§ 1. Zarządzenie określa organizację przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej „Ministerstwem”.

§ 2. 1. Nadzór i kontrolę w sprawach skarg, wniosków i petycji wpływających do Ministerstwa sprawuje Minister Nauki, zwany dalej „Ministrem”.

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji należą do kompetencji Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 3. 1. Departament Kontroli i Audytu przyjmuje skargi, wnioski i petycje wpływające do Ministerstwa oraz koordynuje ich rozpatrywanie, w szczególności:

1) przekazuje skargi, wnioski i petycje do rozpatrzenia zgodnie z właściwością komórkom organizacyjnym Ministerstwa;

2) przekazuje skargi, wnioski i petycje, których przedmiot nie należy do właściwości Ministra, do rozpatrzenia zgodnie z właściwością organom administracji rządowej lub samorządowej lub innym instytucjom;

3) prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz rejestr petycji;

4) monitoruje terminowość rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

5) przyjmuje zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków;

6) zamieszcza na stronie internetowej Ministerstwa informacje, o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870).

2. Skargi, wnioski i petycje wpływające do kancelarii ogólnej Ministerstwa lub bezpośrednio do komórki organizacyjnej Ministerstwa są niezwłocznie przekazywane do Departamentu Kontroli i Audytu.

3. Rejestry, o których mowa w ust. 1 pkt 3, są prowadzone w postaci elektronicznej i zawierają w szczególności:

1) oznaczenie podmiotu wnoszącego skargę, wniosek lub petycję oraz jego adres do korespondencji;

2) datę wpływu oraz przedmiot skargi, wniosku lub petycji;

3) informację o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji.

4. Zmiany wcześniej dokonanej kwalifikacji skargi, wniosku lub petycji, zarejestrowanych odpowiednio w rejestrach, o których mowa w ust. 1 pkt 3, dokonuje Departament Kontroli i Audytu, na uzasadniony wniosek dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa. Wniosek przekazuje się w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

§ 4. 1. Zainteresowani są przyjmowani w sprawach skarg i wniosków przez wyznaczonych pracowników Departamentu Kontroli i Audytu w siedzibie Ministerstwa:

1) w poniedziałki - w godzinach 8:15-18:00;

2) w czwartki - w godzinach 14:30-16:00.

2. Informację o dniach i godzinach przyjmowania zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków zamieszcza się w ogólnie dostępnym miejscu w siedzibie Ministerstwa oraz udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra.

3. Pracownik Departamentu Kontroli i Audytu przyjmujący ustną skargę lub wniosek sporządza protokół. Protokół podpisuje osoba wnosząca skargę lub wniosek oraz pracownik Departamentu Kontroli i Audytu przyjmujący skargę lub wniosek.

§ 5. 1. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa przyjmują zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków po uprzednim ustaleniu terminu spotkania.

2. Wniosek o spotkanie z członkiem Kierownictwa Ministerstwa jest weryfikowany przez Dyrektora Departamentu Kontroli i Audytu we współpracy z komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą ze względu na przedmiot skargi lub wniosku.

3. Jeżeli wniosek jest uzasadniony i przedmiot skargi lub wniosku dotyczy spraw, które nie mogą być rozpatrzone przez komórki organizacyjne Ministerstwa, Departament Kontroli i Audytu przekazuje go właściwemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa w celu uzyskania akceptacji dotyczącej zorganizowania spotkania i ustalenia jego terminu.

4. Po uzyskaniu akceptacji właściwego członka Kierownictwa Ministerstwa Departament Kontroli i Audytu niezwłocznie informuje zainteresowanego o terminie spotkania.

§ 6. 1. Minister podpisuje odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności Sekretarza Stanu, podsekretarzy stanu i Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa podpisuje odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa podpisuje odpowiedzi na:

1) skargi i wnioski dotyczące działalności pracowników tej komórki;

2) skargi, wnioski i petycje w sprawach należących do zakresu właściwości tej komórki.

4. W uzasadnionych przypadkach odpowiedź na skargę, wniosek lub petycję podpisuje właściwy ze względu na przedmiot skargi, wniosku lub petycji członek Kierownictwa Ministerstwa.

§ 7. 1. Komórki organizacyjne Ministerstwa są obowiązane do:

1) niezwłocznego udostępniania Departamentowi Kontroli i Audytu w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją:

a) zawiadomienia o wskazaniu nowego terminu załatwienia skargi lub wniosku oraz przedłużeniu terminu rozpatrzenia petycji,

b) zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji,

c) danych dotyczących przebiegu rozpatrywania petycji, w szczególności dotyczących zasięganych opinii, o których mowa w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach;

2) udzielania Departamentowi Kontroli i Audytu innych informacji i wyjaśnień dotyczących rozpatrywanych przez nie skarg, wniosków i petycji.

2. Skargi, wnioski i petycje oraz związane z nimi dokumenty są gromadzone i przechowywane w Ministerstwie zgodnie z przepisami dotyczącymi klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji dla celów archiwalnych.

§ 8. 1. Departament Kontroli i Audytu, w terminie do dnia 30 czerwca każdego roku, przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia roczne sprawozdanie ze sposobu rozpatrzenia skarg i wniosków w Ministerstwie oraz w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra.

2. Departament Kontroli i Audytu, w terminie do dnia 30 czerwca każdego roku zamieszcza na stronie internetowej Ministerstwa zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem w zakresie przyjmowania i rozpatrywania:

1) skarg i wniosków - stosuje się przepisy działu VIII Skargi i wnioski ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. poz. 46);

2) petycji - stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.