Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Przemysłu oraz obowiązki jednostek w dziale administracji rządowej - gospodarka surowcami energetycznymi w ramach kontroli zarządczej.

§ 2. Użyte w zarządzeniu pojęcia oraz skróty oznaczają:

1) dział - dział administracji rządowej - gospodarka surowcami energetycznymi, w rozumieniu art. 5 pkt 6a ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1370);

2) jednostka w dziale - jednostkę w dziale w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy;

3) kierownictwo Ministerstwa - ministra, sekretarza stanu, podsekretarza stanu, dyrektora generalnego oraz szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

4) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa - dyrektora departamentu lub biura Ministerstwa zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa;

5) Komitet Audytu - Komitet Audytu w rozumieniu art. 288 ustawy dla działu;

6) komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale - komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono zadania związane z wykonywaniem nadzoru Ministra nad jednostką w dziale;

7) kontrola zarządcza - kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy;

8) Minister - ministra właściwego do spraw gospodarki surowcami energetycznymi;

9) Ministerstwo - Ministerstwo Przemysłu z siedzibą w Katowicach;

10) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

11) plan działalności - plan działalności na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

12) samoocena kontroli zarządczej - sformalizowaną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej;

13) sprawozdanie z wykonania planu działalności - sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

14) standardy kontroli zarządczej - standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

15) ustawa - ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

16) właściciel celu - odpowiedzialnego za realizację celu kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo Ministerstwa, kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, pracowników Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale we wszystkich obszarach ich aktywności, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Obowiązek w zakresie zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) Ministerstwie - Minister jako kierownik jednostki,

2) dziale - Minister jako kierujący działem,

3) jednostce w dziale - kierownik jednostki w dziale

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

3. System kontroli zarządczej tworzą regulacje wewnętrzne, zasady i mechanizmy wspomagające zarządzanie, dla uzyskania racjonalnego zapewnienia, że cele i zadania zostaną zrealizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

4. System kontroli zarządczej obejmuje w szczególności:

1) planowanie, monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji planu działalności;

2) zarządzanie ryzykiem;

3) kontrolę wewnętrzną;

4) audyt wewnętrzny;

5) zarządzanie portfelem programów i projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) zarządzanie ciągłością działania;

8) zapewnianie zgodności działalności z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;

9) przeciwdziałanie nieprawidłowościom;

10) zarządzanie finansami;

11) zarządzanie zasobami ludzkimi;

12) zarządzanie majątkiem;

13) zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną.

5. System kontroli zarządczej podlega ocenie w szczególności w zakresie jego adekwatności, skuteczności i efektywności.

6. Elementem systemu kontroli zarządczej jest audyt wewnętrzny, o ile zgodnie z art. 274 ustawy jest prowadzony w danej jednostce. Zadaniem audytu wewnętrznego jest w szczególności:

1) doradzanie we wdrażaniu systemu kontroli zarządczej;

2) dokonywanie ogólnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w badanych obszarach;

3) przeprowadzanie szkoleń i propagowanie wiedzy z zakresu kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem;

4) aktywny udział w procesie wdrażania i poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej jako głos doradczy w ramach utworzonych rozwiązań organizacyjnych w tym zakresie.

§ 4. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa sprawuje dyrektor generalny przy pomocy kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, a w jednostkach w dziale - kierownicy tych jednostek.

§ 5. 1. Za funkcjonowanie, koordynację i monitorowanie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa w ramach realizowanych zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa lub innych regulacjach wewnętrznych, którzy na bieżąco współpracują w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują kierownictwu Ministerstwa informacje o funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

3. Komórką organizacyjną w Ministerstwie właściwą w sprawach koordynowania kontroli zarządczej jest Biuro Dyrektora Generalnego i Administracji Ministerstwa, zwane dalej „BDG”.

Rozdział 2

Planowanie

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w porozumieniu z kierownikami jednostek w dziale, przygotowują i przekazują do BDG, w terminie do dnia 1 września, propozycje celów do realizacji na rok następny, uwzględniające w szczególności:

1) wieloletnie kierunki działania Ministerstwa;

2) dokumenty strategiczne w obszarach działalności Ministerstwa;

3) propozycje celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego.

2. Kierownicy jednostek w dziale mogą zaproponować cele inne niż wynikające z wytycznych określonych w ust. 1.

3. Propozycje celów, o których mowa w ust. 1, są przekazywane za pośrednictwem BDG, w terminie do dnia 15 września, do akceptacji dyrektora generalnego oraz zatwierdzenia przez Ministra.

4. Do zatwierdzonych przez Ministra celów, o których mowa w ust. 1, kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w porozumieniu z kierownikami jednostek w dziale, przygotowują i przekazują do BDG, w terminie do dnia 30 września, propozycje mierników wraz z ich opisem, planowanymi na koniec roku wartościami docelowymi oraz najważniejszymi zadaniami służącymi realizacji celów.

5. Na podstawie przekazanych propozycji, o których mowa w ust. 4, BDG opracowuje projekt planu działalności Ministra i przekazuje go do akceptacji dyrektora generalnego oraz zatwierdzenia przez Ministra.

6. Zatwierdzony plan działalności Ministra BDG przekazuje Prezesowi Rady Ministrów w terminie do dnia 31 października.

7. Plan działalności Ministra podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa w terminie do dnia 30 listopada.

8. Kierownicy jednostek w dziale sporządzają projekt planu działalności na rok następny, uwzględniając plan działalności Ministra, i przekazują do zaopiniowania komórce organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej jednostkę w dziale w terminie do dnia 15 grudnia.

