Rozporządzenie prezesa rady ministrów w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

Akt prawny archiwalny

Dziennik Ustaw rok 2002 nr 69 poz. 633

Wersja archiwalna od 2002.06.22 do 2007.04.27

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 6 maja 2002 r.

w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

Na podstawie art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483, Nr 70, poz. 778 i Nr 110, poz. 1255 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116, Nr 111, poz. 1194, Nr 128, poz. 1403 i Nr 154, poz. 1800) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Okresowa ocena urzędnika służby cywilnej, zwana dalej „oceną”, jest sporządzana na podstawie kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez bezpośredniego przełożonego.

2. Wykaz kryteriów obowiązkowych i kryteriów do wyboru stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Bezpośredni przełożony, zwany dalej „oceniającym”, wybiera z wykazu nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny, najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy zajmowanym przez urzędnika służby cywilnej.

4. Oceniający wybiera kryteria oceny, po uprzednim omówieniu z urzędnikiem służby cywilnej, zwanym dalej „ocenianym”, sposobu realizacji obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy.

§ 2.1. Oceniający wyznacza termin sporządzenia oceny na piśmie, określając miesiąc i rok.

2. Wybrane kryteria i informację o terminie sporządzenia oceny na piśmie oceniający wpisuje do arkusza okresowej oceny urzędnika służby cywilnej, zwanego dalej „arkuszem”, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, oceniający niezwłocznie przekazuje arkusz dyrektorowi generalnemu urzędu w celu zatwierdzenia wybranych kryteriów oceny.

4. Oceniający niezwłocznie przekazuje ocenianemu kopię arkusza z zatwierdzonymi kryteriami oceny.

§ 3.Czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, oceniający dokonuje nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia mianowania urzędnika służby cywilnej, a w razie przeprowadzania kolejnej oceny - nie później niż w ciągu 30 dni od sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny.

§ 4.1. Oceniający może w każdym czasie z własnej inicjatywy zmienić termin sporządzenia oceny na piśmie.

2. Oceniający wyznacza nowy termin sporządzenia oceny na piśmie w razie usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, uniemożliwiającej przeprowadzenie okresowej oceny.

3. Sporządzenie oceny na piśmie następuje w terminie wcześniejszym niż ustalony zgodnie z § 2 ust. 1 w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego lub zmiany zakresu obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy.

4. Oceniający niezwłocznie powiadamia ocenianego pisemnie o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.

§ 5.W razie zmiany na stanowisku bezpośredniego przełożonego w trakcie okresu, w którym urzędnik podlega ocenie, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów oceny.

§ 6.Oceniający, nie wcześniej niż na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie, przeprowadza z ocenianym rozmowę, podczas której omawia z nim wykonywanie przez ocenianego jego obowiązków w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykane przez niego w trakcie realizacji zadań, spełnianie przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, a także kierunki dalszego rozwoju i potrzeby szkoleniowe ocenianego.

§ 7.1. Sporządzenie oceny na piśmie polega na:

1) wpisaniu do arkusza opinii dotyczącej wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał on ocenie,

2) określeniu poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego (bardzo dobry, dobry, zadowalający lub niezadowalający),

3) przyznaniu oceny pozytywnej, w razie bardzo dobrego, dobrego lub zadowalającego poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego, albo przyznaniu oceny negatywnej,

4) wpisaniu do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego, na podstawie przeprowadzonej oceny i z uwzględnieniem jego przyszłych zadań.

2. W razie przyznania oceny pozytywnej oceniający może zamieścić w wyznaczonym miejscu arkusza umotywowany wniosek o przyznanie ocenianemu kolejnego stopnia służbowego.

§ 8.Oceniający niezwłocznie doręcza ocenianemu ocenę sporządzoną na piśmie i poucza go o przysługującym mu prawie złożenia sprzeciwu do dyrektora generalnego urzędu w ciągu 7 dni od doręczenia oceny.

§ 9.Niezwłocznie po sporządzeniu oceny na piśmie arkusz włącza się do akt osobowych ocenianego.

