Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Ministra Finansów, zwanego dalej „Ministrem”, w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa Finansów, zwanego dalej „Ministerstwem”, wymienioną w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na postawie art. 39 ust. 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050 i 1473);

2) Koordynatorze - rozumie się przez to pracownika Ministerstwa pełniącego funkcję koordynatora do spraw nieprawidłowości;

3) osobie upoważnionej - rozumie się przez to Koordynatora oraz pracowników komórki właściwej do spraw kontroli i przeciwdziałania nieprawidłowościom;

4) komórce właściwej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną właściwą merytorycznie do rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego i podjęcia działań następczych;

5) pracowniku - rozumie się przez to pracownika zatrudnionego w Ministerstwie albo jednostce podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej oraz funkcjonariusza pełniącego służbę w Ministerstwie albo jednostce podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej;

6) pracowniku komórki właściwej - rozumie się przez to wyznaczonego przez kierującego komórką właściwą pracownika do podjęcia działań następczych oraz przekazywania informacji zwrotnych sygnaliście.

§ 3. 1. Osobę upoważnioną upoważnia się do realizacji zadań związanych z:

1) przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, dokonywaniem ich wstępnej weryfikacji oraz podejmowaniem działań następczych;

2) kontaktem z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;

3) przekazywaniem zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

2. Osoba upoważniona realizuje także zadania związane z:

1) prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

2) przekazywaniem sygnaliście informacji o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, zwanej dalej „informacją o ostatecznym wyniku postępowania”;

3) koordynacją innych działań wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, zwanej dalej „ustawą”.

§ 4. 1. Pracownika komórki właściwej upoważnia się do realizacji zadań związanych z:

1) podejmowaniem działań następczych;

2) kontaktem z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu.

2. Pracownik komórki właściwej realizuje także zadania związane z przekazywaniem sygnaliście informacji o ostatecznym wyniku postępowania.

§ 5 . Osoby upoważnione oraz pracowników komórek właściwych upoważnia się do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem zewnętrznym w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych odpowiednio przepisach w § 3 lub § 4.

§ 6 . Osoby upoważnione oraz pracownicy komórek właściwych są zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku z obsługą zgłoszeń zewnętrznych.

§ 7 . Koordynator prowadzi rejestr osób upoważnionych i pracowników komórki właściwej.

§ 8 . Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne pozostawia się bez rozpatrzenia.

Rozdział 2

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 9. 1. Zgłoszenie zewnętrzne zawiera:

1) dane sygnalisty, obejmujące imię i nazwisko oraz adres do kontaktu;

2) informacje dotyczące naruszenia prawa, w tym:

a) opis tego naruszenia,

b) kiedy i gdzie naruszono prawo,

c) informacje dotyczące kontekstu związanego z pracą w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie zewnętrzne może zawierać w szczególności:

1) dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie, w szczególności dokumenty, zdjęcia, nagrania,

2) dane osobowe osoby lub osób oraz informacje o podmiocie prawnym, względem których dokonano naruszenia prawa lub dane osobowe świadka naruszenia prawa, obejmujące imię i nazwisko, nazwę podmiotu prawnego oraz nazwę komórki organizacyjnej,

3) dane osoby lub osób, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że naruszyły prawo, obejmujące imię i nazwisko, nazwę podmiotu prawnego oraz nazwę komórki organizacyjnej

- jeżeli sygnalista posiada te dane lub informacje.

§ 10. 1. Zgłoszenie zewnętrzne przekazuje się do osoby upoważnionej.

2. Zgłoszenie zewnętrzne przekazuje się:

1) mailowo na adres poczty elektronicznej sygnalMF@mf.gov.pl;

2) z wykorzystaniem formularza zamieszczonego na podmiotowej Ministerstwa w Biuletynie Informacji Publicznej, w zakładce „Załatw sprawę” - w sekcji „Zgłoś nieprawidłowość”;

3) osobiście:

a) ustnie,

b) w postaci papierowej pod adresem ul. Świętokrzyska 12 w Warszawie;

4) pocztą na adres: Ministerstwo Finansów 00-916 Warszawa ul. Świętokrzyska 12, z dopiskiem „Do rąk własnych Koordynatora ds. nieprawidłowości”.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, osoba upoważniona ustala termin spotkania, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia prośby o spotkanie złożonej telefonicznie pod numerem 22 694 54 55.

§ 11. 1. Za zgodą sygnalisty przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego, w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 2 pkt 3 lit. a, jest dokumentowane w formie protokołu lub utrwalane za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk.

