadzone w sposób profesjonalny i zostały w pełni zakończone;

c) opis wyposażenia technicznego, narzędzi i zakładów, wykorzystywanych przez spółkę do wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;

d) opis wyposażenia technicznego i środków wykorzystywanych w celu zapewnienia jakości dostaw i usług oraz opis programów naukowych i badawczych spółki;

e) wskazanie pracowników technicznych lub instytucji technicznych, niezależnie od tego, czy należą one bezpośrednio do dostawcy, w szczególności tych, odpowiedzialnych za kontrolę jakości;

f) w odniesieniu do dostaw: próbki, opisy i/lub autentyczne fotografie i/lub zaświadczenia sporządzone przez instytuty lub agencje, zajmujące się kontrolą jakości o uznanych kompetencjach do zaświadczania zgodności produktów z obowiązującymi specyfikacjami lub normami;

g) oświadczenie, z którego wynika roczne średnie zatrudnienie u usługodawcy lub wykonawcy w ciągu ostatnich trzech lat oraz liczba osób zajmujących tam kierownicze stanowiska w ostatnich trzech latach;

h) wskazanie części zamówienia, którą usługodawca zamierza zlecić podwykonawcy;

i) w przypadku zamówień publicznych na roboty i usługi, jedynie we właściwych przypadkach, wskazanie środków zarządzania środowiskiem, jakie podmiot gospodarczy będzie mógł zastosować podczas realizacji zamówienia.

W przypadku gdy usługi lub dostawy, określone w lit. b) (i) akapit pierwszy dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania przyjmują formę zaświadczeń wydanych lub kontrasygnowanych przez właściwe władze.

3. W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone są skomplikowane lub, w wyjątkowych sytuacjach, są wymagane do celów szczególnych, dowody możliwości technicznych i zawodowych mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym usługodawca lub dostawca prowadzi działalność, na podstawie zgody tego organu. Kontrole te dotyczą możliwości produkcyjnych i technicznych dostawcy oraz, jeżeli to konieczne, jego programów naukowych i badawczych i środków kontroli jakości.

3a. Zwracając się o przedstawienie certyfikatów wydanych przez niezależne organy, potwierdzających, że podmiot gospodarczy stosuje się do określonych norm gwarantujących jakość, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewniania jakości opartych na szeregu norm europejskich z tego zakresu, certyfikowanych przez właściwe organy jako zgodne z szeregiem norm europejskich dotyczących certyfikacji.

3b. Zwracając się o przedstawienie certyfikatów wydanych przez niezależne organy, potwierdzających, że podmiot gospodarczy stosuje się do określonych norm z zakresu zarządzania środowiskiem, instytucje zamawiające odnoszą się do systemu ekozarządzania i ekoaudytu (EMAS) przewidzianego w rozporządzeniu (WE) nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (²¹) oraz do norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich i międzynarodowych normach z tego zakresu, certyfikowanych przez właściwe organy jako zgodne z prawodawstwem wspólnotowym lub z europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji. Instytucje uznają równoważne certyfikaty organów mających siedzibę w innych Państwach Członkowskich. Akceptują również inne dowody o równoważnych środkach z zakresu zarządzania środowiskiem przedstawiane przez podmioty gospodarcze.

4. Podmiot gospodarczy może, tam gdzie jest to stosowne i w ramach konkretnego zamówienia, opierać się na możliwościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania ze strony tych podmiotów, że oddają swoje zasoby do jego dyspozycji.

Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 116 ust. 6, może opierać się na możliwościach konsorcjum lub innych podmiotów.

Artykuł 138

Ustalenia i kryteria udzielania

(art. 97 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla art. 94 rozporządzenia finansowego, zamówienia są udzielane w jeden z następujących dwóch sposobów:

a) na podstawie automatycznej procedury przetargowej, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który, składając prawidłową ofertę i spełniającą warunki ustanowione, podaje najniższą cenę;

b) lub poprzez przyjęcie oferty ekonomicznie najbardziej korzystnej.

2. Oferta propoekonomicznie najbardziej korzystna to ta, która przedstawia najkorzystniejszą relację między ceną a jakością, biorąc pod uwagę kryteria uzasadnione przedmiotem zamówienia, takie jak cena giełdowa, zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, cechy pod kątem środowiska naturalnego, koszty eksploatacji, rentowność lub terminy dostaw, usługi posprzedażne i pomoc techniczna.

3. Instytucja zamawiająca określa w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacjach lub dokumencie opisowym wskaźniki korygujące, jakie zastosuje do każdego z kryteriów, w celu określenia najbardziej korzystnej oferty ekonomicznie. Wskaźniki korygujące mogą tworzyć przedział, którego wartości maksymalne powinny być odpowiednio dostosowane.

Wskaźniki zastosowane do kryterium ceny, w odniesieniu do innych kryteriów, nie mogą powodować neutralizacji kryterium ceny przy wyborze wykonawcy zamówienia, bez uszczerbku dla cenników ustanowionych przez instytucję w odniesieniu do wynagrodzenia za określone usługi, jak np. usługi świadczone przez specjalistów ds. oceny.

Jeżeli, w szczególnych przypadkach, zastosowanie wskaźników jest technicznie niemożliwe, w szczególności w kwestii przedmiotu zamówienia, instytucja zamawiająca określa co najmniej odwrotną kolejność według ważności, zgodnie z którą kryteria mają być stosowane.

Artykuł 138a

Wykorzystanie aukcji elektronicznych

(art. 97 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. W procedurach otwartych, ograniczonych lub negocjowanych dotyczących przypadku określonego w art. 127 ust. 1 lit. a) instytucje zamawiające mogą podjąć decyzję, iż udzielenie zamówienia publicznego zostanie poprzedzone aukcją elektroniczną, o której mowa w art. 54 dyrektywy 2004/18/WE, jeżeli będzie możliwe szczegółowe ustalenie specyfikacji zamówienia.

Na tych samych warunkach aukcja elektroniczna może zostać wykorzystana podczas ponownego ubiegania się o zamówienie przez strony umowy ramowej przewidzianej w art. 117 ust. 4 lit. b) niniejszego rozporządzenia oraz ubieganie się o zamówienia udzielane w ramach systemu zamówień dynamicznych, o którym mowa w art. 125a.

Aukcja elektroniczna dotyczy bądź progów cenowych, gdy zamówienie jest udzielane ofercie przedstawiającej najniższą cenę, bądź cen lub wartości elementów ofert wskazanych w specyfikacji przetargowej, gdy zamówienie jest udzielane ofercie ekonomicznie najbardziej korzystnej.

2. Instytucje zamawiające, które podejmują decyzję o skorzystaniu z aukcji elektronicznej, zawiadamiają o tym w ogłoszeniu o zamówieniu.

Specyfikacja zawiera między innymi następujące informacje:

a) elementy, których wartość będzie przedmiotem aukcji elektronicznej, o ile elementy te można przedstawić ilościowo w liczbach lub w procentach;

b) ewentualne granice wartości do przedstawienia, wynikające ze specyfikacji przedmiotu zamówienia;

c) informacje, które zostaną przekazane oferentom podczas aukcji elektronicznej, a także moment tego przekazania, jeżeli ono nastąpi;

d) odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;

e) warunki, na których oferenci będą mogli składać oferty, a w szczególności minimalne różnice, które w razie potrzeby będą wymagane przy składaniu ofert;

f) odpowiednie informacje na temat używanego urządzenia elektronicznego oraz warunki i techniczne specyfikacje połączenia.

3. Przed rozpoczęciem aukcji elektronicznej instytucje zamawiające dokonają pierwszego pełnego oszacowania ofert zgodnie z jednym lub wieloma ustalonymi kryteriami udzielania i ich wskaźnikami korygującymi.

Wszyscy oferenci, którzy przedstawią dopuszczalne oferty, zostaną jednocześnie zaproszeni drogą elektroniczną do przedstawienia nowych cen lub nowych wartości; zaproszenie będzie zawierało wszelkie odpowiednie informacje na temat indywidualnego połączenia z używanym urządzeniem technicznym i określało datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna może rozpocząć się najwcześniej w dwa dni robocze po dacie przesłania zaproszeń.

4. W przypadku gdy zamówienie ma być udzielone ofercie ekonomicznie najbardziej korzystnej, do zaproszenia dołączony jest pełny wynik oceny danego oferenta przeprowadzonej zgodnie z ważeniem przewidzianym w art. 138 ust. 3 akapit pierwszy.

Zaproszenie wskazuje również wzór matematyczny, który podczas aukcji elektronicznej będzie dokonywał automatycznej reklasyfikacji w zależności od nowych cen lub nowych przedstawionych wartości. Wzór będzie uwzględniał ważenie wszystkich kryteriów przyjętych do określenia oferty ekonomicznie najbardziej korzystnej, wskazanej w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach; w związku z tym ewentualne przedziały muszą zostać wcześniej wyrażone przy użyciu określonej wartości.

W przypadku dopuszczenia różnych wariantów dla każdego wariantu należy podać odrębny wzór.

5. Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucje zamawiające niezwłocznie będą podawać wszystkim oferentom co najmniej te informacje, które w każdej chwili pozwolą oferentom dowiedzieć się o ich odpowiedniej klasyfikacji. Mogą również podawać inne informacje dotyczące przedstawianych innych cen lub innych wartości, pod warunkiem że będzie to przewidziane w specyfikacjach. Mogą również w każdej chwili podawać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Jednak w żadnym przypadku nie mogą ujawniać tożsamości oferentów podczas przebiegu etapów aukcji elektronicznej.

6. Instytucje zamawiające zamykają aukcję elektroniczną zgodnie z jednym lub wieloma poniższymi warunkami:

a) w zaproszeniu do aukcji podają z góry ustaloną datę i godzinę;

b) gdy przestaną otrzymywać nowe ceny lub nowe wartości odpowiadające wymogom dotyczącym minimalnych różnic. W tym przypadku instytucje zamawiające wskażą w zaproszeniu do aukcji termin, jaki będzie musiał upłynąć między chwilą otrzymania ostatniego złożenia oferty a zamknięciem aukcji elektronicznej;

c) gdy osiągnięta zostanie liczba etapów aukcji ustalona w zaproszeniu do aukcji.

W przypadku decyzji instytucji zamawiających o zamknięciu aukcji elektronicznej zgodnie z lit. c), ewentualnie w połączeniu z warunkami przewidzianymi w lit. b), zaproszenie do aukcji będzie zawierać harmonogram poszczególnych etapów aukcji.

7. Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające udzielają zamówienia zgodnie z art. 138 w zależności od wyników aukcji elektronicznej.

Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z aukcji elektronicznych w sposób nienależyty, zapobiegający, ograniczający lub naruszający konkurencję, ani też w sposób zmieniający przedmiot zamówienia, jaki został poddany procedurze przetargowej poprzez opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu i określony w specyfikacjach.

Artykuł 139

Nienormalnie niskie oferty

(art. 97 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia oferty wydają się nienormalnie niskie w stosunku do świadczeń, zamawiający zobowiązany jest przed odrzuceniem tych ofert zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów, dotyczących tych elementów ofert, które uważa za istotne, oraz zweryfikować je z uwzględnieniem otrzymanych wyjaśnień. Wyjaśnienia te mogą dotyczyć w szczególności obowiązujących przepisów z zakresu ochrony i warunków pracy w miejscu realizacji zamówienia.

Instytucja zamawiająca może w szczególności, wziąć pod uwagę wyjaśnienia, odnoszące się do:

a) ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metod budowy;

b) wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;

c) oryginalności oferty.

2. Jeżeli instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest nienormalnie niska ze wzgledu na zastosowanie pomocy państwa, może ona odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie, wyłącznie w przypadku gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym czasie, ustalonym przez instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami i decyzjami, określonymi w uregulowaniach wspólnotowych w sprawie pomocy państwa.

Artykuł 140

Terminy przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

(art. 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Terminy przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustanowione w dniach kalendarzowych przez instytucje zamawiające, są wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i właściwy okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert, biorąc w szczególności pod uwagę złożoność zamówienia lub potrzebę złożenia wizyty w miejscach lub skonsultowania na miejscu dokumentów załączonych do specyfikacji.

2. W procedurach otwartych, w przypadku zamówień o wartości równej lub wyższej niż progi ustanowione w art. 158, termin przyjęcia ofert jest nie krótszy niż pięćdziesiąt dwa dni od dnia, w którym przesłano ogłoszenia o zamówieniu.

3. W procedurach ograniczonych, w przypadku dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 125b oraz w procedurach negocjacyjnych, z ogłoszeniem o zamówieniu opublikowanym w przypadku zamówień przekraczających progi określone w art. 158, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest nie krótszy niż 37 dni od dnia, w którym przesłano ogłoszenie o zamówieniu. [88]

W procedurach ograniczonych, w odniesieniu do zamówień o wartości równej lub wyższej niż progi ustanowione w art. 158, termin przyjmowania ofert jest nie krótszy niż czterdzieści dni od dnia, w którym przesłano zaproszenia do składania ofert.

Tym niemniej w procedurach ograniczonych, po wezwaniu do okazania zainteresowania wskazanego w art. 128, termin przyjmowania ofert jest nie krótszy niż dwadzieścia jeden dni od dnia, w którym przesłano zaproszenia do składania ofert.

4. W przypadku gdy instytucje zamawiające, zgodnie z art. 118 ust. 2, przesłały do publikacji wstępne ogłoszenie o zamówieniu lub same opublikowały wstępne ogłoszenie o zamówieniu w ramach profilu nabywcy, termin przyjmowania ofert może ogólnie zostać skrócony do trzydziestu sześciu dni, ale w żadnych okolicznościach nie może być krótszy niż dwadzieścia dwa dni od dnia przesłania ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert.

Skrócenie terminu, o którym mowa w akapicie pierwszym, możliwe jest tylko wówczas, gdy ogłoszenie wstępne spełnia następujące warunki:

a) zawiera wszelkie informacje wymagane z ogłoszeniu o zamówieniu, o ile informacje te są dostępne w chwili publikacji ogłoszenia;

b) zostało wysłane do publikacji nie mniej niż pięćdziesiąt dwa dni i nie więcej niż dwanaście miesięcy przed datą przesłania ogłoszenia o zamówieniu.

5. Terminy przyjęcia ofert mogą zostać skrócone o pięć dni, jeżeli wszystkie dokumenty związane z zaproszeniem do składania ofert są ogólnie i bezpośrednio dostępne drogą elektroniczną już od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu lub wezwania do okazania zainteresowania.

Artykuł 141

Termin na dostęp do dokumentów zaproszenia do składania ofert

(art. 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Pod warunkiem że wniosek został złożony we właściwym czasie, przed nieprzekraczalnym terminem składania ofert, specyfikacje lub dokumenty opisowe z procedury określonej w art. 125b, a także dokumenty dodatkowe przesyłane są w ciągu sześciu dni kalendarzowych od przyjęcia wniosku, z zastrzeżeniem przepisów ust. 4, do wszystkich podmiotów gospodarczych, które składały wnioski o specyfikacje lub wyraziły zainteresowanie podjęciem dialogu lub złożeniem oferty. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przesłanie złożone mniej niż 5 dni roboczych przed nieprzekraczalnym terminem składania ofert.

2. Pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony w odpowiednim czasie, przed nieprzekraczalnym terminem składania ofert, dodatkowe informacje, odnoszące się do specyfikacji, dokumentów opisowych lub dokumentów dodatkowych, dostarczane są równocześnie wszystkim podmiotom gospodarczym, które złożyły wniosek o specyfikacje lub wyraziły zainteresowanie podjęciem dialogu lub złożeniem oferty nie później niż sześć dni przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert lub w przypadku wniosków o informacje otrzymanych mniej niż osiem dni kalendarzowych przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert, najwcześniej jak to możliwe po przyjęciu wniosku. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przesłanie złożone mniej niż 5 dni roboczych przed nieprzekraczalnym terminem składania ofert.

3. Jeżeli, niezależnie od przyczyny, specyfikacje i dokumenty dodatkowe lub informacje nie mogą zostać dostarczone w terminie określonym w ust. 1 i 2 lub jeżeli oferty mogą być składane dopiero po wizycie na miejscu lub po konsultacji na miejscu dokumentów, załączonych do specyfikacji, terminy przyjmowania ofert, określonych w art. 140 zostają przedłużone w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się z odpowiednimi informacjami do przygotowania ofert, z zastrzeżeniem przepisów art. 240. Przedłużenie to ogłaszane jest we właściwy sposób, zgodnie z ustaleniami, określonymi w art. 118-121.

4. Jeżeli w procedurze otwartej, również w systemach zamówień dynamicznych określonych w art. 125a, wszystkie dokumenty zaproszenia do składania ofert i wszystkie dokumenty dodatkowe są ogólnie, w pełni i bezpośrednio dostępne drogą elektroniczną, przepisy ust. 1 nie stosują się. Ogłoszenie o zamówieniu określone w art. 118 ust. 3 zawiera wówczas adres strony internetowej, na której dokumenty są udostępnione.

Artykuł 142

Terminy w nagłych przypadkach

(artykuł 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Jeżeli właściwie umotywowany nagły przypadek sprawia, że terminy ustanowione w art. 140 ust. 3 w odniesieniu do procedur ograniczonych i procedur negocjacyjnych, którym towarzyszy publikacja ogłoszenia o zamówieniu, są niemożliwe do wykonania, instytucje zamawiające mogą ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach kalendarzowych:

a) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wynoszący nie mniej niż piętnaście dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub nie mniej niż dziesięć dni, jeżeli ogłoszenie jest przesyłane do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich drogą elektroniczną;

b) termin składania ofert wynoszący nie mniej niż dziesięć dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

2. W ramach procedur ograniczonych i przyspieszonych procedur negocjacyjnych, dodatkowe informacje dotyczące specyfikacji są przekazywane wszystkim kandydatom lub oferentom nie później niż cztery dni kalendarzowe przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert, pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony we właściwym czasie.

Artykuł 143

Metody informowania

(art. 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Warunki składania ofert lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu są określane przez instytucję zamawiającą, która może wybrać wyłączny sposób komunikacji. Oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą być przesyłane w formie listownej lub drogą elektroniczną. Ponadto wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być przekazywane za pośrednictwem faksu.

Wybrane środki komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.

Przyjęte środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

a) każda złożona oferta zawiera wszelkie informacje niezbędne do jej oceny;

b) integralność danych zostaje zachowana;

c) poufność ofert zostaje zachowana, a instytucja zamawiająca zapoznaje się z tymi ofertami dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.

W razie potrzeby, w związku z dowodami prawnymi instytucje zamawiające mogą zażądać, by w przypadku wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składanych za pośrednictwem faksu wysyłka została potwierdzona w formie listownej lub drogą elektroniczną możliwie najszybciej, w każdym razie przed nieprzekraczalnym terminem określonym w art. 140 i 251.

Instytucje zamawiające mogą zażądać, by oferty składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy nr 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (²²).

1a. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne powinny mieć charakter niedyskryminujący, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w tym kodowania, są udostępniane oferentom lub wnioskodawcom.

Ponadto przepisy dotyczące przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu muszą być zgodne z wymogami załącznika X do dyrektywy nr 2004/18/WE.

2. W przypadku gdy przekazywanie ofert następuje w formie listownej, oferenci mogą składać oferty:

a) albo za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej; w tym celu dokumenty zaproszenia do składania ofert określają, że ważna jest data wysłania potwierdzona stemplem pocztowym lub data pokwitowania odbioru;

b) albo przez osobiste dostarczenie do siedziby instytucji przez oferenta lub poprzez agenta; w takim przypadku dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert określają, poza informacjami określonymi w art. 130 ust. 2 lit. a), organ, do którego oferty mają być składane, na podstawie podpisanego i opatrzonego datą pokwitowania odbioru.

3. W celu zachowania tajemnicy i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych w formie listownej, zaproszenie do składania ofert musi zawierać następujący przepis:

„Oferty należy składać w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na kopercie wewnętrznej należy umieścić, poza nazwą departamentu, do którego jest adresowana, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, słowa: „Zaproszenie do składania ofert - nie otwierać przy rozdzielaniu poczty”. W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych, muszą one być zaklejone taśmą klejącą, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie.”

Artykuł 144

Gwarancje przetargowe

(art. 98 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji przetargowej, złożonej zgodnie z art. 150, stanowiącej 1-2% całkowitej wartości zamówienia.

Gwarancja przetargowa jest zwracana w momencie udzielenia zamówienia. Jeżeli oferta nie zostanie złożona w określonym nieprzekraczalnym terminie lub jeżeli oferta zostaje później wycofana, gwarancja zostaje zatrzymana.