§ 10.Czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, dla urzędników służby cywilnej mianowanych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia dokonuje się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.

§ 11.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Prezes Rady Ministrów: L. Miller

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 6 maja 2002 r. (poz. 633)

Załącznik nr 1

WYKAZ KRYTERIÓW OCENY

KRYTERIA OBOWIĄZKOWE

Kryterium	Opis kryterium
1. Rzetelność	Wnikliwe rozpoznawanie sytuacji przy wykorzystaniu dostępnych źródeł, gwarantujące wiarygodność przedstawionych danych, faktów i informacji.
2. Terminowość	Dbałość o przestrzeganie terminów określonych przepisami, dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie. Wykonywanie obowiązków bez zbędnej zwłoki.
3. Umiejętność stosowania odpowiednich przepisów	Znajomość przepisów niezbędnych do właściwego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy. Umiejętność wyszukiwania potrzebnych przepisów. Umiejętność zastosowania właściwych przepisów w zależności od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagają współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin.
4. Planowanie i organizowanie pracy	Planowanie działań i organizowanie pracy w celu wykonania zadań. Precyzyjne określanie celów, odpowiedzialności oraz ram czasowych działania. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu, tworzenie szczegółowych i możliwych do realizacji planów krótko- i długoterminowych.
5. Postawa etyczna	Wykonywanie obowiązków w uczciwy sposób, niebudzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowaną opinię. Postępowanie zgodne z etyką zawodową.

KRYTERIA DO WYBORU

Kryterium	Opis kryterium
1. Wiedza specjalistyczna	Wiedza z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań.
2. Umiejętność obsługi urządzeń technicznych	Odpowiedni stopień wiedzy i umiejętności niezbędny do korzystania ze sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych.
3. Znajomość języka obcego	Znajomość języka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zadań, pozwalająca na:
	- czytanie i rozumienie dokumentów,
	- pisanie dokumentów,
	- rozumienie innych,
	- mówienie w języku obcym.
4. Nastawienie na własny rozwój, podnoszenie kwalifikacji;	Zdolność i skłonność do uczenia się, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiadać aktualną wiedzę.

5. Komunikacja werbalna	Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący ich zrozumienie, przez:
	- wypowiadanie się w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny,
	- dobieranie stylu, języka i treści wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy,
	- udzielanie wyczerpujących i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytykę lub zaskakujące argumenty,
	- wyrażanie poglądów w sposób przekonywający,
	- posługiwanie się pojęciami właściwymi dla rodzaju załatwianych spraw/wykonywanej pracy.
6. Komunikacja pisemna	Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący zrozumienie, przez:
	- stosowanie przyjętych form prowadzenia korespondencji,
	- przedstawianie zagadnień w sposób jasny i zwięzły,
	- dobieranie odpowiedniego stylu, języka i treści pism,
	- budowanie zdań poprawnych gramatycznie i logicznie.
7. Komunikatywność	Umiejętność budowania kontaktu z inną osobą, przez:
	- okazywanie poszanowania drugiej stronie,
	- próbę aktywnego zrozumienia jej sytuacji,
	- okazanie zainteresowania jej opiniami,
	- umiejętność zainteresowania innych własnymi opiniami.
8. Pozytywne podejście do obywatela	Zaspokajanie potrzeb obywatela, przez:
8. Pozytywne podejście do obywatela	- zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy,
	- okazywanie szacunku,
	- tworzenie przyjaznej atmosfery,
	- umożliwienie obywatelowi przedstawienia własnych racji,
	- służenie pomocą.
9. Umiejętność pracy w zespole	Realizacja zadań w zespole, przez:
	- pomoc i doradzanie kolegom w razie potrzeby,
	- zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań,
	- współpracę a nie rywalizację z pozostałymi członkami zespołu,
	- zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu,
	- aktywne słuchanie innych, wzbudzanie zaufania.
10. Umiejętność negocjowania	Wypracowywanie stanowiska akceptowanego przez zainteresowanych, dzięki: - dążeniu do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób,
	- przygotowaniu i prezentowaniu różnorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska,
	- przekonywaniu innych do weryfikacji własnych sądów lub zmiany stanowiska,
	- rozpoznawaniu najlepszych propozycji,
	- stymulowaniu otwartych dyskusji na temat źródeł konfliktów,
	- ułatwianiu rozwiązywania problemu, kwestii spornej,
	- tworzeniu i proponowaniu nowych rozwiązań.
11. Zarządzanie informacją/dzielenie się informacjami	Pozyskiwanie i przekazywanie informacji, które mogą wpływać na planowanie lub proces podejmowania decyzji, przez:
11. Zarządzanie informacją/dzielenie się informacjami	- przekazywanie posiadanych informacji osobom, dla których informacje te będą stanowiły istotną pomoc w realizowanych przez nie zadaniach,
	- uzgadnianie planowanych zmian z osobami, dla których mają one istotne znaczenie.

