Na podstawie art. 20a ust. 3 ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 238, poz. 2390, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa sposób i tryb przeprowadzania audytu zewnętrznego, zwanego dalej „audytem”, wydatkowania środków finansowych na naukę, o których mowa w ustawie z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki.

§ 2.Obowiązkowemu audytowi podlegają:

1) projekty, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza 2 mln zł (audyt projektu);

2) jednostki naukowe, zwane dalej „jednostkami”, które otrzymują środki na działalność statutową (audyt jednostki).

§ 3.1. Audyt przeprowadza podmiot niezależny od audytowanej jednostki, posiadający odpowiednie kwalifikacje i wiedzę z zakresu audytu, zwany dalej „audytorem”.

2. Audyt mogą przeprowadzać:

1) osoby spełniające warunki określone w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.³⁾);

2) osoby, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 1832);

3) osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zatrudniające przy przeprowadzaniu audytu osoby wymienione w pkt 1 i 2.

3. Audytora wybiera jednostka na swój koszt, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.

§ 4.Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat:

1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem lub prowadzoną przez jednostkę działalnością naukową;

2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie;

3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.

§ 5.Kierownik jednostki zapewnia warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępnia obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwia bezzwłoczne udzielanie wyjaśnień.

§ 6.Audytor ma prawo wglądu do związanych z przeprowadzanym audytem informacji, danych i innych dokumentów, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, oraz do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 7.1. Pracownicy jednostki są obowiązani, na żądanie audytora, udzielać informacji i wyjaśnień oraz potwierdzać „za zgodność z oryginałem” kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki.

2. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny zostać zaprotokołowane oraz podpisane przez audytora i przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła.

§ 8.Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) zgodności realizacji projektu z umową;

2) poprawności polityki rachunkowości;

3) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;

4) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej;

5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych;

6) przepływów na rachunku bankowym związanych z projektem;

7) wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu;

8) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;

9) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;

10) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;

11) sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu;

12) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów.

§ 9.Audyt projektu powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 80 % planowanych wydatków związanych z projektem i zakończony przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu.

§ 10.Audyt jednostki obejmuje sprawdzenie jednego roku, z okresu 3 lat poprzedzających rok przeprowadzania audytu, wybranego na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, w tym:

1) podstaw prawnych działalności jednostki;

2) poprawności polityki rachunkowości i funkcjonowania procedur kontroli finansowej;

3) realizacji planu rzeczowo-finansowego oraz budżetu jednostki;

4) wniosku o dotację statutową;

5) ankiety jednostki naukowej;

6) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej;

7) sposobu udokumentowania i zatwierdzania wyników działalności badawczej;

8) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości;

9) przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;

10) realizacji wniosków z wcześniejszych kontroli i audytów;

11) poprawności ewidencji księgowej;

12) wyodrębnienia w ewidencji księgowej wydatków realizowanych z dotacji;

13) celowości i zasadności wydatków sfinansowanych z dotacji statutowej.

§ 11.1. W przypadkach wymagających specjalnej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji audytor może powołać na swój koszt rzeczoznawcę.

2. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla audytora.

§ 12.1. Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów audytor sporządza pisemnie sprawozdanie z audytu, zwane dalej „sprawozdaniem”.

2. Sprawozdanie określa, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.

3. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu.

4. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostki. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania.

§ 13.Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) oznaczenie sprawozdania;

2) datę jego sporządzenia;

3) nazwę i adres oraz dane jednostki;

4) nazwę i numer projektu;

5) oświadczenie audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki;

6) imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu;

7) cele audytu;

8) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

9) termin, w którym przeprowadzono audyt;

10) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem;

11) zwięzłą ocenę sytuacji ekonomicznej w przypadku wykonania audytu jednostki;

12) ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem;

13) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;

14) zaprezentowanie wyników badania, w tym obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości;

15) określenie nieprawidłowości oraz analizę ich przyczyn i skutków;

16) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień;

17) podpisy audytorów uczestniczących w audycie;

18) podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

§ 14.Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane.

§ 15.Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentacji audytu.

§ 16.1. Dokumentacja audytu, łącznie ze sprawozdaniem, jest przekazywana jednostce w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu.

2. Dokumentacja audytu podlega przechowaniu przez jednostkę przez okres 2 lat od dnia jej otrzymania.

3. Sprawozdanie z audytu podlega przechowaniu przez okres 5 lat.

§ 17.Jednostka jest obowiązana przekazać ministrowi właściwemu do spraw nauki egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko do ustaleń zawartych w sprawozdaniu w terminie 21 dni od dnia otrzymania sprawozdania.

§ 18.Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu do spraw nauki oraz osobom przez niego upoważnionym.

§ 19.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.