Artykuł 145

Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

(art. 98 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które spełniają wymogi art. 143, zostają otwarte.

2. W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza próg ustanowiony w art. 129 ust. 1, właściwy intendent wyznacza komitet do otwierania ofert.

Komitet składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie zależy od właściwego intendenta. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają zobowiązaniom określonym w art. 52 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych określonych w art. 254 lub pojedynczych jednostek Państwa Członkowskiego, w których nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie stosuje się.

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury przetargowej komitet otwierający oferty wyznaczany jest przez właściwego intendenta z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę przetargową. Skład takiego komitetu otwierającego oferty w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury przetargowej. [89]

3. W przypadku ofert wysyłanych w formie listownej jeden lub więcej członków komitetu otwierającego parafuje dokumenty, potwierdzając datę i godzinę wysyłki każdej oferty.

Parafują oni również:

a) każdą stronę każdej oferty; lub

b) okładkę i strony zawierające szczegóły dotyczące finansów każdej oferty, przy czym prawidłowość oferty początkowej jest zagwarantowana poprzez dowolne odpowiednie techniki, zastosowane przez organ administracyjny, niezależny od upoważniającego organu administracyjnego, z wyjątkiem przypadku określonego w ust. 2 akapit trzeci.

W przypadku gdy zamówienie udzielone jest na podstawie automatycznej procedury przetargowej zgodnie z art. 138 ust. 1 lit. a), ceny notowane w ofertach, spełniające wymogi, są podawane do wiadomości.

Członkowie komitetu podpisują pisemne sprawozdanie z otwarcia otrzymanych ofert, który określa te oferty, które spełniają wymogi oraz te, które ich nie spełniają oraz podaje podstawy, na których oferty zostały odrzucone za brak zgodności, przez odniesienie do metod składania ofert, określonych w art. 143.

Artykuł 146

Komitet ds. Oceny Ofert i Wniosków o Dopuszczenie do Udziału w Postępowaniu

(art. 98 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, co do których zadeklarowano, że są zgodne z wymogami, są oceniane i porządkowane przez komitet oceniający na każdym z dwóch etapów na podstawie, z jednej strony, kryteriów wyłączenia i wyboru, oraz, z drugiej strony, na podstawie kryteriów udzielania, które zostały wcześniej określone.

Komitet wyznaczany jest przez właściwego intendenta w celu wydania opinii w sprawie zamówień o wartości powyżej progu, określonego w art. 129 ust. 1.

Jednocześnie właściwy intendent może zdecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów przyznawania, a kryteria wyłączenia i wyboru sprawdzone zostaną w oparciu o inne właściwe środki gwarantujące brak konfliktu interesów. [90]

2. Komitet oceniający składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie zależy od właściwego intendenta. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają zobowiązaniom określonym w art. 52 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych określonych w art. 254 lub pojedynczych jednostek Państwa Członkowskiego, w których nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie stosuje się.

Komitet oceniający może być złożony z tych samych członków, co komitet otwierający oferty.

Zewnętrzni eksperci mogą wspierać komitet na podstawie decyzji właściwego intendenta. Właściwy intendent upewnia się, czy eksperci przestrzegają zobowiązań określonych w art. 52 rozporządzenia finansowego.

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury przetargowej komitet oceniający wyznacza właściwy intendent z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę przetargową. Skład takiego komitetu oceniającego w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury przetargowej. [91]

3. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które nie spełniają wszystkich wymogów zasadniczych, wymienionych w dokumentach towarzyszących zaproszeniom do składania ofert lub szczególnych wymagań w nich ustanowionych, są odrzucane.

Jednakże komitet oceniający lub instytucja zamawiająca może poprosić kandydata lub oferentów o dostarczenie dodatkowych materiałów lub o objaśnienie dokumentów towarzyszących, złożonych w związku z kryteriami wyłączenia i kryteriami wyboru, w wyznaczonym terminie.

Za prawidłowe uznawane są oferty, które spełniają kryteria wyłączenia i wyboru.

4. W przypadku nienormalnie niskich ofert, określonych w art. 139 niniejszego rozporządzenia, komitet oceniający żąda wszelkich istotnych informacji dotyczących zawartości oferty.

Artykuł 147

Wyniki oceny

(art. 99 rozporządzenia finansowego)

1. [92] Sporządza się opatrzone datą pisemne sprawozdanie z oceny i klasyfikacji wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i ofert, co do których zadeklarowano, że spełniają wymogi.

Pisemne sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie komisji oceniającej.

W przypadku gdy komisji oceniającej nie upoważniono do oceny ofert według kryteriów wyłączenia i wyboru, pisemne sprawozdanie także podpisują osoby, które zostały do tego upoważnione przez właściwego intendenta. Pisemne sprawozdanie jest przechowywane do wglądu w przyszłości.

2. Pisemne sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:

a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, umowy ramowej lub systemu zamówień dynamicznych;

b) nazwy wykluczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;

c) nazwy dopuszczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;

d) przyczyny odrzucenia ofert uznanych za nienormalnie niskie;

e) nazwy proponowanych kandydatów lub wykonawców i przyczyny takiego wyboru oraz, jeżeli jest znana, część umowy lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza zlecić podwykonawcom.

3. Instytucja zamawiająca podejmuje wówczas decyzję, podając co najmniej następujące informacje:

a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość umowy, umowy ramowej lub systemu zamówień dynamicznych;

b) nazwy wykluczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;

c) nazwy dopuszczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;

d) przyczyny odrzucenia ofert, uznanych za nienormalnie niskie;

e) nazwy wybranych kandydatów lub wykonawców oraz przyczyny takiego wyboru, przez odniesienie do kryteriów wyboru i przyznawania, ogłoszonych wcześniej oraz, jeżeli jest znana, część umowy lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza zlecić podwykonawcom;

f) w przypadku procedur negocjacyjnych i dialogu konkurencyjnego okoliczności określone w art. 125b, 126, 127, 242, 244, 246 i 247, które uzasadniają ich zastosowanie;

g) gdzie stosowne, przyczyny, dla których instytucja zamawiająca podjęła decyzję o nie udzieleniu zamówienia.

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury przetargowej decyzję, o której mowa w akapicie pierwszym, podejmuje instytucja zamawiająca odpowiedzialna za procedurę przetargową. [93]

Artykuł 148

Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami

(art. 99 rozporządzenia finansowego)

1. Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami w trakcie procedury przetargowej mogą mieć miejsce, w drodze wyjątku, zgodnie z warunkami wymienionymi w ust. 2 i 3.

2. Przed dniem zakończenia przyjmowania ofert, w kwestii dokumentów dodatkowych i informacji, określonych w art. 141, instytucja zamawiająca może:

a) w przypadku oferentów, przekazać dodatkowe informacje wyłącznie do celów wyjaśnienia charakteru zamówienia, informacje te przekazywane są tego samego dnia wszystkim oferentom, którzy wnioskowali o specyfikacje;

b) w przypadku samej instytucji, jeżeli wykryje ona błąd, brak dokładności, pominięcie lub inny rodzaj pomyłki urzędniczej w tekście ogłoszenia o zamówieniu, zaproszeniu do składania ofert lub specyfikacji, instytucja powiadamia zainteresowane osoby tego samego dnia i w identyczny sposób, mający zastosowanie do początkowych zaproszeń do składania ofert.

3. Jeżeli, po otwarciu ofert, wymagane są jakieś wyjaśnienia w związku z ofertą lub jeżeli oczywiste pomyłki urzędnicze w ofercie wymagają skorygowania, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem, mimo że taki kontakt nie może prowadzić do jakiekolwiek zmiany warunków oferty.

4. W każdym przypadku gdy kontakt zostanie nawiązany, zostaje sporządzona„nota do akt”.

5. W przypadku zamówień na usługi prawnicze w rozumieniu załącznika II B do dyrektywy 2004/18/WE, instytucja zamawiająca może nawiązywać z oferentami kontakty niezbędne do weryfikacji kryteriów wyboru i/lub udzielania.

Artykuł 149

Informacje dla oferentów i kandydatów

(Artykuł 100 ust. 2, art. 101 i 105 rozporządzenia finansowego)

[94] 1. Instytucje zamawiające, najszybciej jak to możliwe, informują kandydatów i oferentów o podjętych decyzjach dotyczących udzielenia zamówień, umowy ramowej lub dopuszczenia do systemu zamówień dynamicznych, włączając powody ze względu na które zdecydowały one o nieudzieleniu zamówienia, umowy ramowej lub o niewprowadzeniu systemu zamówień dynamicznych, będących przedmiotem przetargu konkurencyjnego, lub też o ponowieniu procedury.

2. Instytucja zamawiająca, w ciągu nie więcej niż piętnastu dni kalendarzowych od dnia, w którym przyjęto pisemny wniosek, przekazuje informacje, przewidziane w art. 100 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

3. [95] W przypadku udzielonych przez instytucje wspólnotowe na własny rachunek zamówień o wartości równej określonym w art. 158 wartościom progowym bądź wyższej i niewykluczonych z zakresu obowiązywania dyrektywy 2004/18/WE instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie informuje wszystkich odrzuconych oferentów lub kandydatów drogą pocztową, faksem bądź pocztą elektroniczną, że ich wnioski bądź oferty nie zostały zaakceptowane, przy czym dopełnia ona tego obowiązku:

a) wkrótce po podjęciu decyzji na podstawie kryteriów wykluczenia i wyboru, ale przez podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia w przypadku procedury udzielania zamówień organizowanej w dwóch oddzielnych etapach;

b) w odniesieniu do decyzji o udzieleniu zamówienia i decyzji o odrzuceniu ofert - możliwie szybko i najpóźniej w ciągu tygodnia następującego po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia.

W każdym przypadku instytucja zamawiająca podaje przyczyny odrzucenia oferty lub wniosku i wskazuje na dostępne środki prawne.

Instytucje zamawiające informują wybranego kandydata lub oferenta o decyzji o przyznaniu, w tym samym czasie, co informują odrzuconych kandydatów lub oferentów, że ich oferty wnioski nie zostały przyjęte, i zaznaczają, że przekazana decyzja nie stanowi zobowiązania dla właściwej instytucji zamawiającej.

Odrzuceni oferenci lub kandydaci mogą uzyskać dodatkowe informacje na temat przyczyn odrzucenia ich oferty lub wniosku na pisemną prośbę wysłaną listem, faksem lub pocztą elektroniczną, a oferenci, których oferty zostały dopuszczone, mogą uzyskać informacje o ogólnych danych oraz zaletach oferty, którą wybrano oraz nazwisku oferenta, któremu udzielono zamówienia, nie naruszając przepisów art. 100 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego. Instytucje zamawiające odpowiedzą nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania prośby.

Artykuł 149a

Podpisanie zamówienia

(Artykuł 100 i 105 rozporządzenia finansowego)

[96] Realizacja zamówienia nie może zostać rozpoczęta przed jego podpisaniem.

Sekcja 4

Gwarancje i kontrola

Artykuł 150

Wcześniejsze gwarancje

(art. 102 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy dostawcy, wykonawcy lub usługodawcy są zobowiązani do złożenia wcześniejszej gwarancji, musi ona dotyczyć kwoty i okresu, wystarczających dla jej uruchomienia.

2. Gwarancję dostarcza bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ona być zastąpiona łączną gwarancją strony trzeciej.

Gwarancja denominowana jest w euro.

Gwarancja ma skutek w postaci wykorzystania stanowiska banku lub instytucji finansowej lub strony trzeciej jako nieodwołalnego zabezpieczenia lub pierwszego odpowiedzialnego poręczyciela zobowiązań wykonawcy.

Artykuł 151

Gwarancja wykonania

(art. 102 rozporządzenia finansowego)

1. Z zastrzeżeniem art. 250, intendent może zażądać gwarancji wykonania zgodnie z normalnymi warunkami handlowymi, dotyczącymi zamówień na dostawy i usługi oraz zgodnie ze szczególnymi specyfikacjami dotyczącymi zamówień na roboty budowlane.

Gwarancja ta jest obowiązkowa powyżej 345 000 EUR w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane.

2. Gwarancja odpowiadająca 10% całkowitej wartości zamówienia może być utworzona poprzez odliczenia od płatności w trakcie i po ich dokonaniu.

Może ona być zastąpiona kwotą odliczoną od płatności ostatecznej, w celu utworzenia gwarancji do momentu ostatecznej akceptacji usług, dostaw lub robót.

3. Gwarancje są zwracane zgodnie z warunkami zamówienia, z wyjątkiem wypadków, w których zamówienie nie zostało zrealizowane lub zostało zrealizowane niepoprawnie lub realizacja została zakończona z opóźnieniem. W takich przypadkach, część gwarancji zostaje zatrzymana, w zależności od zakresu poniesionych szkód.

Artykuł 152

Gwarancja na prefinansowanie

(art. 102 rozporządzenia finansowego)

Gwarancja jest wymagana w zamian za płatność prefinansowania przekraczającą 150 000 EUR lub w przypadku określonym w art. 135 ust. 6 akapit drugi.

Jeżeli jednak wykonawcą jest instytucja publiczna, właściwy intendent może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka znieść taki wymóg.

Gwarancja zostaje zwrócona w trakcie lub po odliczeniu prefinansowania od płatności zaliczkowych lub płatności sald wykonawcy, zgodnie z warunkami zamówienia.

Artykuł 153

Zawieszenie w przypadku błędów lub nieprawidłowości

(art. 103 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia mogą ulegać zawieszeniu na mocy art. 103 rozporządzenia finansowego, w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, realizacja zamówienia zostaje wznowiona najszybciej, jak to możliwe.

2. Istotny błąd lub nieprawidłowość stanowi naruszenie przepisów zamówienia lub rozporządzenia, wynikającego z działania lub zaniechania, które powoduje lub może powodować stratę dla budżetu wspólnotowego.

ROZDZIAŁ 2

Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje wspólnotowe na własny rachunek

Artykuł 154

Określenie właściwego poziomu dla obliczania progów

(art. 104 i 105 rozporządzenia finansowego)

Każdy intendent delegowany lub subdelegowany w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 105 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.

Artykuł 155

Zamówienia odrębne i zamówienia podzielone na części

(art. 91 i 105 rozporządzenia finansowego)

1. Wartość szacunkowa zamówienia nie może być ustalona w celu uniknięcia wymogów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu ani zamówienie nie może zostać podzielone w tym celu.

Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i efektywne pod względem kosztów, zamówienia o wartości równej wysokości progów określonych w art. 158 bądź wyższej przyznawane są jednocześnie w postaci oddzielnych zamówień podzielonych na części. [97]

2. W przypadku gdy przedmiot zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane jest dzielony na kilka części, z których każda stanowi pojedynczy przedmiot zamówienia, wartość każdej części jest uwzględniana w ramach ogólnej oceny stosowanego progu.

W przypadku gdy wartość całkowita wszystkich części jest równa lub przekracza progi ustanowione w art. 158, przepisy art. 90 ust. 1 oraz art. 91 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego mają zastosowanie dla każdej części, z wyjątkiem części, których wartość szacunkowa jest niższa niż 80000 EUR w przypadku zamówień na usługi i dostawy lub niższa niż 1000000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane, pod warunkiem że łączna wysokość tych części nie przekracza 20 % łącznej wartości wszystkich części składających się na dane zamówienie.

3. W przypadku gdy planowane nabycie dostaw standardowych może powodować powstanie równoczesnych zamówień w oddzielnych częściach, wartość szacunkowa wszystkich tych części jest traktowana jako podstawa określenia stosowanych progów.

4. [98] W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci oddzielnych zamówień podzielonych na części, oferenci oceniani są oddzielnie dla każdego zamówienia. Jeśli kilka oddzielnych zamówień udzielonych zostało temu samemu oferentowi, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie takie oddzielne zamówienia.

Artykuł 156

Uzgodnienia dotyczące oceny wartości niektórych zamówień

(art. 105 rozporządzenia finansowego)

1. Do celów obliczania szacowanej kwoty zamówienia instytucja zamawiająca wlicza całkowite szacowane wynagrodzenie wykonawcy.

W przypadku gdy zamówienie dopuszcza opcje lub powtórzenie zamówienia, podstawą obliczenia jest maksymalna dopuszczona kwota, włączając wykorzystanie klauzuli dotyczącej opcji i powtórzenia.

Obliczanie jest dokonywane na etapie wysyłki ogłoszenia o zamówieniu lub, jeżeli takie ogłoszenie nie jest przewidywane, w chwili rozpoczęcia procedury udzielania przez instytucję zamawiającą.

1a. Przy umowach ramowych i systemach zamówień dynamicznych uwzględniana jest maksymalna wartość całości zamówień przewidywanych na cały okres obowiązywania umowy ramowej lub systemu zamówień dynamicznych.

2. W odniesieniu do zamówień na usługi, uwzględnia się:

a) w przypadku usług ubezpieczeniowych należną składkę i inne środki wynagrodzenia;

b) w przypadku usług bankowych lub finansowych, opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;

c) w przypadku zamówień obejmujących projekty, opłaty, prowizje i inne rodzaje wynagrodzenia.

3. W przypadku zamówień na usługi, które nie określają całkowitej kwoty lub zamówień na dostawy przeznaczone do leasingu, wynajęcia lub kupna na raty produktów, wartość, jaką uwzględnia się jako podstawę do obliczania wartości szacunkowej to:

a) w przypadku zamówień o ustalonym terminie:

(i) jeżeli termin ten wynosi czterdzieści osiem miesięcy lub mniej w przypadku usług lub dwanaście miesięcy lub mniej w przypadku dostaw, całkowita wartość zamówienia przez okres jego trwania;

(ii) jeżeli termin ten wynosi więcej niż dwanaście miesięcy w przypadku dostaw, całkowita wartość włączając szacowaną wartość końcową;

b) w przypadku zamówień na czas nieokreślony lub w przypadku usług na okres przekraczający czterdzieści osiem miesięcy, miesięczna wartość pomnożona przez czterdzieści osiem.

4. W przypadku zamówień powtarzających się lub podlegających odnowieniu w oznaczonym czasie, wartość zamówienia może być ustalona na podstawie:

a) rzeczywistej łącznej wartości odpowiednich zamówień na podobne rodzaje usług, udzielonych w poprzednim roku podatkowym lub w ciągu poprzednich dwunastu miesięcy, dostosowanej, jeżeli jest to możliwe, do przewidywanych zmian ilościowych lub wartościowych w ciągu dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi; lub

b) szacunkowej łącznej wartości podczas dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi lub pierwszej dostawy, względnie w czasie realizacji zamówienia, jeżeli jest on dłuższy niż dwanaście miesięcy.

5. W przypadku zamówień na roboty budowlane, uwzględnia się nie tylko wartość robót, ale również szacowaną wartość całkowitą dostaw niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.

Artykuł 157

Progi dla wstępnych ogłoszeń informacyjnych

(art. 105 rozporządzenia finansowego)

Progi przewidziane w art. 118 dla publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych są następujące:

a) 750000 EUR w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi wymienione w załączniku II A do dyrektywy 2004/18/WE;

b) 5 278 000 EUR w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane.

Artykuł 158

Progi do stosowania procedur na podstawie dyrektywy 2004/18/WE

(art. 105 rozporządzenia finansowego)

1. Progi określone w art. 105 rozporządzenia finansowego są następujące:

a) 137 000 EUR w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi wymienionych w załączniku II A do dyrektywy 2004/18/WE, z wyjątkiem zamówień na badania i rozwój wymienionych w ramach kategorii 8 tego załącznika;

b) 211 000 EUR w odniesieniu do zamówień na usługi wymienionych w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE oraz w odniesieniu do zamówień na badania i rozwój wymienionych w kategorii 8 załącznika II A do dyrektywy 2004/18/WE;

c) 5 278 000 EUR w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane.

2. Terminy określone w art. 105 rozporządzenia finansowego są terminami określonymi w art. 140, 141 i 142.

Artykuł 158a

Okres standstill przed podpisaniem zamówienia

(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)

[99] 1. Instytucja zamawiająca podpisuje z wybranym oferentem zamówienie bądź umowę ramową objęte dyrektywą 2004/18/WE nie wcześniej niż po upływie 14 dni kalendarzowych.

