Na podstawie art. 44j ust. 7 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa:

1) sposób przeprowadzania kontroli przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych podmiotów, które korzystają z dostępu do danych za pomocą teletransmisji danych, w drodze weryfikacji, w zakresie spełnienia przez te podmioty warunków, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 lub ust. 5 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, zwanej dalej „ustawą”;

2) wzór upoważnienia do przeprowadzania kontroli;

3) wzór protokołu kontroli.

§ 2.Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ministrze - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw wewnętrznych;

2) kontrolerze - rozumie się przez to pracownika ministerstwa wyznaczonego przez ministra i upoważnionego do przeprowadzenia kontroli.

§ 3.Kontrolę zarządza i koordynuje minister.

§ 4.Minister może wyznaczyć osobę lub zespół kontrolerów do przeprowadzenia postępowania kontrolnego w danym podmiocie.

§ 5.1. Kontrolę planową przeprowadza się zgodnie z rocznym planem kontroli.

2. W razie potrzeby minister zarządza przeprowadzenie kontroli doraźnej, wynikającej z konieczności zbadania zagadnień wskazanych przez ministra, niezależnie od rocznego planu kontroli.

§ 6.1. Roczny plan kontroli sporządza dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa, właściwej do prowadzenia spraw związanych z udostępnianiem danych ze zbioru PESEL oraz ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Roczny plan kontroli zatwierdza minister.

2. Roczny plan kontroli obejmuje:

1) zakres kontroli;

2) nazwę podmiotu kontrolowanego;

3) termin wszczęcia i zakończenia kontroli.

§ 7.1. Kontrolę przeprowadza kontroler na podstawie imiennego upoważnienia udzielanego przez ministra oraz legitymacji służbowej lub dowodu osobistego.

2. Jeżeli kontrolę przeprowadza zespół kontrolerów, to każdy z kontrolerów działa na podstawie imiennego upoważnienia, a minister wyznacza kierownika zespołu kontrolującego. Członkowie zespołu kontrolnego podlegają jego kierownikowi w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 8.1. Kontroler przeprowadza kontrolę w siedzibie kontrolowanego podmiotu oraz w innych miejscach wykonywania przez niego zadań.

2. Kontroler ma prawo żądać złożenia pisemnych wyjaśnień przez kierownika kontrolowanego podmiotu lub inne osoby przetwarzające udostępnione dane.

3. Niezależnie od warunków określonych w ust. 1 i 2 minister jest uprawniony do żądania od kontrolowanego podmiotu wyjaśnień i dokumentów potwierdzających spełnienie ustawowych warunków udostępnienia danych za pomocą urządzeń teletransmisji w drodze weryfikacji.

4. W przypadku kontroli dokumentów zawierających informacje niejawne kontroler jest zobowiązany posiadać przy sobie odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, o którym mowa w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.³⁾).

5. Kierownik kontrolowanego podmiotu jest obowiązany umożliwić przeprowadzenie kontroli, w szczególności umożliwić wykonanie czynności oraz spełnić żądania, o których mowa w ust. 2 i 3. Kontrolerowi zapewnia się warunki organizacyjne i techniczne umożliwiające sprawne przeprowadzenie kontroli.

§ 9.1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli, które obejmują w szczególności:

1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron;

2) inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli.

2. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego.

§ 10.1. Z przeprowadzonej kontroli kontroler sporządza niezwłocznie protokół kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty, przedstawiając opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli działalności podmiotu kontrolowanego, w tym ujawnione nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu, skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i ministra. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. W przypadku gdy protokół kontroli zawiera informacje niejawne, nadaje się mu odpowiednią klauzulę tajności.

4. Kierownik kontrolowanego podmiotu lub osoba pełniąca jego obowiązki może wnieść do protokołu kontroli zastrzeżenia w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania.

5. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontroler obowiązany jest dokonać ich analizy i, w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontroler uzupełnia protokół kontroli o informację w tym zakresie w ten sposób, że dołącza do niego dokument, w którym wskazuje przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń. Natomiast w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń kontroler zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli w ten sposób, że dołącza do niego stosowny tekst w brzmieniu:

1) „Ustalenia na str. ... skreśla się”;

2) „Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli”;

3) „Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:”.

7. Kierownik kontrolowanego podmiotu lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając ministrowi pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli.

§ 11.Po zakończeniu kontroli, z uwzględnieniem terminów, o których mowa w § 10, kontroler sporządza, w przypadku stwierdzenia niespełnienia warunków, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 lub ust. 5 ustawy, wystąpienie do ministra o wydanie decyzji, o której mowa w art. 44i ust. 6 ustawy, jeżeli kontrola ujawniła niespełnienie warunków, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 lub ust. 5 ustawy.

§ 12.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. (poz. 1523)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2