12. Zarządzanie zasobami	Odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów finansowych i/lub innych, przez:
	- określanie i pozyskiwanie zasobów,
	- alokację i wykorzystanie zasobów w sposób efektywny pod względem czasu i kosztów,
	- kontrolowanie wszystkich zasobów wymaganych do efektywnego działania.
13. Zarządzanie personelem	Motywowanie pracowników do osiągania wyższej skuteczności i jakości pracy, przez:
	- zrozumiałe tłumaczenie zadań, określanie odpowiedzialności za ich realizację, ustalanie realnych terminów ich wykonania oraz określenie oczekiwanego efektu działania,
	- komunikowanie pracownikom oczekiwań dotyczących jakości ich pracy,
	- rozpoznawanie mocnych i słabych stron pracowników, wspieranie ich rozwoju w celu poprawy jakości pracy,
	- określanie potrzeb szkoleniowo-rozwojowych,
	- traktowanie pracowników w uczciwy i bezstronny sposób, zachęcanie ich do wyrażania własnych opinii oraz włączanie ich w proces podejmowania decyzji,
	- ocenę osiągnięć pracowników,
	- wykorzystywanie możliwości wynikających z systemu wynagrodzeń oraz motywującej roli awansu w celu zachęcenia pracowników do uzyskiwania jak najlepszych wyników,
	- dopasowanie indywidualnych oczekiwań pracowników dotyczących własnego rozwoju do potrzeb urzędu,
	- inspirowanie i motywowanie pracowników do realizowania celów i zadań urzędu,
	- stymulowanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji.
14. Zarządzanie jakością realizowanych zadań	Nadzorowanie prowadzonych działań w celu uzyskiwania pożądanych efektów, przez:
	- tworzenie i wprowadzanie efektywnych systemów kontroli działania,
	- sprawdzanie jakości i postępu w realizacji działań,
	- modyfikowanie planów w razie konieczności,
	- ocenianie wyników pracy poszczególnych pracowników,
	- wydawanie poleceń mających na celu poprawę wykonywanych obowiązków.
15. Zarządzanie wprowadzaniem zmian	Wprowadzanie zmian w urzędzie przez:
15. Zarządzanie wprowadzaniem zmian	- podejmowanie inicjatywy wprowadzania zmian,
	- uzasadnianie konieczności wprowadzania zmian,
	- określanie etapów i ram czasowych wprowadzanych zmian,
	- wspieranie innych w okresie wprowadzania zmian,
	- podejmowanie kroków zmniejszających niechęć do wprowadzanych zmian,
	- skupianie się na sprawach kluczowych związanych z wprowadzanymi zmianami,
	- przewidywanie reakcji pracowników na wprowadzane zmiany,
	- wprowadzanie zmian w sposób pozwalający osiągnąć pozytywne rezultaty klientom urzędu.