Termin ten biegnie:

a) od dnia następującego po dniu równoległego poinformowania o decyzjach o udzieleniu zamówienia i decyzjach o odrzuceniu oferty;

b) od dnia, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia określone w art. 118 zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w przypadku gdy udzielenie zamówienia lub umowy ramowej odbyło się według procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie zamówienia w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez odrzuconych albo poszkodowanych oferentów lub kandydatów bądź jakiekolwiek inne otrzymane przez nią odnośne informacje. Wnioski lub uwagi oraz wszelkie informacje muszą wpłynąć w terminie określonym w akapicie pierwszym. W przypadku zawieszenia podpisania zamówienia wszyscy kandydaci lub oferenci są informowani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.

Wszystkie zamówienia podpisane przed upływem terminu określonego w akapicie pierwszym uznaje się za nieważne, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ust. 2.

W przypadku gdy zamówienie nie może zostać udzielone lub umowa ramowa nie może zostać zawarta z przewidzianym oferentem, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia lub zawrzeć umowę ramową z następnym w kolejności oferentem w rankingu najlepszych oferentów.

2. Termin określony w akapicie pierwszym nie ma zastosowania:

a) w przypadku procedur otwartych, w toku których wpłynęła tylko jedna oferta;

b) w przypadku procedur ograniczonych lub negocjowanych po uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w przypadku gdy oferent, któremu ma być udzielone zamówienie, był jedynym spełniającym kryteria wyłączenia i wyboru, pod warunkiem że zgodnie z art. 149 ust. 3 akapit pierwszy lit. a) pozostali kandydaci lub oferenci zostali poinformowani o przyczynach ich wykluczenia bądź odrzucenia wkrótce po tym, jak odnośne decyzje zostały podjęte w oparciu o kryteria wykluczenia i wyboru;

c) w przypadku zamówień szczególnych udzielanych na podstawie umowy ramowej i na warunkach określonych w takiej umowie ramowej bez ponownego otwierania procedury konkursowej;

d) w przypadku zajścia wyjątkowo nagłych przyczyn, o których mowa w art. 126 ust. 1 lit. c).

Artykuł 159

Dowody na dostęp do zamówień

(art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego)

Specyfikacje wymagają od oferentów wskazania państwa, w którym mają oni swoją główną siedzibę lub w którym zamieszkują oraz przedstawienia dowodów na poparcie tych informacji normalnie akceptowanych na podstawie prawa ich państwa.

TYTUŁ VI

DOTACJE

ROZDZIAŁ 1

Zakres

Artykuł 160

Zakres

(art. 108 rozporządzenia finansowego)

1. [100] Procedura przyznawania dotacji i zawierania umów przez Komisję z organami określonymi w art. 54 rozporządzenia finansowego, w kwestii współfinansowania ich wydatków administracyjnych i do celów udostępnienia operacyjnych środków przyznanych, za zarządzanie którymi są one odpowiedzialne oraz z beneficjentami umów w sprawie finansowania określonych w art. 166 tego rozporządzenia, nie są przedmiotem przepisów niniejszego tytułu.

2. [101] (skreślony).

3. [102] (skreślony).

Artykuł 160a

Składki

(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)

[103] Składki, o których mowa w art. 108 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, to kwoty wpłacane na rzecz organizacji, których Wspólnota jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez daną organizację.

Artykuł 160b

Udziały

(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)

[104] Dla celów art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego stosuje się następujące definicje:

a) „udziały w kapitale” oznaczają pozycję w strukturze własności w organizacji lub przedsięwzięciu uzyskaną w drodze inwestycji, z których zwrot jest uzależniony od rentowności organizacji lub przedsięwzięcia;

b) „pakiet akcji lub udziałów” oznacza udział w kapitale w postaci akcji lub udziałów w organizacji lub przedsięwzięciu;

c) „inwestycje w akcje lub udziały” oznaczają wniesienie kapitału do spółki przez inwestora w zamian za częściowy udział w strukturze własności tej spółki, w przypadku którego inwestor może ponadto sprawować pewną kontrolę w zakresie zarządzania spółką oraz może mieć udział w przyszłych zyskach;

d) „finansowanie typu mezzanine” oznacza rodzaj finansowania łączącego zwykle finansowanie dłużne i finansowanie kapitałowe, w przypadku których inwestycje kapitałowe umożliwiają inwestorom osiągnięcie wysokiego zwrotu z inwestycji, jeżeli spółka osiągnie sukces i/lub finansowanie dłużne zapewnia inwestorom cenę z premią przyczyniając się do zwrotu uzyskiwanego z inwestycji przez inwestora.

e) „instrument obarczony ryzykiem” oznacza instrument finansowy gwarantujący pokrycie określonego ryzyka, ewentualnie za uzgodnioną opłatą.

Artykuł 160c

Zasady szczególne

(Artykuł 108 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

[105] 1. Dotacje, o których mowa w art. 108 ust. 3 rozporządzenia finansowego, przyznawane przez Komisję w ramach bezpośredniego zarządzania scentralizowanego, podlegają przepisom niniejszego tytułu, z wyjątkiem przepisów dotyczących:

a) zasady braku zysku określonej w art. 165 niniejszego rozporządzenia;

b) wymogu współfinansowania określonego w art. 172 niniejszego rozporządzenia;

c) oceny sytuacji finansowej wnioskodawcy w rozumieniu art. 173 ust. 4 niniejszego rozporządzenia w przypadku działań, których celem jest wzmocnienie zdolności finansowych beneficjenta lub generowanie dochodów;

d) wymogu gwarancji z góry określonego w art. 182 niniejszego rozporządzenia.

Przepisy akapitu pierwszego stosuje się bez uszczerbku dla przyjętego w stosunku do przedmiotowych dotacji podejścia księgowego, które zostanie ustalone przez księgowego zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

2. We wszystkich przypadkach, w których wnoszony jest wkład finansowy, właściwy intendent jest odpowiedzialny za dokonanie odpowiednich ustaleń z odbiorcą wkładu określających zasady płatności i kontroli.

Artykuł 160d

Nagrody

(Artykuł 109 ust. 3 lit. b) rozporządzenia finansowego)

[106] Dla celów art. 109 ust. 3 lit. b) rozporządzenia finansowego nagrody stanowią wynagrodzenie za pracę konkursową.

Nagrody przyznaje panel sędziów, którzy mogą podjąć decyzję o przyznaniu nagrody lub nie, w zależności od przeprowadzonej przez nich oceny jakości pracy konkursowej zgodnie z zasadami konkursu.

Wysokość nagrody nie zależy od kosztów poniesionych przez odbiorcę nagrody.

Zasady konkursu określają warunki i kryteria przyznawania nagród, jak również ich kwotę.

Artykuł 160e

Decyzja i umowa w sprawie przyznania dotacji

(Artykuł 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

[107] 1. Roczny program prac określa dla każdego wspólnotowego programu bądź działania, czy dotacje objęte są decyzją czy wymagają pisemnej umowy.

2. Przy określaniu rodzaju instrumentu prawnego, który ma zostać użyty, uwzględnia się następujące czynniki:

a) równe traktowanie i niedyskryminacja beneficjentów, w szczególności ze względu na narodowość czy lokalizację geograficzną;

b) spójność danego instrumentu z innymi instrumentami użytymi w przypadku tego samego wspólnotowego programu bądź działania;

c) stopień złożoności i standaryzacji przedmiotu finansowanych działań lub programów pracy.

3. W przypadku programów zarządzanych przez kilku intendentów rodzaj instrumentu, jaki ma być użyty, określa się w drodze konsultacji pomiędzy tymi intendentami.

Artykuł 160f

Wydatki na członków instytucji

(Artykuł 108 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)

[108] Wydatki na członków instytucji zgodnie z art. 108 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego obejmują środki dla stowarzyszeń byłych bądź obecnych członków Parlamentu Europejskiego. Środki te wykonywane są zgodnie z wewnętrznymi przepisami administracyjnymi Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 161

Działania, na które mogą być przyznane dotacje

(art. 108 rozporządzenia finansowego)

Działania, na które mogą być przyznane dotacje w rozumieniu art. 108 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.

Żadne działanie nie może zostać podzielone do celów uniknięcia zasad finansowania, ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 162

Organy dążące do osiągnięcia celu będącego przedmiotem interesu ogólnoeuropejskiego

(art. 108 rozporządzenia finansowego)

Organ dążący do osiągnięcia celu będącego przedmiotem interesu ogólnoeuropejskiego to:

a) podmiot europejski działający w dziedzinie w edukacji, szkolenia, informacji, innowacji lub badań i studiów nad polityką europejską, wszelkich działań na rzecz promowania obywatelstwa lub praw człowieka, lub też europejski organ normalizacyjny.

b) europejska sieć reprezentująca organy nienastawione na zysk działające w Państwach Członkowskich lub w krajach kandydujących oraz promujące zasady i polityki zgodnie z celami traktatów.

Artykuł 163

Partnerstwo

(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)

[109] 1. Szczególne dotacje mogą stanowić część ramowego partnerstwa.

2. Partnerstwo ramowe może zostać ustanowione jako mechanizm długoterminowej współpracy pomiędzy Komisją i beneficjentami dotacji. Może ono przybrać formę umowy lub decyzji.

Umowa lub decyzja ramowa o partnerstwie określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu pracy, procedury przyznawania dotacji szczególnych, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi niniejszego tytułu oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie umów lub decyzji szczególnych.

Czas trwania partnerstwa nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przedmiotem umowy ramowej.

Intendenci nie mogą w sposób nienależyty wykorzystywać umów bądź decyzji ramowych o współpracy lub wykorzystywać ich w taki sposób, że cel lub skutek jest sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równego traktowania wnioskodawców.

3. Umowy bądź decyzje ramowe o partnerstwie traktowane są jako dotacje do celów procedury przetargowej. Są one przedmiotem procedur publikacji ex ante określonych w art. 167.

4. Poszczególne dotacje oparte na umowach bądź decyzjach ramowych o partnerstwie przyznawane są przyznawane zgodnie z procedurami ustanowionymi w tych umowach bądź decyzjach oraz zgodnie z przepisami niniejszego tytułu.

Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 169.

Artykuł 164

Treść umów w sprawie przyznania dotacji

(art. 108 rozporządzenia finansowego)

1. Umowa w sprawie przyznania dotacji określa co najmniej: [110]

a) przedmiot;

b) beneficjenta;

c) czas trwania, mianowicie:

(i) datę jej wejścia w życie i wygaśnięcia;

(ii) datę początkową i czas trwania działań lub rok budżetowy, na który przeznaczone są fundusze;

d) [111] całkowity szacunkowy koszt działania oraz udostępnione fundusze wspólnotowe, których ogólny pułap wyrażony jest jako wartość bezwzględna, dodatkowo określając odpowiednio:

i) maksymalną wysokość finansowania kosztów działania lub zatwierdzonego programu pracy w przypadku określonym w art. 108a ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego;

ii) płatności ryczałtowe lub finansowanie poprzez stawki ryczałtowe określone w art. 108a ust. 1 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego;

iii) elementy określone w ppkt i) oraz ii) niniejszej litery przypadkach, o których mowa w art. 108a ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego.

e) szczegółowy opis działania lub, w przypadku dotacji na działania operacyjne, opis programu pracy zatwierdzonego na dany rok budżetowy przez intendenta;

f) [112] warunki ogólne mające zastosowanie do wszystkich umów tego rodzaju, takie jak akceptacja przez beneficjenta kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy oraz akceptacja zasad publikacji ex post, określonych w art. 169, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001; warunki ogólne określają co najmniej:

i) jako prawo mające zastosowanie do umowy w sprawie przyznania dotacji określają prawo wspólnotowe, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w zamówieniu;

ii) określają sąd właściwy do rozstrzygania sporów;

g) [113] szacowany budżet całkowity.

h) w przypadku gdy wykonanie działań wiąże się z zamówieniami, zasady określone w art. 184 lub zasady dotyczące zamówień, które beneficjent musi stosować;

i) [114] obowiązki beneficjenta, przynajmniej te dotyczące należytego zarządzania finansami i składania sprawozdań z wykonania i sprawozdań finansowych; w stosownych przypadkach ustanawia się cele pośrednie wymagające przedłożenia tych sprawozdań;

j) ustalenia i terminy dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań i płatności przez Komisję;

k) [115] w stosownych przypadkach szczegółowe informacje dotyczące kwalifikowalnych kosztów działania lub zatwierdzonego programu pracy lub płatności ryczałtowych lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe określonych w art. 108a ust. 1 rozporządzenia finansowego;

l) [116] przepisy dotyczące publicznej prezentacji informacji o wsparciu budżetowym Wspólnot Europejskich, chyba że intendent podejmie decyzję, że nie jest to możliwe bądź wskazane, oraz ją uzasadni.

1a. Umowa na dotację może określać ustalenia i terminy zawieszenia, zgodnie z art. 183.

2. [117] W przypadkach określonych w art. 163 umowa ramowa w sprawie partnerstwa bądź decyzja ramowa w sprawie partnerstwa określają informacje, o których mowa w ust. 1 lit. a), b), lit. c) ppkt i), lit. d) ppkt i), lit. f) oraz lit. h) do k) niniejszego artykułu.

Dana decyzja bądź umowa zawiera informacje określone w ust. 1 lit. a)-e), g) oraz k), oraz, tam gdzie to niezbędne, lit. i).

3. Umowy w sprawie przyznania dotacji mogą być zmieniane wyłącznie poprzez pisemne umowy dodatkowe. Takie umowy dodatkowe nie mają na celu ani nie skutkują wprowadzaniem do umów takich zmian, które kwestionowałyby decyzję o przyznaniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów.

4 [118] Przepisy ust. 1-3 stosują się z niezbędnymi zmianami do decyzji w sprawie przyznania dotacji.

Niektóre informacje określone w ust. 1 mogą być zawarte w zaproszeniu do składania wniosków lub wszelkich powiązanych dokumentach, natomiast nie w decyzji w sprawie przyznania dotacji.

ROZDZIAŁ 2

Zasady przyznawania dotacji

Artykuł 165

Zasada braku zysku

(art. 109 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. [119] Dla celów niniejszego tytułu zysk definiuje się następująco:

a) w przypadku dotacji na działanie zysk oznacza nadwyżkę wpływów nad kosztami poniesionymi przez danego beneficjenta, jeżeli złożono wniosek o ostateczną płatność;

b) w przypadku dotacji operacyjnej zysk oznacza nadwyżkę salda w budżecie operacyjnym beneficjenta.

2. [120] Płatności ryczałtowe lub finansowanie poprzez stawki ryczałtowe ustala się zgodnie z art. 181 na podstawie kosztów lub kategorii kosztów, do których się odnoszą, ustalonych w oparciu o dane statystyczne lub podobne obiektywne kryteria, w taki sposób, aby a priori wykluczyć zysk. Na tej samej podstawie kwoty są poddawane ponownej ocenie i, w razie konieczności, korygowane przez Komisję co dwa lata.

W takim przypadku, i dla każdej dotacji, weryfikacji braku zysku dokonuje się w momencie określania wymienionych kwot.

W przypadku, gdy kontrole ex post zdarzeń generujących koszty wykażą, że dane zdarzenie nie miało miejsca oraz że na rzecz beneficjenta została zrealizowana nienależna płatność w ramach płatności ryczałtowej lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe, Komisja uprawniona jest do windykacji do wysokości płatności ryczałtowych lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe i w przypadku złożenia fałszywej deklaracji takich kwot może nałożyć sankcje finansowe nieprzekraczające 50% całkowitej kwoty płatności ryczałtowej lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe.

Tego rodzaju kontrole pozostają bez uszczerbku dla weryfikacji i certyfikacji faktycznych kosztów, wymaganej dla płatności dotacji lub dla dotacji polegających na zwrocie określonej części kosztów kwalifikowanych.

3. W przypadku dotacji operacyjnych udzielanych instytucjom, które działają w ogólnym interesie europejskim, Komisja posiada prawo do windykacji określonego odsetka rocznego zysku, który odpowiada wkładowi finansowemu Wspólnoty do budżetu operacyjnego danych instytucji, o ile instytucje te są również finansowane przez organy publiczne, które same są zobowiązane do odzyskania określonego odsetka zysków odpowiadającego ich wkładowi. Przy obliczaniu kwoty podlegającej zwrotowi nie należy brać pod uwagę udziału procentowego, jaki stanowią w budżecie operacyjnym wkłady rzeczowe.

Artykuł 165a

Zasada współfinansowania

(Artykuł 109 rozporządzenia finansowego)

[121] 1. Współfinansowanie wymaga, aby część kosztów działania lub kosztów bieżących podmiotu ponosił beneficjent dotacji bądź aby pokrywana była z wkładów finansowych innych niż wspólnotowe.

2. W przypadku dotacji przyjmujących jedną z form przewidzianych w art. 108a ust. 1 lit. b) lub c) rozporządzenia finansowego albo stanowiących ich kombinację współfinansowanie ustala się jedynie na etapie oceny wniosku o udzielenie dotacji.

Artykuł 166

Programowanie roczne

(art. 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Roczny program pracy na dotacje jest przygotowywany przez każdego właściwego intendenta. Program ten przyjmowany jest przez daną instytucję i publikowany tak szybko, jak to jest możliwe, jednak najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku budżetowego, na poświęconej dotacjom stronie internetowej tej instytucji, w razie konieczności jest on publikowany w poprzedzającym roku budżetowym. [122]

Program pracy określa akt podstawowy, cele, harmonogram zaproszeń do składania propozycji, wraz z szacowaną wysokością i oczekiwanymi wynikami.

2. Wszelkie znaczne zmiany w programie pracy podczas roku budżetowego zostają przyjęte i publikowane zgodnie z warunkami określonymi w ust. 1.

Artykuł 167

Treść zaproszeń do składania ofert

(art. 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Zaproszenia do składania ofert obejmują:

a) zamierzone cele;

b) [123] kryteria kwalifikacji, wykluczenia, wyboru i przyznawania, określone w art. 114 i 115 rozporządzenia finansowego oraz odpowiednie dokumenty towarzyszące;

c) uzgodnienia dotyczące finansowania przez Wspólnotę;

d) uzgodnienia i ostateczny termin składania ofert i możliwy termin rozpoczęcia działań oraz planowany termin zamknięcia procedury przetargowej.

2. [124] Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronie internetowej instytucji europejskich oraz ewentualnie za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków przekazu, włączając w to Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, w celu zapewnienia maksymalnego rozpowszechnienia wśród potencjalnych beneficjentów. Mogą one być publikowane w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zaproszeń do składania wniosków również podlegają publikacji na tych samych warunkach.

Artykuł 168

Wyjątki od zaproszeń do składania ofert

(art. 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert wyłącznie w następujących przypadkach:

a) do celów pomocy humanitarnej, w rozumieniu rozporządzenia Rady nr 1257/96(²³) oraz pomocy w sytuacjach kryzysowych, w rozumieniu ust. 2;

b) w innych wyjątkowych i właściwie umotywowanych nagłych przypadkach;

c) organom, które mają monopol z mocy prawa lub faktycznie, właściwie wykazany w decyzji o przyznaniu dotacji;

d) [125] organom wskazanym jako beneficjenci dotacji w akcie podstawowym w rozumieniu art. 49 rozporządzenia finansowego;

e) [126] w przypadku badań i rozwoju technologii -podmiotom określonym w rocznym programie, o którym mowa w art. 110 rozporządzenia finansowego, o ile akt podstawowy wyraźnie przewiduje taką możliwość oraz pod warunkiem, że projekt nie wchodzi w zakres zaproszenia do składania wniosków;

f) [127] na działania o cechach szczególnych wymagające szczególnego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne, pod warunkiem że dane działania nie wchodzą w zakres zaproszenia do składania wniosków.

Przypadki, o których mowa w pierwszym akapicie lit. f), są należycie uzasadnione w decyzji o przyznaniu dotacji. [128]

2. Sytuacje kryzysowe należy rozumieć, w odniesieniu do państw trzecich, jako sytuacje stanowiące zagrożenie dla prawa i porządku publicznego, bezpieczeństwa osób, zagrażające wybuchem konfliktu zbrojnego lub destabilizacji kraju oraz, które mogłyby poważnie zaszkodzić:

a) poszanowaniu wspólnych wartości, podstawowych interesów, niezależności i spójności Unii Europejskiej;

b) bezpieczeństwu Unii Europejskiej, utrzymaniu pokoju i bezpieczeństwa międzynarodowego, wspieraniu współpracy międzynarodowej lub rozwoju, wzmocnieniu demokracji, państwa prawa, poszanowania praw człowieka i podstawowych wolności, zgodnie z art. 11 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 381/2001(²⁴).