2. W przypadku braku zgody sygnalisty, o której mowa w ust. 1, zgłoszenie zewnętrzne jest dokumentowane w formie notatki.

§ 12. 1. Osoba upoważniona przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

2. Potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie przekazuje się, jeżeli:

1) istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że jego przekazanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty lub

2) zgłoszenie zewnętrzne nie zawiera adresu do kontaktu sygnalisty.

§ 13. 1. Osoba upoważniona może wystąpić do sygnalisty o uzupełnienie zgłoszenia zewnętrznego, w określony sposób, w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia sygnaliście tego wystąpienia. W przypadku nieuzupełnienia zgłoszenia zewnętrznego w wyznaczonym terminie osoba upoważniona może nie podejmować działań następczych.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli:

1) istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że doręczenie wystąpienia, o którym mowa w ust. 1, zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty lub

2) zgłoszenie zewnętrzne nie zawiera adresu do kontaktu sygnalisty.

§ 14. 1. Osoba upoważniona przeprowadza:

1) weryfikację polegającą na ustaleniu czy zgłoszenie stanowi zgłoszenie zewnętrzne;

2) wstępną weryfikację zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności weryfikuje:

a) czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Ministra, wskazanej w art. 3 ust. 1 ustawy,

b) czy zgłoszenia dokonał sygnalista w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy,

c) czy treść zgłoszenia wystarczająco uprawdopodobnia wystąpienie naruszenia prawa.

2. Koordynator, uwzględniając wyniki weryfikacji, o której mowa w ust. 1:

1) podejmuje decyzję o podjęciu działań następczych przez wyznaczonych pracowników komórki właściwej do spraw kontroli i przeciwdziałania nieprawidłowościom lub

2) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne komórce właściwej, lub

3) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę - w przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Ministra, lub

4) w uzasadnionych przypadkach może przekazać zgłoszenie zewnętrzne w celu przeprowadzenia, w zakresie przez niego określonym, postępowania wyjaśniającego:

a) jednostce organizacyjnej podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej,

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia

- z wyjątkiem jednostki organizacyjnej, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, lub

5) nie podejmuje dalszych działań w szczególności, gdy:

a) zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy naruszenia prawa,

b) brak wystarczającego uprawdopodobnienia wystąpienia naruszenia prawa,

c) zgłoszenie zewnętrzne dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę i nie zawarto w nim istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 5, osoba upoważniona:

1) informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, wraz z podaniem uzasadnienia, a w razie kolejnego zgłoszenia zewnętrznego, o którym mowa w tym przepisie - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty;

2) może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności w trybie przewidzianym dla skargi, wniosku lub petycji.

§ 15. W przypadku, o którym mowa w § 14 ust. 2 pkt 2, kierujący komórką właściwą wyznacza pracowników do rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego i podjęcia działań następczych oraz przekazuje Koordynatorowi informację dotyczącą tych pracowników.

§ 16 . W przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa pozostających we właściwości kilku komórek właściwych, Koordynator w porozumieniu z kierującymi tymi komórkami, powołuje zespół zadaniowy złożony z ich przedstawicieli, w celu wyjaśnienia informacji zawartych w tym zgłoszeniu.

§ 17. 1. Pracownik niebędący osobą upoważnioną, do którego wpłynęło zgłoszenie zewnętrzne jest zobowiązany do:

1) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do osoby upoważnionej;

2) zachowania w tajemnicy informacji dotyczących treści zgłoszenia.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, w przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne wpłynie bezpośrednio do komórki właściwej, która jest właściwa do jego rozpatrzenia i podjęcia działań następczych, przy czym komórka ta, przekazuje Koordynatorowi informację o tym zgłoszeniu, w terminie 7 dni od dnia jego wpływu - w zakresie niezbędnym do wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych.

§ 18. Osoba upoważniona i pracownik komórki właściwej rozpatrując zgłoszenie zewnętrzne i podejmując działania następcze, są bezstronni i działają zgodnie z najlepszą wiedzą i umiejętnościami.

§ 19. Koordynator lub kierujący komórką właściwą wyłącza osobę upoważnioną lub pracownika komórki właściwej z rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego i podejmowania działań następczych, w przypadku gdy zachodzą wątpliwości co do ich bezstronności.

§ 20. Pracownicy są zobowiązani do współpracy z osobami upoważnionymi oraz pracownikami komórki właściwej.