16. Zorientowanie na rezultaty pracy	Osiąganie zakładanych celów, doprowadzanie działań do końca, przez:
16. Zorientowanie na rezultaty pracy	- ustalanie priorytetów działania,
	- identyfikowanie zadań krytycznych, szczególnie trudnych, mogących mieć przełomowe znaczenie,
	- określanie sposobów mierzenia postępu realizacji zadań,
	- przyjmowanie odpowiedzialności w trakcie realizacji zadań i wywiązywanie się z zobowiązań,
	- zrozumienie konieczności rozwiązywania problemów oraz kończenia podjętych działań.
17. Podejmowanie decyzji	Umiejętność podejmowania decyzji w sposób bezstronny i obiektywny, przez:
	- rozpoznawanie istoty problemu oraz określenie jego przyczyn,
	- podejmowanie decyzji na podstawie sprawdzonych informacji,
	- rozważanie zarówno krótko-, jak i długoterminowych skutków podejmowanych decyzji,
	- podejmowanie decyzji w złożonych lub obarczonych pewnym ryzykiem sprawach,
	- podejmowanie decyzji obarczonych elementem ryzyka po uprzednim zbilansowaniu potencjalnych zysków i strat.
18. Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych	Pokonywanie sytuacji kryzysowych oraz rozwiązywanie skomplikowanych problemów, przez:
18. Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych	- wczesne rozpoznawanie potencjalnych sytuacji kryzysowych,
	- szybkie działanie mające na celu rozwiązanie kryzysu,
	- dostosowywanie działania do zmieniających się warunków,
	- wcześniejsze rozważanie potencjalnych problemów i zapobieganie ich skutkom,
	- informowanie wszystkich, którzy będą musieli zareagować na kryzys,
	- wyciąganie wniosków (nauki) z sytuacji kryzysowych tak, żeby można było w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji,
	- skuteczne działanie (także) w okresach przejściowych lub wprowadzania zmian.
19. Samodzielność	Zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiązań w celu wykonania zleconego zadania.
20. Inicjatywa	- umiejętność i wola poszukiwania obszarów wymagających zmian i informowanie o nich,
	- inicjowanie działania i branie odpowiedzialności za nie,
	- mówienie otwarcie o problemach, badanie źródeł ich powstania
21. Kreatywność	Wykorzystywanie umiejętności i wyobraźni do tworzenia nowych rozwiązań ulepszających proces pracy, przez:
	- rozpoznawanie oraz identyfikowanie powiązań między sytuacjami,
	- wykorzystywanie różnych istniejących rozwiązań w celu tworzenia nowych,
	- otwartość na zmiany, poszukiwanie i tworzenie nowych koncepcji i metod,
	- inicjowanie lub wynajdywanie nowych możliwości lub sposobów działania,
	- badanie różnych źródeł informacji, wykorzystywanie dostępnego wyposażenia technicznego,
	- zachęcanie innych do proponowania, wdrażania i doskonalenia nowych rozwiązań.

22. Myślenie strategiczne	Tworzenie planów lub koncepcji realizowania celów w oparciu o posiadane informacje, przez:
	- ocenianie i wyciąganie wniosków z posiadanych informacji,
	- zauważanie trendów i powiązań między różnymi informacjami,
	- identyfikowanie fundamentalnych dla urzędu potrzeb i generalnych kierunków działania,
	- przewidywanie konsekwencji w dłuższym okresie czasu,
	- przewidywanie długoterminowych skutków podjętych działań i decyzji,
	- planowanie rozwiązywania problemów i pokonywania przeszkód,
	- ocenianie ryzyka i korzyści różnych kierunków działania,
	- tworzenie strategii lub kierunków działania zwiększających skuteczność,
	- analizowanie okoliczności i zagrożeń.
23. Umiejętności analityczne	Umiejętne stawianie hipotez, wyciąganie wniosków przez analizowanie i interpretowanie danych, tj.:
	- rozróżnianie informacji istotnych od nieistotnych,
	- dokonywanie systematycznych porównań różnych aspektów,
	- interpretowanie danych pochodzących z dokumentów, opracowań i raportów,
	- stosowanie procedur prowadzenia badań i zbierania danych odpowiadających stawianym problemom,
	- prezentowanie w optymalny sposób danych i wniosków z przeprowadzonej analizy,
	- stosowanie odpowiednich narzędzi i technologii (włącznie z aplikacjami komputerowymi) w celu rozwiązania problemu/zadania.