Artykuł 169

Publikacja ex post

(art. 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. [129] Wszystkie dotacje przyznane w trakcie roku budżetowego, poza stypendiami wypłaconymi na rzecz osób fizycznych, publikowane są, według standardowej prezentacji, w przeznaczonym do tego celu i łatwo dostępnym miejscu na stronie internetowej danej instytucji wspólnotowej w trakcie pierwszej połowy roku, następującego po zamknięciu roku budżetowego, na który zostały one przyznane.

W przypadkach, w których zarządzanie jest przekazane organom, określonym w art. 54 rozporządzenia finansowego, zamieszczona zostaje informacja dotycząca co najmniej adresu strony internetowej, na której można uzyskać tę informację, jeżeli nie jest ona bezpośrednio w przeznaczonym do tego celu miejscu na stronie internetowej instytucji wspólnotowych.

Informacja ta może być również opublikowana, w standardowej prezentacji, za pośrednictwem wszelkich innych odpowiednich środków, w tym Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

2. Następujące informacje publikowane są za zgodą beneficjenta zgodnie z art. 164 ust. 1 lit. f):

a) nazwa i adres beneficjenta,

b) przedmiot dotacji;

c) [130] przyznana kwota oraz wysokość finansowania kosztów działania lub zatwierdzonego programu pracy, z wyjątkiem płatności ryczałtowych lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe, o których mowa w art. 108a ust. 1 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego.

Zobowiązanie ustanowione w pierwszym akapicie może zostać odroczone, jeżeli publikacja informacji może zagrozić bezpieczeństwu beneficjenta lub zaszkodzić jego interesom handlowym.

3. [131] Po dokonaniu publikacji zgodnie z ust. 2 Komisja na prośbę władzy budżetowej przekazuje jej sprawozdanie uwzględniające:

a) liczbę wnioskodawców w minionym roku;

b) liczbę oraz odsetek wybranych wniosków w rozbiciu na każde zaproszenie do składania wniosków;

c) średni czas trwania procedury od dnia zamknięcia przyjmowania wniosków w ramach zaproszenia do składania wniosków do dnia przyznania dotacji;

d) liczbę i kwotę dotacji, w przypadku których w ostatnich latach odstąpiono od obowiązku publikacji ex post z uwagi na kwestie bezpieczeństwa beneficjentów lub ochronę ich interesów ekonomicznych.

Artykuł 169a

Informacje dla kandydatów

(Artykuł 110 rozporządzenia finansowego)

[132] Komisja dostarcza wnioskodawcom informacje oraz wskazówki poprzez:

a) przyjęcie wspólnych standardów dla formularzy zgłoszeniowych dla podobnych rodzajów dotacji oraz poprzez monitorowanie rozmiaru i czytelności tych formularzy;

b) dostarczanie informacji potencjalnym wnioskodawcom, w szczególności organizując seminaria i zapewniając podręczniki;

c) bieżącą aktualizację danych dla beneficjentów w aktach dotyczących osób prawnych określonych w art. 64.

Artykuł 170

Wspólne finansowanie

(art. 111 rozporządzenia finansowego)

Działanie może być sfinansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez wielu intendentów.

Artykuł 171

Skutek retroaktywny zarządzania pomocą humanitarną i sytuacjami kryzysowymi

(art. 112 rozporządzenia finansowego)

W celu zapewnienia, że operacje związane z pomocą humanitarną i sytuacjami kryzysowymi w rozumieniu art. 168 ust. 2 są prowadzone w sposób skuteczny, wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą przedłożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli wydatki odnoszą się do tworzenia zasobów przez wnioskodawcę do wykorzystania w związku z działaniem, na jakie przeznaczona jest dotacja;

b) w drodze wyjątku i we właściwie umotywowanych przypadkach, jeżeli decyzja w sprawie finansowania i umowa w sprawie dotacji wyraźnie tak przewidują, poprzez określenie daty zakwalifikowania wcześniej niż daty złożenia wniosków.

Artykuł 172

Współfinansowanie zewnętrzne

(art. 113 rozporządzenia finansowego)

1. Beneficjent dostarcza dowody na zapewnione współfinansowanie poprzez zastosowanie środków własnych lub w formie przelewów finansowych od osób trzecich lub świadczeń rzeczowych, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej i skali kosztów jednostkowych określonych w art. 181 ust. 1.

2. Właściwy intendent może wyrazić zgodę na współfinansowanie w formie rzeczowej, jeżeli zostanie ono uznane za konieczne lub stosowne. W takich przypadkach wartość takich wkładów nie może przekroczyć:

a) kosztów faktycznie poniesionych i należycie popartych dokumentami księgowymi;

b) lub innych kosztów ogólnie akceptowanych na rynkach, których to dotyczy.

Wkłady związane z nieruchomościami, określone w art. 116 ust. 1 są wyłączone z obliczania kwoty współfinansowania.

3. W przypadku dotacji, których całkowita wartość jest mniejsza lub równa 25 000 EUR, właściwy intendent może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka znieść obowiązek dostarczania dowodów w odniesieniu do współfinansowania, o których mowa w ust. 1.

W przypadku gdy w danym roku budżetowym jednemu beneficjentowi przyznano wiele dotacji, próg 25 000 EUR ma zastosowanie do całkowitej kwoty tych dotacji.

4. [133] Zgodność z zasadą współfinansowania uznaje się w przypadku, gdy wkład Wspólnoty przewidziany jest na pokrycie określonych kosztów administracyjnych instytucji finansowej, w tym - w stosownych przypadkach -zmiennej opłaty uzależnionej od wyników, w odniesieniu do zarządzania projektem lub programem stanowiącymi nierozerwalną całość.

Artykuł 172a

Koszty kwalifikowane

(Artykuł 113 rozporządzenia finansowego)

[134] 1. Koszty kwalifikowalne stanowią faktycznie poniesione przez beneficjenta dotacji koszty spełniające poniższe kryteria:

a) zostały poniesione w czasie trwania programu działania lub pracy; z wyjątkiem kosztów powiązanych ze sprawozdaniami końcowymi i certyfikatami audytu;

b) są wskazane w szacunkowym budżecie całkowitym danego programu działania lub pracy;

c) są niezbędne do objętego umową realizacji programu działania lub pracy, na które przyznano dotację;

d) możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości kraju, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie z jego zwykłą praktyką ewidencji kosztów;

e) spełniają wymogi mającego zastosowanie prawodawstwa podatkowego i socjalnego;

f) są racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami należytego zarządzania finansami, zwłaszcza pod względem oszczędności i efektywności.

2. Bez uszczerbku dla przepisów ust. 1 oraz przepisów aktu podstawowego, właściwy intendent może uznać za kwalifikowalne następujące koszty:

a) koszty powiązane z gwarancją bankową bądź porównywalnym poręczeniem składanymi przez beneficjenta dotacji zgodnie z art. 118 rozporządzenia finansowego;

b) koszty powiązane z kontrolami zewnętrznymi, których przeprowadzenia żąda właściwy intendent w związku z wnioskiem o finansowanie lub wnioskiem o płatność;

c) uiszczony podatek od wartości dodanej, który nie może być zwrócony beneficjentowi zgodnie z mającymi zastosowanie odnośnymi przepisami krajowymi;

d) koszty amortyzacji, pod warunkiem że zostały one faktycznie poniesione przez beneficjenta;

e) wydatki administracyjne, koszty zatrudniania personelu i koszty sprzętu, w tym koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowych w stopniu, w jakim są one powiązane z kosztami działań, jakie odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany projekt nie był realizowany.

Artykuł 172b

Zasada stopniowego obniżania dotacji operacyjnych

(Artykuł 113 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

[135] Obniżenia dotacji operacyjnych można dokonywać tylko w sposób proporcjonalny i sprawiedliwy.

Artykuł 172c

Wnioski dotyczące finansowania

(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)

[136] 1. Warunki składania wniosków o dotację są określane przez właściwego intendenta, który może wybrać sposób ich złożenia. Wnioski o dotacje mogą być przesyłane w formie listownej lub drogą elektroniczną.

Wybrane środki komunikowania nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu wnioskodawców do procedury przyznawania dotacji.

Przyjęte środki komunikowania gwarantują spełnienie następujących warunków:

a) każdy złożony wniosek musi zawierać wszelkie informacje niezbędne do jego oceny;

b) musi zostać zachowana integralność danych;

c) musi zostać zachowana poufność wniosków.

Do celów lit. c) właściwy intendent zapoznaje się z treścią wniosków dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.

Właściwy intendent może zażądać, aby wnioski składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy nr 1999/93/WE.

2. W przypadku gdy właściwy intendent zezwala na składanie wniosków drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne muszą mieć charakter niedyskryminujący, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia wniosków, w tym kodowania, są udostępniane wnioskodawcom.

Ponadto urządzenia do odbioru wniosków drogą elektroniczną gwarantują bezpieczeństwo i poufność.

3. W przypadku gdy przekazywanie wniosków następuje w formie listownej, wnioskodawcy mogą je składać:

a) za pośrednictwem poczty albo firmy kurierskiej; w tym przypadku zaproszenie do składania wniosków określa, że ważna jest data wysłania, potwierdzona stemplem pocztowym lub data dowodu nadania;

b) przez osobiste dostarczenie do siedziby instytucji przez wnioskodawcę bądź jego przedstawiciela; w takim przypadku zaproszenie do składania wniosków określa departament właściwy do dostarczania wniosków i wydawania potwierdzenia odbioru opatrzonego podpisem i datą.

ROZDZIAŁ 3

Procedura przyznawania dotacji

Artykuł 173

Wnioski dotyczące finansowania

(art. 114 rozporządzenia finansowego)

1. [137] Wnioski składa się na formularzach określonych zgodnie ze wspólnymi standardami ustanowionymi na podstawie art. 169a lit. a), rozprowadzanych przez właściwych intendentów i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.

2. We wniosku wskazuje się status prawny wnioskodawcy oraz jego zdolność finansową i operacyjną, pozwalające na realizację oferowanego działania lub programu prac, z zastrzeżeniem art. 176 ust. 4.

W tym celu wnioskodawca składa honorowe oświadczenie, a w przypadku wniosków o dotację przekraczającą 25 000 EUR - wszelkie dokumenty, których zażąda właściwy intendent na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka. Wniosek o złożenie wyżej wymienionych dokumentów zostanie wskazany w zaproszeniu do składania wniosków.

Dokumenty wspierające mogą obejmować w szczególności rachunek zysków i strat, a także bilans za ostatni rok obrachunkowy, za który zostało sporządzone sprawozdanie finansowe.

3. [138] Budżet na działania lub budżet operacyjny załączony do wniosku obejmuje zrównoważone dochody i wydatki przy uwzględnieniu ewentualnych wahań kursowych oraz określa koszty kwalifikujące się do finansowania z budżetu wspólnotowego.

4. Jeżeli wniosek dotyczy dotacji na działania, w przypadku których kwota przekracza 500 000 EUR, lub dotacji operacyjnych przekraczających 100 000 EUR, wnioskowi takiemu towarzyszy sprawozdanie z kontroli zewnętrznej sporządzone przez wyznaczonego audytora zewnętrznego. Sprawozdanie takie poświadcza dostępne sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrachunkowy.

Przepisy akapitu pierwszego stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do intendenta w dowolnym roku budżetowym.

W przypadku porozumień łączących Komisję z wieloma beneficjentami, progi te mają zastosowanie do każdego beneficjenta.

W przypadku partnerstwa, o którym mowa w art. 163, kontrola zewnętrzna, o której mowa w akapicie pierwszym, obejmująca ostatnie dwa dostępne lata obrachunkowe, musi zostać przeprowadzona przed zawarciem umowy ramowej.

Właściwy intendent może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zwolnić z obowiązku kontroli zewnętrznej, o którym mowa w akapicie pierwszym, instytucje szkolnictwa średniego i wyższego oraz tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną w przypadku umów z kilkoma beneficjentami.

Akapitu pierwszego nie stosuje się do instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43 ust. 2.

5. Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty wszelkich innych funduszy, uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budżetowym, na te same działania lub na jakiekolwiek inne działania i czynności rutynowe.

Artykuł 174

Dowody braku podstaw do wykluczenia

(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)

[139] Wnioskodawcy deklarują na własną odpowiedzialność, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w art. 93 ust. 1 i art. 94 rozporządzenia finansowego. Właściwy intendent może, w zależności od wyników przeprowadzonej przez niego analizy ryzyka, zażądać dowodów określonych w art. 134. Wnioskodawcy są zobowiązani do dostarczenia takich dowodów, chyba że jest to zasadniczo niemożliwe zgodnie z opinią właściwego intendenta.

Artykuł 174a

Wnioskodawcy niemający osobowości prawnej

(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)

[140] W przypadku gdy wniosek o dotację składa wnioskodawca niemający osobowości prawnej, zgodnie z art. 114 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego przedstawiciele takiego wnioskodawcy udowadniają, że są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w imieniu wnioskodawcy oraz zapewniają gwarancje finansowe równoważne do gwarancji udzielanych przez osoby prawne.

Artykuł 175

Sankcje finansowe i administracyjne

(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)

[141] Sankcje finansowe i/lub administracyjne mogą zostać nałożone na wnioskodawców, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, na warunkach określonych w art. 134b proporcjonalnie do wartości przedmiotowych dotacji.

Tego rodzaju sankcje administracyjne i/lub finansowe mogą również zostać nałożone na beneficjentów w przypadku których stwierdzono, że poważnie naruszyli zobowiązania umowne.

Artykuł 175a

Kryteria kwalifikacji

(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)

[142] 1. Kryteria kwalifikacji publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2. Kryteria kwalifikacji określają warunki skorzystania z zaproszenia do składania wniosków. Kryteria te ustalane są przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz są zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.

Artykuł 175b

Dotacje o bardzo niskiej wartości

(Artykuł 114 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

[143] Za dotacje o bardzo niskiej wartości uznaje się dotacje nieprzekraczające kwoty 5 000 EUR.

Artykuł 176

Kryteria wyboru

(art. 115 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków oraz są takie, aby umożliwić ocenę zdolności finansowych wnioskodawcy do zrealizowania wnioskowanych działań lub programu pracy.

2. Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła funduszy w celu utrzymania swojej działalności w trakcie okresu przeprowadzania działań lub w roku, na który dotacja została przyznana oraz w celu uczestniczenia w funduszach. Wnioskodawca musi mieć doświadczenie i kwalifikacje zawodowe, wymagane do zrealizowania oferowanych działań lub programu pracy, chyba, że akt podstawowy przewiduje szczegółowo inaczej.

3. Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów towarzyszących określonych w art. 173, których zażądał właściwy intendent w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów towarzyszących, natomiast właściwy intendent ma wątpliwości odnośnie do możliwości finansowych i operacyjnych wnioskodawcy, zwraca się on do nich o dostarczenie odpowiednich dokumentów. [144]

4. Weryfikacji zdolności finansowej, o której mowa w ust. 3, nie stosuje się do osób fizycznych otrzymujących stypendia ani do instytucji publicznych czy też organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43 ust. 2.

W przypadku partnerstwa, określonego w art. 163, weryfikacja ta wykonywana jest przed zawarciem umowy ramowej.

Artykuł 177

Kryteria przyznawania

(art. 115 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria przyznawania publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2. Kryteria przyznawania są takie, aby umożliwiały przyznanie dotacji na działania, które maksymalizują całokształt skuteczności programu wspólnotowego organom, które wykonują lub organom, których program pracy jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określone są w taki sposób, aby zapewniały, że fundusze wspólnotowe będą właściwie zarządzane.

Kryteria te stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór planowanych działań lub programów pracy, co do których Komisja może być pewna, że spełnią jej cele i priorytety oraz zagwarantują przejrzystość finansowania przez Wspólnotę.

3. Kryteria przyznawania są określone w taki sposób, aby możliwym było późniejsze przeprowadzenie ich oceny.

Artykuł 178

Ocena i przyznawanie wniosków

(art. 116 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy intendent wyznacza komitet do celu oceny wniosków, chyba że Komisja zdecyduje inaczej w ramach konkretnego programu sektorowego. Intendent może wyznaczyć taki komitet przez ostatecznym terminem składania ofert, przewidzianym w art. 167 lit. d). [145]

Komitet składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne Komisji, bez powiązań hierarchicznych między nimi. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów, osoby te podlegają zobowiązaniom, ustanowionym w art. 52 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych określonych w art. 254 oraz organów delegowanych, określonych w art. 160 ust. 1, jeżeli nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie ma zastosowania.

Biegli zewnętrzni mogą pomagać komitetowi na podstawie decyzji właściwego intendenta.

1a. [146] Właściwy intendent dokonuje podziału tej procedury na kilka etapów. Zasady rządzące wspomnianą procedurą ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę składania wniosków, z prośbą o złożenie pełnego wniosku do drugiego etapu występuje się jedynie w przypadku wnioskodawców, których oferty spełniają kryteria oceny dla pierwszego etapu.

Jeśli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap na podstawie oceny dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów, są poddawane ocenie w drugim etapie.

Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają poinformowani zgodnie z art. 116 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Każdy kolejny etap procedury musi wyraźnie odróżniać się od poprzedniego.

W toku jednej i tej samej procedury nie można zwrócić się więcej niż jeden raz o dostarczenie tych samych dokumentów i informacji.

2. [147] Komitet oceniający bądź, tam gdzie to stosowne, właściwy intendent może zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji bądź o wyjaśnienia do dokumentów towarzyszących złożonych w związku z wnioskiem, w szczególności w przypadku oczywistych błędów pisarskich.

Intendent prowadzi rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcą w toku procedury.

3. W momencie ukończenia pracy, członkowie komitetu oceniającego podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierających ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać fundusze. W miarę potrzeby wykaz ten porządkuje przeanalizowane wnioski.

Wykaz jest przechowywany do wglądu w przyszłości.

4. Właściwy intendent podejmuje wówczas decyzję, podając co najmniej:

a) przedmiot i całkowitą kwotę decyzji;

b) nazwy (nazwiska) beneficjentów, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, włączając przypadki, w których jest on niezgodny z opinią komitetu oceniającego;

c) nazwy (nazwiska) kandydatów odrzuconych i przyczyny odrzucenia.

5. Przepisy ust. 1-4 nie stosuje się do beneficjentów dotacji, które określone są w akcie podstawowym.

Artykuł 179

Informacje dla kandydatów

(art. 116 rozporządzenia finansowego)

Kandydaci są informowani w najkrótszym możliwym terminie, w żadnym razie nie później niż 15 dni kalendarzowych od wysłania do beneficjentów decyzji o przyznaniu dotacji.

ROZDZIAŁ 4

Płatności i kontrola

Artykuł 180

Dokumenty towarzyszące wnioskom o płatności

(art. 117 rozporządzenia finansowego)

1. Dla każdej dotacji prefinansowanie może zostać podzielone na kilka rat.

Warunkiem wypłaty pełnej kwoty nowego prefinansowania jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty jakiegokolwiek wcześniejszego prefinansowania.

W przypadku, gdy wykorzystanie poprzedniego prefi-nansowania jest niższe niż 70 %, kwotę nowego prefi-nansowania zmniejsza się o niewykorzystane kwoty poprzedniej płatności prefinansowania.

Na poparcie wszelkich wniosków o nową płatność należy przedstawić deklarację dotyczącą nakładów beneficjenta.

1a. Beneficjent składa oświadczenie pod słowem honoru o pełnym, wiarygodnym i prawidłowym charakterze informacji zawartych w jego wnioskach o płatność, bez uszczerbku dla przepisów art. 104. Poświadcza również, że poniesione koszty mogą zostać uznane za kwalifikowane zgodnie z postanowieniami umowy w sprawie przyznania dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte stosownymi dowodami, które mogą zostać poddane kontroli.

2. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka właściwy intendent może zażądać poświadczenia sprawozdania finansowego i stanowiących jego podstawę ksiąg, sporządzonego przez wyznaczonego audytora lub, w przypadku instytucji publicznych, przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego, na poparcie wszelkich płatności. W przypadku dotacji na działania lub dotacji operacyjnych poświadczenie załączone jest do wniosku o płatność. Poświadczenie zaświadcza, zgodnie z metodologią zatwierdzoną przez właściwego intendenta, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na którym oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowane zgodnie z umową na dotację.

Z wyłączeniem płatności ryczałtowych lub finansowania poprzez stawki ryczałtowe, w przypadku płatności okresowych w danym roku budżetowym oraz płatności sald poświadczenie sprawozdania finansowego i stanowiących jego podstawę ksiąg jest obowiązkowe w następujących przypadkach:

a) [148] dotacji na działanie w wysokości 750 000 EUR bądź wyższej, jeśli skumulowana kwota wniosków o płatność wynosi przynajmniej 325 000 EUR.

b) w przypadku dotacji operacyjnych w wysokości 100000 EUR lub więcej.