§ 21. Komórka właściwa prowadząca działania następcze lub jednostka prowadząca postępowanie wyjaśniające, na podstawie § 14 ust. 2 pkt 4, przekazują Koordynatorowi, w wyznaczonym przez niego terminie, informację na temat wyników odpowiednio działań następczych lub postępowania wyjaśniającego.

§ 22. 1. Osoba upoważniona albo pracownik komórki właściwej, prowadzący działania następcze przekazują sygnaliście:

1) informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia tego zgłoszenia;

2) informację o ostatecznym wyniku postępowania.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli:

1) istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że przekazanie informacji, o których mowa w ust. 1, zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty lub

2) zgłoszenie zewnętrzne nie zawiera adresu do kontaktu sygnalisty.

Rozdział 3

Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi

§ 23. 1. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego dotyczy naruszenia prawa, a w momencie dokonywania tego zgłoszenia Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że jest to informacja prawdziwa.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego;

2) osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego sygnaliście lub z nim powiązanej;

3) osoby upoważnionej lub pracownika komórki właściwej rozpatrujących zgłoszenie zewnętrzne lub podejmujących działania następcze.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie zewnętrzne zostało dokonane w złej wierze lub stanowiło nadużycie, lub

2) przy dokonywaniu zgłoszenia zewnętrznego celowo i świadomie podano nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje.

§ 24. 1. Osoba podlegająca ochronie przed działaniami odwetowymi informuje Koordynatora o podejrzeniu podejmowania wobec niej takich działań, próby lub groźby ich stosowania.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Koordynator podejmuje czynności w celu wyjaśnienia czy miały miejsce działania odwetowe, próby lub groźby ich stosowania.

3. Do przekazania informacji, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy § 10 ust. 2 pkt 1, 2 i 4.

§ 25. Upoważnia się Koordynatora do wydawania zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy.

Rozdział 4

Ochrona danych osobowych

§ 26. 1. Dane osobowe sygnalisty, świadka, osoby dostarczającej dowody lub informacje oraz osoby, której zarzuca się dopuszczenie się naruszenia prawa:

1) są zachowywane w poufności;

2) mogą być udostępniane osobom upoważnionym oraz pracownikom komórki właściwej w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa odpowiednio w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 2 oraz § 4;

3) są przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 2 oraz § 4.

2. Dane pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego nie są gromadzone, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), zwanego dalej „RODO”, stanowi załącznik do zarządzenia.

5. Odpowiednio Koordynator lub kierujący komórką właściwą przekazują informację, o której mowa w ust. 4, sygnaliście, świadkowi, osobie dostarczającej dowody lub informacje oraz osobie, której zarzuca się dopuszczenie się naruszenia prawa, w terminach określonych w RODO.

Rozdział 5

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 27 . Osoba upoważniona rejestruje zgłoszenie zewnętrzne w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

§ 28 . Rejestr zgłoszeń zewnętrznych jest prowadzony poza systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) przez komórkę właściwą do spraw kontroli i koordynacji przeciwdziałania nieprawidłowościom.

Rozdział 6

Sprawozdanie i informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

§ 29. Koordynator przygotowuje projekt sprawozdania, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy.

§ 30. 1. Do dnia 15 lutego kierujący komórką właściwą przekazują Koordynatorowi informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych dokonanych:

1) od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku poprzedniego;

2) w poprzednich okresach sprawozdawczych, które zostały zakończone od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku poprzedniego.

2. Koordynator może zwrócić się, w szczególności do komórek właściwych, o doprecyzowanie informacji, o których mowa w ust. 1, w zakresie niezbędnym do sporządzenia sprawozdania i monitorowania zgłoszeń.

§ 31 . 1. Koordynator prowadzi działania informacyjne związane ze stosowaniem ustawy i niniejszego zarządzenia, w szczególności opracowuje informacje, o których mowa w art. 48 ust. 1 ustawy.

2. Upoważnia się Koordynatora do umieszczania na stronie podmiotowej Ministerstwa w Biuletynie Informacji Publicznej, w zakładce „Załatw sprawę” - w sekcji „Zgłoś nieprawidłowość”, informacji, o których mowa w art. 48 ust. 1 ustawy.

§ 32. Upoważnia się Koordynatora do dokonywania przeglądu procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz dostosowywania tych procedur odpowiednio do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia Ministra lub innych organów.

Rozdział 7

Przepisy dostosowujące i końcowe

§ 33. 1. Pierwsze sprawozdanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy, sporządza się za 2025 rok.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje również zgłoszenia, które wpłynęły od dnia wejścia w życie zarządzenia do dnia 31 grudnia 2024 r.

§ 34. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.