9. Projekt planu działalności jednostki w dziale, po zaopiniowaniu przez komórkę organizacyjną Ministerstwa nadzorującą jednostkę w dziale, podlega zatwierdzeniu przez kierownika tej jednostki oraz publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej tej jednostki, a także przekazaniu, w terminie do dnia 31 grudnia, za pośrednictwem BDG, do wiadomości Ministra.

Rozdział 3

Monitorowanie

§ 7. 1. Właściciele celów monitorują ich realizację.

2. Właściciele celów, w terminie do dnia 15 lipca, przekazują do BDG informację o stopniu realizacji poszczególnych celów za pierwsze półrocze danego roku wraz z odniesieniem się do planowanych wartości docelowych, o których mowa w § 6 ust. 4, oraz stopniu realizacji zadań służących realizacji celów, łącznie z informacją o ryzykach wymagających podjęcia działań w ramach postępowania z ryzykiem.

3. BDG przekazuje informacje, o których mowa w ust. 2, sporządzone przez kierowników jednostek w dziale do wiadomości komórkom organizacyjnym Ministerstwa nadzorującym jednostkę w dziale.

4. Minister oraz kierownicy jednostek w dziale zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności jednostki w dziale.

5. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2, BDG opracowuje raport o realizacji:

1) planu działalności Ministra,

2) planów działalności jednostek w dziale

- który przekazuje kierownictwu Ministerstwa i komórce organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. BDG może zwrócić się do właścicieli celów o złożenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących realizacji planu działalności Ministra lub planu działalności jednostki w dziale.

Rozdział 4

Sprawozdawczość

§ 8. 1. Właściciel celu sporządza i przekazuje do BDG, w terminie do dnia 5 lutego, informację z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

2. Kierownik jednostki w dziale, w terminie do dnia 1 marca, sporządza i przekazuje Ministrowi, za pośrednictwem BDG, sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki oraz składa Ministrowi, za pośrednictwem BDG, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanej jednostki.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie przeprowadza samoocenę funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w Ministerstwie oraz sporządza i przekazuje, w terminie do 31 stycznia, zbiorcze wyniki wraz z ich oceną do dyrektora generalnego oraz Komitetu Audytu.

4. Członkowie kierownictwa Ministerstwa, w terminie do dnia 1 marca, składają Ministrowi, za pośrednictwem BDG, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni.

5. Informacje, sprawozdania i oświadczenia, o których mowa w ust. 1, 2 i 4, są przekazywane przez BDG, za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie, do Komitetu Audytu.

6. BDG przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, do wiadomości komórkom organizacyjnym Ministerstwa nadzorującym jednostkę w dziale.

7. BDG przekazuje oświadczenia, o których mowa w ust. 2 i 4, do wiadomości komórki organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

8. Na podstawie informacji i sprawozdań, o których mowa w ust. 1 i 2, BDG, w terminie do dnia 31 marca, sporządza i przekazuje kierownictwu Ministerstwa informację z wykonania planu działalności Ministra oraz planów działalności jednostek w dziale.

9. Na podstawie otrzymanych informacji i planów działalności BDG przygotowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

10. W ramach przygotowywania projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra BDG może zwrócić się do właścicieli celów o przekazanie dodatkowych informacji oraz wyjaśnień.

11. Komitet Audytu, w terminie do dnia 31 marca, sporządza pisemną opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w dziale za rok poprzedni, zawierającą informację o istotnych ryzykach oraz istotnych słabościach kontroli zarządczej w dziale.

12. Opinia, o której mowa w ust. 11, jest przekazywana do BDG przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

13. Opinia, o której mowa w ust. 11, jest sporządzana w szczególności na podstawie:

1) informacji, sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w ust. 1, 2 i 4;

2) zadań zrealizowanych przez Komitet Audytu, określonych w art. 289 ust. 1 pkt 1-6 ustawy;

3) informacji o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie w ramach przeprowadzonych kontroli przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw kontroli w Ministerstwie;

4) istotnych ryzykach i istotnych słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach w ramach zrealizowanych zadań zapewniających przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie;

5) samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej, o której mowa w ust. 3;

6) innych dostępnych dokumentów umożliwiających uzyskanie informacji o stanie kontroli zarządczej.

14. Jeżeli opinia, o której mowa w ust. 11, zawiera informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej, Komitet Audytu wskazuje propozycje usprawnień.

15. Na podstawie otrzymanych:

1) informacji z wykonania planu działalności Ministra,

2) sprawozdań z wykonania planu działalności jednostek w dziale,

3) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w dziale,

4) opinii Komitetu Audytu

- BDG opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i w terminie do dnia 25 kwietnia przedkłada do podpisu Ministrowi.

16. Na podstawie dostępnych w Ministerstwie informacji o kontroli zarządczej, komórka organizacyjna właściwa do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w dziale i w terminie do dnia 25 kwietnia przedkłada do podpisu Ministrowi.

17. Podpisane sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w dziale podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

18. W przypadku wskazania zastrzeżeń w złożonym przez Ministra oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej, kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownik jednostki w dziale, którego działalności zastrzeżenie dotyczy, sporządza i przesyła do BDG kwartalne informacje o podjętych działaniach w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, w terminie 30 dni po zakończeniu kwartału.

19. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 18, BDG przygotowuje dla Ministra okresowe zbiorcze informacje o podjętych działaniach w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale.

Rozdział 5

Wzory dokumentów

§ 9. Do sporządzania:

1) planu działalności i sprawozdania z wykonania planu działalności - stosuje się wzory określone w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

2) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - stosuje się wzór określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy.

Rozdział 6

Przepis końcowy

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.