W zależności od przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka właściwy intendent może również znieść obowiązek dostarczenia takiego poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę ksiąg w przypadku:

a) instytucje publicznej i organizacje międzynarodowe określone w art. 43;

b) beneficjentów dotacji, w związku z pomocą humanitarną i zarządzaniem w sytuacjach kryzysowych, poza płatnościami sald;

c) w przypadku płatności salda, beneficjentów dotacji, którzy podpisali umowę ramową o partnerstwie, określoną w art. 163, oraz posiadają system kontroli oferujący równoważne gwarancje dotyczące tych płatności;

d) [149] beneficjenci wielokrotnych dotacji, którzy dostarczyli niezależne certyfikaty oferujące równoważne gwarancje w zakresie systemów kontroli i metodologii zastosowanych przy przygotowywaniu swoich wniosków.

W przypadku porozumienia łączącego Komisję z wieloma beneficjentami, progi określone w lit. a) i b) akapit drugi stosuje się do każdego beneficjenta.

Artykuł 180a

Formy dotacji

(Artykuł 108a rozporządzenia finansowego)

[150] 1. Dotacje wspólnotowe w formie określonej w art. 108a ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowanych, które definiuje się jako koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnych szacunków budżetowych złożonych wraz z wnioskiem oraz ujętych w umowie bądź decyzji w sprawie przyznania dotacji.

2. Płatności ryczałtowe, o których mowa w art. 108a ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, ogółem obejmują niektóre koszty niezbędne w celu realizacji działania lub na cele rocznej działalności beneficjenta, zgodnie z warunkami umownymi oraz na podstawie danych szacunkowych.

3. Finansowanie poprzez stawki ryczałtowe, o którym mowa w art. 108a ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmuje szczególne kategorie wydatków, które można jasno określić z wyprzedzeniem, stosując ustaloną z góry kwotę procentową lub stosując standardową skalę kosztów jednostkowych.

Artykuł 181

Płatności ryczałtowe i finansowanie poprzez stawki ryczałtowe

(Artykuł 108a rozporządzenia finansowego)

[151] 1. Na mocy decyzji Komisja może zatwierdzić korzystanie z:

a) jednej lub więcej płatności ryczałtowej o wartości jednostkowej 25 000 EUR lub niższej na pokrycie jednej lub wielu różnych kategorii kosztów kwalifikowanych;

b) finansowania poprzez stawki ryczałtowe w przypadku kosztów zakwaterowania oraz diet na pokrycie kosztów wyjazdów służbowych, opartego na tabeli załączonej do regulaminu pracowniczego lub tabeli podlegającej corocznemu zatwierdzeniu przez Komisję.

Maksymalna dopuszczalna kwota tego rodzaju finansowania według dotacji lub rodzajów dotacji ustalana jest na mocy wymienionej decyzji.

2. Tam gdzie to właściwe, płatności ryczałtowe przekraczające wartość jednostkową 25 000 EUR zatwierdzane są w akcie podstawowym, który określa warunki przyznawania oraz maksymalne kwoty.

Kwoty te są aktualizowane co dwa lata przez Komisję w oparciu o dane statystyczne lub podobne obiektywne kryteria, o których mowa w art. 165 ust. 2.

3. Umowa bądź decyzja w sprawie przyznania dotacji może dopuszczać finansowanie – poprzez stawki ryczałtowe – kosztów pośrednich beneficjenta maksymalnie do wysokości 7 % całkowitych kwalifikowanych kosztów działania, z wyjątkiem gdy beneficjent otrzymał dotację operacyjną finansowaną z budżetu Wspólnot. Próg 7 % może zostać podwyższony na mocy uzasadnionej decyzji Komisji.

4. Umowa bądź decyzja w sprawie przyznania dotacji zawiera wszelkie niezbędne postanowienia w celu sprawdzenia, czy przestrzegano warunków dotyczących realizacji płatności ryczałtowych i finansowania poprzez stawki ryczałtowe.

Artykuł 182

Gwarancja z góry

(art. 118 rozporządzenia finansowego)

1. W celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą prefinansowania, na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka właściwy intendent może zażądać od beneficjenta wniesienia gwarancji z góry na kwotę prefinansowania lub podzielić płatności na kilka rat.

Jednakże w przypadku dotacji o wartości niższej niż 10 000 EUR właściwy intendent może zażądać od beneficjenta złożenia z wyprzedzeniem gwarancji wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach.

Gwarancja taka może również być wymagana przez właściwego intendenta, w zależności od wyników jego analizy ryzyka, przy uwzględnieniu metody finansowania przyjętej w umowie na dotację.

W przypadku gdy gwarancja jest wymagana, podlega ona ocenie i akceptacji przez właściwego intendenta.

2. Jeśli prefinansowanie stanowi ponad 80 % całkowitej kwoty dotacji i jeśli przekracza ono 60 000 EUR, wymagana jest gwarancja.

W sprawie organizacji pozarządowych, działających w obszarze działań zewnętrznych, gwarancji tej żąda się w kwestii płatności finansowanych z góry, przekraczających 1 000 000 EUR lub stanowiących ponad 90% całkowitej sumy dotacji.

Gwarancja jest ważna na wystarczająco długi okres umożliwiający jej aktywowanie.

3. Gwarancja jest zapewniana przez zatwierdzony bank lub instytucję finansową z siedzibą w jednym z Państw Członkowskich. W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim właściwy intendent może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie dostarczył takiej gwarancji, jeżeli uzna, że oferuje ona zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami gwarancji wydanej przez bank lub instytucję finansową z siedzibą w Państwie Członkowskim.

Na wniosek beneficjenta gwarancja może zostać zastąpiona osobistym i solidarnym zabezpieczeniem osoby trzeciej lub solidarną, nieodwracalną i bezwarunkową gwarancją beneficjentów danego działania, którzy są stroną umowy w sprawie przyznania dotacji, po zatwierdzeniu przez właściwego intendenta.

Gwarancja denominowana jest w euro.

Skutkuje ona funkcjonowaniem banku lub instytucji finansowej, strony trzeciej lub innych beneficjentów jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.

4. Gwarancja zostaje zwrócona, jeżeli płatności finansowane z góry są stopniowo rozliczane na podstawie płatności zaliczkowych lub spłat sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie w sprawie przyznania dotacji.

W przypadkach określonych w ust. 1 akapit drugi zostaje ona zwrócona dopiero przy spłacie salda.

5. Właściwy intendent może zwolnić ze zobowiązania, ustanowionego w ust. 2, organy sektora publicznego i organizacje międzynarodowe określone w art. 43.

Właściwy intendent może również wyłączyć z tego zobowiązania beneficjentów, którzy zawarli umowę ramową o partnerstwie na mocy art. 163.

Artykuł 183

Zawieszenia i zmniejszenia dotacji

(art. 119 rozporządzenia finansowego)

Właściwy intendent zawiesza płatności w następujących przypadkach:

a) w przypadku gdy uzgodnione działania lub program pracy nie są wcale realizowane lub nie są realizowane właściwie, w pełni lub na czas;

b) w przypadku gdy kwoty przekraczające górne granice finansowania ustalone w porozumieniu zostały wypłacone;

c) w przypadku gdy kwoty wpłacone zgodnie z umową w sprawie przyznania dotacji są wyższe niż koszty rzeczywiste poniesione przez beneficjenta na działanie lub gdy budżet operacyjny wykazuje nadwyżkę ex post.

W zależności od osiągniętego etapu procedury, po umożliwieniu beneficjentowi lub beneficjentom przedstawienia swoich uwag, intendent zmniejsza dotacje lub żąda ich zwrotu pro rata przez beneficjenta lub beneficjentów.

ROZDZIAŁ 5

Wykonanie

Artykuł 184

Umowy dotyczące wykonania

(Artykuł 120 rozporządzenia finansowego)

[152] 1. Bez uszczerbku dla stosowania dyrektywy 2004/18/WE, w przypadku gdy wykonanie działań towarzyszących wymaga udzielenia zamówienia, wówczas beneficjenci dotacji udzielają zamówienia oferentowi przedstawiającemu ofertę ekonomicznie najbardziej korzystną, tzn. oferentowi, którego oferta przedstawia najkorzystniejszą relację między ceną i jakością, starając się jednocześnie uniknąć wszelkich konfliktów interesów.

2. W przypadku gdy wykonanie działań towarzyszących wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy intendent może zażądać, aby beneficjenci postępowali zgodnie z zasadami szczególnymi, dodatkowymi w stosunku do zasad określonych w ust. 1.

Zasady szczególne oparte są na zasadach określonych w rozporządzeniu finansowym oraz są określane przy należytym uwzględnieniu wartości przedmiotowych zamówień, względnej wielkości wkładu wspólnotowego w odniesieniu do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju zasady szczególne zostają włączone do umowy bądź decyzji w sprawie przyznania dotacji.

Artykuł 184a

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

(Artykuł 120 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

[153] 1. Pod warunkiem że cele lub rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte, są w wystarczającym stopniu szczegółowo opisane w warunkach określonych w art. 120 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego, margines uznaniowości można uznać za wyczerpany, jeśli w decyzjach bądź umowach w sprawie przyznania dotacji zapisano również:

a) minimalne i maksymalne kwoty wsparcia finansowego, jakie można wypłacić osobie trzeciej, oraz kryteria określenia dokładnej kwoty;

b) różne rodzaje działalności, na którą można przyznać takie wsparcie finansowe, na podstawie wyczerpującego wykazu.

2. Do celów art. 120 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego maksymalna kwota, jaką beneficjent może wypłacić osobom trzecim, wynosi 100 000 EUR, przy czym maksymalnie 10 000 EUR każdej z nich.

TYTUŁ VII

PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKÓW

ROZDZIAŁ 1

Prezentacja sprawozdań

Artykuł 185

Sprawozdanie w sprawie zarządzania finansami i budżetem w ciągu roku

(art. 122 rozporządzenia finansowego)

Sprawozdanie w sprawie zarządzania finansami i budżetem w ciągu roku zawiera szczegółowy opis:

a) osiągnięcia celów na dany rok, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

b) sytuacji finansowej i wydarzeń, które miały istotny wpływ na działalność w ciągu roku.

Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami jest odrębne w stosunku do sprawozdań z wykonania budżetu, o których mowa w art. 121 rozporządzenia finansowego. [154]

Artykuł 186

Wyjątki od zasad rachunkowości

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli, w konkretnym przypadku, księgowy uzna, że należy dopuścić wyjątek co do treści jednej z zasad rachunkowości, określonych w art. 187-1941, wyjątek ten jest właściwie umotywowany i zawarty w Załączniku do oświadczeń finansowych, określonych w art. 203.

Artykuł 187

Zasada kontynuacji działalności

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

1. Zasada kontynuacji działalności oznacza, że do celów przygotowania oświadczeń finansowych, instytucje i organy, określone w art. 121 [155] rozporządzenia finansowego uważa się za ustanowione na czas nieokreślony.

2. W przypadku gdy istnieją obiektywne wskazania, że instytucja lub organ, określone w art. 121 [156] rozporządzenia finansowego, ma zaprzestać działalności, księgowy przedstawia te informacje w Załączniku, wskazując uzasadnienie. Księgowy stosuje zasady rachunkowości, w celu określenia wartości likwidacyjnej instytucji lub organu, których to dotyczy.

Artykuł 188

Zasada ostrożności

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

Zasada ostrożności oznacza, że aktywa i dochód nie mogą być zawyżone, a pasywa i opłaty nie mogą być zaniżone. Jednakże, zasada ostrożności nie dopuszcza tworzenia ukrytych rezerw lub nieuzasadnionych przepisów.

Artykuł 189

Zasada jednolitych metod rachunkowości

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

1. Zasada jednolitych metod rachunkowości oznacza, że struktura części składowych oświadczeń finansowych i metod rachunkowości oraz zasady wartościowania nie mogą zostać zmienione z roku na rok.

2. Księgowy Komisji nie może odstąpić od zasady jednolitych metod rachunkowości, poza okolicznościami wyjątkowymi, w szczególności:

a) w przypadku znaczącej zmiany charakteru działalności podmiotu;

b) w przypadku gdy zmiana dokonywana jest na korzyść bardziej właściwej prezentacji operacji rachunkowych.

Artykuł 190

Zasada porównywalności informacji

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

1. Zasada porównywalności informacji oznacza, że dla każdej pozycji oświadczenie finansowe wykazuje również kwotę odpowiadających pozycji w poprzednim roku.

2. W przypadku gdy, w zastosowaniu ust. 1, przedstawienie lub klasyfikacja jednej z części składowych oświadczeń finansowych ulega zmianie, odpowiadające kwoty za poprzedni rok muszą być porównywalne i ponownie sklasyfikowane.

W przypadku gdy niemożliwe jest ponowne sklasyfikowanie pozycji, powinno to zostać wyjaśnione w Załączniku, określonym w art. 203.

Artykuł 191

Zasada istotności

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

1. Zasada istotności oznacza, że wszystkie operacje, mające znaczenie dla poszukiwanych informacji, są uwzględniane w oświadczeniach finansowych. Istotność oceniana jest w szczególności przez odniesienie do charakteru transakcji lub kwoty.

2. Transakcje mogą być łączone, w przypadku gdy:

a) transakcje mają identyczny charakter, nawet jeżeli kwoty są bardzo wysokie;

b) kwoty są nieznaczne;

c) połączenie wpływa na przejrzystość oświadczeń finansowych.

Artykuł 192

Zasada niestosowania kompensat

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

Zasada niestosowania kompensat oznacza, że należności i długi oraz opłaty i dochody nie mogą być potrącane od siebie wzajemnie, z wyjątkiem opłat i dochodów, pochodzących z tej samej transakcji, z podobnych transakcji lub z operacji zabezpieczającej oraz pod warunkiem, że nie mają one indywidualnie znaczącego charakteru.

Artykuł 193

Zasada wyższości treści nad formą

(art. 124 rozporządzenia finansowego)

Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że zdarzenia księgowe zarejestrowane w oświadczeniach finansowych przedstawiane są przez odniesienie do ich charakteru gospodarczego.

Artykuł 194

Zasada rachunkowości memoriałowej

(art. 125 rozporządzenia finansowego)

1. Zasada rachunkowości memoriałowej oznacza, że transakcje i zdarzenia księgowe wprowadzane są do ksiąg, w momencie, kiedy mają one miejsce, a nie w momencie, kiedy kwoty są faktycznie wypłacane lub zwracane. Są one księgowane na rok budżetowy, do którego się odnoszą.

2. Metody rachunkowości przewidziane w art. 133 rozporządzenia finansowego określają zdarzenia zobowiązujące do wpisania każdej transakcji do rachunków.

Artykuł 195

(skreślony).

Artykuł 196

(skreślony).

Artykuł 197

(skreślony).

Artykuł 198

(skreślony).

Artykuł 199

Rachunek wyniku ekonomicznego

(art. 126 rozporządzenia finansowego)

Rachunek wyniku ekonomicznego ukazuje dochód i opłaty na dany rok, sklasyfikowane według ich charakteru.

Artykuł 200

(skreślony).

Artykuł 201

Tabela przepływu środków pieniężnych

(art. 126 rozporządzenia finansowego)

Tabela przepływu środków pieniężnych ukazuje zmiany stanu majątku.

Majątek składa się z dwóch części:

a) gotówka w kasie;

b) rachunki bankowe i depozyty wypłacane na żądanie; oraz

c) inne aktywa do dyspozycji, które mogą być szybko przeliczone na środki pieniężne i których wartość jest stabilna.

Artykuł 202

(skreślony).

Artykuł 203

Załącznik do sprawozdań finansowych

(art. 126 rozporządzenia finansowego)

Załącznik, określony w art. 126 rozporządzenia finansowego wiąże się integralnie ze sprawozdaniami finansowymi. Oświadczenie takie powinno zawierać, co najmniej:

a) zasady, reguły i metody rachunkowości;

b) noty wyjaśniające, dostarczające dodatkowych informacji, niezawartych w oświadczeniu finansowym organu lub w oświadczeniu finansowym, które niezbędne jest dla stworzenia dokładnego obrazu;

c) zobowiązania pozabilansowe, ukazujące należności i zobowiązania nie zawarte w bilansie, które mogłyby mieć materialny wpływ na aktywa i pasywa, sytuację finansową lub wynik danego podmiotu.

Artykuł 204

Noty wyjaśniające

(art. 126 rozporządzenia finansowego)

Noty wyjaśniające przedstawiane są w odniesieniu do pozycji w oświadczeniach finansowych, do których się odnoszą i w tej samej kolejności.

Artykuł 205

Budżetowy rachunek wyniku

(art. 127 rozporządzenia finansowego)

1. Budżetowy rachunek wyniku zawiera:

a) informacje dotyczące dochodu zawierające:

(i) szacowane zmiany dochodu w budżecie;

(ii) obrót dochodu;

(iii) ustanowione należności;

b) informacje ukazujące zmiany w globalnych zobowiązaniach o płatnościach funduszy dostępnych;

c) informacje ukazujące sposób wykorzystania globalnych zobowiązań i płatności funduszy dostępnych;

d) informacje ukazujące kwoty pozostające do spłaty, przeniesione z poprzedniego roku i wytworzone w ciągu roku.

2. W kwestii informacji dotyczących dochodu, należy również załączyć deklarację, ukazującą, w stosunku do każdego Państwa Członkowskiego, podział kwot środków własnych, które nadal muszą zostać spłacone pod koniec roku budżetowego i pokryte przez zlecenie windykacji.

Artykuł 206

Załącznik do budżetowego rachunku wyniku

(art. 127 rozporządzenia finansowego)

Załącznik do budżetowego rachunku wyniku, określony w art. 127 rozporządzenia finansowego, zawiera co najmniej:

a) informacje dotyczące zasad budżetowych, rodzajów środków przyznanych i struktury budżetu;

b) informacje dotyczące kwoty pozostającej do spłaty;

c) informacje wymagane dla właściwego zrozumienia wyniku budżetowego.

ROZDZIAŁ 2

(Rozdział 3 rozporządzenia finansowego)

Rachunkowość

Sekcja 1

Organizacja sprawozdań

Artykuł 207

Organizacja kont

(art. 132 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy każdej instytucji i organu określonego w art. 121 [157] rozporządzenia finansowego opracowuje i przechowuje uaktualnione dokumenty, opisujące organizację kont i procedury księgowe jego instytucji.

2. Sporządzając oświadczenia finansowe, należy korzystać w najmniejszym możliwym stopniu z informacji spoza sprawozdań.

3. Dochody i wydatki budżetu rejestrowane są w systemie komputerowym, określonym w art. 208, zgodnie z charakterem gospodarczym operacji, jako bieżących dochodów i wydatków lub jako kapitał.

Artykuł 208

Systemy komputerowe

(art. 132 rozporządzenia finansowego)

1. Konta przechowywane są przy pomocy zintegrowanego systemu komputerowego.

2. W przypadku gdy konta są przechowywane przy użyciu systemów i podsystemów komputerowych, te systemy i podsystemy są w pełni opisane.

Opis ten powinien określać zawartość wszystkich pól danych i sposób, w jaki system traktuje indywidualne operacje. Stwierdza on również, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnego śladu rewizyjnego dla każdej operacji oraz wszelkie zmiany wprowadzone do systemu komputerowego i podsystemów, tak, aby umożliwić w dowolnym czasie określenie charakteru zmian i osobę, która je wprowadziła.

Opis komputerowych systemów i podsystemów rachunkowości wskazuje na wszelkie powiązania między tymi systemami a centralnym systemem rachunkowości, w szczególności jeżeli chodzi o przesyłanie danych i rozliczanie sald.

3. Dostęp do systemów i podsystemów komputerowych powinien ograniczać się do osób wpisanych na listę osób upoważnionych, która jest przechowywana i uaktualniana przez każdą instytucję.

Sekcja 2

Księgi rachunkowe

Artykuł 209

Księgi rachunkowe

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja i każdy organ określony w art. 121 [158] rozporządzenia finansowego prowadzi dziennik, księgę główną i wykaz.

2. Księgi rachunkowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez księgowego i oferują pełne bezpieczeństwo, jeżeli stosowane są jako dowody.

3. Wpisy do dziennika przenoszone są do księgi głównej, uporządkowane według pozycji, zgodnie z planem kont, określonym w art. 212.

4. Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników lub ksiąg głównych specjalnych, ile potrzeba w celu spełnienia wymogów.

