§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez koła gospodyń wiejskich, zwane dalej „podatnikami”, uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, zwanej dalej „uproszczoną ewidencją”, oraz warunki, jakim powinna odpowiadać ta ewidencja w celu prawidłowego określenia zobowiązań w podatku dochodowym od osób prawnych.

§ 2.[Uproszczona ewidencja] Uproszczona ewidencja obejmuje zbiory zapisów, które tworzą:

1) zestawienie przychodów i kosztów, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) zestawienie przepływów finansowych, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia;

3) wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością, zwany dalej „wykazem”.

§ 3.[Dane zawarte w wykazie] Wykaz zawiera co najmniej następujące dane:

1) liczbę porządkową;

2) datę nabycia;

3) datę przyjęcia do używania;

4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych wydanej na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 997, 1000, 1629 i 1669);

7) wartość początkową;

8) stawkę amortyzacyjną;

9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;

10) zwiększoną wartość początkową;

11) datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

§ 4.[Prowadzenie uproszczonej ewidencji] 1. Uproszczoną ewidencję prowadzi się w języku polskim i zapisy w niej są dokonywane w walucie polskiej.

2. Uproszczona ewidencja zawiera, sporządzony w języku polskim, opis zasad jej prowadzenia, w szczególności w zakresie:

1) określenia roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, z późn. zm.²⁾), zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych”;

2) systemu przetwarzania danych, przy czym w przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w postaci elektronicznej – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

3) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

3. W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w postaci elektronicznej warunkiem uznania uproszczonej ewidencji za prawidłową jest:

1) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem uproszczonej ewidencji;

2) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony;

3) przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań do osób fizycznych lub procesów oraz umiejscawianie ich w czasie.

§ 5.[Rzetelne prowadzenie uproszczonej ewidencji] 1. Uproszczoną ewidencję należy prowadzić rzetelnie.

2. Uproszczoną ewidencję uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, w tym także gdy:

1) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu towarów handlowych i usług, lub

2) uzupełniono zapisy lub dokonano korekty błędnych zapisów w uproszczonej ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 508, z późn. zm.³⁾), lub

3) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a posiadane dowody księgowe odpowiadają warunkom określonym w § 6 ust. 3.

3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

§ 6.[Dokonywanie zapisów w uproszczonej ewidencji] 1. Zapisy w uproszczonej ewidencji są dokonywane w sposób staranny, przejrzysty i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

2. Stwierdzone błędy w zapisach uproszczonej ewidencji poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, lub

2) wprowadzenie do uproszczonej ewidencji niewpisanych dowodów lub zawierających korekty błędnych zapisów.

3. Podstawą zapisów w uproszczonej ewidencji są dowody księgowe, do których zalicza się:

1) faktury, wyciągi bankowe z rachunków oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami oraz zawierające wartość odsetek wyciągi: z rachunków rozliczeniowych, z lokat terminowych oraz z innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania środków pieniężnych w bankach albo spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, lub

2) inne dowody wymienione w § 7 i § 8, stwierdzające fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dokumentu z zapisami dokonanymi na jego podstawie.

4. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim.

5. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała, przy czym jest dopuszczalne stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

6. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

7. Przepisu ust. 6 nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

§ 7.[Dowody księgowe] Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów dotyczących sprzedaży sporządzone do ujęcia ich zbiorczym zapisem,

2) noty, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji lub zdarzenia, wynikających z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi,

3) dowody przesunięć,

4) dowody opłat pocztowych i bankowych,

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty

– zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 2.

§ 8.[Dokumentowanie zapisów w uproszczonej ewidencji] 1. W celu udokumentowania zapisów w uproszczonej ewidencji dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

1) nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość – w przypadku zakupu;

2) przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku) – w pozostałych przypadkach.

2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, w jednostkach handlu detalicznego, materiałów pomocniczych;

2) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych;

3) opłat sądowych i notarialnych;

4) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, jeżeli są udokumentowane biletem z parkometru, kuponem lub biletem jednorazowym.

3. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników zawierają co najmniej następujące dane:

1) imię i nazwisko;

2) cel podróży i nazwę miejscowości docelowej;

3) liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu);

4) stawkę i wartość przysługujących diet.

4. Zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, żywności oraz napojów bezalkoholowych mogą być dokumentowane paragonami fiskalnymi zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Podatnik na odwrocie paragonu uzupełnia jego treść, wpisując swoją nazwę, adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

5. Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami fiskalnymi lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

§ 9.[Materiał niewymagający ujęcia w uproszczonej ewidencji] Nie wymaga ujęcia w uproszczonej ewidencji materiał powierzony przez zleceniodawcę. W przypadku braku dokumentu określającego zleceniodawcę uważa się, że materiał został zakupiony bez udokumentowania.

§ 10.[Potwierdzanie otrzymania towarów handlowych] 1. Otrzymanie towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.

2. Jeżeli towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany dowodami księgowymi, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, wystawionymi przez dostawców, został dostarczony lub dokonano nim obrotu przed dostarczeniem, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres (siedzibę) dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w uproszczonej ewidencji na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłanym następnie dowodem księgowym, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w dowodzie księgowym, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, jest wpisywana do uproszczonej ewidencji w dniu otrzymania tego dowodu księgowego.

3. W przypadku otrzymania towaru handlowego oraz dowodu księgowego, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, na ten towar w tym samym miesiącu:

1) opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza się do otrzymanego dowodu księgowego;

2) zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie tego dowodu.

4. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.

§ 11.[Wpis zakupu towarów handlowych do uproszczonej ewidencji] 1. Zakup towarów handlowych wpisuje się do uproszczonej ewidencji, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży.

2. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 13 i § 14, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

§ 12.[Zapisy w uproszczonej ewidencji dotyczące przychodów ze sprzedaży] 1. Zapisy w uproszczonej ewidencji dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie wystawionych dowodów księgowych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej tymi dowodami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, jeżeli nie jest prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

2. Zapisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem § 13 i § 14.

3. Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele dowodów księgowych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, zapisów w uproszczonej ewidencji można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych dowodów, zwanego dalej „zestawieniem sprzedaży”.

4. Zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane:

1) datę;

2) numer zestawienia;

3) numery dowodów księgowych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1, objętych zestawieniem oraz sumę zbiorczą tych dowodów;

4) informacje zapewniające ustalenie podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

§ 13.[Prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących] 1. W przypadku podatników, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

2. Nie wpisuje się do uproszczonej ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. W takim przypadku do egzemplarza faktury dołącza się paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami paragon został uznany za fakturę.

3. W przypadku gdy faktura przesyłana, w formie elektronicznej, dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do dokumentacji dołącza się paragon fiskalny dotyczący tej sprzedaży wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę.

§ 14.[Termin na dokonanie wpisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych] Wpisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

§ 15.[Prowadzenie ewidencji w postaci papierowej] W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w postaci papierowej należy ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty.

§ 16.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.