5. Wpisy zarejestrowane w dziennikach i księgach głównych specjalnych podlegają centralizacji co najmniej raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.

Artykuł 210

Zestawienie obrotów i sald

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja i organ, określony w art. 121 [159] rozporządzenia finansowego ustanawia zestawienie obrotów i sald, obejmujące wszystkie rachunki konta ogólnego, włączając rachunki rozliczone w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:

a) numerem konta;

b) opisem;

c) sumą zapisów debetowych;

d) sumą zapisów kredytowych;

e) saldem.

Artykuł 211

Uzgodnienie kont

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Dane w księdze głównej przechowywane są i zorganizowane w taki sposób, aby uzasadnić zawartość każdego konta zawartego w zestawieniu obrotów i sald.

2. Jeżeli chodzi o wykaz aktywów trwałych, stosuje się przepisy art. 220-227.

Sekcja 3

Plan kont

Artykuł 212

(skreślony).

Sekcja 4

Rejestracja

Artykuł 213

Wpisy na kontach

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Wpisów należy dokonywać przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każda zmiana zarejestrowana na kontach przedstawiona jest poprzez wpis stanowiący równoważność między sumą debetu a sumą kredytu na różnych kontach, których dotyczy ten wpis.

2. Odpowiednik transakcji w euro, denominowanej w walucie innej niż euro, zostaje przeliczony i wpisany do kont.

Transakcje w walutach obcych na kontach, które mogą być zrewaluowane, zostają zrewaluowane co najmniej za każdym razem, jak rachunki są zamykane.

Ta rewaluacja oparta jest na stopach ustanowionych zgodnie z art. 8.

Stopa stosowana do przeliczenia między euro a inną walutą w celu sporządzenia bilansu na dzień 31 grudnia roku N to stopa ostatniego dnia roboczego roku N.

3. Zasady rachunkowości przyjęte zgodnie z art. 133 rozporządzenia finansowego zawierają zasady przeliczania i aktualizacji wprowadzone do celów rachunkowości memoriałowej.

Artykuł 214

Rejestry księgowe

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

Cała rejestry księgowe określają pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów towarzyszących.

Artykuł 215

Dokumenty towarzyszące

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Każdy wpis oparty jest na opatrzonym datą i numerem dokumencie towarzyszącym, sporządzonym na papierze lub w sposób, który gwarantuje wiarygodność i zabezpieczenie jego zawartości, na okres ustanowiony w art. 49.

2. Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia mogą zostać zamieszczone w jednym dokumencie towarzyszącym.

Artykuł 216

Rejestrowanie w dzienniku

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

Operacje rachunkowe rejestrowane są w dzienniku przy użyciu jednej z następujących metod, które normalnie wzajemnie się wykluczają:

a) każdego dnia, każda operacja;

b) w formie miesięcznego skrótu całkowitych kwot, objętych operacjami, pod warunkiem, że wszystkie dokumenty pozwalające na weryfikację indywidualnych operacji każdego dnia są przechowywane.

Artykuł 217

Stwierdzanie prawidłowości wpisów

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Wpisy w dzienniku i w wykazie stają się ostateczne poprzez zastosowanie procedury stwierdzania prawidłowości wpisów, zakazującej wszelkich zmian lub usuwania wpisów.

2. Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii wpisów i gwarancji ich nieodwołalności, wykonywana jest najpóźniej przed ostatecznym przedstawieniem oświadczeń finansowych.

Sekcja 5

Uzgodnienie i weryfikacja

Artykuł 218

Uzgodnienie kont

(art. 135 rozporządzenia finansowego)

1. Bilans kont w zestawieniu obrotów i sald jest okresowo uzgadniany, co najmniej w momencie zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania, stosowanych przez intendentów do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego wprowadzania danych do systemu rachunkowości.

2. Okresowo, a co najmniej w każdym przypadku gdy konta są zamykane, księgowy sprawdza, że dane w wykazie, określonym w art. 209, odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności, jeżeli chodzi o:

a) środki pieniężne w banku, przez uzgodnienie deklaracji dotyczących kont instytucji finansowych;

b) środki pieniężne w kasie, poprzez uzgadnianie z księgą kasową.

Konta aktywów trwałych są przeglądane zgodnie z art. 224.

3. Konta powiązań międzyinstytucjonalnych są uzgadniane i rozliczane co miesiąc.

4. Konta zawieszone są przeglądane corocznie przez księgowego tak, aby umożliwić ich rozliczenie najszybciej, jak to możliwe.

Sekcja 6

Konta budżetowe

Artykuł 219

Zawartość prowadzonych kont budżetowych

(art. 137 rozporządzenia finansowego)

1. [160] Konta budżetowe wykazują, dla każdego podrozdziału budżetu:

a) w przypadku wydatków:

(i) środki przyznane zatwierdzone w budżecie początkowym, środki przyznane wpisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, fundusze dostępne po pobraniu należnego dochodu, przelewy środków i całkowite środki dostępne w ten sposób;

(ii) zobowiązania i płatności odnoszące się do danego roku budżetowego;

b) w przypadku dochodów:

(i) kwoty szacowane, wpisane do budżetu początkowego, kwoty szacowane wpisane do budżetów korygujących, należny dochód i całkowitą kwotą szacowaną, ustaloną w ten sposób;

(ii) ustalone należności i kwoty otrzymane za dany rok budżetowy;

c) zobowiązania nadal do spłacenia i dochód nadal należny, przeniesiony z poprzedniego roku budżetowego.

Przydział środków na pokrycie zobowiązań i koszty narosłe określone w lit. a) akapit pierwszy wpisane są i wykazane oddzielnie.

Na kontach budżetowych ujmuje się również sumę tymczasowych zobowiązań globalnych dotyczących EFRG i odpowiadające im płatności w formie zaliczek.

Zobowiązania te wykazuje się również w odniesieniu do sumy środków gwarancyjnych EFRG.

2. Konta budżetowe ujmują oddzielnie:

a) wykorzystanie środków przyznanych przeniesionych i środków na dany rok;

b) salda kwot pozostających do spłaty zobowiązań.

Po stronie dochodów, kwoty nadal pozostające do spłacenia z poprzednich lat budżetowych ujęte są oddzielnie.

3. Konta budżetowe mogą być zorganizowane w taki sposób, aby rozwinąć system ewidencji kosztów.

4. Konta budżetowe prowadzone są przy użyciu systemów komputerowych, w księgach lub aktach papierowych.

ROZDZIAŁ 3

(Rozdział 4 rozporządzenia finansowego)

Spis inwentarza

Artykuł 220

Spis inwentarza

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

System spisu inwentarza ustanawiany jest przez intendenta z pomocą techniczną ze strony księgowego. System spisu musi dostarczać wszystkich informacji, wymaganych do prowadzenia kont i zabezpieczania aktywów.

Artykuł 221

Zabezpieczanie mienia

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Każda z instytucji przyjmuje przepisy dotyczące zabezpieczenia mienia, zawartego w ich odpowiednich bilansach i podejmuje decyzję, w sprawie departamentów administracyjnych, które odpowiedzialne są za system spisu.

Artykuł 222

Wprowadzanie pozycji do spisu

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Wszystkie nabyte pozycje o terminie użytkowania dłuższym niż jeden rok, które nie są produktami konsumpcyjnymi i których cena zakupu lub koszt produkcji są wyższe niż podany w zasadach rachunkowości przyjętych na mocy art. 133 rozporządzenia finansowego, zostają wprowadzone do spisu i zapisane na kontach aktywów trwałych.

Artykuł 223

Zawartość spisu dla każdej pozycji

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Spis zawiera właściwy opis każdej pozycji i określa jej lokalizację, datę nabycia i koszt jednostkowy.

Artykuł 224

Kontrole spisów

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Kontrole spisów przeprowadzane przez instytucje wykonywane są w taki sposób, aby zapewnić, że każda pozycja istnieje fizycznie i odpowiada odpowiedniemu wpisowi w spisie. Kontrole te przeprowadzane są na podstawie corocznego programu weryfikacji, za wyjątkiem materialnych i niematerialnych aktywów trwałych, które sprawdzane są co najmniej co trzy lata.

Artykuł 225

Odsprzedaż mienia

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Członkowie, urzędnicy lub inni pracownicy instytucji i organów określonych w art. 121 [161] rozporządzenia finansowego nie mogą nabywać pozycji, które są odsprzedawane przez instytucje i organy, z wyjątkiem wypadków, gdy pozycje te sprzedawane są w procedurze przetargu publicznego.

Artykuł 226

Procedura sprzedaży aktywów trwałych

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

1. Sprzedaż aktywów trwałych ogłaszana jest lokalnie we właściwy sposób, jeżeli wartość jednostki kupna wynosi 8 100 EUR lub więcej. Okres miedzy publikacją ostatniego ogłoszenia a zawarciem umowy sprzedaży jest nie krótszy niż czternaście dni kalendarzowych.

Sprzedaż jest przedmiotem ogłoszenia o sprzedaży, publikowanym w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, jeżeli wartość jednostki kupna wynosi 391 100 EUR lub więcej. Właściwe ogłoszenie może również zostać zamieszczone w prasie Państw Członkowskich. Okres między datą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich a zawarciem umowy sprzedaży jest nie krótszy niż jeden miesiąc.

2. Instytucje mogą nie zamieścić ogłoszenia, w przypadku gdy koszt ogłoszenia przekracza spodziewany zysk z operacji.

3. Instytucje zawsze podejmują wysiłki w celu uzyskania jak najlepszej ceny za aktywa trwałe.

Artykuł 227

Procedura dysponowania aktywami trwałymi

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

Za każdym razem w momencie zbycia, bezpłatnego odstąpienia, złomowania, wynajum lub utraty mienia w związku ze spisaniem go na straty, kradzieżą czy też z innych powodów, intendent sporządza w tej sprawie sprawozdanie lub zapis księgowy.

Sprawozdanie lub zapis księgowy wskazują w szczególności, czy pozycja musi zostać zastąpiona na koszt urzędnika lub innego pracownika Wspólnot lub jakiejkolwiek innej osoby.

W przypadku gdy nieruchomości lub podstawowe instalacje są udostępnione, wolne od opłat, należy sporządzić umowę i poinformować o tej sprawie w rocznym sprawozdaniu przesłanym do Parlamentu Europejskiego i Rady, w momencie przedstawiania wstępnego projektu budżetu.

CZĘŚĆ DRUGA

POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE

TYTUŁ I

(TYTUŁ II CZĘŚCI II ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

FUNDUSZE STRUKTURALNE, FUNDUSZ SPÓJNOŚCI, EUROPEJSKI FUNDUSZ RYBOŁÓWSTWA ORAZ EUROPEJSKI FUNDUSZ ROLNY NA RZECZ ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH

Artykuł 228

Spłata płatności na rachunkach

(art. 157 rozporządzenia finansowego)

[162] Zgodnie z przepisami w sprawie funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rybołówstwa oraz Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich [163] , pełna lub częściowa spłata płatności na rachunkach w kwestii danych operacji nie powoduje obniżenia składki z Funduszu na operację, której to dotyczy.

Kwoty spłacane stanowią przyznany dochód, zgodnie z art. 18 ust. 1 lit. f) rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ II

(TYTUŁ III ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

BADANIA

Artykuł 229

Rodzaje operacji

(art. 160 rozporządzenia finansowego)

1. Środki przyznane na badania i rozwój technologii wykorzystywane są w celu prowadzenia działań bezpośrednich, działań pośrednich, na podstawie ramowego programu badań określonego w art. 166 Traktatu WE oraz działań określonych w art. 165 tego Traktatu poprzez udział w programach i działalności konkurencyjnej, prowadzonej przez Wspólne Centrum Badawcze (JRC).

2. Działania bezpośrednie prowadzone są przez oddziały JRC i z zasady są całkowicie finansowane z budżetu. Składają się one z:

a) programów badawczych;

b) badań poszukiwawczych;

c) naukowej i technicznej działalności wspierającej o charakterze instytucjonalnym.

3. Działania pośrednie składają się z programów prowadzonych na podstawie umów zawieranych ze stronami trzecimi. JRC może uczestniczyć w tych działaniach na tej samej zasadzie co strony trzecie.

4. W celu zapewnienia, że krajowe polityki dotyczące badań i wspólnotowa polityka dotycząca badań są wzajemnie spójne, Komisja może podejmować inicjatywy, zgodnie z art. 165 Traktatu WE i obciążyć budżet wyłącznie wydatkami administracyjnymi.

5. Poza programami szczególnymi określonymi w art. 166 ust. 3 Traktatu WE, Wspólnota może przyjąć:

a) programy dodatkowe, w których uczestniczą wyłącznie niektóre Państwa Członkowskie, zgodnie z art. 168 Traktatu WE;

b) programy podejmowane przez kilka Państw Członkowskich, włączając udział w strukturach stworzonych w celu realizacji tych programów, zgodnie z art. 169 Traktatu WE;

c) współpracę z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi zgodnie z art. 170 Traktatu WE;

d) wspólne przedsięwzięcia, zgodnie z art. 171 Traktatu WE.

6. Działalność o charakterze konkurencyjnym prowadzona przez JRC składa się z:

a) naukowej i technicznej działalności wspierającej, na podstawie programów ramowych dotyczących badań i rozwoju technologii, finansowanych z zasady całkowicie z budżetu;

b) usług na rzecz osób trzecich.

7. [164] Szacunki należności określone w art. 160 ust. 1a rozporządzenia finansowego przesyłane są do księgowego w celu zarejestrowania.

Artykuł 230

Zasady mające zastosowanie do JRC

(art. 161 rozporządzenia finansowego)

1. Szacunki należności określone w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego przesyłane są do księgowego w celu zarejestrowania.

2. W przypadku działalności prowadzonej przez JRC na rzecz stron trzecich, która obejmuje zamówienia publiczne, procedura przetargowa odpowiada zasadom przejrzystości i równości traktowania.

TYTUŁ III

(TYTUŁ IV ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artykuł 231

Działania, które mogą być finansowane

(art. 162 rozporządzenia finansowego)

Środki na działania określone w części drugiej rozdział 1 tytuł IV rozporządzenia finansowego mogą, w szczególności, finansować umowy w ramach zamówienia publicznego, dotacje, włączając subsydia na spłatę odsetek, pożyczki szczególne, gwarancje kredytowe i pomoc finansową, wsparcie budżetowe i inne szczególne formy pomocy budżetowej.

ROZDZIAŁ 2

Realizacja działań

Artykuł 232

Umowa w sprawie finansowania w zarządzaniu scentralizowanym

(art. 166 rozporządzenia finansowego)

1. [165] Przed zawarciem umowy w sprawie finansowania działań, które mają być przedmiotem zarządzania zdecentralizowanego, właściwy intendent zapewnia, poprzez dokumenty i kontrole na miejscu, że system zarządzania i kontroli, ustanowiony przez państwo trzecie będące beneficjentem, w celu zarządzania funduszami wspólnotowymi, odpowiada art. 56 rozporządzenia finansowego.

2. Każda umowa w sprawie finansowania zawarta w kontekście zarządzania zdecentralizowanego, w pełni lub częściowo w zależności od uzgodnionego stopnia decentralizacji, wyraźnie ustanawia przepisy:

a) [166] dotyczące zapewnienia zgodności z kryteriami określonymi w art. 56 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia finansowego;

b) [167] określające, że w przypadku gdy minimalne kryteria określone w art. 56 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego przestają być spełniane, Komisja może zawiesić wykonanie umowy bądź ją rozwiązać;

c) definiujące procedurę odwrotnego rozliczenia rachunków, przewidzianą w art. 53c [168] rozporządzenia finansowego, która może zostać zastosowana w celu określenia odpowiedzialności państwa trzeciego;

d) [169] ustanawiające mechanizmy korekty finansowej, o których mowa w art. 53c rozporządzenia finansowego i określone w art. 42 niniejszego rozporządzenia, w szczególności jeżeli chodzi o windykację poprzez potrącenie, jeżeli działanie jest w pełni zdecentralizowane;

e) [170] przepisy dotyczące publikacji beneficjentów funduszy budżetowych.

3. [171] Przepisy, o których mowa w ust. 2 lit. e), nakładają na kraj trzeci obowiązek publikacji informacji, o których mowa w art. 169 ust. 2, w standardowej prezentacji, w przeznaczonym do tego i łatwo dostępnym miejscu na swojej stronie internetowej. Jeżeli tego rodzaju publikacja w Internecie nie jest możliwa, informacje te publikowane są za pośrednictwem wszelkich innych środków, w tym w krajowym dzienniku urzędowym.

Publikacja następuje w pierwszej połowie roku następującego po zamknięciu roku budżetowego, w odniesieniu do którego dane środki zostały przypisane państwu trzeciemu.

Odnośny kraj trzeci powiadamia Komisję o adresie internetowym miejscu publikacji w celu zamieszczenia zgodnie z art. 169 ust. 1 odniesienia do tego adresu w przeznaczonym do tego celu miejscu strony internetowej instytucji wspólnotowych. Jeżeli informacje publikowane są w inny sposób, kraj trzeci szczegółowo powiadamia Komisję o wszelkich wykorzystanych w tym celu środkach.

Artykuł 233

Pożyczki szczególne

(art. 166 rozporządzenia finansowego)

Umowa pożyczki sporządzana jest między Komisją, działającą w imieniu Wspólnoty, a pożyczkobiorcą w kwestii wszelkich projektów inwestycyjnych finansowanych przez pożyczkę szczególną.

Artykuł 233a

Automatyczne umorzenie podzielonych zobowiązań budżetowych w przypadku programów wieloletnich

(Artykuł 166 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

[172] 1. Przy obliczaniu automatycznego umorzenia, o którym mowa w art. 166 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego, nie uwzględnia się następujących elementów:

a) części zobowiązań budżetowych, dla których została przedłożona deklaracja wydatków, ale których zwrot został przerwany lub zawieszony przez Komisję na dzień 31 grudnia roku n+3;

b) części zobowiązań budżetowych, w przypadku których nie było możliwe dokonanie wypłaty bądź przedłożenie deklaracji wydatków z powodu siły wyższej w poważnym stopniu zakłócającej realizację programu.

Władze krajowe powołujące się na siłę wyższą zgodnie z akapitem pierwszym lit. b) są zobowiązane do udowodnienia jej bezpośrednich skutków dla realizacji całości lub części programu.

2. Komisja powiadamia w odpowiednim czasie kraje będące beneficjentami i zainteresowane władze o istnieniu ryzyka zastosowania automatycznego umorzenia. Komisja powiadamia wspomniane kraje i władze o kwocie automatycznego umorzenia wynikającej z posiadanych przez nią informacji. Kraje będące beneficjentami dysponują terminem dwóch miesięcy od daty otrzymania tej informacji na wyrażenie swojej zgody na przedmiotową kwotę lub na przedstawienie swych uwag. Komisja dokonuje automatycznego umorzenia najpóźniej w terminie dziewięciu miesięcy od upływu ostatecznych terminów przewidzianych w ust. 166 ust. 3 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego.

3. W przypadku zastosowania automatycznego umorzenia wkład finansowy Wspólnoty do odnośnych programów zostaje zmniejszony dla danego roku o kwotę automatycznego umorzenia. Kraje będące beneficjentami przedstawiają skorygowany plan finansowania w celu podzielenia kwoty zmniejszenia pomocy pomiędzy poszczególne priorytety i - w danym przypadku - środki. W przypadku nieprzedłożenia takiego planu Komisja dokonuje proporcjonalnego zmniejszenia kwot przyznanych dla poszczególnych priorytetów i - w danym przypadku - środków.

Artykuł 234

Konta bankowe

(art. 166 rozporządzenia finansowego)

1. Dla płatności w walucie Państwa przyjmującego, konta denominowane w euro otwierane są przez instytucję finansową w kraju przyjmującym lub w jednym z Państw Członkowskich, w imieniu Komisji lub, w drodze wspólnego porozumienia, w imieniu strony przyjmującej. Tytuły tych kont umożliwiają określenie funduszy, których to dotyczy.

2. Konta określone w ust. 1 są subwencjonowane w celu spełnienia faktycznych potrzeb gotówkowych. Przelewy dokonywane są w euro i przeliczane, w miarę potrzeby, na walutę państwa przyjmującego, w momencie i po okresie należności płatności, zgodnie z art. 7 i 8.

ROZDZIAŁ 3

Zamówienia

Artykuł 235

Wynajem budynków

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

Jedyne zamówienia dotyczące budynków, które mogą być finansowane z operacyjnych środków przyznanych na działania zewnętrzne to te, odnoszące się do wynajmu budynków już zbudowanych w chwili podpisywania najmu. Zamówienia te są publikowane jak ustanowiono w art. 119.

Artykuł 236

Definicje

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia na usługi obejmują zamówienia na pomoc naukową i techniczną.

Zamówienie na badania jest zamówieniem na usługi, zawartym między dostawcą a instytucją zamawiającą, która obejmuje badania w celu określenia i przygotowania projektów, analizę możliwości wykonania, badania gospodarcze i rynkowe badania techniczne i kontrole.

Zamówienie na pomoc techniczną jest zamówieniem, na podstawie którego dostawca jest wezwany do pełnienia roli doradczej, do zarządzania lub nadzorowania projektu lub do zapewnienia konsultantów, określonych w umowie.

2. W przypadku gdy państwo trzecie posiada wykwalifikowaną kadrę zarządzającą w swoich departamentach lub podmiotach z udziałem sektora publicznego, zamówienia mogą być wykonywane bezpośrednio przez te departamenty lub podmioty przez bezpośrednią robociznę.

Artykuł 237

Przepisy szczególne odnoszące się do progów i uzgodnienia dotyczące udzielania zamówień zewnętrznych

(art. 167 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego)

1. Artykuły 118-121, z wyjątkiem definicji, art. 122 ust. 3 i 4, art. 123, 126-129, art. 131 ust. 3-6, art. 139 ust. 2, art. 140-146, art. 148 i art. 151, 152 i 158a nie mają zastosowania do umów w ramach zamówień publicznych zawartych w imieniu instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego. [173]

Wykonanie przepisów dotyczących zamówień na podstawie niniejszego rozdziału zależne jest od decyzji Komisji.

2. W przypadku niezastosowania procedur określonych w ust. 1, wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę.

3. [174] (skreślony).

4. Niniejszy rozdział nie ma zastosowania do instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego w przypadku gdy, po przeprowadzeniu kontroli określonych w art. 35, Komisja upoważniła je do zastosowania ich własnych procedur przetargowych na podstawie zarządzania zdecentralizowanego.

Artykuł 238

Zamówienia przez instytucje zamawiające określone w art. 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego

(art. 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego)

1. Przepisy niniejszego rozdziału nie mają zastosowania do zamówień instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego.

2. Przepisy niniejszego rozdziału nie mają zastosowania do działań na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1257/96.

3. Szczególne procedury przetargowe, stosowane w przypadkach określonych w ust. 1 i 2 zależne są od decyzji Komisji, zgodnie z zasadami określonymi w art. 184.

4. W przypadku niezastosowania procedur określonych w ust. 3, wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę.

Artykuł 239

Ogłaszanie i niedyskryminacja

(art. 167 i 168 rozporządzenia finansowego)

Komisja podejmuje niezbędne środki wykonawcze w celu zagwarantowania najszerszego możliwego uczestnictwa, na warunkach równości, w konkurencyjnym przetargu na udzielanie zamówień finansowanych przez Wspólnotę. W tym celu, należy zadbać przede wszystkim o:

a) zapewnienie odpowiedniej wcześniejszej publikacji, w rozsądnym czasie, wstępnych ogłoszeń informacyjnych, ogłoszeń o zamówieniu i ogłoszeń o udzieleniu zamówienia;

b) wyeliminowanie wszelkich praktyk dyskryminacyjnych lub specyfikacji technicznych, mogących zakłócić szerokie uczestnictwo na warunkach równości przez wszystkie osoby fizyczne lub prawne określone w art. 168 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 240

Ogłaszanie

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Ogłoszenie wstępne o międzynarodowym zaproszeniu do składania ofert przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich najwcześniej jak to możliwe w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi oraz jak najszybciej po podjęciu decyzji dopuszczającej program zamówień na roboty budowlane.

2. Do celów niniejszego rozdziału, ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest:

a) co najmniej w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej międzynarodowych zaproszeń do składania ofert;

b) co najmniej w oficjalnym dzienniku Państwa przyjmującego lub jakiejkolwiek innej odpowiadającej publikacji dla lokalnych zaproszeń do składania ofert.

W przypadku gdy ogłoszenie o zamówieniu jest również publikowane lokalnie, musi ono być identyczne jak ogłoszenie publikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej oraz musi być opublikowane równocześnie. Komisja jest odpowiedzialna za publikację w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej. Jeżeli ogłoszenie jest publikowane lokalnie, może to być zrealizowane przez beneficjenta.

3. [175] Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy, przy czym nie dotyczy to zamówień, które w dalszym ciągu objęte są klauzulą poufności lub których wykonaniu muszą towarzyszyć specjalne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub państwa będącego beneficjentem bądź gdy publikacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia wydaje się niewskazana.

Artykuł 241

Progi i procedury przetargowe na usługi

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na usługi:

a) dla zamówień o wartości 200 000 EUR i więcej: międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. a);

b) dla zamówień o wartości niższej niż 200 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 3, pod warunkiem, że wykorzystanie istniejącej umowy ramowej jest nie możliwe lub nie udało się.

Zamówienia o wartości równej 10 000 EUR bądź niższej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty. [176]

2. W międzynarodowej procedurze ograniczonej określonej w ust. 1 lit. a), ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy będą zaproszeni do składania ofert. Dla zamówień na usługi, liczba oferentów mieści się w granicach od czterech do ośmiu. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca w celu zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

Lista wybranych kandydatów publikowana jest na stronie internetowej Komisji.

Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria selekcji lub wykazujących minimum wymaganych zdolności jest mniejsza niż liczba minimalna, instytucja zamawiająca może zaprosić do składania ofert tylko tych kandydatów, którzy spełniają kryteria składania oferty.

3. Na podstawie procedury określonej w ust. 1 lit. b) instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych oferentów. Procedura dotyczy ograniczonego przetargu konkurencyjnego bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.

Oferty są otwierane i oceniane przez komitet oceniający, którego członkowie posiadają niezbędne doświadczenie techniczne i administracyjne. Członkowie komitetu oceniającego muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.

Jeżeli w wyniku konsultacji z oferentami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ważną pod względem formalnym i merytorycznym ofertę, zamówienie takie może być udzielone, pod warunkiem że spełnione są niezbędne do tego kryteria.

4. Oferty przesyłane są w paczce lub kopercie zewnętrznej zawierającej dwie oddzielne, zapieczętowane koperty, jedna opatrzona opisem Koperta A – Oferta techniczna, a druga opatrzona opisem Koperta B - Oferta finansowa. Na kopercie zewnętrznej należy zamieścić:

a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do przesyłania ofert;

b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;

c) gdzie właściwe, numery części, w odniesieniu do których składana jest oferta;

d) zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentów przetargowych.

Jeżeli w dokumentach przetargowych przewidywano rozmowy, komisja oceniająca może przeprowadzić rozmowy z głównymi członkami zespołu biegłych, proponowanych w ofertach technicznie możliwych do zaakceptowania, po ustanowieniu pisemnych wniosków tymczasowych i przed ostatecznym zakończeniem oceny ofert technicznych. W takich przypadkach rozmowy z biegłymi prowadzone są przez komisję oceniającą, najlepiej wspólnie, jeżeli stanowią oni zespół i w wystarczająco krótkich odstępach, aby umożliwić dokonanie porównań. Rozmowy prowadzone są zgodnie ze standardowym wzorem uzgodnionym z wyprzedzeniem przez komisję oceniającą i stosowanym do wszystkich biegłych lub zespołów wezwanych na rozmowy. O dacie i godzinie rozmów należy powiadomić oferentów co najmniej dziesięć dni kalendarzowych wcześniej. W przypadku działania siły wyższej, niepozwalającej oferentowi na stawienie się na rozmowę, należy przesłać oferentowi nowy termin i godzinę.

5. Kryteria udzielenia zamówienia służą do określenia ofertyekonomicznie najbardziej korzystnej.

Oferta ekonomicznie najbardziej korzystna wybierana jest przy użyciu wskaźnika podziału 80/20 między jakością techniczną a ceną. W tym celu:

a) wynik uzyskany przez oferty techniczne mnożony jest przez 0,80;

b) wynik uzyskany przez oferty finansowe mnożony jest przez 0,20.

Artykuł 242

Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku zamówień na usługi instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną z pojedynczym oferentem w następujących przypadkach:

a) jeżeli, ze szczególnie nagłych przyczyn, wynikających z wydarzeń, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które w żaden sposób nie były od nich zależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może zostać dotrzymany;

b) jeżeli usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom nienastawionym na zysklub stowarzyszeniom oraz odnoszą się do działań natury instytucjonalnej lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy ludziom w obszarze działań socjalnych;

c) dla usług, które są rozszerzeniem usług już rozpoczętych, będących przedmiotem warunków ustanowionych w ust. 2;

d) jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy, jeżeli nie otrzymano wartościowej oferty pod względem ilościowym i/lub finansowym, w którym to przypadku, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem, że początkowe warunki zamówienia nie zostały zmienione w znaczny sposób;

e) jeżeli po danym zamówieniu następuje konkurs i musi on, na podstawie stosowanych zasad, być przyznany zwycięskiemu kandydatowi lub jednemu ze zwycięskich kandydatów, w którym to przypadku wszyscy zwycięzcy kandydaci zapraszani są do uczestniczenia w negocjacjach;

f) jeżeli, z przyczyn technicznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, zamówienie może zostać udzielone wyłącznie jednemu usługodawcy;

g) w przypadku nieudanej próby zastosowania konkurencyjnej procedury negocjacyjnej następującej po nieudanej próbie wykorzystania umowy ramowej. W takim przypadku po anulowaniu konkurencyjnej procedury negocjacyjnej instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;

h) [177] w przypadku zamówień objętych klauzulą poufności lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć specjalne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub państwa będącego beneficjentem.

Do celów lit. a) akapit pierwszy, operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, gdzie stosowne, w uzgodnieniu z innymi intendentami delegowanymi, których to dotyczy, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.

W przypadku gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą, stosowanie procedury negocjacyjnej uwarunkowane jest uprzednią zgodą właściwego intendenta.

2. Usługi które stanowią rozszerzenie usług już rozpoczętych, jak określono w ust. 1 lit. c), są następujące:

a) usługi dodatkowe nieobjęte podstawowym zamówieniem ale które, w rezultacie nieprzewidzianych okoliczności, stały się niezbędne dla wykonania zamówienia, pod warunkiem, że usługi dodatkowe nie mogą być technicznie i gospodarczo oddzielone od podstawowego zamówienia, bez poważnych niedogodności dla instytucji zamawiającej oraz że łączna kwota usług dodatkowych nie przekracza 50% wartości podstawowego zamówienia;

b) usługi dodatkowe polegające na powtarzaniu podobnych usług powierzonych wykonawcy, świadczącemu usługi na podstawie pierwszego zamówienia, pod warunkiem że:

i) ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odniesieniu do pierwszej usługi oraz możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej na nowe usługi projektu i szacowane koszty zostały wyraźnie wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, opublikowanym w odniesieniu do pierwszej usługi;

ii) rozszerzenie zamówienia ma charakter jednorazowy i odnosi się do wartości i czasu trwania nieprzekraczających wartości i czasu trwania zamówienia początkowego.

Artykuł 243

Progi i procedury przetargowe na dostawy

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na dostawy:

a) dla zamówień o wartości 150 000 EUR i więcej: międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. a);

b) dla zamówień o wartości 60 000 EUR [178] i większej, ale mniejszej niż 150 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. b);

c) [179] dla zamówień o wartości poniżej 60 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2.

Zamówienia o wartości równej 10 000 EUR bądź niższej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty. [180]

2. Na podstawie procedury określonej w ust. 1 lit. c) instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych dostawców. Procedura dotyczy ograniczonego przetargu konkurencyjnego bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.

Oferty są otwierane i oceniane przez komitet oceniający, którego członkowie posiadają niezbędne doświadczenie techniczne i administracyjne. Członkowie komitetu oceniającego muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.

Jeżeli w wyniku konsultacji z dostawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ważną pod względem administracyjnym i technicznym ofertę, zamówienie takie może być udzielone, pod warunkiem że spełnione są niezbędne do tego kryteria.

3. Każda oferta techniczna i finansowa musi być umieszczona w jednej zapieczętowanej kopercie, a następnie umieszczona w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej należy zamieścić:

a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do składania ofert;

b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;

c) gdzie stosowne, numery części w odniesieniu do których oferta jest składana;

d) zdanie „Nie otwierać przez sesją otwierania ofert”, w języku dokumentów przetargowych.

W miejscu i w czasie, określonym w dokumentach przetargowych, oferty otwierane są publicznie przez komitet oceniający. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert, nazwiska oferentów, podane ceny, zapewnienie niezbędnych gwarancji i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe, muszą zostać ogłoszone.

4. W przypadku zamówienia na dostawy, nieobejmującego usług posprzedażnych, jedynym kryterium udzielenia jest cena.

W przypadku gdy oferty usług posprzedażnych lub szkoleń są szczególnie znaczące, ofertaekonomicznie najbardzej korzystna zostaje wybrana, z należytym uwzględnieniem jakości technicznej oferowanej usługi i podanej ceny.

Artykuł 244

Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia na dostawy mogą być udzielane na podstawie procedury negocjacyjnej z pojedynczym oferentem w następujących przypadkach:

a) jeżeli, w wyjątkowo nagłych przypadkach spowodowanych wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które są od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może być dotrzymany;

b) w przypadku uzasadnienia charakterem lub cechami szczególnymi dostaw, na przykład, jeżeli wykonanie zamówienia jest zarezerwowane wyłącznie dla posiadaczy patentów lub licencji pozwalających na używanie patentów;

c) dla dodatkowych dostaw, przeznaczonych jako częściowe zastąpienie normalnych dostaw lub instalacji lub jako rozszerzenie istniejących dostaw lub instalacji, jeżeli zmiana dostawcy zmuszałaby instytucję zamawiającą do nabycia sprzętu mającego inne cechy techniczne, powodujące niekompatybilność lub nieproporcjonalne trudności techniczne w funkcjonowaniu i konserwacji;

d) w przypadku gdy procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy w przypadku gdy nie otrzymano oferty wartościowej pod względem ilościowym lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem, że początkowe warunki zamówienia nie zostały zmienione w znaczny sposób;

e) jeżeli konkurencyjna procedura negocjacyjna nie powiodła się dwukrotnie, to znaczy, jeżeli nie otrzymano żadnej oferty ważnej pod względem administracyjnym i technicznym ani też żadnej wartościowej oferty pod względem ilościowym i/lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały w znaczny sposób zmienione;

f) [181] w przypadku zamówień objętych klauzulą poufności lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć specjalne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub państwa będącego beneficjentem;

g) [182] w przypadku zamówień w sprawie dostaw produktów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;

h) [183] w przypadku zamówień w sprawie zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie zaprzestającego działalności handlowej lub od kuratora masy upadłości bądź likwidatora w przypadku upadłości, porozumienia sądowego lub innej procedury o podobnym charakterze na mocy prawa krajowego.

W przypadku gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą, stosowanie procedury negocjacyjnej uwarunkowane jest uprzednią zgodą właściwego intendenta.

2. Do celów ust.1 lit. a), operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, tam gdzie jest to stosowne, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi intendentami delegowanymi, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.

Artykuł 245

Progi i procedury przyznawania zamówień na roboty

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na roboty:

a) dla zamówień o wartości 5 000 000 EUR i więcej:

i) zasadniczo międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. a);

ii) w sytuacjach wyjątkowych, ze względu na cechy niektórych robót i po uzgodnieniu z właściwym intendentem, o ile instytucją zamawiającą nie jest Komisja, międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. a);

b) dla zamówień o wartości 300 000 EUR i większej, ale mniejszej niż 5 000 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 i art. 240 ust. 2 lit. b);

c) dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2;

Zamówienia o wartości równej 10 000 EUR bądź niższej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty. [184]

2. Na podstawie procedury określonej w ust. 1 lit. c) instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych wykonawców. Procedura dotyczy ograniczonego przetargu konkurencyjnego bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.

Oferty są otwierane i oceniane przez komitet oceniający, którego członkowie posiadają niezbędne doświadczenie techniczne i administracyjne. Członkowie komitetu oceniającego muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.

Jeżeli w wyniku konsultacji z wykonawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ważną pod względem administracyjnym i technicznym ofertę, zamówienie takie może być udzielone, pod warunkiem że spełnione są niezbędne do tego kryteria.

3. Kryteria wyboru obejmują zdolność oferenta do zrealizowania podobnych zamówień, w szczególności przez odniesienie do robót wykonanych w ostatnich latach. W przypadku dokonywania selekcji w ten sposób i ze względu na to, że oferty niedopuszczalne zostały już wyeliminowane, jedynym kryterium wyboru jest cena.

4. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, a następnie umieszczona w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie zewnętrznej należy umieścić:

a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do przesyłania ofert;

b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;

c) gdzie właściwe, numery części w odniesieniu do których składana jest oferta;

d) zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentów przetargowych.

W miejscu i w czasie, określonym w dokumentach przetargowych, oferty otwierane są publicznie przez komitet oceniający. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert, nazwiska oferentów, podane ceny, zapewnienie niezbędnych gwarancji i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe, muszą zostać ogłoszone

Artykuł 246

Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na roboty budowlane

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia na roboty mogą być udzielane na podstawie procedury negocjacyjnej z pojedynczym oferentem w następujących przypadkach:

a) jeżeli, w wyjątkowo nagłych przypadkach spowodowanych wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które są od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może być dotrzymany;

b) dla robót dodatkowych, nie objętych zawartym zamówieniem wstępnym, ale które z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, stały się niezbędne do wykonania robót budowlanych, w nich opisanych, na podstawie warunków ustanowionych w ust. 2;

c) w przypadku gdy procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy, jeżeli nie otrzymano oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem, że początkowe warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;

d) jeżeli konkurencyjna procedura negocjacyjna nie powiodła się dwukrotnie, to znaczy, jeżeli nie otrzymano żadnej oferty ważnej pod względem administracyjnym i technicznym ani też żadnej wartościowej oferty pod względem ilościowym i/lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały w znaczny sposób zmienione;

e) [185] w przypadku zamówień objętych klauzulą poufności lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć specjalne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub państwa będącego beneficjentem.

Do celów lit. a) akapit pierwszy, operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, tam gdzie jest to stosowne, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi intendentami delegowanymi, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.

W przypadku gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą, stosowanie procedury negocjacyjnej uwarunkowane jest uprzednią zgodą właściwego intendenta.

2. Roboty dodatkowe określone w ust. 1 lit. b) przyznawane są wykonawcy już wykonującemu roboty:

a) jeżeli robót tych nie można oddzielić od głównego zamówienia z przyczyn technicznych lub gospodarczych bez poważnych trudności dla zamawiającego, lub

b) gdy roboty te mogą być oddzielone od realizacji pierwotnego zamówienia, lecz są bezwarunkowo konieczne dla jego zakończenia;

c) gdy, łączna wartość zamówień na dodatkowe roboty nie może przekraczać 50% wartości zamówienia głównego.

Artykuł 247

Zastosowanie procedury negocjacyjnej do zamówień dotyczących budynków

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

Zamówienia dotyczące budynków określone w art. 235 mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej, po sprawdzeniu rynku lokalnego i po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą.

Artykuł 248

Wybór procedury przetargowej w odniesieniu do zamówień mieszanych

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

W przypadku zamówień obejmujących zarówno świadczenie usług, jak i dostawy towarów lub realizację robót, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, instytucja zamawiająca ustala progi i procedury stosowane przez odniesienie do przedmiotu dominującego zamówienia, ocenianego na podstawie względnej wartości i znaczenia operacyjnego różnych części składowych zamówienia.

Artykuł 249

Dokumenty przetargowe

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Dokumenty przetargowe określone w art. 130 sporządzane są w oparciu o najlepsze praktyki międzynarodowe i zgodnie z przepisami niniejszego rozdziału, dotyczącymi ogłaszania i kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentami.

2. Dla zamówień na usługi, dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:

a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:

(i) rodzaj zamówienia;

(ii) kryteria przyznawania i wskaźniki korygujące;

(iii) możliwość prowadzenia rozmów i ich harmonogram;

(iv) informacje o tym, czy dozwolone są różne warianty;

(v) dopuszczona część, która może być zlecona podwykonawcom;

(vi) maksymalny dostępny budżet na zamówienie;

(vii) waluta ofert;

b) lista wybranych kandydatów (uwzględniająca zakaz stowarzyszania się);

c) ogólne warunki zamówień na usługi;

d) warunki specyficzne które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od warunków ogólnych;

e) zakres uprawnień, wskazujący planowany harmonogram projektu i terminy, począwszy od których planuje się, że biegli muszą być dostępni;

f) zestawienie cen;

g) forma oferty;

h) forma zamówienia;

i) gwarancja bankowa lub podobna forma gwarancji na płatność płatności finansowanych z góry.

3. Dla zamówień na dostawy, dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:

a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:

(i) kryteria wyboru i przyznawania;

(ii) informacje o tym, czy dopuszczone są różne warianty;

(iii) walutę ofert;

b) ogólne warunki zamówień na dostawy;

c) warunki specyficzne, które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od warunków ogólnych;

d) załącznik techniczny, zawierający plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram realizacji zamówienia;

e) zestawienie cen;

f) forma przetargu;

g) forma zamówienia;

h) gwarancja bankowa lub podobna forma gwarancji na:

(i) ofertę;

(ii) płatności dotyczące finansowania wstępnego,

(iii) właściwą realizację.

4. Dla zamówień na roboty budowlane, dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:

a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:

(i) kryteria wyboru i przyznawania;

(ii) informacje, czy dopuszczalne są różne warianty oraz

(iii) walutę ofert;

b) ogólne warunki zamówień na roboty budowlane;

c) warunki specyficzne, które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od ogólnych warunków;

d) załączniki techniczne zawierające plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram realizacji zamówienia;

e) zestawienie cen i podział cen;

f) forma oferty;

g) forma zamówienia;

h) gwarancja bankowa lub inna forma gwarancji na:

(i) ofertę;

(ii) płatność zaliczek;

(iii) właściwe wykonanie.

5. W przypadku sprzeczności, warunki specyficzne określone w ust. 2 lit. d), ust. 3 lit. c) i ust. 4 lit. c) przeważają nad warunkami ogólnymi.

Artykuł 250

Gwarancje

(art. 102 i 167 rozporządzenia finansowego)

1. W drodze odstępstwa od przepisów art. 150, wcześniejsze gwarancje są denominowane w euro lub w walucie zamówienia, której dotyczą.

2. Instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji oferty, w rozumieniu niniejszego rozdziału, stanowiącej 1%-2% całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane; jest ona zgodna z przepisami art. 150. Podlega ona zwróceniu w momencie udzielenia zamówienia. Zostaje ona zatrzymana, jeżeli oferta złożona przed ostatecznym terminem składania ofert zostaje następnie wycofana.

3. Jeżeli prefinansowanie przekracza 150 000 EUR, wymagana jest gwarancja. Jeżeli jednak wykonawcą jest instytucja publiczna, właściwy intendent może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka znieść taki wymóg.

Gwarancja zostaje zwrócona w trakcie lub po odliczeniu prefinansowania od płatności okresowych lub płatności sald dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami zamówienia.

4. Instytucja zamawiająca może wymagać gwarancji dobrego wykonania opiewającej na kwotę określoną w dokumentacji przetargowej, odpowiadającą 5 do 10 % całkowitej wartości zamówienia. Gwarancję określa się na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak rodzaj i wartość zamówienia.

Gwarancja wykonania wymagana jest jednak w przypadku przekroczenia następujących progów:

i) 345 000 EUR w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;

ii) 150 000 EUR w odniesieniu do zamówień na dostawy.

Gwarancja zachowuje ważność co najmniej do czasu ostatecznego odbioru dostaw lub robót. Jeżeli zamówienie nie jest właściwie zrealizowane, całość gwarancji zostaje zatrzymana.

Artykuł 251

Terminy procedur

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Oferty muszą dotrzeć do instytucji zamawiającej na adres i nie później niż do dnia i godziny umieszczonej w zaproszeniu do składania ofert. Termin przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, przewidziany przez instytucje zamawiające, jest wystarczająco długi, aby umożliwić zainteresowanym stronom rozsądny i właściwy okres na przygotowanie i złożenie ofert.

W kwestii zamówień na usługi, minimalny okres między datą wysyłki listu z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi pięćdziesiąt dni. Jednakże, w nagłych przypadkach i z wcześniejszym zezwoleniem Komisji, inne terminy mogą być dopuszczone.

2. Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej nie później dwadzieścia jeden dni przed terminem zakończenia przyjmowania ofert. Instytucja zamawiająca zapewnia odpowiedzi na te pytania nie później niż jedenaście dni przed terminem końcowym składania ofert.

3. W międzynarodowych procedurach ograniczonych, terminy przyjmowania ofert są nie krótsze niż trzydzieści dni od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między datą przesłania listu zawierającego zaproszenie do składania ofert a ostatecznym terminem przyjmowania ofert jest nie krótszy niż pięćdziesiąt dni. Jednakże, w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji, inne terminy mogą być dopuszczone.

4. W międzynarodowych procedurach otwartych, terminy przyjmowania ofert, począwszy od dnia, w którym przesłano ogłoszenie o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a) 90 dni w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane,

b) 60 dni w odniesieniu do zamówienia na dostawy.

Jednakże, w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji, inne terminy mogą być dopuszczone.

5. W lokalnych procedurach otwartych, terminy przyjmowania ofert, począwszy od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a) 60 dni w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane;

b) 30 dni w odniesieniu do zamówienia na dostawy.

Jednakże, w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji, inne terminy mogą być dopuszczone.

6. Dla konkurencyjnych procedur negocjacyjnych określonych w art. 241 ust. 1 lit. b), art. 243 ust. 1 lit. c) i art. 245 ust. 1 lit. c), kandydatom należy zapewnić co najmniej trzydzieści dni od daty wysyłki listu zawierającego zaproszenie do składania ofert na złożenie ofert.

7. Dla zamówień na roboty budowlane, okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie okresu o konkretną liczbę dni do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent którego oferta zostaje wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych, od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.

8. Dla zamówień na dostawy, okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie tego okresu o konkretną liczbę dni, do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.

9. Dla zamówień na roboty budowlane, okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych, od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie tego okresu o konkretną liczbę dni, do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.

10. Terminy określone w ust. 1-9 wyrażone są w dniach kalendarzowych.

Artykuł 252

Komitet oceniający

(art. 167 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty uznane za spełniające wymogi, są oceniane i porządkowane przez komitet oceniający na zasadzie kryteriów wyłączenia, wyboru i przyznawania, ogłoszonych z wyprzedzeniem. Komitet składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, z niezbędnym doświadczeniem technicznym i administracyjnym do oceniania ofert.

2. Jeżeli Komisja nie jest instytucją zamawiającą, musi ona być systematycznie informowana. Komisja jest zawsze zapraszana w charakterze obserwatora na otwarcie i ocenę ofert oraz otrzymuje kopię każdej z ofert. Instytucja zamawiająca przesyła Komisji, w celu uzyskania jej zgody, wyniki oceny ofert i propozycję udzielenia zamówienia. Po uzyskaniu zgody, zamówienia są podpisywane i przesyłane Komisji.

3. Oferty, które nie zawierają podstawowych elementów wymaganych w dokumentach przetargowych lub które nie odpowiadają szczególnym określonym wymaganiom są eliminowane.

Jednakże komitet oceniający lub instytucja zamawiająca mogą zwrócić się do kandydatów lub oferentów z prośbą o dostarczenie dodatkowych materiałów lub o objaśnienie dokumentów towarzyszących złożonych w związku z kryteriami wyłączenia i kryteriami wyboru w terminie przez siebie wyznaczonym i w zgodzie z zasadą równego traktowania.

4. W przypadku nienormalnie niskich ofert określonych w art. 139, Komisja zwraca się z prośbą o niezbędne wyjaśnienia, dotyczące składu oferty.

ROZDZIAŁ 4

Dotacje

Artykuł 253

Pełne finansowanie

(art. 169 rozporządzenia finansowego)

1. W drodze odstępstwa od wymogu współfinansowania w związku z dotacjami określonymi w art. 109 rozporządzenia finansowego, finansowanie działań w pełni może zostać dopuszczone w następujących przypadkach, z wyjątkiem wypadków zabronionych przez akt podstawowy:

a) pomoc humanitarna, włączając pomoc dla uchodźców, wysiedleńców, rehabilitację i unieszkodliwianie min;

b) pomoc w sytuacjach kryzysowych, w rozumieniu art. 168 ust. 2;

c) działania na rzecz ochrony zdrowia i praw podstawowych ludności;

d) działania, wynikające z wykonania umów w sprawie finansowania z państwami trzecimi lub działania z organizacjami międzynarodowymi w rozumieniu art. 43;

e) [186] w przypadku gdy w interesie Wspólnoty leży bycie jedynym donatorem w przypadku danego działania oraz w szczególności w celu zapewnienia widoczności danego działania wspólnotowego.

2. Należy podać uzasadnienie decyzji dotyczącej przyznania, odnoszącej się do danych działań w przypadku wszelkich odstępstw od wymogu finansowania, jak przewiduje ust. 1.

Intendent musi być w stanie wykazać, że pełnie finansowanie jest niezbędne do przeprowadzenia danego działania.

Jednakże w przypadku określonym w ust. 1 lit. e) przyczyny podaje się w decyzji Komisji w sprawie finansowania. [187]

ROZDZIAŁ 5

Konta zaliczkowe i spisy

Artykuł 254

Tworzenie kont zaliczkowych

(art. 63 rozporządzenia finansowego)

Do celów płatności z tytułu niektórych rodzajów wydatków można utworzyć jedno lub więcej kont zaliczkowych dla każdej jednostki miejscowej spoza Wspólnoty zgodnie z art. 63 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi, na przykład, delegacja Wspólnoty, biuro lub filia biura w państwie trzecim.

Decyzja ustanawiająca takie konta zaliczkowe określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 67 i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.

Artykuł 255

Osoby uprawnione do administrowania rachunkami

(art. 62 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do administrowania rachunkami w jednostkach lokalnych określonych w art. 254, są uprawnieni do podania nazwisk i wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.

Artykuł 256

Spis i ogłoszenia o sprzedaży

(art. 138 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku delegacji stałe spisy mienia ruchomego należącego do Wspólnot prowadzi się na miejscu. Należy regularnie przesyłać je do centralnych departamentów zgodnie z zasadami przyjętymi przez każdą instytucję.

Mienie ruchome będące w przewozie do delegacji wpisuje się do wykazu tymczasowego przed wprowadzeniem go do stałych spisów inwentarza.

2. Uzgodnienia dotyczące sprzedaży mienia ruchomego delegatur są zgodne z praktykami lokalnymi.

TYTUŁ IV

(TYTUŁ V ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

URZĘDY EUROPEJSKIE

Artykuł 257

Zakres

(art. 171 rozporządzenia finansowego)

Urzędy określone w art. 171 rozporządzenia finansowego są następujące:

a) Urząd Oficjalnych Publikacji;

b) Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;

c) Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich i administracyjnie połączona z nim Europejska Szkoła Administracji;

d) Urząd Administrowania i Wypłacania Należności Indywidualnych;

e) Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Urząd Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu.

Jedna lub więcej instytucji może założyć dodatkowe urzędy, pod warunkiem, że jest to uzasadnione analizą kosztów i korzyści i gwarancją przejrzystości wspólnotowego działania.

Artykuł 258

Przekazywanie uprawnień przez instytucje europejskim urzędom międzyinstytucjonalnym

(Artykuły 171 i 174a rozporządzenia finansowego)

[188] Każda instytucja jest odpowiedzialna za zobowiązania budżetowe. Instytucje mogą przekazać dyrektorowi danego europejskiego urzędu międzyinstytucjonalnego odpowiedzialność za wszelkie późniejsze działania, w szczególności zobowiązania prawne, stwierdzenie prawidłowości wydatków, zatwierdzenie płatności i realizację dochodu oraz określają zakres i warunki przekazania uprawnień.

Artykuł 258a

Szczególne zasady dotyczące Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich

(Artykuły 171 i 174a rozporządzenia finansowego)

[189] Jeżeli chodzi o Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Urząd Publikacji), każda instytucja decyduje o swojej polityce w zakresie publikacji.

Wpływy pieniężne netto ze sprzedaży publikacji są wykorzystywane ponownie jako przyznany dochód przez instytucję, która jest autorem takich publikacji, zgodnie z art. 18 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 259

Przekazanie niektórych zadań przez księgowego

(art. 172 rozporządzenia finansowego)

Księgowy Komisji, działający na wniosek Komitetu Zarządzającego danego urzędu, może przekazać pracownikowi urzędu niektóre ze swoich zadań, odnoszące się do ściągania dochodów i płatności wydatków zrealizowanych bezpośrednio przez urząd, którego to dotyczy.

Artykuł 260

Skarb - rachunki bankowe

(art. 172 rozporządzenia finansowego)

W celu spełnienia potrzeb gotówkowych urzędu międzyinstytucjonalnego, rachunki bankowe lub rachunki żyra pocztowego mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek Komitetu Zarządzającego.

Ostateczna pozycja środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniana i dostosowywana między danym urzędem a Komisją pod koniec roku budżetowego.

Artykuł 261

[190] (skreślony)

TYTUŁ V

(TYTUŁ VI ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

ŚRODKI ADMINISTRACYJNE

Artykuł 262

Zakres

(art. 177 rozporządzenia finansowego)

Środki administracyjne objęte niniejszym tytułem to środki określone w art. 27.

Zobowiązania budżetowe zarządzane globalnie i odpowiadające środkom administracyjnym w rodzaju wspólnym dla wszystkich tytułów mogą być zapisywane globalnie na kontach budżetowych po uprzednim dokonaniu klasyfikacji podsumowującej według typu, zgodnie z art. 27.

Odpowiadające temu wydatki księguje się w ramach linii budżetowych każdego tytułu i rozdziela tak samo jak środki.

Artykuł 263

Budynki

(art. 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Przed zawarciem zamówień określonych w art. 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego, każda instytucja przekazuje władzy budżetowej zawiadomienie zawierające wszystkie istotne informacje dotyczące planowanych operacji, kosztów budżetowych na bieżący rok budżetowy oraz na przyszłe lata, uzgodnienia w kwestii zasady należytego zarządzania finansami i jej wpływu na perspektywę finansową.

Instytucja, której to dotyczy jednocześnie powiadamia władzę budżetową o harmonogramie projektów budowlanych.

Artykuł 264

Gwarancje wynajmu

(art. 177 rozporządzenia finansowego)

Gwarancje wynajmu dostarczone przez Komisję przyjmują formę gwarancji bankowej lub depozytu na zablokowanym rachunku bankowym w imieniu Komisji i finansującego, denominowanego w euro, za wyjątkiem właściwie umotywowanych przypadków.

Jeżeli jednak w odniesieniu do transakcji dokonywanych w państwach trzecich niemożliwe jest zastosowanie żadnej z wymienionych form gwarancji najmu, intendent może przyjąć inne formy gwarancji, pod warunkiem że zapewniają one równoważny poziom ochrony interesów finansowych Wspólnot.

Artykuł 265

Zaliczki dla pracowników i członków instytucji

(art. 177 rozporządzenia finansowego)

Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, pracownikom i członkom instytucji.

TYTUŁ VI

(TYTUŁ VII CZĘŚĆ II ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)

EKSPERCI

Artykuł 265a

Eksperci zewnętrzni

(Artykuł 179a rozporządzenia finansowego)

[191] 1. W przypadku wartości poniżej progów określonych w art. 158 ust. 1 lit. a) mogą zostać wybrani eksperci zewnętrzni na podstawie procedury określonej w ust. 2 do wykonywania zadań obejmujących przede wszystkim ocenę wniosków oraz pomoc techniczną.

2. Zaproszenie do wyrażania zainteresowania publikowane jest przede wszystkim w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub na stronie internetowej danej instytucji w celu maksymalnego jego rozpowszechnienia wśród potencjalnych kandydatów oraz w celu sporządzenia listy ekspertów.

Lista sporządzana w oparciu o zaproszenie do wyrażania zainteresowania jest ważna co najwyżej do końca okresu realizacji danego programu wieloletniego.

W okresie obowiązywania listy, z wyjątkiem trzech ostatnich miesięcy, każdy zainteresowany może złożyć swój wniosek.

3. Na liście określonej w ust. 2 nie można umieszczać ekspertów zewnętrznych, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 93 rozporządzenia finansowego.

4. Eksperci zewnętrzni figurujący na liście określonej w ust. 2 wybierani są przy uwzględnieniu ich umiejętności w zakresie realizacji zadań, o których mowa w ust. 1, oraz zgodnie z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.

CZĘŚĆ TRZECIA

POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

TYTUŁ I

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Artykuł 266

Transfer środków przyznanych na badania

(art. 160 rozporządzenia finansowego)

Dla działań bezpośrednich i pośrednich w dziedzinie badań określonych w art. 229 ust. 2-5, procedura transferu środków przyznanych na rok budżetowy 2003 jest regulowana art. 95 akapit pierwszy i drugi rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r.

Artykuł 267

Likwidacja kont gwarancyjnych

1. Saldo kredytowe konta gwarancyjnego prowadzonego w rachunkach ogólnych w imieniu księgowego lub asystenta księgowego oraz kredytowanego z dodatków specjalnych, przyznanych na podstawie art. 75 rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. wypłacane jest na rzecz osób zainteresowanych lub osób uprawnionych na podstawie decyzji instytucji, po przyznaniu absolutorium na lata budżetowe 2001 i 2002, zgodnie z opinią księgowego, jeżeli sprawa ta nie dotyczy go osobiście.

2. Saldo kredytowe konta gwarancyjnego prowadzonego na rachunkach ogólnych w imieniu każdego administratora zaliczek i kredytowanego z dodatków specjalnych, przyznanych na podstawie art. 75 rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r., wypłacane jest na rzecz osób, których to dotyczy lub osób uprawnionych na podstawie zgody odpowiedniego księgowego i intendenta oraz po dokonaniu przez nich sprawdzenia.

3. Konto gwarancyjne kredytowane jest z odsetek odpowiadających rocznej średniej stóp miesięcznych, stosowanych przez Europejski Bank Centralny na jego główne operacje, w euro, publikowane w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich, uaktualnionych o likwidację.

Artykuł 268

Konwersja na euro zobowiązań lub szacunków należności sprzed dnia 1 stycznia 2003 r.

(art. 16 rozporządzenia finansowego)

Zobowiązania budżetowe i szacunki należności określone w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego, dokonane przed dniem 1 stycznia 2003 r. w walucie innej niż euro, obliczane są w euro nie później niż do dnia 1 czerwca 2003 r. według kursu określonego w art. 7, mającego zastosowanie dnia 1 stycznia 2003 r.

Artykuł 269

Zarządzanie zdecentralizowane pomocą przedakcesyjną

(Artykuł 53c rozporządzenia finansowego)

[192] W związku z pomocą przedakcesyjną określoną w rozporządzeniu Rady (EWG) nr 3906/89 (²⁵) i rozporządzeniu Rady (WE) nr 555/2000 (²⁶) zasady dotyczące kontroli, ustanowione w art. 35, nie mają wpływu na zarządzanie zdecentralizowane już funkcjonu­jące w krajach kandydujących, których to dotyczy.

TYTUŁ II

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 270

Organy określone w art. 185 rozporządzenia finansowego

(art. 185 rozporządzenia finansowego)

Organy, które faktycznie otrzymują dotacje, poniesione z budżetu wspólnotowego oraz włączone do wykazu sporządzonego przez Komisję i załączonego do wstępnego projektu budżetu na każdy rok budżetowy, podlegają zobowiązaniom określonym w art. 14 ust. 2, art. 46 ust. 1 pkt 3 lit. d) i art. 185 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 271

Uaktualnienie progów i kwot

1. [193] Wartości progowe i kwoty określone w art. 54, 67, 119, 126, 128, 129, 130, 135, 151, 152, 164, 172, 173,

175b, 180, 181, 182, 226, 241, 243, 245 oraz 250 podlegają aktualizacji z częstotliwością co trzy lata zgodnie z wahaniami wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych we Wspólnocie.

2. Progi, o których mowa w art. 157 lit. b) oraz w art. 158 ust. 1, w odniesieniu do zamówień są aktualizowane co dwa lata zgodnie z art. 78 ust. 1 dyrektywy 2004/18/WE.

3. Komisja, która ustanawia nowe kwoty i progi zgodnie z harmonogramem i kryteriami, wymienionymi w ust. 1 i 2, powiadamia inne instytucje i publikuje te kwoty i progi w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Artykuł 272

Uchylenie

Rozporządzenie (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 traci moc.

Odniesienia do uchylonego rozporządzenia uznaje się za odniesienia do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł 273

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 23 grudnia 2002 r.